Uzgodnienia dotyczące współpracy w praktyce
Ci Deweloperzy uzgadniają szczegóły współpracy na platformie Zoom i pobierają dane wejściowe przy pomocy Trello.
Zdalny zespół ds. kampanii przeprowadza burzę mózgów i omawia uzgodnienia dotyczące współpracy, zapisując wnioski z dyskusji w Confluence.
Zakończona przez zespół pozyskujący fundusze gra Uzgodnienia dotyczące współpracy.
Czego będziesz potrzebować
Zdalne
Wideokonferencje z udostępnianiem ekranu
Narzędzie do współpracy cyfrowej (zobacz szablony)
Osobiście
Miejsce spotkania
Tablica lub duży arkusz papieru
Narzędzie do współpracy cyfrowej (zobacz szablony)
Pisaki
Karteczki samoprzylepne
Opcjonalne szablony
Szablony Atlassian
Instrukcje dotyczące gry
1. Przygotowanie 5 MIN
To 3-częściowa gra. W poniższych krokach omówimy szczegóły każdej części. Celem jest skupienie się na tym, jak Twój zespół będzie skutecznie współpracował bez spędzania wielu godzin na spotkaniach.
- Zespół: zakończ i oceń przygotowanie w sposób asynchroniczny.
- Lider: przygotuj się do nadania tonu.
- Wszyscy: zaakceptuj tematy dyskusji na warsztatach na żywo i zobowiąż się do nich stosować.
Zacznij od utworzenia dokumentu współpracy, takiego jak tablica Trello lub strona Confluence. Na potrzeby spotkań osobistych lub zdalnych możesz użyć szablonów, do których prowadzą linki powyżej. Jeśli uczestniczysz w tej grze osobiście, umieszczenie koncepcji na tablicy może zintensyfikować współpracę. Pamiętaj tylko, żeby udokumentować wyniki w celu ich wykorzystania w przyszłości.
2. Przygotowanie zespołu 5 MIN
Wyślij szablon do członków zespołu przed rozpoczęciem warsztatu na żywo. Zapewnij kontekst dla uzgodnień dotyczących współpracy i znaczenia, jakie odgrywają w przygotowaniu zespołu do odniesienia sukcesu. Pamiętaj, aby oznaczyć dokument jako wersję roboczą lub prace w toku. Roześlij plakat zespołu, aby zapoznać wszystkich jego członków z tym, co i dlaczego robicie jako zespół. Nie wszyscy dobrze rozumieją cele i zadania Twojego zespołu? Zacznij od uruchomienia gry Plakat zespołu.
Poproś członków zespołu, aby każdy przekazał następujące informacje:
- Nazwa
- Miejsce pracy i strefa czasowa
- Godziny pracy i zobowiązania
- Środowisko pracy i preferencje
- Jak lubię otrzymywać informacje zwrotne
- Informacje o mnie. W tym ćwiczeniu ogranicz się do maksymalnie dwóch punktów. Dodatkowe punkty otrzymasz za zachęcenie członków zespołu, aby zajrzeli do swoich informacji o pracownikach, które wyjaśniają, kiedy radzą sobie najlepiej.
WSKAZÓWKA: UTWÓRZ INFORMACJE O PRACOWNIKACH
Świetnym sposobem na to, żeby pomóc nowym członkom, wykonawcom, zespołom projektowym, interesariuszom i zespołom sieciowym szybko odnaleźć się w Twoim zespole jest wypełnienie informacji o pracownikach wyjaśniającej, jak lubisz pracować.
WSKAZÓWKA: ZMAGANIE SIĘ ZE STREFAMI CZASOWYMI
Masz rozproszony zespół, który pracuje w wielu strefach czasowych? Pomocne może być znalezienie właściwego czasu do współpracy, aby wszyscy zrozumieli, jakie godziny najlepiej służą pracy synchronicznej.
3. Przygotowanie lidera 10 MIN
Przed warsztatem na żywo poproś lidera zespołu o przeprowadzenie pierwszej próby w poniższych dwóch punktach szablonu.
