Invision + Atlassian

分散但不分离

InVision 如何借助 Atlassian 和 Slack 实现工具集中化并扩展其远程团队


估值接近 20 亿美元。超过 500 万用户。近 800 名员工。零办公室。

::开始的时候:: 没错。没有总部,没有办公室 –可以在任何地方

一家新兴行业的软件初创公司是如何在短短几年内,用一支分布在 40 多个州和全球 20 多个国家/地区的全远程式办公团队,发展成价值数十亿美元的领先企业呢?InVision 能告诉我们答案。

创始人兼 CEO Clark Valberg 认为,这个世界上最重要的一个媒介是屏幕。因此,他们创造的不仅是一个用于创建屏幕和实现数字体验的协作设计和原型工具平台,更是一家完全通过屏幕来运作的公司。

远程办公有很多可靠的优势:更高的工作效率、更低的成本、更好地平衡工作与生活等。但同时也存在巨大的挑战,包括如何营造有凝聚力的公司文化,保持清晰有效的沟通,以及在没有并排而坐、也不经常看到彼此的同事间营造和谐融洽的关系。

借助 Atlassian 和 Slack,InVision 解决了所有这些挑战,并带来了更多优势。他们打造了一支互联的交际团队和奖项激励文化,以及用来拓展文化的可重复流程和系统,从而为全球更大公司带来以设计作为驱动力的创新。

通过集中化来实现简化

在 Wendy Stockholm 以 BizTech IT 部门总监的身份加入公司时,每个团队都还在使用各类工具来完成工作。这种庞大且脱节的技术堆栈存在若干巨大的挑战。

借助 Atlassian,我们可以轻松上手,制定解决方案。另外,我很欣赏采用自助式应用商城这个理念。

Wendy Stockholm

BizTech 总监

工作缝隙导致任务遗漏。切换工具浪费时间,而且每个团队使用的平台不同,从而导致团队之间难以传递工作任务。主管也不容易汇总报告或全面了解所管理的员工和项目。要想使公司继续快速发展,就需要精简。

InVision 想要打造基于云的平台,满足当前多样化的需求并集成特定于部门的其他工具,如 HR 部门所需的资源管理系统。Wendy 已经非常熟悉 Atlassian,当她开始研究 Atlassian 工具,如 Jira Software、Confluence 和 Trello 是如何与其他日常使用工具轻松集成时,Atlassian 很快就成了她的首选。她回忆说:“借助 Atlassian 的产品,不管是上手还是调整解决方案都变得非常容易。另外,我很欣赏采用自助式应用商城这个理念。

通过集成 Slack 和 Atlassian,“在 Confluence 页面或 InVision 中写下的每个评论都可以推送到 Slack,这样我们就可以获得实时更新。”

Dennis Field

员工团队

Wendy 对此表示乐观,因为 InVision 的一些部门,如工程部、产品设计部 (EPD) 已经开始使用 Trello 和 Jira Software,迁移和变更管理也将更为简单。她很赞赏 InVision 能够集成 Atlassian 与其他常用工具,其中包括其自身的产品以及 Slack。

在 Wendy 和 BizTech 团队开始将自己的系统和 IT 工作流程集成到 Jira Software 和 Confluence 时,其他部门也开始采用 Atlassian。现在,InVision 的团队都在使用 Atlassian 的产品来提高生产率、效率、可见性和协作效果。

针对各个部门的定制化解决方案

自从使用 Atlassian 云产品后,InVision 的每个团队都取得了显著改善。到目前为止,HR(在 InVision 中称作员工团队)和 IT 部门的转变最为巨大。

