Komunikacja w zakresie zarządzania zmianami za pomocą wideo

Udostępnianie ekranu wraz z materiałami wizualnymi, takimi jak strona Confluence lub tablica Confluence, może pomóc Ci poczuć się pewniej, a jednocześnie utrzymać uwagę odbiorców. Materiały wizualne nie tylko uzupełniają przekaz, ale także ułatwiają odbiorcom zrozumienie zmian. Mogą one uprościć złożone idee, zapewnić jasność i zachęcić do udziału lub przyjęcia zmian.

Dodatkowo, elementy wizualne pomagają utrzymać krótki i konkretny charakter nagrania Loom — możesz pokazać kluczowe szczegóły na ekranie, jednocześnie komentując je na nagraniu, zamiast wyjaśniać wszystko na głos. Zastanów się nad następującymi kwestiami:

• Elementy wizualne: Jakie elementy wizualne można wykorzystać, aby pomóc odbiorcom zrozumieć zmianę? (np. prezentacje na żywo, obrazy, slajdy lub pulpity nawigacyjne)? Co pomogłoby zapewnić jasność, uzyskać akceptację lub zachęcić do przyjęcia zmiany?
• Szczegóły i oczekiwania: Zastanów się nad „kogo”, „gdzie”, „kiedy” i „jak” tej zmiany. Kogo dotkną skutki? Gdzie zmiany będą widoczne lub odczuwalne? Kiedy i jak nastąpi zmiana? Jakie będą konsekwencje udziału w zmianie? Zaangażowanie zespołu może sprawić, że poczują się bardziej zaangażowani i chętni do współpracy, dlatego warto wspólnie z nimi opracować niektóre szczegóły planu.

• Wezwanie do działania: Co muszą zrobić następnie i do kiedy?

Po nakreśleniu komunikatu i zebraniu wszystkich kluczowych elementów (kroki 1–3), nadszedł czas, aby je połączyć w sposób konwersacyjny i naturalny. Nagrywając film Loom, będziesz odnosić się do swojego streszczenia, ale zamiast odczytywać je słowo w słowo, skup się na omówieniu kluczowych punktów, tak jak na spotkaniu zespołu.

Potraktuj je jak prezentację odbiorcom kluczowych szczegółów w jasny i przystępny sposób: zacznij od mocnego wprowadzenia, przedstaw im główne punkty za pomocą przygotowanych wizualizacji i zakończ jasnym wezwaniem do działania i kolejnymi krokami.

Twój film Loom może brzmieć mniej więcej tak…

Przygotowania zakończone, plan gotowy, pora rozpocząć nagrywanie! Gdy wszystko jest na swoim miejscu, możesz przekazać swój komunikat w sposób wiarygodny, angażujący i skuteczny. Znajdź dobrze oświetlone miejsce, przyjmij wygodną pozycję i zacznij nagrywać za pomocą narzędzia do komunikacji wideo, takiego jak Loom.

Chociaż na początku nagrywanie filmu może wydawać się krępujące, Twój zespół Ci za niego podziękuje. Przekazujesz jasny komunikat w osobisty sposób. Oto kilka innych porad i funkcji do rozważenia:

• Nagrywaj bezproblemowo dzięki notatkom prelegenta w Loom: zapomnij o stresie związanym z przypominaniem sobie, co powiedzieć, lub martwieniem się koniecznością ponownego nagrania. Dzięki notatkom prelegenta w Loom masz zagadnienia do omówienia przed sobą podczas nagrywania, a najlepsze jest to, że Twoi odbiorcy ich nie zobaczą. To tak, jakby mieć ściągawkę, o której wiesz tylko Ty.
• Wstrzymaj i uruchom ponownie: jeśli zgubisz wątek lub będziesz potrzebować chwili na ponowne skupienie się, skorzystaj z funkcji przewijania na żywo w Loom. Pozwala ona usunąć błędy lub powtórzyć podejście bez przerywania sesji nagrywania. Pomoże Ci to zachować spokój i bardziej efektywnie przekazać komunikat.
• Prosta edycja: edytowanie filmu w Loom jest tak proste, jak edycja dokumentu. Użyj SI Loom, aby usunąć zbędne słowa i milczenie, a następnie usuń wszelkie niechciane sekcje, po prostu wykasowując je z transkrypcji.
• Angażowanie za pomocą nakładek: angażuj odbiorców przyciągającymi wzrok kształtami, strzałkami i tekstem.
• Stylizowane napisy: wyróżnij napisy kodowane, aby zaangażować użytkownika z uprawnieniami do wyświetlania i jeszcze wyraźniej przekazać komunikat.

