Настройте свой сайт и разделы

Прежде чем начать работу с этим обучающим материалом, оформите подписку на бесплатную пробную версию Confluence Cloud. С помощью этого руководства вы настроите свой первый проект. Не закрывайте вкладку, пока будете оформлять подписку. Мы подождем вас.

Это руководство предназначено для Confluence Cloud. Если вас заинтересовала версия продукта с самостоятельным управлением, перейдите по ссылке >>

Книга с лежащей на ней лампочкой

Если вы используете вариант Confluence Data Center или Confluence Server, узнайте из этого обучающего руководства, как создавать и редактировать страницы в Confluence.


Шаг 1. Изучение разделов

Сайт Confluence разбит на разделы. Разделы — это наборы связанных общим содержанием страниц, с которыми работаете вы и другие участники команды или сотрудники организации. В большинстве организаций используется несколько типов разделов: разделы для команд, разделы проектирования ПО, разделы документации и разделы баз знаний.

  • Используйте разделы для команд, чтобы вовлечь участников команды в совместную работу для достижения масштабных целей и показателей OKR. Например, вы можете создать раздел для маркетинговой команды, чтобы она ориентировалась на OKR, была в курсе руководств по использованию брендов и основ рекламных сообщений и понимала общую маркетинговую стратегию организации.

  • Используйте разделы проектирования ПО для отслеживания отдельных инициатив и проектов. Например, можно создать раздел проектирования, который станет единым источником достоверной информации обо всем, что связано с новой функциональной возможностью, которую разрабатывает компания: от требований к продукту и технических характеристик до протоколов собраний и ретроспектив.

  • Используйте разделы документации для создания и упорядочения технической документации по продуктам и услугам, чтобы упростить ее дальнейшее применение.

  • Используйте разделы баз знаний для хранения и извлечения ответов на распространенные вопросы, например разъяснения политик или ИТ-решений. Если вы оформили подписку на Jira Service Desk, можно интегрировать этот продукт с сайтом Confluence, чтобы клиенты получили доступ к статьям из базы знаний.

  • Используйте личный раздел в качестве «песочницы» для упорядочения своих заметок, отслеживания личных OKR и целей, а также черновых вариантов предложений по проектам, которые еще не попали в дорожную карту. Установите контакт с командой через записи в блоге. Это помогает познакомиться или сообщить, над чем вы в данный момент работаете.

Прежде чем создавать кучу разделов, подумайте о том, как организация будет использовать Confluence Cloud. Вот некоторые типовые примеры использования.

Name

Описание

Примеры

Управление знаниями

Описание

Сделайте Confluence достоверным источником важной информации для компании. Несколько примеров управления знаниями:

  • Документирование кадровой и правовой политики, рекомендаций, процедур и технических знаний.
  • Написание статей, обучающих руководств и инструкций по и устранению неполадок и предоставление клиентам доступа к ним.
  • Информирование клиентов об изменениях в продуктах, API и других сервисах.

Примеры

Несколько способов настройки сайта Confluence для управления знаниями:

  • Если вы используете Confluence, чтобы делиться внутренними политиками и процедурами, возможно вам захочется создать отдельный раздел документации для каждой предметной области (например, для кадровой политики, правовой политики и ИТ).
  • Если вы используете Confluence, чтобы делиться с клиентами статьями, задумайтесь о создании отдельного раздела документации и раздела базы знаний для каждого продукта или услуги.

Включите анонимный доступ к разделам и контенту, которые предназначены для просмотра клиентами. Можно также связать разделы с Jira Service Desk, чтобы прикреплять статьи к запросам в службу поддержки.

Совместная работа над проектом

Описание

Совместно с многофункциональными партнерами управляйте проектами, выступайте со стратегическими инициативами, внедряйте продукты и функциональные возможности, сотрудничайте в других областях. Несколько примеров совместной работы над проектами:

  • Руководители проектов, дизайнеры и разработчики, определяющие требования к продукту и его технические характеристики.
  • Маркетинговый план и план по информированию клиентов о предстоящем релизе.
  • Исследователи, получающие исходную информацию о планах по изучению пользователей и предоставляющие результаты заинтересованным лицам.