之前,员工需要在 InVision 的 IT Slack 渠道中发送 IT 请求。但是 IT 部门无法分配任务,或轻松跟进请求者、跟踪请求或报告结果。

现在,Atlassian 云产品可以完全解决这些问题,且无需员工改变工作流程。因为 Slack 无缝集成了 Atlassian 产品,因此个人仍然可以向 Slack 发送消息或直接通过 Jira Service Desk 提交请求。不管使用哪种方式,在采用 Jira for Slack 的 Jira Software 中都会自动生成请求单,如此一来 IT 部门便可分配和处理请求,与其他团队成员通过评论探讨问题,跟踪任务直至任务完成,并向主管报告结果。而员工则可通过 Slack 查看请求单,了解状态、经办人、优先级等事项的更新。这样便节省了 IT 团队的时间,因为他们不需要处理状态问题,而只需关注核心职责,且不用担心遗忘 IT 请求。

直接从 Slack 创建 Jira 事务
带上下文更新的 Jira 通知

员工团队也通过 Atlassian 简化了工作,提高了员工之间的有效沟通。这个部门使用 Trello 管理入职,并使用 Confluence 记录信息并与员工进行分享。这两大解决方案都有助于为新员工营造一种积极的体验(尤其是考虑到 InVision 的远程工作模式),同时还能让所有员工及时获悉最新消息和政策。

同时,InVision 的员工也被鼓励以创新方式使用和集成 Atlassian 产品。例如,员工团队的 Marie Kretlow 和 Dennis Field 集成了 InVision 与 Slack 和 Confluence,从而实现工作可视化并及时获取最新消息。Dennis 说道:“我和 Marie 正在做的一个项目是编制我们的员工手册,我们经常使用 InVision 功能中的 Freehand 来实现我们的想法,同时将我们手册的 InVision 原型嵌入到 Confluence 页面中。我们执行的任何更改都会自动推送到 Confluence,从而方便所有员工查看。每个人在 Confluence 页面或 InVision 中留下的评论也都会推送到 Slack,这样我们就能获取实时更新。”团队成员也可以点赞 Confluence 页面或直接在分享的 Slack 渠道中回复评论。

Invision for Confluence
在不离开 Slack 渠道的情况下回复 Confluence 页面上的评论
从 Slack 预览 Confluence 博客和页面

Marie 和 Dennis 率先体验了这些优势,越多 InVision 员工将 Atlassian 和 Slack 集成到他们的日常工作和其他使用工具中(包括他们自己的产品),就越能提高效率并实现改进。

数百名员工,数百个办公地点,同一个使命

随着 InVision 将所有团队迁移到 Atlassian,并将解决方案与其他日常使用工具相集成,所有系统和员工便可作为一个整体来协同工作。

每个部门都能感受到这个新解决方案对其工作产生的影响。例如,IT 总监 Eric Amlie 报告说,自从将服务请求流程转移到 Jira Service Desk、与 Slack 集成并利用 Jira Software 的内部自动控制后,IT 请求单量下降了 50%。Marie 表示,Atlassian 和 Slack 还借助多个动态环节来确保员工团队在各项关键工作流程上保持无缝互联,并自始至终为员工提供更好的工作环境。

Wendy 认为,Atlassian 云产品将在扩展和联接 InVision 离散式团队中发挥关键作用。“我们的远程特点意味着您一般需要找到知晓您所需信息的人员以及包含相应数据的工具。但是通过 Atlassian 实现集中化,我们现在便拥有了一个虚拟空间(在某种程度上以物理形式呈现每个部门),我们可以在其中存储知识和数据,而不必依靠人力,”Wendy 解释道,“这有助于我们保持统一高效。而减少冲突和摩擦,对于提升可见性、报告效果和简化操作都意义重大。”

自从将服务请求流程转移到 Jira Service Desk 并利用 Jira Software 的内部自动控制工具后,IT 请求单量下降了 50%。

Marie 补充道:“Atlassian 不仅帮助 InVision 的员工完成日常工作,而且还促使员工实现了一项更为意义深远的使命,那就是通过数字设计来帮助全球公司进行创新。她还说:“最终,我们与 Atlassian 的合作关系会影响到 InVision 的客户。我们的团队协作越紧密,我们就越能为客户创造更好的数字产品和体验。”

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