InVision + Atlassian

Verteilt, doch trotzdem verbunden

Wie InVision mit Atlassian und Slack seine Tools zentralisierte und sein Remoteteam skalierte


Geschätzter Unternehmenswert von nahezu 2 Mrd. US-Dollar. Über 5 Mio. Benutzer. Nahezu 800 Mitarbeiter. Keine einzige Niederlassung.

::kratzende Plattenspielernadel:: Ganz genau. Keine Hauptniederlassung, keine Büroräume – nirgendwo.

Wie kann sich ein Software-Startup in einer aufstrebenden Branche in nur wenigen Jahren zu einem milliardenschweren Großunternehmen entwickeln – und das ausschließlich mit einem Remote-Team, dessen Mitglieder sich auf 40 US-Bundesstaaten und 20 Länder verteilen? InVision zeigt uns, wie genau das möglich ist.

Gründer und CEO Clark Valberg ist überzeugt, dass der Bildschirm zum wichtigsten Ort der Welt geworden ist. Es ist also nicht verwunderlich, dass das Unternehmen nicht nur eine Plattform für kollaborative Design- und Prototypentools zur Erstellung von Bildschirmen und digitalen Erfahrungen entwickelt hat, sondern auch intern alles komplett über den Bildschirm betrieben wird.

Remote-Arbeit bietet erwiesenermaßen unendlich viele Vorteile: höhere Produktivität, Kosteneinsparungen, bessere Work-Life-Balance und mehr. Sie bringt jedoch auch einige Herausforderungen mit sich, wie zum Beispiel die Schaffung einer starken Unternehmenskultur, die Pflege einer klaren Kommunikationsweise und den Aufbau von Beziehungen zwischen Kollegen, die nicht nebeneinander sitzen oder sich regelmäßig sehen.

Mithilfe von Atlassian und Slack konnte InVision diese und noch viele weitere Herausforderungen meistern. Es entstanden ein vernetztes, kommunikatives Team und eine preisgekrönte Kultur sowie wiederholbare Prozesse und Systeme zur Skalierung dieser Kultur. Somit sind sie in der Lage, Unternehmen weltweit designorientierte Innovationen bereitzustellen.

Vereinfachung beginnt mit Zentralisierung

Als Wendy Stockholm im Unternehmen als Director der BizTech-IT-Abteilung anfing, arbeiteten alle Teams mit unterschiedlichen Tools. Diese zahlreichen und nicht miteinander verbundenen Technologien verursachten einige Probleme.

Alle Lösungen von Atlassian sind sofort einsatzbereit. Besonders überzeugt hat mich auch der flexible Zugriff auf Apps im Marketplace.

Wendy Stockholm

Director of BizTech

Es wurden Tasks übersehen. Mitarbeiter vergeudeten Zeit mit dem Wechsel zwischen Tools und es war schwierig, teamübergreifend an Aufgaben zu arbeiten, da jedes Team eine andere Plattform nutzte. Außerdem war es für die Führungskräfte nahezu unmöglich, umfassende Berichte abzurufen oder einen vollständigen Überblick über die Mitarbeiter und Projekte, für die sie zuständig waren, zu erhalten. Um das rasante Wachstum des Unternehmens aufrechtzuerhalten, mussten die Abläufe vereinfacht werden – und zwar sofort.

InVision suchte nach einer einzigen cloudbasierten Plattform, die den verschiedenen Anforderungen der Teams gerecht wird und sich gut mit anderen abteilungsspezifischen Tools, wie zum Beispiel dem HR-Ressourcenmanagementsystem, integrieren lässt. Wendy war bereits mit Atlassian vertraut und nachdem sie herausfand, wie einfach sich Atlassian-Tools wie Jira Software, Confluence und Trello in ihre alltäglich genutzten Tools integrieren lassen, wurden diese schnell zu ihrem Favoriten. "Der Einstieg in Atlassian und die Einrichtung einer Lösung sind kinderleicht. Mir gefiel die Option, sich selbst im App-Marketplace bedienen zu können."