Примеры

Несколько способов настройки сайта Confluence для совместной работы над проектом:

  • Создайте разделы для каждого продукта и страницу для каждого цикла релиза или запуска.
  • Создайте раздел для каждой функциональной команды и страницу для каждого крупного проекта или инициативы.
  • Используйте смешанный подход. Используйте командные разделы для важных стратегических инициатив (например, большого ребрендинга), а разделы проектирования — для тактических проектов и релизов.

Убедитесь, что все участники проекта имеют права доступа, необходимые для эффективной совместной работы.

Вовлечение сотрудников

Описание

Создайте динамичную, современную интрасеть, где ваша команда сможет общаться, делиться перспективами и вместе отмечать успехи. Несколько примеров вовлечения сотрудников:

  • Общий доступ к объявлениям в Confluence для поддержания культуры открытости и информирования участников.
  • Публикация записей в блогах с целью представиться новой команде, поделиться знаниями, полученными на вебинаре или конференции, или рассказать коллегам о своей работе.
  • Отслеживание популярных страниц и записей в блогах, чтобы понять, как чувствуют себя сотрудники компании и что для них в данный момент важно.

Примеры

Несколько способов настройки сайта Confluence для вовлечения сотрудников:

  • Настройте блоги в каждом разделе и порекомендуйте сотрудникам использовать их, чтобы рассказать о своей работе.
  • Предложите новым сотрудникам создать вступительную запись в блоге в рамках адаптации.
  • Используйте для объявлений приветственное сообщение на главной странице сайта Confluence.

Установите приложения из Atlassian Marketplace, с которые позволят размещать на сайте Confluence Cloud каналы Slack, видеовызовы и многие другие элементы.


Шаг 2. Создание раздела

Если вы уже знаете, какие разделы нужны организации, пришло время создать свой первый раздел.

  1. Перейдите на сайт Confluence.
  2. Выберите на главной странице Create Space (Создать раздел).
  3. Выберите нужный тип раздела.
  4. Введите информацию в поля Space name (Название раздела), Space key (Идентификатор раздела) и другие.
  5. Настройте права доступа к разделу.
  6. Выберите Create (Создать).

После этого вы попадете в обзорную часть раздела. Здесь можно рассказать коллегам о назначении раздела и о том, кто может им пользоваться. На следующем шаге вы узнаете, как настроить обзорную часть нового раздела.


Шаг 3. Настройка обзорной части раздела

В каждом разделе есть обзорная часть, где можно рассказать участникам команды и другим заинтересованным лицам о назначении и содержании раздела. Если раздел был создан из шаблона, в его обзорной части будут присутствовать встроенные функции, которые помогут организовать большую часть раздела. Но даже в этом случае собственные настройки позволят превратить обзорную часть в идеальный центр предоставления всей информации, необходимой команде.

Значок карандашаДля настройки обзорной части выберите значок карандаша ( Pencil icon ) и отредактируйте обзорную часть как обычную страницу.

  • Чтобы повысить привлекательность обзорной части, используйте следующие рекомендации.
  • Загрузите баннер или логотип, чтобы люди узнавали ваш раздел с первого взгляда.
  • Опишите миссию и цели команды и добавьте ссылки на основные страницы.
  • Добавьте содержание, календарь команды или дорожную карту.

Подробнее о том, как создать великолепную обзорную страницу, можно прочесть в документации Confluence Cloud или этой записи в блоге.

Главная страница в браузере

Нужен быстрый успех? Начните с шаблона главной страницы команды от Hubspot.


Шаг 4. Упорядочение контента

Теперь, когда первый раздел создан, можно приступить к его структурированию. Наша цель — облегчить навигацию в разделе, чтобы участники команды и другие заинтересованные лица могли быстро найти нужный контент.

Подробнее о навигации см. в документе Руководство 4. Навигация в Confluence.

Используйте родительские страницы для группирования сходного контента

В Confluence можно вкладывать одни страницы в другие и тем самым создавать в каждом разделе иерархию контента. Эта иерархия, представленная в виде дерева страниц, отображается на боковой панели раздела, слева от активной страницы.

Чтобы эффективно использовать дерево страниц, создайте отдельную страницу для каждой задачи или проекта, в которых участвует команда, и размещайте в ней связанные дочерние страницы. Если, к примеру, команда раз в две недели проводит ретроспективы, можно создать страницу верхнего уровня, назвать ее «Ретроспективы» и вкладывать в нее по одной странице на каждую проведенную ретроспективу.