Kanały komunikacji
Zastanów się, w jaki sposób Twój zespół będzie się skutecznie komunikować. Wpisz kanał, jego cel, odbiorców oraz wszelkie standardy określone dla komunikacji w tej przestrzeni. Przykładowo możesz użyć Confluence w celu udokumentowania oficjalnego źródła rzetelnych informacji dotyczących projektu, a Slack jako codziennej przestrzeni komunikacji zespołu.
Proces eskalacji
Każdy dobry zespół wie, że brak planu to recepta na niepowodzenie. Zastanów się, jak zespół ma eskalować naglące problemy, co do których nie można wypracować konsensusu. Wpisz, kto podejmuje decyzje, jak przeprowadzisz eskalację, jaki poziom przejrzystości zapewnisz oraz jak poinformujesz o decyzji inne osoby.
Nie wiesz, jak przeprowadza się eskalacje? Wypróbuj naszą macierz decyzyjną DACI. Możesz też wspólnie z zespołem zapewnić ścieżkę Jednoznaczne eskalacje, która zawiera opcje eskalacji i ułatwia podejmowanie lepszych decyzji.
4. Wprowadzenie 5 MIN
Zacznij od poinformowania zespołu, że celem spotkania jest uzgodnienie zachowań, które ułatwią Wam współpracę.
Poproś zespół o:
- zachowanie otwartości i dociekliwości,
- aktywne słuchanie i zabieranie głosu,
- Zadbaj o koncentrację i kontakt. Odkładamy telefony, włączamy kamery internetowe i ustawiamy status „Nie przeszkadzać”.
- unikanie przerywania i dominowania rozmów.
- Pamiętaj, że w przyszłości nastąpi korekta, gdy okoliczności ulegną zmianie.
Daj zespołowi 5 minut na przeczytanie w ciszy przygotowanego wcześniej dokumentu roboczego. W tym czasie członkowie zespołu mogą zostawiać swoje komentarze na stronie. Rozpocznij etap dyskusji, prosząc każdą osobę o wskazanie jednej rzeczy, której dowiedziała się o innym członku zespołu.
WSKAZÓWKA: LUDZIE, NIE PROCESY
W tej grze chodzi o to, żeby ludzie ze sobą współpracowali. Jeśli pojawią się pomysły dotyczące zarządzania pracą, takie jak dokumentowanie procesów technicznych lub przepływ pracy z zakresu zarządzania projektami, skieruj zespół na właściwe tory i zorganizuj uczestniczącym członkom zespołu czas na omówienie konkretnych procesów zarządzania zadaniami.
5. Utworzenie kanałów komunikacji 10 MIN
Poświęć 10 minut na omówienie z zespołem punktu Kanały komunikacji.
Zaczyny myślowe do dyskusji:
- Czy można coś dodać, usunąć lub zmienić?
- Kiedy powinniśmy sprawdzić, czy to działa?
- Jak chcemy, aby inne zespoły, liderzy lub interesariusze komunikowali się z nami?
WSKAZÓWKA: OSIĄGNIJ KOMPROMIS, A NIE KONSENSUS
Masz problem z uzgodnieniem najlepszego sposobu na osiągnięcie wyników w zespole? Bardzo często członkowie zespołu mają różne preferencje. Jeden woli korzystać ze Slacka, a inny połączenia na żywo w Zoom. Zarządź głosowanie, aby osiągnąć kompromis w zespole, obiecując, że wrócicie do tematu. Z czasem będziecie się uczyć i doskonalić jako zespół.
6. Organizowanie spotkań 30 min
Wypełnij punkt dotyczący spotkań. Zacznij od nadrzędnej zasady, że czas skupienia jest cenny. Aby zapewnić przestrzeń do realizacji zadań, warto zastosować pewne zasady. Lepiej jest organizować mniejszą liczbę spotkań, bo sprzyja to bardziej komunikacji asynchronicznej niż synchronicznej. Zastanawiasz się, jak możesz zmienić kulturę spotkań w swojej firmie? Zacznij od naszego kursu na temat prowadzenia efektywnych spotkań.
