InVision + Atlassian

Distribuída, não desconectada

Como a InVision centralizou suas ferramentas e escalou sua equipe remota com a Atlassian e o Slack


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Setor

Software e Design

Localizações

Em todo o mundo

Número de usuários:

Mais de 700

Avaliação de quase US$ 2 bilhões. Mais de 5 milhões de usuários. Quase 800 funcionários. Nenhum escritório.

Espera aí, é isso mesmo? É, sim. Nenhuma sede, nenhum escritório em nenhum lugar.

Como pode uma startup de software em um setor em emergente se tornar uma líder multibilionária de negócios em apenas alguns anos (e isso tudo com uma equipe 100% remota distribuída por 40 estados e 20 países no mundo todo)? A InVision está mostrando como.

O fundador e CEO Clark Valberg acredita que a tela se tornou o lugar mais importante do mundo. Então faz sentido que eles tenham criado não só uma plataforma de design colaborativo e ferramentas de desenvolvimento de protótipos para criar telas e experiências digitais, mas também uma empresa que funciona toda pela tela.

O trabalho remoto tem várias vantagens comprovadas: maior produtividade, economia nos custos e melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional são alguns exemplos. Mas ele também traz grandes desafios, incluindo a criação de uma cultura forte para a empresa, a manutenção da clareza na comunicação e a criação de vínculos entre colegas que não estão sentados lado a lado nem se veem com frequência.

Com a ajuda da Atlassian e do Slack, a InVision encarou todos esses desafios e ainda alguns outros. Eles desenvolveram uma equipe conectada e comunicativa, uma cultura premiada e processos e sistemas repetíveis, que garantem a escalabilidade dessa cultura conforme eles levam as inovações do design para todas as empresas do mundo.

A simplificação começa com a centralização

Quando Wendy Stockholm entrou na empresa como Diretora do departamento de Tecnologias de Negócios e TI, cada equipe usava várias ferramentas para trabalhar. Essas pilhas de tecnologia, grandes e desconectadas, criavam vários desafios.

Com a Atlassian, fica fácil começar e conseguir uma solução. Eu também adorei a ideia de ter um Marketplace de aplicativos self-service.

Wendy Stockholm

Diretora de Tecnologia de Negócios

Algumas tarefas acabavam escapando. Os funcionários perdiam tempo mudando de uma ferramenta para a outra, e a circulação do trabalho entre as equipes era difícil porque cada uma usava uma plataforma diferente. Para os líderes, era quase impossível conseguir relatórios abrangentes ou um panorama completo das pessoas e dos projetos que eles estavam gerenciando. Para manter o crescimento rápido da empresa, isso precisava ser simplificado para ontem.

A InVision queria uma plataforma em nuvem que pudesse atender a essas necessidades diversas na hora e que tivesse boa integração com ferramentas específicas de cada departamento, como o sistema de gestão de recursos do RH. Wendy já conhecia a Atlassian, e, pesquisando como era fácil a integração das ferramentas como Jira Software, Confluence e Trello com as outras ferramentas que eles já usavam, ela logo considerou uma ótima opção. Ela lembra: "Com a Atlassian, é fácil começar a usar e desenvolver uma solução. Eu também adorei a ideia de ter um Marketplace de aplicativos self-service".

Com as integrações do Slack e da Atlassian, "Todo comentário feito na página do Confluence ou no InVision vai para o Slack, então a gente recebe atualizações em tempo real".

Dennis Field

Equipe de pessoas

Wendy estava bastante otimista de que a migração e o gerenciamento de mudanças seriam mais fáceis já que alguns departamentos da InVision, como Engenharia, Produto e Design (EPD), já estavam usando o Trello e o Jira Software. Ela também gostava do fato de que a InVision podia integrar a Atlassian com outras ferramentas que eles usavam no dia a dia, como o próprio produto da empresa e o Slack.

Ao mesmo tempo em que a Wendy e a equipe de Tecnologia de Negócios começaram a centralizar o sistema e os fluxos de trabalho de TI com o Jira Software e o Confluence, outros departamentos também estavam adotando produtos da Atlassian. Hoje, equipes de toda a InVision usam esses produtos para melhorar a produtividade, a eficiência, a visibilidade e a colaboração.

Soluções personalizadas para cada departamento

Desde a implementação dos produtos de nuvem da Atlassian, as equipes da InVision têm notado melhoras visíveis. O setor de RH (que na InVision é chamado de Equipe de Pessoas) e o de TI têm passado pelas maiores transformações até o momento.

Antes, os funcionários faziam solicitações de TI publicando uma mensagem no canal do Slack de TI da InVision. Nesse formato, a equipe de TI não tinha como atribuir tarefas, e era difícil acompanhar o solicitante, monitorar a solicitação e gerar relatórios dos resultados.