Mit den Slack- und Atlassian-Integrationen "wird jeder Kommentar, den jemand auf der Confluence-Seite oder in InVision hinterlässt, zu Slack gepusht, sodass wir Updates in Echtzeit erhalten".

Dennis Field

People Team

Wendy blickte der Migration und dem Änderungsmanagement optimistisch entgegen, da einige Abteilungen von InVision, wie zum Beispiel Engineering und Product & Design (EPD), bereits mit Trello und Jira Software arbeiteten. Außerdem wusste sie zu schätzen, dass InVision Atlassian in die anderen alltäglichen Tools des Unternehmens, wie das eigene Produkt und Slack, integrieren konnte.

Während Wendy und das BizTech-Team mit der Zentralisierung des eigenen Systems und der Workflows der IT in Jira Software und Confluence begannen, führten andere Abteilungen ebenfalls Atlassian ein. Heute nutzen Teams überall bei InVision Atlassian-Produkte zur Optimierung ihrer Produktivität, Effizienz, Transparenz und Zusammenarbeit.

Eine individuelle Lösung für jede Abteilung

Seit der Implementierung der Atlassian Cloud-Produkte verzeichnet jedes Team bei InVision merkliche Verbesserungen. In HR (bei InVision People Team genannt) und in der IT-Abteilung fanden bisher die größten Veränderungen statt.

Früher stellten die Mitarbeiter ihre IT-Anfragen, indem sie eine Nachricht im Slack-IT-Kanal des Unternehmens hinterließen. Das IT-Team hatte jedoch keine Möglichkeit, die Tasks zuzuweisen, problemlos die Anfrage weiterzuverfolgen oder Berichte zu Ergebnissen zu erstellen.

Inzwischen haben sich die Atlassian Cloud-Produkte als perfekte Lösung erwiesen, die keine Workflow-Änderungen erforderlich machte. Slack ist nahtlos in Atlassian-Produkte integrierbar, die Benutzer können weiterhin Nachrichten in Slack hinterlassen oder aber ihre Anfragen direkt in Jira Service Desk übermitteln. Bei beiden Methoden wird in Jira Software mithilfe der Jira for Slack-Integration automatisch ein Ticket erstellt. Dort kann die IT Anfragen zuweisen und daran arbeiten, in Kommentaren ein Problem mit anderen Teammitgliedern besprechen, Tasks bis zur Fertigstellung verfolgen und den Führungskräften Ergebnisberichte zukommen lassen. Die Mitarbeiter können über Slack Updates zum Status des Tickets, zur zugewiesenen Person, Priorität und mehr beobachten. Dies spart dem IT-Team Zeit, da es keine Fragen zum Status beantworten muss und die Mitarbeiter sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können, ohne sich Sorgen zu machen, dass IT-Anfragen in Vergessenheit geraten.

Erstelle Jira-Vorgänge direkt in Slack
Jira-Benachrichtigung mit kontextbezogenem Update

Das People Team vereinfachte ebenfalls seine Arbeitsweise und optimierte mithilfe von Atlassian die Kommunikation mit den Mitarbeitern. Die Abteilung nutzt Trello für das Onboarding-Management und Confluence zum Dokumentieren und Teilen von Informationen. Beide Lösungen helfen dabei, alle Mitarbeiter über aktuelle Neuigkeiten und Richtlinien auf dem Laufenden zu halten und neuen Mitarbeitern einen guten Einstieg zu verschaffen – dies ist angesichts des Remote-Arbeitsmodells von InVision besonders wichtig.