Zaczyny myślowe do dyskusji:
- Jakie są pożądane cele i wyniki?
- Na jakim formacie spotkań nam zależy?
- Kto bierze udział w spotkaniach? Jakie są role i zespoły uczestników?
- Jakich środków i narzędzi potrzebujemy?
- Jak się pojawimy?
- Jak zarządzamy kolejnymi krokami?
- Kiedy powinniśmy sprawdzić, czy to działa?
PRZYKŁAD: POMYSŁY
Oto przykład zespołowej burzy mózgów na temat spotkań.
Zauważ, że pomysły obejmują zarówno produkty, jak i zachowania oraz ulepszenia procesów.
7. Zarządzanie eskalacją 10 MIN
Przejrzyjcie razem punkt Proces eskalacji. Omówcie w zespole, jakie podejmiecie działania, i podejmijcie decyzję. Upewnij się, że wszyscy w zespole są zgodni.
8. Ciągłe doskonalenie 10 MIN
Jedną z najważniejszych rzeczy, które należy przedyskutować w zespole, jest zaplanowanie wspólnej nauki i adaptacji. Omów rytuały i standardy komunikacji.
Zaczyny myślowe do dyskusji:
- Przekazywanie informacji zwrotnej
- Wyciągnięte wnioski
- Świętowanie sukcesu
- Osobiste kamienie milowe
Kolejne czynności
Weryfikacja
Okresowo przeglądaj uzgodnienia swojego zespołu dotyczące współpracy — szczególnie podczas wdrażania nowych członków, reorganizacji zespołu, zmiany scenariuszy pracy lub gdy nie można już dłużej utrzymać jakiegoś uzgodnienia w mocy.Jest to szczególnie ważne w przypadku zespołów stacjonarnych, które przeszły na pracę hybrydową lub całkowicie zdalną. Wasze rytuały i uzgodnienia będą musiały ulec zmianie, aby uwzględnić różne lokalizacje geograficzne, strefy czasowe i technologie.
Omów z zespołem uzgodnienia i zagłosujcie nad zatwierdzeniem lub zmianą każdego z nich. Następnie przeprowadź w zespole burzę mózgów, zbierz zgłoszone pomysły i przeprowadź głosowanie nad każdym z nich.
Jeśli uzgodnienie nie jest wykonalne, omów z zespołem, co może być tego powodem.
Jak wszystkie wytyczne, uzgodnienia dotyczące współpracy są jak mięsień, który trzeba naprężać. Często je przypominaj i przypnij link do strony zespołu w narzędziu Atlas, zachęcając jego członków do ich przeglądania co kwartał. Podczas realizacji każdego dużego projektu i w razie jakichkolwiek konfliktów należy pamiętać o tej dokumentacji i z niej korzystać.
Inne wersje
Przemyślenia
Przetestuj swoje uzgodnienie dotyczące współpracy, korzystając z zestawu przemyśleń:
- Przykłady zespołów, które sprawnie ze sobą współpracują. Co moglibyśmy od nich przejąć?
- Co możemy zrobić, aby uniknąć błędów popełnionych w przeszłości przez inne zespoły?
PRZYKŁAD: TABLICA UTRUDNIEŃ
Zobacz, jak zespół spisał problemy, z którymi aktualnie się boryka, na tablicy utrudnień.
Przygotuj listę trudności
Przed sesją spotkań nad uzgodnieniami dotyczącymi współpracy pomyśl o trudnościach, z jakimi aktualnie boryka się zespół. Możesz uwzględnić trudności wymienione na tablicy utrudnień (patrz przykład), omówione na spotkaniu retrospektywnym lub inne aktualne wyzwania, o których wiesz. Przynieś ich listę na sesję i udostępnij ją pozostałym uczestnikom.
Mamy coś dla Twojego zespołu
Nasz comiesięczny newsletter zawiera aktualne porady, wskazówki oraz informacje o najnowszych grach.
