InVision + Atlassian

Verspreid, maar toch verbonden

Hoe InVision hun tools gecentraliseerd en hun externe team geschaald heeft met Atlassian en Slack


Een waardevaststelling van bijna $ 2 miljard. Meer dan 5 miljoen gebruikers. Bijna 800 medewerkers. Geen vestigingen.

<nergens.

Hoe een software-startup in een snelgroeiende sector binnen enkele jaren kan uitgroeien tot miljardenbedrijf en marktleider – met een volledig extern team, verspreid over 40 staten en 20 landen wereldwijd. InVision laat het zien.

Oprichter en CEO Clark Valberg denkt dat het scherm inmiddels kan worden gerekend als de belangrijkste locatie ter wereld. Het is dus niet vreemd dat ze niet alleen een platform hebben ontwikkeld voor samenwerking en prototyping van tools om schermen en digitale ervaringen te creëren. Ze hebben ook een bedrijf opgezet dat alleen op schermen bestaat.

De bewezen voordelen van extern werken zijn eindeloos: hogere productiviteit, kostenbesparing, een betere balans tussen werk en privé en meer. Er zijn echter ook grote uitdagingen, zoals het creëren van een sterke bedrijfscultuur, duidelijk blijven communiceren en een band opbouwen tussen collega's die niet fysiek naast elkaar zitten of elkaar regelmatig zien.

Met behulp van Atlassian en Slack heeft InVision deze en nog andere uitdagingen aangepakt. Men heeft een verbonden, communicatief team ontwikkeld en een toonaangevende bedrijfscultuur. Daarnaast maakt men gebruik van herhaalbare processen en systemen om die cultuur op schaal toe te passen en tegelijkertijd ontwerpgedreven innovatie te leveren aan bedrijven in de hele wereld.

Vereenvoudigen begint met centraliseren

Toen Wendy Stockholm bij het bedrijf kwam als directeur van hun BizTech IT-afdeling gebruikte ieder team een aantal tools voor hun werk. Deze grote en onsamenhangende berg technologie zorgde voor meerdere uitdagingen.

Het is eenvoudig om met Atlassian aan de slag te gaan en tot een oplossing te komen. Ik vond het idee van de selfservice Marketplace voor apps ook geweldig.

Wendy Stockholm

Director BizTech

Taken schoten er soms bij in. Medewerkers verloren tijd bij het wisselen tussen tools en het was lastig om werk door te schuiven naar een ander team, omdat elk team een ander platform gebruikte. Voor leidinggevenden was het bijna onmogelijk om een volledig rapport samen te stellen of om overzicht te krijgen van de mensen en projecten waar ze de leiding over hadden. Om de snelle groei van het bedrijf voort te kunnen zetten moesten ze vereenvoudigen, en wel meteen.

InVision wilde één cloud-based platform dat direct aan de diverse behoeften kon voldoen en goed kon integreren met andere afdelingsspecifieke tools zoals het resourcemanagementsysteem van HR. Wendy was al bekend met Atlassian en zodra ze ontdekte hoe eenvoudig het was om Atlassian-tools zoals Jira Software, Confluence en Trello te integreren met de rest van hun dagelijks gebruikte tools, werd deze oplossing haar favoriet. Ze zegt, "Met Atlassian is het gemakkelijk om aan de slag te gaan en een oplossing te vinden. Ik vond het idee van de selfservice Marketplace voor apps ook geweldig."

Dankzij de Slack en Atlassian-integraties wordt "elke opmerking die iemand maakt op de Confluence-pagina of in InVision naar Slack gepusht, zodat we updates in realtime ontvangen."

Dennis Field

People Team

Wendy was ervan overtuigd dat migratie en verandermanagement eenvoudig zouden zijn, aangezien sommige afdelingen van InVision, zoals Engineering, Product & Design (EPD) op dat moment al Trello en Jira Software gebruikten. Ze vond het ook positief dat InVision Atlassian kon integreren met hun andere tools die ze dagelijks gebruiken, inclusief hun eigen product en Slack.

Terwijl Wendy en het BizTech-team hun eigen systeem en IT-workflows naar Jira Software en Confluence centraliseerden, begonnen ook andere afdelingen Atlassian te implementeren. Nu gebruiken allerlei teams van InVision Atlassian-producten voor meer productiviteit, efficiëntie, zichtbaarheid en samenwerking.

Een aangepaste oplossing voor iedere afdeling

Sinds de implementatie van Atlassian-cloudproducten zijn alle teams van InVision er merkbaar op vooruit gegaan. Tot nu toe zijn bij HR (dat bij InVision het People Team heet) en IT de grootste transformaties waargenomen.

Voorheen dienden medewerkers IT-aanvragen in door een bericht in InVision's IT-kanaal in Slack te posten. IT kon echter geen taken toewijzen, de aanvrager niet gemakkelijk op de hoogte houden, de aanvraag niet volgen of resultaten niet rapporteren.

Atlassian-cloudproducten bleken de perfecte oplossing, zonder medewerkers te dwingen hun workflow te veranderen. Omdat Slack naadloos integreert met Atlassian-producten, kunnen mensen nog steeds een bericht op Slack posten of aanvragen direct indienen via Jira Service Desk. Er wordt dan automatisch een ticket aangemaakt in Jira Software met de Jira for Slack integratie. Hier kan IT dan weer aanvragen toewijzen en eraan werken, een issue bespreken met andere teamleden door middel van opmerkingen, de taak volgen tot deze voltooid is en hun resultaten rapporteren aan leidinggevenden. Medewerkers kunnen de ticket in Slack volgen voor updates over de status, uitvoerder, prioriteit en meer. Dit bespaart het IT-team tijd: ze hoeven zich niet meer bezig te houden met vragen over de status, waardoor medewerkers zich kunnen concentreren op hun kernverantwoordelijkheden zonder dat hun IT-aanvragen worden vergeten.