Udostępnianie filmu Loom jest proste, a odpowiedni plan pozwala się upewnić, że komunikat dociera do właściwych osób we właściwym czasie oraz we właściwy sposób. Jeśli nie udało Ci się stworzyć planu komunikacji podczas gry Rozpoczęcie zarządzania zmianami, to jest odpowiedni moment. Twój plan powinien zawierać kanały, nadawców, komunikaty i terminy rozpowszechniania filmu.

Oto, od czego można zacząć:

• Kto musi to zobaczyć? Zidentyfikuj swoich odbiorców — wszystkich, którzy tę zmianę odczują lub muszą ją uwzględnić w swoich działaniach.
• Gdzie szukają informacji? Rozważ narzędzia lub platformy, z których korzystają codziennie, takie jak Slack, e-mail lub intranet.

• Kto może pomóc wzmocnić komunikat? Poproś liderów lub menedżerów o udostępnienie filmu w swoich zespołach, aby pomóc w przyspieszeniu wdrożenia.

Powtórz, co i do kiedy muszą zrobić członkowie zespołu, zachowując jasność i wykonalność komunikatu.

💡 Porada eksperta: użyj przepływów pracy SI Loom, aby zaoszczędzić czas poświęcany na napisanie komunikatu do rozpowszechnienia. SI może podsumować Twój film Loom i sporządzić komunikat gotowy do udostępnienia w narzędziach Slack, Teams lub e-mail.

Na koniec zapamiętaj: ludzie często muszą usłyszeć ten sam komunikat wielokrotnie, zanim w pełni on do nich dotrze. Wzmocnij swój film w innych punktach kontaktu, takich jak spotkania wszystkich pracowników, spotkania zespołów, spotkania indywidualne, intranet, a nawet fizyczne przestrzenie, takie jak ekrany w biurze lub tablice ogłoszeń.

Zmiana często wywołuje szereg emocji — podniecenie, ciekawość, niepewność, a nawet wahanie. Wspaniałą rzeczą w wykorzystywaniu narzędzi wideo, takich jak Loom, do zarządzania zmianami, jest to, że tworzenie pętli informacji zwrotnej jest proste, jasne i kontekstowe.

Twój zespół może zostawiać reakcje emoji ze znacznikami czasu i dodawać komentarze bezpośrednio do filmu, gdy ma pytania lub potrzebuje objaśnienia. Dzięki temu informacja zwrotna jest powiązana z konkretnymi momentami w komunikacie, ułatwiając Ci przemyślaną i skuteczną reakcję.

Co więcej, kiedy odpowiadasz na komentarz, rozmowa pozostaje widoczna dla wszystkich oglądających film. Oznacza to, że odpowiedzi na typowe pytania są udzielane raz i udostępniane całemu zespołowi, co pozwala oszczędzać czas i zapewnić wszystkim zgodność.

Dzięki zgromadzeniu wszystkiego w jednym miejscu narzędzia wideo, takie jak Loom, ułatwiają zamknięcie pętli informacji zwrotnej i kontynuowanie rozmowy, podczas gdy zespół wspólnie rozpracowuje zmianę. Oto krótki przykład pętli informacji zwrotnej w praktyce.