InVision + Atlassian

Distribuido, pero no desconectado

Cómo InVision centralizó sus herramientas y escaló su equipo remoto con Atlassian y Slack


Logotipo de invision
Sector

Software y diseño

Ubicaciones

Global

Número de usuarios:

700+

Una valoración de casi 2000 millones de USD. Más de 5 millones de usuarios. Casi 800 empleados. Cero oficinas.

::record scratch:: Así es. Sin oficinas centrales, sin espacio de oficina – en cualquier lugar.

¿Cómo puede una startup de software en un sector al alza convertirse en pocos años en líder con un valor de varios miles de millones de dólares, y todo ello con un equipo totalmente remoto y distribuido por 40 estados y 20 países? InVision nos muestra el camino.

El fundador y director ejecutivo, Clark Valberg, cree que la pantalla se ha convertido en el sitio más importante del mundo. Por eso tiene sentido que no solo desarrollen una plataforma de diseño colaborativo y herramientas de creación de prototipos para la fabricación de pantallas y experiencias digitales, sino también que sea una empresa que opera totalmente a través de la pantalla.

Trabajar de forma remota tiene incontables y contrastados beneficios: mayor productividad, ahorro de costes, mejor conciliación de la vida familiar y laboral, etc. Pero también presenta grandes desafíos, como la creación de una cultura empresarial fuerte, el mantenimiento de unas comunicaciones claras y la menor relación que se crea cuando no tienes a tus compañeros sentados al lado y los ves con regularidad.

Con la ayuda de Atlassian y Slack, InVision ha afrontado todos estos retos y muchos más. Ha desarrollado una cultura galardonada y un equipo conectado y comunicativo, además de procesos y sistemas repetibles para el escalado de esa cultura, al tiempo que llevan a empresas de todo el mundo innovación impulsada por el diseño.

La simplificación comienza con la centralización

Cuando Wendy Stockholm se unió a la empresa como directora de su departamento de tecnología empresarial, cada equipo utilizaba sus propias herramientas para el trabajo. Esta gran pila de tecnologías inconexas provocaba diversos problemas.

Con Atlassian, es fácil empezar y probar una solución. También me encanta la idea de tener un marketplace de aplicaciones autoservicio.

Wendy Stockholm

Directora de tecnología empresarial

Las tareas se perdían entre las grietas. Los empleados perdían tiempo cambiando de herramientas y era difícil pasar trabajo de unos equipos a otros porque cada uno utilizaba una plataforma distinta. Además, a los responsables les resultaba casi imposible generar informes comprensibles u obtener una imagen completa de las personas y los proyectos que gestionaban. Para poder mantener el rápido crecimiento de la empresa, era necesario simplificar.

InVision buscaba una plataforma basada en la nube que pudiera satisfacer sus distintas necesidades desde el primer momento, además de integrarse bien con otras herramientas específicas de cada departamento, como el sistema de gestión de recursos humanos. Wendy ya estaba familiarizada con Atlassian y, una vez que empezó a investigar el modo en que herramientas como Jira Software, Confluence y Trello podían integrarse fácilmente con el resto de sus herramientas cotidianas, se convirtió rápidamente en su primera opción. “Con Atlassian, es muy sencillo ponerse en marcha y desarrollar una solución. También me encantaba la idea de tener un marketplace de aplicaciones con autoservicio”, recuerda.

Con las integraciones de Slack y Atlassian, “todos los comentarios que alguien realiza en la página de Confluence o InVision se transmiten a Slack, por lo que tenemos actualizaciones en tiempo real”.

Dennis Field

Equipo de personas

Wendy era optimista y pensaba que la migración y la gestión de cambios serían más fáciles, ya que algunos departamentos de InVision, como Ingeniería, producto y diseño (EPD), ya utilizaban Trello y Jira Software. También le gustó que InVision pudiera integrar Atlassian con sus demás herramientas cotidianas, incluidos sus propios productos y Slack.

Mientras Wendy y el equipo de Tecnología empresarial comenzaban a centralizar sus propios sistemas y flujos de trabajo informáticos en Jira Software y Confluence, otros departamentos empezaron también a adoptar Atlassian. Hoy en día, todos los equipos de InVision utilizan productos de Atlassian para mejorar la productividad, la eficiencia, la visibilidad y la colaboración.

Una solución personalizada para cada departamento

Desde la implementación de los productos de Atlassian Cloud, todos los equipos de InVision han experimentado mejoras notables. Recursos humanos (que en InVision se denomina Equipo de personas) y TI son los equipos en los que se han producido las mayores transformaciones hasta ahora.

Antes, los empleados realizaban solicitudes publicando un mensaje en el canal de Slack del departamento de TI de InVision. Sin embargo, TI no tenía modo de asignar las tareas, de realizar un seguimiento sencillo con el solicitante, de controlar la solicitud ni de informar sobre los resultados.