Rechtstreeks vanuit Slack Jira-issues aanmaken
Jira-melding met contextuele update

Het People Team heeft Atlassian ook gebruikt om hun werk te vereenvoudigen en de communicatie met hun medewerkers te verbeteren. Hun afdeling gebruikt Trello voor het onboardingsbeheer en Confluence voor het documenteren en het delen van informatie met medewerkers. Beide oplossingen zorgen voor een positieve ervaring voor nieuwe medewerkers, wat cruciaal is omdat InVision een extern werkmodel hanteert – en zo alle medewerkers op de hoogte houdt van het laatste nieuws en beleid.

De medewerkers van InVision worden aangemoedigd Atlassian ook op creatieve manieren te gebruiken en integreren. Marie Kretlow en Dennis Field van het People Team integreerden bijvoorbeeld InVision met Slack en Confluence om hun werk te kunnen visualiseren en om op te hoogte te blijven van updates. "Een project waar Marie en ik aan werken is ons medewerkershandboek," legt Dennis uit. "Vaak gebruiken we de functie Freehand van InVision om ideeën in kaart te brengen. Ons InVision handboekprototype is geïntegreerd in een Confluence-pagina. Als we iets veranderen wordt de verandering automatisch naar Confluence gepusht zodat deze voor iedereen zichtbaar is. Opmerkingen die vervolgens gemaakt worden op de Confluence-pagina of in InVision worden naar Slack gepusht, zodat we realtime updates ontvangen." Teamleden kunnen ook een Confluence-pagina liken en meteen reageren op opmerkingen in het kanaal van Slack waar ze deel van uitmaken.

InVision for Confluence
Beantwoord opmerkingen op Confluence-pagina's zonder het Slack-kanaal te verlaten
Preview Confluence-blogs en -pagina's in Slack

Marie en Dennis hebben zelf ervaren dat hoe meer medewerkers van InVision Atlassian en Slack in hun dagelijkse werkzaamheden en tools integreren (inclusief hun eigen product), hoe meer efficiëntie en verbetering ze ervaren.

Honderden medewerkers, honderden locaties, één missie.

Nu InVision alle teams naar Atlassian heeft gemigreerd en de oplossing met de andere dagelijks gebruikte tools heeft geïntegreerd, kunnen alle systemen en mensen als één geheel samenwerken.

Iedere afdeling heeft de impact van deze nieuwe oplossing op hun werk gevoeld. Eric Amlie, directeur IT, heeft bijvoorbeeld gemerkt dat het aantal IT-tickets met 50% is afgenomen sinds het serviceaanvraagproces is overgeheveld naar Jira Service Desk, waar het geïntegreerd is met Slack en gebruik maakt van de interne automatiseringsfuncties van Jira Software. Marie zegt dat Atlassian en Slack er ook voor zorgen dat het People Team naadloos verbonden blijft met kritieke workflows waarin veel gebeurt. Dit zorgt van begin tot eind voor een betere ervaring voor medewerkers.

Wendy denkt dat de cloudproducten van Atlassian een belangrijke rol gaan spelen bij het schalen en verbinden van het verspreide team van InVision. "Onze externe werkwijze zorgt ervoor dat normaal gesproken je op zoek moet gaan naar de persoon die over de informatie beschikt die je nodig hebt, of naar de tool die de juiste gegevens bevat. Door met Atlassian te centraliseren hebben we nu echter één virtuele space, een soort van fysieke representatie van elke afdeling, waar we kennis en gegevens kunnen opslaan, in plaats van terug te moeten vallen op een persoon," legt Wendy uit. "Dit heeft ervoor gezorgd dat we op één lijn, gefocust en efficiënt blijven. Het verminderen van frictie en onderbrekingen heeft een grote rol gespeeld bij het verbeteren van de zichtbaarheid, de rapportage en het stroomlijnen van onze werkzaamheden."

Het aantal IT-tickets is afgenomen met 50% sinds het serviceaanvraagproces is overgeheveld naar Jira Service Desk en gebruikmaakt van de interne automatiseringfuncties van Jira Software.

Marie voegt toe dat Atlassian InVisioners helpt om niet alleen hun dagelijkse werkzaamheden te doen, maar ook om hun diepere missie te volbrengen om bedrijven van over de hele wereld te helpen innoveren door middel van digitaal design. "Al met al heeft ons partnerschap met Atlassian de klanten van InVision positief beïnvloed," zegt ze. "Hoe meer geïntegreerd we kunnen worden als team, hoe beter we de klanten kunnen helpen naarmate ze betere digitale producten en ervaringen ontwikkelen."

Transformeer de workflows van je organisatie met naadloze, veilige samenwerking in de cloud

Fugro-logo

Teams van Dugro vertrouwen op Jira Software om de logistiek van hun werk te automatiseren en beheren, zodat zij zich kunnen concentreren op het innoveren van hun producten.

Fair-logo

Hoe Fair de auto-industrie op z'n kop zet met snelheid, service en eenvoud