ビデオを使用した変更管理コミュニケーション

Confluence ページや Confluence ホワイトボードなどのビジュアルを使用して画面を共有すると、視聴者を引き付けながら、自信を持って伝えることができます。ビジュアルはメッセージを補完するだけでなく、視聴者が変更を理解しやすくします。複雑なアイデアを簡素化し、明確化し、参加や採用を促進できます。

さらに、ビジュアルを使用すると要点を絞った短い Loom にすることができます。すべてを口頭で説明する代わりに、重要な詳細を画面に表示しながら音声で伝えることができます。次のことをブレーンストーミングします。

• ビジュアル: 視聴者が変更を理解しやすくするために、どのようなビジュアルを含めることができますか (例: ライブ デモ、画像、スライド、ダッシュボード)? 明確化したり、賛同を得たり、採用を促したりするのに役立つものは何でしょうか?
• 詳細と期待: この変更の「誰が」、「どこで」、「いつ」、「どうやって」を考えてみましょう。誰が影響を受けるのか? 変更はどこで見られるのか、実感できるのか? 変更はいつ、どのように実施されるのか? また、この変更に参加したことでどのような責任を負うのか? チームを巻き込むことで、メンバーの仲間意識や意欲が高まるため、この計画の詳細をメンバーと共同で作成できるようになるでしょう。

• 行動喚起: 次に何を、いつまでにすべきか?

メッセージの概略を説明し、重要事項をすべて収集したら (ステップ 1 - 3)、対話形式ですべてを自然にまとめていきます。Loom の録画では、要約を参照しますが、一字一句読むのではなく、チーム ミーティングのように重要なポイントを絞り込むことに集中します。

重要事項の詳細を理解しやすい形でオーディエンスに明確に説明するものと考えてみましょう。印象的な紹介から始め、用意したビジュアルを使用して要点を説明し、CTA (行動喚起) と次のステップの紹介で締めくくります。

あなたの Loom は次のようなものになるでしょう。

準備が整い、計画できたら、いよいよ録画を始めましょう。すべてが揃ったところで、真実味があり、魅力的かつインパクトのある方法でメッセージを伝える準備が整いました。十分な照明のある場所を見つけ、Loom などのビデオ コミュニケーション ツールを使用して落ち着いて録画を始めます。

最初はビデオの録画に戸惑うかもしれませんが、次第に使い慣れるでしょう。親しみを込めて明確なメッセージを伝えます。その他、考慮すべきヒントや機能を紹介しておきます。

• Loom の Speaker Notes による確実な録画: 何を言うべきか忘れたり、撮り直しになったりするような不安を解消できます。Loom の Speaker Notes を使用すれば、録画中でも話の要点を目の前に配置しておけます。一番のポイントは、それがオーディエンスには見えないことです。自分だけがカンペを持っているようなものです。
• 一時停止と再起動: 思考の流れが途切れたり、集中力を取り戻す間が必要になったりした場合は、Loom の Live Rewind 機能を使用します。録画セッションを中断することなく、間違いを削除したり、撮り直したりすることができます。そのため、落ち着きを保ちながらもメッセージを効果的に伝えられます。
• 簡単な編集: Loom はドキュメントと同じように簡単に編集できます。Loom AI を使用してつなぎ言葉や不要な間を削除できます。不要なセクションはトランスクリプトから削除するだけで消去できます。
• オーバーレイを使用したエンゲージメント: 目を引く図形、矢印、テキストでオーディエンスを引き付けます。
• スタイルを使用したキャプション: クローズド キャプションを強調して、視聴者の関心を引き付け、メッセージを明確に伝えます。

Loom の共有は簡単です。適切な計画を立てれば、メッセージを適切な人に、適切なタイミングと方法で確実に届けることができます。変更管理のキックオフ プレイ中にコミュニケーション計画を立てていないのであれば、この時点で立てましょう。その計画には、ビデオ配信のチャンネル、送信者、メッセージ、および期限を含める必要があります。

その方法を紹介します。

• 誰が視聴するのか? オーディエンス、つまりこの変更の影響を受ける、またはこの変更に対応する必要があるすべての人を特定します。
• どこに情報があるのか? Slack、メール、イントラネットなど、オーディエンスが日常的に使用しているツールやプラットフォームを考慮します。

• 誰がメッセージの拡大をサポートしてくれるのか? ビデオの視聴促進のため、リーダーやマネージャーにチーム内でのビデオの共有を依頼します。

メッセージの明確さと実行可能性を保ちながら、チーム メンバーには何が、いつまでに求められているのかを繰り返し伝えます。

💡 プロのヒント: Loom AI のワークフローを使用すると、配信するメッセージの作成時間を短縮できます。人工知能で Loom の動画が要約され、メッセージのドラフトが作成されるので、Slack、Teams、メールで共有できるようになります。

なお、メッセージを完全に伝えるには、何度も繰り返し発信して定着させる必要があることを覚えておいてください。全員参加のミーティング、チーム ミーティング、1 対 1 の面談、イントラネット、あるいはオフィスのスクリーンや掲示板といった物理的なスペースなど、他の機会でもビデオについて触れます。

変更はしばしば、期待、好奇心、疑念、あるいはためらいなど、さまざまな感情を呼び起こします。変更管理に Loom のようなビデオ ツールを使用することのメリットとしては、フィードバック ループを簡単かつ明確、そして状況に応じて作成できる点があります。

チーム内ではタイムスタンプ付きで絵文字のリアクションを残し、質問がある、あるいは説明を求める場合は動画に直接コメントを追加することができます。これにより、メッセージの特定のタイミングにフィードバックできるため、配慮を示しながら効果的に返信しやすくなります。

さらに良い点は、コメントに返信しても、会話はビデオを視聴している全員にそのまま表示されることです。つまり、よくある質問に一度回答するとチーム全体で共有できるので、時間を節約し、全員が共通認識を持つことができます。

Loom など、すべてが 1 か所にまとまったビデオ ツールを使用すれば、フィードバック ループを簡単に終了させ、チームが協力して変更に対処している間もコミュニケーションを取り続けることができます。実際に稼働しているフィードバック ループの簡単な例を示します。