InVision + Atlassian

Distribuiti, ma non separati

In che modo InVision ha centralizzato gli strumenti e ampliato il team remoto con Atlassian e Slack


Logo di InVision
Settore

Software e progettazione

Località

In tutto il mondo

Numero di utenti

Oltre 700

Una valutazione di quasi 2 miliardi di dollari. Oltre 5 milioni di utenti. Quasi 800 dipendenti. Nessun ufficio.

::Effetto sonoro disco rigato:: È tutto vero. Nessuna sede centrale, nessun ufficio – l'azienda è ovunque.

Come fa una startup software che opera in un settore in crescita a diventare nel giro di pochi anni un leader aziendale multimiliardario – il tutto con un team completamente remoto distribuito in oltre 40 stati e 20 paesi in tutto il mondo? InVision ci indica il modo.

Il fondatore e CEO Clark Valberg è convinto che lo schermo sia diventato il luogo più importante al mondo. Quindi è logico che l'azienda abbia non solo sviluppato una piattaforma di progettazione collaborativa e strumenti di prototipazione per la creazione di schermi ed esperienze digitali, ma anche che svolga tutte le sue attività tramite lo schermo.

Il lavoro a distanza offre innumerevoli vantaggi comprovati: maggiore produttività, risparmio sui costi, migliore equilibrio tra lavoro e vita privata e molto altro. Non mancano, tuttavia, le grandi sfide, tra cui la creazione di una forte cultura aziendale, il mantenimento di una comunicazione chiara e la creazione di rapporti tra colleghi che non sono fisicamente vicini o che non si vedono regolarmente.

Con l'aiuto di Atlassian e Slack, InVision ha affrontato tutte queste sfide e molto altro. Ha sviluppato un team connesso e comunicativo e una cultura vincente, oltre a processi e sistemi ripetibili che rendono scalabile tale cultura, poiché portano l'innovazione basata sulla progettazione in ogni azienda del mondo.

La semplificazione ha inizio con la centralizzazione

Quando Wendy Stockholm è entrata a far parte dell'azienda in qualità di direttrice del reparto IT di BizTech, ogni team utilizzava svariati strumenti per svolgere il proprio lavoro, creando uno stack tecnologico di grandi dimensioni e disconnesso che causava diversi problemi.

Con Atlassian, è facile iniziare e trovare una soluzione. Mi è piaciuta anche l'idea di avere un marketplace di app self-service.

Wendy Stockholm

Direttrice di BizTech

Accadeva che i task non venissero gestiti. I dipendenti perdevano tempo nel passaggio da uno strumento all'altro ed era difficile trasferire il lavoro da un team all'altro perché ciascuno di essi utilizzava una piattaforma diversa. Per i leader, inoltre, era quasi impossibile eseguire un pull di report completi o ottenere un quadro completo delle persone e dei progetti gestiti. Per continuare il percorso di crescita rapida dell'azienda, si imponeva una semplificazione immediata.

InVision desiderava una piattaforma basata su cloud che potesse subito soddisfare le varie esigenze dell'azienda e che si integrasse adeguatamente con altri strumenti specifici dei reparti, come il sistema di gestione delle risorse umane. Wendy conosceva già Atlassian e, dopo aver iniziato a effettuare ricerche sul modo in cui gli strumenti Atlassian come Jira Software, Confluence e Trello si integrano facilmente con il resto degli strumenti usati quotidianamente, la sua scelta è ricaduta su questa azienda. "Con Atlassian", ricorda, "è facile iniziare a utilizzare gli strumenti e individuare una soluzione. Mi è piaciuta anche l'idea di avere un marketplace di app self-service".

Con le integrazioni di Slack e Atlassian, "ogni commento lasciato da un utente sulla pagina Confluence o in InVision viene inviato a Slack, così riceviamo aggiornamenti in tempo reale."

Dennis Field

People Team

Wendy era ottimista sul fatto che la migrazione e la gestione delle modifiche sarebbero state più facili, poiché alcuni reparti di InVision, come Engineering, Product & Design (EPD), utilizzavano già Trello e Jira Software. Apprezzava, inoltre, il fatto che InVision potesse integrare Atlassian con gli altri strumenti usati quotidianamente, compresi il proprio prodotto e Slack.

Mentre Wendy e il team di BizTech iniziavano a centralizzare il proprio sistema e i flussi di lavoro IT in Jira Software e Confluence, anche altri reparti adottavano Atlassian. Oggi i team InVision utilizzano i prodotti Atlassian per migliorare la produttività, l'efficienza, la visibilità e la collaborazione.

Una soluzione personalizzata per ogni reparto

Da quando i prodotti Atlassian Cloud sono stati implementati, ogni team InVision ha ottenuto notevoli miglioramenti. Fino a ora le trasformazioni maggiori si sono verificate nell'ambito delle risorse umane (definite "People Team" da InVision) e dell'IT.

Prima, i dipendenti effettuavano le richieste IT pubblicando un messaggio nel canale IT Slack di InVision. Tuttavia, l'IT non aveva la possibilità di assegnare task, fornire facilmente aggiornamenti al richiedente, monitorare la richiesta o creare report sui risultati.