В следующем примере показано, как одна из команд Atlassian использовала эту стратегию для организации своего раздела.

Раздел ретроспектив

Создание ярлыков для важных страниц

Confluence позволяет создать для всех разделов сайта уникальные ярлыки разделов: ссылки, закрепленные на боковой панели раздела, над деревом страниц. Используйте их для выделения важного контента, чтобы его было просто найти.

Чтобы создать первый ярлык раздела, перейдите в нужный раздел и выберите + Add shortcut (+ Добавить ярлык) на боковой панели. Подробнее о ярлыках разделов, их редактировании и удалении, см. в части Настройка раздела.

Используйте метки для страниц и вложений

Метки позволяют легко выявить связанные страницы и вложения. Это облегчает участникам команд и другим заинтересованным лицам поиск нужной информации.

  1. Откройте страницу в Confluence.
  2. Выберите значок метки () в правом нижнем углу.*
  3. Введите имя нужной метки. Если метка с таким именем уже существует, она появится в меню автоподстановки.
  4. Чтобы добавить метку, выберите Add (Добавить).
  5. Для выхода из диалогового окна нажмите Close (Закрыть).

* Если вы не просматриваете, а редактируете страницу, перейдите в меню ••• (Другие действия) в правом верхнем углу и выберите команду Add labels (Добавить метки).

Давайте меткам понятные, содержательные имена. Например, метку для протоколов собраний можно назвать протоколы-собраний или собрания. Если добавить эту метку ко всем страницам с протоколами собраний, для просмотра всех протоколов собраний (из одного раздела или со всего сайта Confluence) можно будет просто выбрать эту метку. Можно также отобразить на одной странице все страницы, помеченные одной меткой, или искать контент по метке для упрощения поиска соответствующих страниц и вложений. Подробнее о метках см. в разделе Использование меток для упорядочения контента.

Профессиональный совет

Если добавить метку в шаблон страницы, эта метка будет автоматически добавляться к каждой странице, создаваемой на основе данного шаблона.

Сохраняйте порядок в контенте

Отводите время на просмотр контента в своем разделе, удаляйте или архивируйте устаревший контент и перемещайте страницы для поддержания нужной структуры. Если вы являетесь администратором сайта, установите для участников своей команды ритуалы обслуживания разделов и порекомендуйте администраторам разделов выделять время на просмотр и обновление разделов, привлекая к этому соответствующих пользователей.

  1. Привлеките специалистов, которые помогут вам работать с вкладками в разделе.
  2. Проведите аудит контента и просмотрите аналитику.
  3. Выявите устаревшие и неактуальные страницы и составьте план действий.
  4. Проанализируйте информационную архитектуру и приведите ее в соответствие с текущими потребностями.

Подробнее см. в этой записи в блоге.


Шаг 5. Управление пользователями и правами доступа

Администратор Confluence или администратор сайта с платной подпиской на Confluence может управлять пользователями, группами и правами доступа вручную или же включить публичную регистрацию и разрешить пользователям создавать собственные аккаунты. Подробнее о правах доступа для бесплатного плана см. в нашей документации.

Управление глобальными правами

Профессиональный совет

Для управления глобальными правами вы должны иметь права администратора Confluence.

Глобальные права позволяют:

  • назначать пользователей, которые могут создавать разделы или личные разделы;
  • разрешать или запрещать доступ к сайту нелицензированным пользователям;
  • назначать пользователей, которые будут иметь право доступа к профилям пользователей.

Глобальные права доступа действуют в пределах всего сайта.

  1. Выберите значок настройки (шестеренку) в правом верхнем углу (рядом с аватаром).
  2. Выберите Global permissions (Глобальные права) (в разделе Security (Безопасность) на боковой панели).
  3. Выберите Edit permissions (Редактировать права) в правом верхнем углу.
  4. Установите или снимите флажки, чтобы изменить права для групп и отдельных пользователей.
  5. Если вы хотите сделать сайт общедоступным, установите флажок Use Confluence (Использовать Confluence) в разделе Anonymous Access (Анонимный доступ).
  6. После этого выберите Save all (Сохранить все) внизу страницы.

Сохраняйте порядок в контенте

Профессиональный совет

Чтобы редактировать права доступа, вы должны быть администратором раздела. Если вы являетесь администратором Confluence, то можете восстановить административные права доступа для любого раздела сайта. Подробнее см. в разделе Что такое права доступа к разделу.

