InVision + Atlassian

Une équipe distribuée, mais pas déconnectée

Comment InVision a centralisé ses outils et fait évoluer son équipe distante grâce à Atlassian et à Slack


Une valeur de près de 2 milliards de dollars. Plus de 5 millions d'utilisateurs. Presque 800 employés. Zéro bureau.

::bruit de disque rayé:: Eh oui, vous avez bien entendu. Pas de quartier général, pas de locaux, nulle part.

Comment une start-up en développement logiciel dans un secteur florissant peut-elle se transformer en un chef de file évalué à plusieurs milliards de dollars en l'espace de quelques années, le tout avec une équipe entière en télétravail dans plus de 40 États et 20 pays à travers le monde ? InVision nous montre la voie.

Le fondateur et PDG d'InVision, Clark Valberg, considère que l'écran est devenu le lieu le plus important au monde. Il est donc logique que son entreprise ait non seulement développé une plateforme de conception collaborative et des outils de prototypage pour la création d'écrans et d'expériences digitales, mais également un fonctionnement reposant entièrement sur l'écran.

Le télétravail présente d'innombrables avantages : productivité accrue, économies, meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, etc. Mais il s'accompagne également de défis importants, entre autres, la création d'une culture d'entreprise forte, le maintien d'une communication claire et l'établissement de relations entre des collègues qui ne se côtoient pas physiquement ou ne se voient pas régulièrement.

Grâce à Atlassian et Slack, InVision a relevé tous ces défis et bien d'autres encore. L'entreprise a développé une équipe connectée et communicative, une culture primée, ainsi que des processus et des systèmes reproductibles permettant de faire évoluer cette culture tandis qu'elle s'efforce d'apporter une innovation axée sur la conception aux entreprises du monde entier.

La simplification commence par la centralisation

Lorsque Wendy Stockholm a rejoint BizTech en tant que directrice du département informatique, chaque équipe utilisait différents outils pour faire son travail. Ce stack technique, aussi vaste que déconnecté, entraînait de nombreux défis.

Grâce à Atlassian, il est facile de se lancer et de trouver une solution. J'adore également la possibilité d'accéder aux apps du Marketplace en libre-service.

Wendy Stockholm

Directrice de BizTech

Certaines tâches passaient entre les mailles du filet. Les employés perdaient du temps à basculer entre les outils, et les équipes pouvaient difficilement se transmettre des tâches, car chacune utilisait une plateforme différente. Les dirigeants se sont également aperçus qu'il était presque impossible d'obtenir des rapports complets ou une image précise des personnes et des projets gérés. Pour poursuivre sa croissance rapide, l'entreprise devait immédiatement simplifier ses processus.

InVision recherchait une plateforme basée sur le cloud qui puisse répondre à ses divers besoins et s'intégrer parfaitement aux autres outils spécifiques des différents services, comme le système de gestion des ressources humaines. Wendy Stockholm connaissait déjà Atlassian, et dès qu'elle a commencé à se renseigner sur la façon dont les outils Atlassian comme Jira Software, Confluence et Trello pouvaient facilement s'intégrer avec le reste des outils quotidiens de son entreprise, elle a rapidement été convaincue. Elle se souvient : « Grâce à Atlassian, il est facile de se lancer et de déployer une solution. J'ai aussi adoré l'idée d'avoir un Marketplace d'apps en libre-service. »

Grâce aux intégrations de Slack et d'Atlassian, « tout commentaire fait sur la page Confluence ou dans InVision apparaît dans Slack, nous obtenons donc des mises à jour en temps réel. »

Dennis Field

People Team

Wendy Stockholm était optimiste quant au fait que la migration et la gestion des changements seraient plus faciles puisque certains services d'InVision, entre autres le service Engineering et le service Product & Design (EPD), utilisaient déjà les logiciels Trello et Jira. Elle appréciait également les possibilités d'intégration d'Atlassian aux autres outils quotidiens d'InVision, notamment son propre produit, ainsi que Slack.

Alors que Wendy Stockholm et l'équipe de BizTech commençaient à centraliser leur propre système et leurs workflows informatiques au sein de Jira Software et Confluence, d'autres services adoptaient également Atlassian. Aujourd'hui, les équipes d'InVision utilisent les produits Atlassian pour améliorer leur productivité, leur efficacité, leur visibilité et leur collaboration.

Une solution sur mesure pour chaque service

Depuis l'implémentation des produits Atlassian, toutes les équipes d'InVision ont constaté des améliorations notables. Les ressources humaines (la « People Team » chez InVision) et le service informatique ont connu les plus grandes transformations jusqu'à présent.

Auparavant, les employés faisaient des demandes informatiques en postant un message sur le canal Slack « IT » d'InVision. Le service informatique n'avait toutefois aucun moyen d'assigner des tâches, d'effectuer facilement le suivi avec le demandeur, de suivre la demande ou de communiquer les résultats.