I prodotti Atlassian Cloud si sono affermati come la soluzione perfetta perché non costringono i dipendenti a cambiare il loro flusso di lavoro. Poiché Slack si integra perfettamente con i prodotti Atlassian, le singole persone possono comunque inviare un messaggio a Slack o inviare richieste direttamente tramite Jira Service Desk. In entrambi i casi, con l'integrazione Jira for Slack viene creato automaticamente un ticket in Jira Software, dove l'IT può assegnare ed elaborare le richieste, parlare di un ticket con altri membri del team tramite commenti, monitorare il task fino al completamento e riferire i risultati alla leadership. I dipendenti possono seguire il ticket in Slack per gli aggiornamenti sullo stato, l'assegnatario, la priorità e altro ancora. In questo modo il team IT risparmia tempo poiché non deve più rispondere a domande sullo stato e i dipendenti possono concentrarsi sulle loro responsabilità principali senza temere che le loro richieste IT vengano dimenticate.

Crea i ticket Jira direttamente da Slack
Notifica Jira con aggiornamento contestuale

Il People Team ha inoltre utilizzato Atlassian per semplificare il proprio lavoro e migliorare la comunicazione con i dipendenti. Il suo reparto si avvale di Trello per gestire l'onboarding e di Confluence per documentare e condividere le informazioni con i dipendenti. Entrambe le soluzioni contribuiscono a creare un'esperienza positiva per i neoassunti – aspetto particolarmente cruciale considerato il modello di lavoro a distanza di InVision – e a tenere tutti i dipendenti aggiornati sulle ultime novità e politiche.

Gli InVisioner sono incoraggiati a utilizzare e integrare Atlassian anche in modi creativi. Ad esempio, Marie Kretlow e Dennis Field del People Team hanno integrato InVision con Slack and Confluence per visualizzare il lavoro e restare aggiornati. "Un progetto a cui io e Marie stiamo lavorando è il manuale per i dipendenti", spiega Dennis. "Utilizziamo spesso una funzione InVision chiamata Freehand per mappare le idee e il nostro prototipo InVision del manuale è integrato in una pagina Confluence. Tutto ciò che modifichiamo viene inviato automaticamente a Confluence, in modo che sia visibile a tutti. Quindi, ogni commento lasciato da un utente sulla pagina Confluence o in InVision viene inviato a Slack, così riceviamo aggiornamenti in tempo reale". I membri del team possono anche esprimere il proprio gradimento di una pagina Confluence e rispondere ai commenti direttamente dal canale Slack in cui questi sono condivisi.

InVision for Confluence
Rispondi ai commenti sulle pagine di Confluence senza uscire dal canale Slack
Visualizza in anteprima i blog di Confluence e le pagine di Slack

Come Marie e Dennis hanno avuto modo di constatare in prima persona, più gli InVisioner integrano Atlassian e Slack nel loro lavoro quotidiano e negli altri strumenti utilizzati (compreso il proprio prodotto), maggiori sono le efficienze e i miglioramenti che ottengono.

Centinaia di dipendenti, centinaia di sedi, una sola missione

Ora che InVision ha migrato tutti i suoi team in Atlassian e integrato la soluzione con gli altri strumenti usati quotidianamente, tutti i suoi sistemi e le sue persone possono lavorare insieme come un'unica entità.

Ogni reparto ha avvertito l'impatto di questa nuova soluzione sul proprio lavoro. Ad esempio, il direttore dell'IT Eric Amlie riferisce che il volume dei ticket IT è diminuito del 50% da quando ha trasferito il processo di richiesta di assistenza a Jira Service Desk, integrandolo con Slack e utilizzando i controlli di automazione interni di Jira Software. Marie afferma che Atlassian e Slack consentono inoltre al People Team di restare sempre in contatto nell'ambito dei flussi di lavoro critici caratterizzati da numerosi elementi dinamici e di fornire un'esperienza migliore ai dipendenti dall'inizio alla fine.

Wendy è convinta che i prodotti Atlassian Cloud svolgeranno un ruolo chiave per la scalabilità e la connessione del team distribuito di InVision. "Poiché operiamo in remoto, di solito occorre "dare la caccia" alla persona che conosce le informazioni cercate o allo strumento che ha i dati giusti. Grazie alla centralizzazione con Atlassian, invece, ora abbiamo uno spazio virtuale – una sorta di rappresentazione fisica di ogni reparto – dove possiamo memorizzare conoscenze e dati, invece di fare affidamento su una persona", spiega Wendy. "Ciò ha contribuito a mantenerci allineati, concentrati ed efficienti. La riduzione dell'attrito e delle interruzioni è stata enorme in termini di miglioramento della visibilità, della creazione di report e di semplificazione delle nostre pratiche".

Il volume dei ticket IT è diminuito del 50% da quando il processo di richiesta di assistenza è stato trasferito a Jira Service Desk e vengono utilizzati i controlli di automazione interni di Jira Software.

Marie aggiunge che Atlassian aiuta gli InVisioner non solo a svolgere il loro lavoro quotidiano, ma anche a portare avanti la loro missione più importante, che è quella di aiutare le aziende di tutto il mondo a innovare attraverso la progettazione digitale. "In ultima analisi, la nostra partnership con Atlassian ha un impatto positivo sui clienti di InVision", afferma. "Quanto più saremo integrati come team, tanto meglio potremo servire i nostri clienti nella creazione di prodotti ed esperienze digitali migliori".

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