InVision + Atlassian

Rozproszeni, ale w ciągłym kontakcie

Jak firma InVision scentralizowała swoje narzędzia i powiększyła swój zdalny zespół dzięki rozwiązaniom Atlassian i platformie Slack


Logo invision
Branża

Oprogramowanie i projektowanie

Lokalizacje

Na całym świecie

Liczba użytkowników:

>700

Szacowana wartość — niemal 2 miliardy USD. Ponad 5 milionów użytkowników. Niemal 800 pracowników. Zero biur.

::skreczowanie płytą:: Dokładnie. Bez siedziby głównej, bez pomieszczeń biurowych — w żadnym miejscu.

Jak w ciągu zaledwie kilku lat startup tworzący oprogramowanie w dynamicznie rozwijającej się branży może stać się liderem rynku o wartości kilku miliardów dolarów — i to z zespołem pracującym całkowicie zdalnie, rozsianym po 40 stanach i 20 krajach na świecie? InVision pokazuje nam sposób na osiągnięcie tego celu.

Założyciel i dyrektor naczelny Clark Valberg uważa, że ekran stał się najważniejszym miejscem na świecie. W związku z tym jego firma nie tylko opracowała platformę narzędzi do wspólnego projektowania i prototypowania, która pozwala na tworzenie ekranów i interfejsów cyfrowych, ale także postawiła na działanie wyłącznie za pośrednictwem ekranu.

Udowodnionych zalet pracy zdalnej jest wiele: wyższa wydajność, mniejsze koszty, większa równowaga między życiem zawodowym a prywatnym i nie tylko. Pojawia się też jednak wiele wyzwań, w tym stworzenie silnej kultury korporacyjnej, utrzymanie jasnej komunikacji i zbudowanie dobrych relacji między współpracownikami, którzy nie siedzą obok siebie, ani nawet nie widują się regularnie.

Dzięki Atlassian i platformie Slack firmie InVision udało się przezwyciężyć wszystkie te wyzwania i osiągnąć wiele więcej. Zbudowali połączony, komunikujący się zespół i nagradzaną kulturę, także opracowali powtarzalne procesy i systemy pozwalające na skalowanie tej kultury wraz z wprowadzaniem innowacji związanych z projektowaniem w każdej firmie na świecie.

Upraszczanie zaczyna się od centralizacji

Gdy Wendy Stockholm dołączyła do firmy jako dyrektor działu BizTech IT, każdy z zespołów korzystał w swojej pracy z kilku narzędzi. Rozbudowana i niepołączona baza technologii stwarzała kilka wyzwań.

Dzięki narzędziom Atlassian łatwo jest zacząć pracę i znaleźć rozwiązanie. Spodobała mi się też koncepcja samoobsługowego sklepu z aplikacjami.

Wendy Stockholm

Dyrektor działu BizTech

Zadania wymykały się spod kontroli. Pracownicy tracili czas przełączając się między narzędziami i trudno było zespołom przekazywać sobie nawzajem pracę, ponieważ każdy zespół używał innej platformy. Liderzy nie byli praktycznie w stanie tworzyć przejrzystych raportów czy uzyskać kompletnego obrazu ludzi i projektów, którymi zarządzali. Aby kontynuować szybki rozwój firmy, konieczne było natychmiastowe uproszczenie pracy.

Firma InVision potrzebowała jednej platformy opartej na chmurze, która sprostałaby jej różnorodnym wymaganiom i można by ją było łatwo zintegrować z narzędziami typowymi dla poszczególnych działów, na przykład z systemem zarządzania zasobami działu HR. Wendy znała już firmę Atlassian i gdy zaczęła sprawdzać, jak łatwo narzędzia Atlassian, takie jak Jira Software, Confluence i Trello można zintegrować z innymi używanymi na co dzień narzędziami, szybko stały się one jej pierwszym wyborem. Wendy wspomina „Z rozwiązaniami Atlassian łatwo jest zacząć i stopniowo je rozwijać. Spodobała mi się również możliwość korzystania z samoobsługowego sklepu z aplikacjami”.