Dès lors, les produits Atlassian Cloud apparaissent comme la solution parfaite, puisqu'elle ne force pas les employés à modifier leur workflow. Étant donné que Slack s'intègre parfaitement aux produits Atlassian, il est toujours possible de publier un message dans Slack ou de soumettre des demandes directement via Jira Service Desk. Dans les deux cas, un ticket est automatiquement créé dans Jira Software grâce à l'intégration de Jira for Slack, où le service informatique peut assigner et traiter les demandes, discuter d'un ticket avec d'autres membres de l'équipe par le biais de commentaires, suivre la tâche jusqu'à sa finalisation et communiquer les résultats à la direction. Les employés peuvent consulter le ticket via Slack pour obtenir des mises à jour sur son état, son responsable, sa priorité, et plus encore. Tout cela permet à l'équipe informatique de gagner du temps (elle n'a plus à répondre aux questions sur l'état d'avancement des tâches) et aux employés de se concentrer sur leurs principales responsabilités sans avoir à s'inquiéter du potentiel oubli de leurs demandes.

Créez des tickets Jira directement dans Slack
Notification Jira avec mise à jour contextuelle

La People Team a également utilisé Atlassian pour simplifier son travail et améliorer la communication avec ses employés. Son service s'appuie sur Trello pour gérer l'intégration de nouveaux venus et sur Confluence pour documenter et partager les informations avec les employés. Ces deux solutions aident à créer une expérience positive pour les nouvelles recrues, ce qui est particulièrement important étant donné le modèle de télétravail d'InVision, et à tenir tous les employés au courant des dernières nouveautés et politiques.

Les employés d'InVision sont également encouragés à utiliser et à intégrer Atlassian de manière créative. Par exemple, Marie Kretlow et Dennis Field de la People Team ont intégré InVision avec Slack et Confluence pour visualiser leur travail et se tenir informés des mises à jour. « L'un des projets sur lesquels Marie et moi travaillons est notre manuel de l'employé », explique Dennis Field. « Nous utilisons souvent une fonction d'InVision appelée Freehand pour mettre en place des idées, et notre prototype de manuel InVision est intégré à une page Confluence. Tout ce que nous modifions est automatiquement transféré sur cette page Confluence pour que tout le monde puisse le voir. Ensuite, tout commentaire fait sur la page Confluence ou dans InVision apparaît dans Slack, nous obtenons donc des mises à jour en temps réel ». Les membres de l'équipe peuvent également aimer une page Confluence et répondre aux commentaires directement depuis le canal Slack où ils sont partagés.

InVision for Confluence
Répondez à des commentaires sur des pages Confluence sans quitter votre canal Slack
Prévisualisez des blogs et des pages Confluence à partir de Slack

Comme Marie Kretlow et Dennis Field ont pu l'observer directement, plus les employés d'InVision intègrent Atlassian et Slack à leur travail quotidien et aux autres outils qu'ils utilisent (y compris leur propre produit), plus ils s'améliorent et gagnent en efficacité.

Des centaines d'employés, des centaines de sites, une seule mission

Maintenant qu'InVision a migré toutes ses équipes vers Atlassian et a intégré la solution à ses autres outils quotidiens, tous ses systèmes et ses collaborateurs peuvent travailler en synergie comme une seule équipe.

Chaque service a ressenti l'impact de cette nouvelle solution sur son travail. Par exemple, le directeur informatique, Eric Amlie, rapporte que le nombre de tickets informatiques a diminué de 50 % depuis la migration du processus de demande de service vers Jira Service Desk, son intégration à Slack et l'utilisation des contrôles d'automatisation internes de Jira Software. Marie Kretlow explique pour sa part qu'Atlassian et Slack permettent également à la People Team de rester connectée de manière transparente à travers les workflows critiques comprenant de nombreux éléments mobiles et de fournir aux employés une meilleure expérience de bout en bout.

Wendy Stockholm est convaincue que les produits Atlassian Cloud joueront un rôle clé dans l'évolution et la connexion de l'équipe distribuée d'InVision. « La nature même de notre organisation opérant à distance implique normalement de chercher la personne qui connaît l'information souhaitée ou l'outil possédant les bonnes données. Mais grâce à la centralisation permise par Atlassian, nous disposons désormais d'un espace virtuel, sorte de représentation physique de chaque service, où nous pouvons stocker les connaissances et les données, et nous n'avons plus à dépendre d'une personne », explique-t-elle. « Cela nous a permis de rester alignés, concentrés et efficaces. La réduction des frictions et des perturbations a énormément contribué à améliorer la visibilité, le reporting et la rationalisation de nos pratiques ».

Le nombre de tickets informatiques a diminué de 50 % depuis la migration du processus de demande de service vers Jira Service Desk et l'utilisation des contrôles d'automatisation internes de Jira Software.

Marie Kretlow ajoute qu'Atlassian aide non seulement les employés d'InVision à faire leur travail quotidien, mais également à remplir leur mission plus profonde : aider les entreprises du monde entier à innover grâce à la conception digitale. « En fin de compte, notre partenariat avec Atlassian a un impact positif sur les clients d'InVision », explique-t-elle. « Plus notre équipe sera intégrée, plus nous pourrons servir nos clients en créant de meilleurs produits et expériences digitales ».

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