Методики управления проектами в Jira Work Management

Эффективное управление проектами предполагает координирование различных аспектов, таких как процессы, инструменты и участники команды, чтобы обеспечить успешное выполнение работы. Внедрив методику управления проектами, команды могут спланировать ход отдельных этапов проекта, от начала до завершения.

Что представляют собой методики управления проектами?

Методика управления проектами определяет процедуры, задачи, ресурсы и инструменты, необходимые для управления проектом. Она состоит из трех частей: жизненного цикла проекта, цикла управления проектом, а также инструментов и шаблонов.

Жизненный цикл проекта описывает, как вы будете организовывать свой проект. Как правило, он охватывает пять этапов: инициация, планирование, выполнение, мониторинг и завершение.

Инициация: перед планированием и установкой сроков необходимо сформулировать общее определение проекта. Это предполагает определение бизнес-сценария, целей и задач, основных продуктов поставки и критериев успеха.
Планирование. На данном этапе составляется подробный план. При этом команда обычно отвечает на вопросы о цели проекта, ключевых показателях эффективности (KPI), области работ, бюджете, рисках, ролях участников и о заданиях, выполнение которых требуется для достижения контрольных точек.
Выполнение. На данном этапе команда выполняет задания, определенные ею в рамках проекта. Кроме того, завершая задачи, участники приступают к этапу мониторинга.
Мониторинг. На данном этапе участники команды регулярно проводят оценку проекта, чтобы соблюсти сроки, избежать расширения области работ, уложиться в бюджет и не отклониться от цели. Обычно оценка производится одновременно с этапом завершения.
Завершение. Чтобы успешно реализовать проект, команде нужно довести до конца все оставшиеся дела, включая разбор инцидентов и ретроспективу, а затем проанализировать успехи и области, нуждающиеся в улучшении. От участников потребуется предоставить заинтересованным сторонам итоговый отчет и сохранить проектную документацию на будущее.

В рамках цикла управления важно активно контролировать проект. Задачи включают управление рисками и их снижение, отслеживание прогресса всех команд и их участников, а также информирование заинтересованных сторон о статусе проекта. Цикл управления проектом обычно состоит из пяти этапов.

Этап 1. На старте проекта составляется план, который будет служить руководством для всех задействованных команд. Такой план необходимо тщательно проработать, чтобы все были в курсе происходящего и понимали свои роли на протяжении всего проекта.
Этап 2. Далее нужно проследить, как задействованные участники команды выполняют проектные задачи. Это необходимо, чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную работу.
Этап 3. Участники команды оценивают фактический прогресс и проверяют, соответствует ли он ожиданиям.
Этап 4. Затем участникам команды необходимо определить, есть ли отклонения от первоначального плана, а также проанализировать их потенциальные последствия. Также важно оценить влияние внесенных изменений и убедиться, что они соответствуют задачам проекта.
Этап 5. На заключительном этапе проекта, возможно, потребуется внести коррективы, чтобы оставаться на верном пути.

Инструменты и шаблоны могут помочь командам создать прочную основу для внедрения методик управления проектами. С помощью таких шаблонов можно снизить нагрузку, необходимую для подготовки документов и плана проекта. Используя стандартизированные схемы, контент и примеры, участники команды могут без труда повысить эффективность и результативность своих проектов.

Типы методик управления проектами

Существует ряд методик, которые подходят для различных типов проектов, размеров команд, отраслей и бюджетов. Ниже приведены примеры наиболее распространенных методик управления проектами.

Управление проектами по методике Agile — это итеративный подход к управлению разработкой ПО, ключевую роль в котором играют непрерывные релизы и использование обратной связи от клиентов при каждой итерации.
Scrum — это методика гибкого управления проектами, помогающая командам организовывать работу и управлять ею с помощью набора ценностей, принципов и практик. Данная методика разработана с упором на гибкость и адаптируемость, что позволяет командам быстро реагировать на изменения в среде.
Kanban — отличный способ управлять заданиями и улучшать процессы. В этой методике акцент сделан на обсуждении производительности в режиме реального времени и полной прозрачности работы. Благодаря наглядному представлению рабочих задач на доске участники команды могут без труда отслеживать состояние каждого задания в любой момент времени.
Бережливое производство — это методика, направленная на непрерывное улучшение процессов и эффективное управление ресурсами и работой. В ее рамках команда стремится к повышению производительности и ценности с наименьшими затратами.
Каскадная модель — это традиционная последовательная методика для планирования и реализации проектов. Каждый этап заканчивается до начала следующего, поэтому они не пересекаются.

Что такое Jira Work Management?