Los productos de Atlassian Cloud han demostrado ser la solución perfecta, y todo ello sin forzar a los empleados a cambiar sus flujos de trabajo. Como Slack se integra a la perfección con los productos de Atlassian, pueden seguir publicando un mensaje en Slack, o bien enviar solicitudes directamente a través de Jira Service Desk. En ambos casos, se crea automáticamente un ticket en Jira Software gracias a la integración Jira for Slack, lo que permite al equipo de TI asignar las solicitudes y trabajar en ellas, tratar un problema con otros miembros del equipo mediante comentarios, realizar un seguimiento de la tarea hasta su finalización e informar del resultado a los responsables. Los empleados pueden ver el ticket en Slack y controlar su estado, la persona asignada, la prioridad y muchas cosas más. El equipo de TI se ahorra mucho tiempo, porque desaparecen las consultas de estado y los empleados pueden centrarse en sus responsabilidades principales, sin miedo a que TI se olvide de sus solicitudes.

Crea incidencias de Jira directamente desde Slack
Notificación de Jira con actualización contextual

El Equipo de personas también ha utilizado Atlassian para simplificar su trabajo y mejorar la comunicación con los empleados. Este departamento confía en Trello para gestionar la incorporación y en Confluence para documentar la información y compartirla con los empleados. Ambas soluciones ayudan a crear una experiencia positiva para los recién llegados (algo especialmente importante dado el modelo de trabajo remoto de InVision) y mantienen a los empleados al día de las últimas noticias y directrices.

Además, se anima a los empleados de InVision a que utilicen e integren Atlassian de manera creativa. Por ejemplo, Marie Kretlow y Dennis Field, del Equipo de personas, han integrado InVision con Slack y Confluence para visualizar su trabajo y mantenerse al tanto de las actualizaciones. “Uno de los proyectos en los que Marie y yo trabajamos es el manual del empleado”, explica Dennis. “A menudo utilizamos una función de InVision denominada Freehand para trazar ideas, y nuestro prototipo de InVision del manual está incrustado en una página de Confluence. Cualquier cambio se transmite automáticamente a Confluence y todos pueden verlo. Y los comentarios que se realizan en la página de Confluence o en InVision se transmiten a Slack, por lo que disponemos de actualizaciones en tiempo real”. Los miembros del equipo también pueden seguir una página de Confluence y responder a los comentarios directamente desde el canal de Slack donde se comparten.

InVision for Confluence
Responde a los comentarios en páginas de Confluence sin salir del canal de Slack
Previsualiza blogs y páginas de Confluence desde Slack

Como han comprobado Marie y Dennis de primera mano, cuanto más integran los empleados de InVision Atlassian y Slack en el trabajo diario y en las demás herramientas que utilizan (incluido su propio producto), más eficiencias y mejoras experimentan.

Cientos de empleados, cientos de ubicaciones, una misión

Ahora que InVision ha migrado todos sus equipos a Atlassian y ha integrado la solución con las demás herramientas cotidianas, todos sus sistemas y personas pueden trabajar como una unidad.

Todos los departamentos se han beneficiado de los efectos de esta nueva solución. Por ejemplo, el director de TI, Eric Amlie, explica que el volumen de tickets de TI se ha reducido un 50 % desde la transferencia del proceso de solicitudes de asistencia a Jira Service Desk, la integración con Slack y el uso de los controles de automatización internos de Jira Software. Marie afirma que Atlassian y Slack también permiten al Equipo de personas mantenerse conectado en flujos de trabajo esenciales con muchos elementos móviles, además de proporcionar una mejor experiencia a los empleados desde el principio hasta el final.

Wendy cree que los productos de Atlassian Cloud tendrán un papel esencial en el escalado y la conexión del equipo distribuido de InVision. “Nuestra naturaleza remota significa que normalmente hay que andar buscando a la persona que tiene la información que necesitas o la herramienta donde están los datos. Pero, gracias a la centralización con Atlassian, ahora disponemos de un espacio virtual, una especie de representación física de cada departamento, donde podemos almacenar datos y conocimientos, en vez de tener que depender de una persona”, explica Wendy. “Esto nos ha ayudado a mantenernos alineados, centrados y eficientes. Reducir la fricción y las interrupciones ha sido importantísimo para mejorar la visibilidad y la creación de informes, y para la optimización de nuestras prácticas”.

El volumen de tickets de TI se ha reducido un 50 % desde la transferencia del proceso de solicitudes de asistencia a Jira Service Desk y el uso de los controles de automatización internos de Jira Software.

Marie añade que Atlassian ayuda a los empleados de InVision no solo con su trabajo cotidiano, sino también con el desarrollo de su misión profunda: ayudar a empresas de todo el mundo a innovar mediante el diseño digital. “En definitiva, nuestra asociación con Atlassian tiene un efecto positivo en los clientes de InVision”, afirma. “Cuanto más logramos integrarnos como equipo, mejor podemos servir a nuestros clientes para que creen mejores productos y experiencias digitales”.

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