Die Mitarbeiter von InVision werden ermutigt, Atlassian auf kreative Weise zu nutzen und zu integrieren. Marie Kretlow und Dennis Field aus dem People Team haben beispielsweise InVision mit Slack und Confluence integriert, um ihre Arbeit zu visualisieren und über Updates informiert zu werden. "Marie und ich arbeiten unter anderem an der Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs", erklärt Dennis. "Zur Skizzierung unserer Ideen verwenden wir gerne eine InVision-Funktion namens Freehand und unser InVision-Prototyp des Handbuchs ist in eine Confluence-Seite eingebettet. Alle Änderungen, die wir vornehmen, werden automatisch zu Confluence gepusht, sodass sie für jeden sichtbar sind. Anschließend wird jeder Kommentar auf der Confluence-Seite oder in InVision zu Slack gepusht, sodass wir Updates in Echtzeit erhalten." Außerdem können Teammitglieder auf Confluence-Seiten "Gefällt mir"-Angaben hinterlassen oder direkt über den Slack-Channel, über den Kommentare geteilt werden, auf diese antworten.

InVision for Confluence
Antworte auf Kommentare auf Confluence-Seiten, ohne den Slack-Kanal zu verlassen
Lass dir in Slack eine Vorschau von Confluence-Blogs und -Seiten anzeigen

Wie Marie und Dennis selbst beobachten konnten, werden die Mitarbeiter von InVision effizienter, je mehr sie Atlassian und Slack in ihre alltäglichen Aufgaben und die anderen von ihnen genutzten Tools integrieren.

Hunderte von Mitarbeitern, Hunderte von Standorten, eine gemeinsame Mission

Nachdem InVision nun alle Teams zu Atlassian migriert und die Lösung mit anderen alltäglichen Tools integriert hat, können alle Systeme und Mitarbeiter zusammenarbeiten.

In jeder Abteilung waren die Auswirkungen dieser neuen Lösung auf die Arbeit spürbar. Director of IT Eric Amlie berichtet beispielsweise, dass die IT-Ticketanzahl um 50 % zurückgegangen ist, seit der Serviceanfrageprozess zu Jira Service Desk übertragen wurde, Slack in die Lösung integriert wurde und die interne Automation von Jira Software angewendet wird. Marie erklärt, dass das People Team dank Atlassian und Slack in kritischen Workflows mit vielen beweglichen Elementen nahtlos vernetzt bleibt und die Mitarbeitererfahrung sich von Anfang bis Ende durchgehend verbessert hat.

Wendy ist überzeugt, dass Atlassian Cloud-Produkte eine Schlüsselrolle bei der Skalierung und Vernetzung der verteilten Teams von InVision spielen wird. "In unserem Remote-Arbeitsmodell muss normalerweise der Mitarbeiter oder das Tool mit der benötigten Information erst ausfindig gemacht werden. Durch die Zentralisierung mit Atlassian verfügen wir nun jedoch über einen gemeinsamen virtuellen Bereich – in gewisser Weise eine physische Repräsentation der jeweiligen Abteilungen – in dem wir Wissen und Daten aufbewahren können, anstatt uns auf einzelne Personen zu verlassen", so Wendy. "Dies optimiert unsere Koordinierung, Fokussierung und Effizienz. Die Minimierung von Reibungsflächen und Störungen hat für enorme Verbesserungen hinsichtlich Transparenz, Berichterstellung und Optimierung unserer Verfahren gesorgt."

Die IT-Ticketzahlen sind seit dem Transfer des Serviceanfrageprozesses zu Jira Service Desk und der Nutzung der internen Automation von Jira Software um 50 % zurückgegangen.

Marie fügt hinzu, dass Atlassian die Mitarbeiter von InVision nicht nur bei der täglichen Arbeit unterstützt, sondern auch bei der Verwirklichung der übergeordneten Mission, Unternehmen weltweit durch digitales Design Innovationskraft zu verleihen. "Letztendlich wirkt sich unsere Partnerschaft mit Atlassian positiv auf die Kunden von InVision aus", so Marie. "Je umfassender wir als Team integriert sind, desto besser können wir unseren Kunden bei der Erstellung besserer digitaler Produkte und Erfahrungen unterstützen."

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