Dzięki integracjom platformy Slack z produktami Atlassian „każdy komentarz dodany na stronie Confluence lub w InVision jest przesyłany na platformę Slack, dzięki czemu informacje otrzymujemy na bieżąco”.

Dennis Field

People Team

Wendy była pewna, że migracja i zarządzanie zmianami będzie łatwiejsze, ponieważ niektóre działy InVision, jak np. dział inżynierii, produktów i projektowania (EPD), już korzystały z Trello i Jira Software. Ważna była też możliwość integracji rozwiązań Atlassian z innymi powszechnie używanymi narzędziami, w tym z własnym produktem InVision i platformą Slack.

Gdy Wendy i zespół BizTech rozpoczął centralizację swoich systemów i przepływów pracy IT do Jira Software i Confluence, inne zespoły także zaczęły wdrażać rozwiązania Atlassian. Obecnie zespoły w firmie InVision używają produktów Atlassian do zwiększania efektywności, skuteczności, widoczności i współpracy.

Dopasowane rozwiązanie dla każdego działu

Od momentu wdrożenia produktów chmurowych Atlassian każdy zespół w InVision zauważył wyraźną poprawę. Działy HR (który w InVision nazywany jest People Team) i IT przeszły jak dotąd największą transformację.

Wcześniej pracownicy zgłaszali wnioski IT, publikując wiadomości w kanale Slack działu IT. Jednak zespół IT nie miał możliwości przypisywania zadań, nie mógł też łatwo kontaktować się ze zgłaszającym, śledzić wniosku czy raportować wyników.

Obecnie produkty chmurowe Atlassian stały się idealnym rozwiązaniem, bez konieczności zmuszania pracowników do zmiany przepływów pracy. Ponieważ platforma Slack jest idealnie zintegrowana z produktami Atlassian, pracownicy mogą wciąż publikować wiadomości na platformie Slack lub przesyłać wnioski bezpośrednio za pośrednictwem Jira Service Desk. W każdym przypadku zgłoszenie jest tworzone automatycznie w Jira Software dzięki integracji Jira for Slack, a zespół IT może przypisać wniosek, pracować nad nim, omówić problem z innymi członkami zespołu za pomocą komentarzy, śledzić zadanie do jego zakończenia i raportować wyniki przełożonym. Pracownicy mogą za pośrednictwem platformy Slack obserwować zmianę statusu, osoby przypisanej, priorytetu i innych szczegółów zgłoszenia. Dzięki temu dział IT oszczędza czas, gdyż nie musi odpowiadać na pytania o status, a pracownicy mogą skupić się na swoich zadaniach, nie martwiąc się, że ich wnioski IT zostaną zapomniane.

Twórz zgłoszenia Jira bezpośrednio na platformie Slack
Powiadomienie Jira z aktualizacją kontekstową

People Team również uprościł swoją pracę dzięki Atlassian i usprawnił komunikację z pracownikami. Dział korzysta z Trello do zarządzania wdrażaniem nowo zatrudnionych osób, a w Confluence dokumentuje i udostępnia informacje pracownikom. Oba rozwiązania pomagają w tworzeniu pozytywnych doświadczeń u nowych pracowników — co jest szczególnie ważne, biorąc pod uwagę zdalny system pracy firmy InVision — i zapewnianiu bieżącego dostępu do najnowszych informacji i polityk.

Pracowników InVision zachęca się także do korzystania z produktów Atlassian i integrowania ich w kreatywny sposób. Marie Kretlow i Dennis Field z People Team zintegrowali InVision z platformą Slack i Confluence, aby wizualizować swoją pracę i być na bieżąco z aktualnościami. „Jednym z projektów, nad którym razem z Marie pracowaliśmy był podręcznik pracownika” wyjaśnia Dennis. „Często używamy funkcji InVision o nazwie Freehand, aby tworzyć mapę pomysłów, a nasz prototyp podręcznika jest osadzony na stronie Confluence. Każda zmiana jest automatycznie przesyłana do Confluence, gdzie wszyscy mogą ją zobaczyć. Następnie każdy komentarz zamieszczony na stronie Confluence lub w InVision jest przesyłany na platformę Slack, więc otrzymujemy informacje na bieżąco”. Członkowie zespołu mogą również polubić stronę Confluence i odpowiadać na komentarze bezpośrednio z kanału Slack, na którym zostały udostępnione.