Agora, os produtos de nuvem da Atlassian apareceram como a solução perfeita, que não força mudanças no fluxo de trabalho dos funcionários. Como o Slack tem integração perfeita com os produtos da Atlassian, as pessoas ainda podem publicar mensagens no Slack ou enviar solicitações direto pelo Jira Service Desk. De qualquer um desses jeitos, o ticket vai ser criado no Jira Software com a integração do Jira para Slack. Lá, a equipe de TI pode atribuir e trabalhar com as solicitações, debater um item com outros membros da equipe por comentários, monitorar a tarefa até a conclusão e gerar relatórios dos resultados para a liderança. Os funcionários podem acompanhar atualizações de status, responsável, prioridade e outras informações do ticket no Slack. Isso economiza tempo para a equipe de TI, que não precisa mais dar conta de perguntas sobre status, e permite que os funcionários mantenham o foco nas responsabilidades centrais, sem precisar se preocupar com um possível esquecimento das solicitações de TI.

Crie itens do Jira direto no slack
Notificação do Jira com atualização em contexto

A Equipe de Pessoas também usou a Atlassian para simplificar o trabalho e melhorar a comunicação com os funcionários. O departamento usa o Trello para gerenciar a integração e o Confluence para documentar e compartilhar informações com os funcionários. As duas soluções criam uma experiência positiva para os novos contratados (o que é ainda mais relevante pensando no modelo de trabalho remoto da InVision) e mantêm os funcionários atualizados com as informações e políticas mais recentes.

A InVision também incentiva a criatividade dos funcionários para usar e integrar a Atlassian. Por exemplo: Marie Kretlow e Dennis Field, da Equipe de Pessoas, integraram o InVision com o Slack e o Confluence para visualizar o trabalho e ficar em dia com as atualizações. "Um projeto em que eu e a Marie estamos trabalhando é o manual do funcionário", explica Dennis. "A gente usa muito um recurso do InVision chamado Freehand para organizar as ideias, e o protótipo do InVision do manual é integrado a uma página do Confluence. Qualquer mudança que a gente faz é enviada direto para o Confluence para que todos possam ver. Depois, todo comentário feito na página do Confluence ou no InVision vai para o Slack, então a gente recebe atualizações em tempo real". Os membros da equipe também podem curtir uma página do Confluence e responder a comentários direto no canal do Slack em que foram compartilhados.

InVision for Confluence
Responda a comentários nas páginas do Confluence sem sair do canal do Slack
Veja blogs e páginas do Confluence no Slack

Como Marie e Dennis puderam ver em primeira mão, quanto mais membros da equipe da InVision integram a Atlassian e o Slack no trabalho diário, com outras ferramentas já em uso (incluindo o próprio produto), mais eles ganham em eficiência e melhoria.

Centenas de funcionários, centenas de lugares, uma missão

Agora que a InVision migrou todas as equipes para a Atlassian e integrou a solução com outras ferramentas do dia a dia, todos os sistemas e todos os funcionários podem trabalhar juntos, como um só.

Cada departamento sentiu o impacto dessa nova solução no seu trabalho. Por exemplo: o Diretor de TI, Eric Amlie, conta que o volume de tickets de TI caiu 50% com a transferência do processo de solicitação de serviço para o Jira Service Desk, a integração com o Slack e o uso dos controles de automação internos do Jira Software. Marie aponta que a Atlassian e o Slack também permitiram que a Equipe de Pessoas mantivesse a conexão sem interrupções dos fluxos de trabalho essenciais, com muitas partes móveis, e trouxesse uma experiência melhor para os funcionários, do início ao fim.

Wendy acredita que os produtos de nuvem da Atlassian vão ser decisivos na escalabilidade e conectividade da equipe distribuída da InVision. "Essa natureza remota faz com que você tenha que buscar a pessoa que sabe a informação que você está buscando ou a ferramenta que tem os dados certos. Mas agora, com a centralização da Atlassian, a gente tem um espaço virtual (como se fosse uma representação física de cada departamento) em que a gente pode armazenar as informações e os dados em vez de depender de uma pessoa", explica Wendy. "Isso tem ajudado a manter o alinhamento, o foco e a eficiência. Reduzir o atrito e as interrupções tem sido fundamental para melhorar a visibilidade e os relatórios e simplificar as práticas."

O volume de tickets de TI caiu 50% com a transferência do processo de solicitação de serviço para o Jira Service Desk e o uso dos controles de automação internos do Jira Software.

Marie complementa dizendo que a Atlassian ajuda a equipe da InVision não apenas no trabalho diário, mas também na realização da missão mais profunda, de ajudar empresas no mundo todo a inovar pelo design digital. "A parceria com a Atlassian tem impactos positivos para os clientes da InVision", afirma. "Quanto mais firme for a nossa integração como equipe, melhor a gente vai poder atender os clientes na criação de experiências e produtos digitais melhores."

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