Права доступа к разделу позволяют:

  • назначать пользователей, которые могут просматривать контент раздела;
  • назначать пользователей, которые могут комментировать этот контент;
  • назначать пользователей, которые могут создавать, редактировать и загружать контент.

Инструмент Confluence по умолчанию является открытым. Это означает, что если вы не ограничите права доступа к разделам, доступ к контенту любого раздела получат все пользователи сайта Confluence. Администраторы разделов могут настроить права доступа при создании нового раздела или скорректировать их позднее. Любой, кто имеет право редактировать страницу, может ограничить и права доступа к ней.

  1. Перейдите к обзорной части раздела в Confluence.
  2. Выберите Space Settings > Permissions (Настройки раздела > Права).
  3. Выберите Edit permissions (Редактировать права) под любым заголовком.
  4. Установите или снимите флажки, соответствующие тем правам доступа, которые вы хотите изменить.

Можно управлять правами доступа к разделам отдельных пользователей или целых групп. Подробнее см. в разделе Назначение прав доступа к разделам. Если ваш сайт является общедоступным, можно также предоставлять анонимный доступ к отдельным разделам. Подробнее см. в разделе Настройка публичного доступа.

Некоторые клиенты Confluence используют одну и ту же схему прав доступа для всех разделов сайта, тогда как другие настраивают права доступа к разделам по-разному, в зависимости от их назначения или сценариев использования.

Пример использования

Целевая аудитория

Права доступа

Поделитесь с клиентами справочной информацией от службы поддержки

Целевая аудитория

  • Клиенты

Права доступа

  • Анонимный доступ разрешен
  • Создавать, редактировать и комментировать страницы могут только участники команды поддержки.

Поделитесь политиками, обучающими руководствами и советами по устранению неполадок со своей организацией

Целевая аудитория

  • Все сотрудники организации

Права доступа

  • Право просмотра имеет любой сотрудник организации
  • Создавать, редактировать и комментировать страницы могут только профильные специалисты.
  • Анонимный доступ запрещен

Работайте над проектом или инициативой вместе с другими сотрудниками

Целевая аудитория

  • Участники команды
  • Лица, заинтересованные в проекте

Права доступа

  • Право просмотра имеет любой сотрудник организации
  • Заинтересованные лица могут оставлять комментарии
  • Создавать и редактировать страницы могут только участники команды
  • Анонимный доступ запрещен

Обменивайтесь конфиденциальной информацией (о сотрудниках, заработной плате, правовых вопросах)

Целевая аудитория

  • Участники команды

Права доступа

  • Доступ имеют только основные участники команды
  • Лица, не являющиеся участниками команды, не могут просматривать, редактировать или комментировать страницы
  • Анонимный доступ запрещен

Приглашение участников команды на свой сайт

После настройки сайта и всех прав доступа вы можете пригласить участников команды для работы с Confluence Cloud (и другими продуктами Atlassian на сайте).

  1. Выберите значок настройки (шестеренку) в правом верхнем углу (рядом с аватаром).
  2. Выберите User management (Управление пользователями) на боковой панели.
  3. Выберите Invite users (Пригласить пользователей) в правом верхнем углу.
  4. Введите адреса электронной почты всех участников команды, которых вы хотите пригласить. За один раз можно ввести не более 10 адресов электронной почты.
  5. Выберите роль приглашенных участников команды. Она определяет уровень прав доступа к сайту в целом.
  6. Выберите продукты, к которым вы хотите предоставить доступ участникам команды.*
  7. Выберите группы, к которым вы хотите их отнести.
  8. Настройте свое приглашение и выберите Invite user (Пригласить пользователя).

* Только для участников команды с ролью Basic.

Как администратор сайта, вы можете в любое время изменить роль, права доступа и группу пользователя. Вы также можете удалить пользователя, отозвав права доступа к сайту, деактивировав или даже удалив его аккаунт (если, к примеру, сотрудник уходит из компании). Подробнее см. в разделе Приглашение и удаление пользователей.

Обзор Confluence

Узнайте, что такое Confluence и подходит ли этот инструмент вашей команде или организации.

Создание контента в Confluence

Узнайте, как создать насыщенный динамический контент в Confluence.