InVision for Confluence
Odpowiadaj na komentarze na stronach Confluence bez opuszczania kanału Slack
Wyświetlaj podgląd blogów i stron Confluence na platformie Slack

Marie i Dennis zauważyli na własnym przykładzie, że im bardziej pracownicy InVision integrują produkty Atlassian i platformę Slack w swojej codziennej pracy i z innymi używanymi narzędziami (łącznie z ich własnym produktem), tym większy jest wzrost ich efektywności.

Setki pracowników, setki lokalizacji, jedna misja

Obecnie, po przeprowadzeniu migracji wszystkich zespołów do rozwiązań Atlassian i zintegrowaniu ich z innymi codziennie używanymi narzędziami, wszystkie systemy i wszyscy pracownicy InVision mogą ze sobą współdziałać.

Każdy dział odczuł wpływ nowego rozwiązania w swojej pracy. Dyrektor działu IT Eric Amelie zauważył, że liczba zgłoszeń IT spadła o 50%, odkąd proces przesyłania wniosków o usługę został przeniesiony do Jira Service Desk, zintegrowany z platformą Slack i zaczęto korzystać z wewnętrznych mechanizmów automatyzacji Jira Software. Marie stwierdziła, że produkty Atlassian i platforma Slack pozwalają People Team na stałą komunikację między różnymi krytycznymi przepływami pracy z wieloma zmiennymi i gwarantują lepszą, kompleksową obsługę pracowników.

Wendy jest przekonana, że produkty chmurowe Atlassian odegrają kluczową rolę w skalowaniu i łączeniu rozproszonego zespołu firmy InVision. „Zdalna natura naszej pracy oznacza, że zazwyczaj trzeba odszukać osobę, która posiada niezbędne informacje, lub narzędzie, w którym znajdują się niezbędne dane. Dzięki centralizacji z użyciem rozwiązań Atlassian mamy teraz jedną wirtualną przestrzeń — niemal fizyczne odzwierciedlenie każdego działu — gdzie możemy przechowywać wiedzę i dane, bez konieczności polegania na poszczególnych osobach”, wyjaśnia Wendy. „Dzięki temu jesteśmy na bieżąco, skoncentrowani i efektywni. Zmniejszenie tarć i zakłóceń bardzo poprawiło widoczność, raportowanie i usprawnianie naszych działań”.

Liczba zgłoszeń IT spadła o 50%, odkąd proces przesyłania wniosków o usługę został przeniesiony do Jira Service Desk i zaczęto korzystać z wewnętrznych mechanizmów automatyzacji Jira Software.

Marie dodaje, że produkty Atlassian ułatwiają pracownikom InVision nie tylko wykonywać swoją pracę, ale też realizować szerszą misję pomagania firmom na całym świecie we wprowadzaniu innowacji dzięki cyfrowemu projektowaniu. „Ostatecznie nasze partnerstwo z Atlassian pozytywnie wpływa na klientów InVision”, mówi Marie. „Im bardziej jesteśmy zintegrowani jako zespół, tym skuteczniej możemy służyć naszym klientom, którzy dzięki temu tworzą lepsze cyfrowe produkty i interfejsy”.

Przekształć przepływy pracy w organizacji dzięki bezproblemowej, bezpiecznej współpracy w chmurze

Logo Fugro

Zespoły firmy Furgo wykorzystują Jira Software do automatyzacji i zarządzania logistyką pracy, dzięki czemu mogą skupić się na zwiększaniu innowacyjności swoich produktów.

Logo Fair

Jak Fair przeprowadza rewolucję w branży motoryzacyjnej dzięki szybkości, prostocie i wysokiemu poziomowi obsługi