Jira Work Management — это инструмент для управления проектами, с которым бизнес-команды могут без труда заниматься планированием, сотрудничать, поставлять результаты и создавать отчеты по работе в одном месте. Созданный на платформе Jira, инструмент Jira Work Management объединяет бизнес-команды с разработчиками ПО, находящимися в Jira Software, позволяя многофункциональным командам планировать, отслеживать и выполнять работу вместе на единой платформе.

Jira Work Management помогает бизнес-командам, связанным с маркетингом, дизайном, операционной деятельностью, управлением персоналом и т. д., выполнять любые задачи, от запуска кампании до адаптации новых сотрудников. В вашем распоряжении будут настраиваемые рабочие процессы, удобные формы для приема данных, гибкие представления, например в виде списка, календаря, доски и хронологии, а также другие возможности.

Преимущества Jira Work Management для управления проектами

Используя Jira Work Management, команды могут без труда управлять проектами любой сложности. Вот несколько причин, по которым инструмент Jira Work Management может быть полезен командам.

Подходит для любых сценариев использования. Jira Work Management предоставляет бизнес-командам возможности Jira в удобном и интуитивно понятном интерфейсе, а также простые в использовании шаблоны, настраиваемые рабочие процессы и безграничные возможности автоматизации.
Обеспечивает прозрачность для принятия стратегических решений. Руководители групп всего за несколько нажатий могут получить четкое представление о том, над чем работает их команда. При этом доступно множество вариантов, от кратких описаний до предварительно настроенных отчетов.
Объединяет многофункциональные команды. Jira Work Management подключается к Jira Software, что позволяет бизнес-командам и разработчикам ПО без труда создавать общие дорожные карты, межкомандные процессы, зависимости и не только.
Предоставляет контекст, чтобы вы могли добиваться впечатляющих результатов. Работайте со страницами Confluence непосредственно в Jira Work Management и тратьте меньше времени на переключение между продуктами, а также используйте такие интеграции, как Slack и Figma, чтобы объединить все наиболее часто используемые приложения.

Использование Jira Work Management в методиках управления проектами

Jira Work Management упрощает использование методик управления проектами, благодаря чему вы сможете без труда оставаться на верном пути.

Представление в виде доски в Jira Work Management поможет оптимизировать рабочий процесс, используя доску Kanban. Вам будет проще наглядно представить прогресс по заданиям и расставить приоритеты. Кроме того, участники команды смогут самостоятельно делиться обновлениями и комментариями.
Представление в виде хронологии в Jira Work Management упрощает планирование проектов с помощью диаграмм Ганта. Это позволяет без труда назначать задания, управлять сроками и связывать зависимости.

Инструмент Jira Work Management создан для того, чтобы вы добивались успеха в реализации проектов, будь они крошечными или невероятно комплексными. Он станет незаменим, если вам нужны настраиваемые рабочие процессы, возможности автоматизации и функции подтверждения, а также процедуры приема данных.

Определение целей и задач проекта

При запуске проекта важно установить четкие цели и задачи. Цели дают широкое представление о том, на что направлен проект, и должны соответствовать общим бизнес-задачам. Задачи — это точные утверждения, относящиеся к значимым будущим результатам проекта. Установив цели и задачи, вы можете гарантировать, что проект будет развиваться в нужном направлении и соответствовать широким приоритетам.

Jira Work Management интегрируется с другими инструментами Atlassian и создает единое рабочее пространство, в котором можно привязать цели и задачи к каждому проекту и без труда работать с контентом и документацией. Вы можете связать проекты с целями и создать план проекта в Confluence, чтобы определить детали и задачи проекта.

Confluence интегрируется с Jira Work Management, что упрощает работу с проектными документами без необходимости переключать вкладки и покидать Jira Work Management. Вы также можете перенести представления проектов Jira Work Management на страницы Confluence и без труда поделиться работой команды прямо в документе проекта.

Режим совместной работы в представлении в виде колонки в Jira Work Management

Вкладка страниц в Jira Work Management с интеграцией Confluence

Создание структуры проекта

Четкая структура проекта помогает всем участникам понять свои роли, обязанности и задачи. Она служит руководством для бесперебойной реализации проекта. Без надлежащей структуры и порядка проект может быстро стать хаотичным и неуправляемым.

Чтобы создать структуру проекта в Jira Work Management, воспользуйтесь одним из готовых шаблонов библиотеки. Эти шаблоны предварительно настроены для различных типов работы и сценариев использования в команде: маркетинга, дизайна, операционной деятельности, управления персоналом, продаж и т. д. Если нужно внести коррективы в соответствии с потребностями команды, все шаблоны без труда настраиваются.

Шаблоны в Jira Work Management

Разработка хронологии проекта

Хронология проекта — важный инструмент, позволяющий командам получить полное представление о заданиях и событиях, связанных с проектом. В ней представлен подробный обзор всего проекта от начала до конца, что позволяет без труда определить, когда начинается каждое задание и каков срок его выполнения. Кроме того, данный инструмент помогает отследить, зависит ли то или иное задание от другого.

В представлении в виде хронологии в Jira Work Management доступна диаграмма Ганта, на которой отображаются график и задания, а также зависимости заданий. Благодаря этому командам проще просматривать предстоящие задания, расписания проектов и общие сроки. Уменьшив масштаб диаграммы, можно получить представление о том, какую работу необходимо выполнить, кто отвечает за каждое задание и к какому сроку ожидается результат.

Представление в виде хронологии в Jira Work Management

Назначение заданий и обязанностей

Назначение ролей в проекте — это эффективный способ дать участникам команды почувствовать причастность к работе. Будучи ответственным за качество и своевременное выполнение заданий, каждый участник вносит свой вклад в успех проекта. Кроме того, благодаря такой подотчетности руководителям групп проще выявлять и решать возможные проблемы, например задержки или нехватку ресурсов.

Для каждого задания в Jira Work Management можно легко назначить владельца и задать приоритет, дату начала, дату выполнения и другую пользовательскую информацию, которую нужно отразить.

Представление в виде задания в Jira Work Management

Мониторинг и отслеживание прогресса

Эффективный мониторинг проектов помогает сосредоточить внимание всех сотрудников, устранять возникающие проблемы, а также наладить общение между командами и руководителями, отслеживающими важные компоненты, такие как ресурсы, задания и сроки.

В представлении в виде сводки в Jira Work Management содержится обзор активности в рамках проекта и статистика по нему, что облегчает составление отчетов. Вы можете получить общее представление о прогрессе, действиях, приоритетах, типах работы и нагрузке.

Представление в виде сводки в Jira Work Management

Общение и совместная работа с командой

Взаимодействие становится удобным, когда участники команды могут совместно работать над контентом в режиме реального времени. Режим совместного редактирования в реальном времени в Jira Work Management включает многопользовательский интерфейс, где можно вносить обновления при наличии необходимого контекста. С его помощью участники команды также могут просматривать представления в виде доски, списка, календаря и хронологии и узнавать, кто находится в сети.

Режим совместной работы в реальном времени в Jira Work Management

Запустите проект и оставайтесь в курсе ситуации по каждому заданию, добавляя комментарии и изменяя статусы. Библиотека автоматизации Jira упрощает создание автоматизаций для отправки обновлений по электронной почте, в Slack, Microsoft Teams или на другую удобную для команды платформу.

Ведете совместную работу с командами разработчиков? С помощью функции общих дат релизов в Jira Work Management команда может координировать и согласовывать работу, добавляя даты релизов из Jira Software напрямую в календари Jira Work Management. Деловые и программные проекты также можно подключить к Advanced Roadmaps, что позволит наглядно отобразить межфункциональную работу и сопоставить зависимости (доступно в тарифных планах Premium и Enterprise для Jira Software).

Общие даты релизов в представлении в виде календаря

Проверка и анализ проекта

Оценка прогресса не только помогает улучшить проект, но и позволяет участникам команды извлечь важные уроки из достижений и трудностей.

На вкладке с отчетами в Jira Work Management можно легко получить доступ к целому ряду отчетов, содержащих статистику по отдельным сотрудникам, проектам и версиям, а также информацию о проблемах.

Вкладка с отчетами в Jira Work Management

Для создания и просмотра полностью настраиваемых отчетов можно использовать дашбоарды Jira. Вы можете создать персональный дашбоард и добавить гаджеты для отслеживания назначений и заданий, над которыми работаете. Дашбоарды позволяют отобразить гаджеты и тем самым упорядочить проекты, назначения и достижения на различных диаграммах.

Если у вас есть тарифный план Jira Work Management Premium и вы хотите просматривать работу сразу по нескольким проектам, воспользуйтесь функцией обзоров. С ее помощью можно получить эффективное обобщенное представление в виде сводки, календаря и хронологии по нескольким проектам.

Начало работы с Jira Work Management в рамках проектов

Имея четкую структуру проекта, команды могут расширить совместную работу, повысить продуктивность и снизить риски. Однако для управления сложными проектами требуются соответствующие инструменты, и в этом случае пригодится Jira Work Management.

Благодаря имеющимся в Jira Work Management гибким представлениям проектов, настраиваемым рабочим процессам и функциям автоматизации, а также возможностям работы с отчетностью вы сможете легко структурировать управление проектами с учетом конкретных требований команды.

Попробуйте Jira Work Management бесплатно (не более 10 пользователей) или получите доступ к Jira Work Management в рамках тарифного плана Jira Software. Начните с шаблона Jira Work Management уже сегодня.