Jak firma CHG Healthcare zwiększyła oszczędności i poprawiła usługi poprzez migrację do produktów w chmurze Atlassian

Przygotowanie + współpraca = płynna, udana migracja

Po opracowaniu osi czasu dla przyspieszonego projektu firma CHG przystąpiła do procesu migracji, powołując grupę różnych interesariuszy, którzy mieli pomóc przy ewaluacji, testowaniu oraz wdrażaniu. Do zespołu należeli menedżerowie projektów, Scrum Masterzy, menedżer ds. tworzenia oprogramowania specjalizujący się w raportach na temat wydatków kapitałowych (krytyczny element działalności CHG), ekspert ds. bazy danych, kierownik wsparcia IT systemu Jira Service Management, a także sponsorzy reprezentujący kierownictwo wyższego szczebla wraz z menedżerami ds. migracji oraz specjalistami wsparcia technicznego Atlassian.

Zaangażowanie tych interesariuszy na wczesnym etapie i podtrzymanie ich aktywnego udziału przez cały projekt było kluczem do sukcesu CHG. „Wyznaczenie interesariuszy i zarządzanie nimi okazał się naprawdę pomocne. Ustaliliśmy, kogo wystarczy informować, a kto musi uczestniczyć w sposób bardziej zaangażowany” — wspomina Aaron. „Pomogło nam to również wychwycić inne osoby lub grupy, które wykazały zainteresowanie”.

Po wciągnięciu interesariuszy nakreślili oni kształt procesów i środowisk funkcjonujących w CHG oraz Modio, a następnie we współpracy z product ownerami opracowali strategię oraz harmonogram migracji. W fazie przygotowań priorytetem było usprawnienie instancji i aplikacji w wersji Server należących do CHG. „To wspaniała — a właściwie krytycznie ważna — okazja do posprzątania, dzięki temu w trakcie przenoszenia występuje mniej problemów, a te, które się pojawią, rozwiązuje się znacznie szybciej”.

W procesie czyszczenia na jaw wyszło kilka problemów, nad rozwiązaniem których firma CGH pracowała wspólnie z Atlassian. Na przykład dane z jednej z najbardziej krytycznych aplikacji CHG nie były przenoszone poprawnie, więc zespół zwrócił się o pomoc do menedżera ds. tworzenia oprogramowania, DJ'a Frandsena, oraz rzeczniczki Enterprise, Andrei Onuigbo. DJ zaczął uruchamiać specjalne zapytania, a Andrea kontaktowała się z inżynierami wsparcia aplikacji, którzy udostępnili skrypt do uruchomienia. Gdy skrypt nie działał, DJ go przepisał, pobrał potrzebne dane, a następnie przesłał je do Andrei w celu przemigrowania do chmury. Aaron twierdzi, że tego rodzaju współpraca miała „bezwzględnie krytyczne znaczenie dla powodzenia tego projektu”.

Po oczyszczeniu danych i konfiguracji, zarchiwizowaniu projektów i innych elementów, które były rzadko używane, oraz przeprowadzenia kontroli aplikacji w celu wyłonienia tych, które będą potrzebne w przyszłości, zespół był gotowy do rozpoczęcia testów. Firma CHG zaangażowała zwykłych użytkowników i interesariuszy projektu do identyfikacji błędów i brakujących funkcji. Aaron twierdzi, że taki kompleksowy plan testów nie tylko pozwolił zespołowi poczuć się pewniej w nowym środowisku technologicznym, ale także pozwolił stworzyć grupę „mistrzów”, którzy byli zwolennikami migracji i przeszkolili innych pracowników.

Dzięki częstej komunikacji personel był poinformowany, bardziej skłonny do zaangażowania, a to ułatwiło przeprowadzenie przejścia. Product ownerzy udostępniali comiesięczne aktualności na temat migracji zawierające informacje o sposobach, w jakie każdy produkt może poprawić efektywność, a także wskazówki szkoleniowe.

Sześć miesięcy planowania, przygotowania i komunikacji opłaciło się, gdy CHG przeprowadziło sprawną migrację w ciągu jednego weekendu. A po rozwiązaniu kilku drobnych, spodziewanych problemów, wszystko było gotowe już w poniedziałek i pracownicy mogli rozpocząć pracę. „Wykonaliśmy całą tę pracę, aby dać użytkownikom to nowe, szybsze środowisko, dlatego bardzo miło usłyszeć od ludzi, że nowe rozwiązanie jest znacznie szybsze” — wspomina Aaron. „W rezultacie nasz zespół oraz wiceprezes byli pod wrażeniem wyników oraz firmy Atlassian”. Jak dodaje Scrum Master Cindy Lake — „Praca w chmurze jest wspaniała. To jednorazowe uaktualnienie było warte wszystkiego, przez co przeszliśmy”.

Nie tylko szybciej, ale i lepiej

W tym wszystkim Aaron był wdzięczny wsparciu Atlassian za pomoc firmie CHG w uporaniu się z nieuchronnym i trudnościami jakie występowały po drodze, a w konsekwencji w pomyślnym ukończeniu tego skomplikowanego projektu. „Traktujemy naszych dostawców jako partnerów. Jesteśmy gotowi na współpracę i chętnie pracujemy z innymi” — mówi. „Atlassian jest dla firmy CHG system krytycznym, dlatego nie musieliśmy się długo zastanawiać nad zainwestowaniem we wsparcie Premium. Gdy tylko napotykaliśmy blokery, Andrea wyszukiwała rozwiązania crowdsourcingowe. Jest wspaniała i nie mogę się jej nachwalić”.

Od momentu migracji do produktów Atlassian Cloud CHG nie tylko wykorzystuje rozwiązania, których dotychczas używano lokalnie — Jira Software, Jira Service Management, Confluence i Bitbucket — ale także aplikację Opsgenie (będącą elementem planu Jira Service Management Cloud), aby dodatkowo wspierać rozwój swoich praktyk DevOps i ITSM, narzędzie Atlassian Access umożliwiające bezpieczną pracę zdalną bez uciążliwych serwerów VPN, a także kilka funkcji dostępnych jedynie w chmurze, które bardzo spodobały się zespołom. Przykładowo wszystkie zespoły zajmujące się obsługą produktów wdrożyły tworzenie harmonogramów w Jira Software Cloud w celu usprawnienia zarządzania portfolio oraz zwiększenia jego przejrzystości, a zespoły biznesowe korzystają teraz z projektów nowej generacji w sposób niezależny. „Idzie im świetnie!” — mówi Aaron. „Przeprowadzam 30-minutowe omówienie z administratorem projektu, pokazuję, jak utworzyć projekt, a następnie przekazuję wszystko w ręce administratora. Jest zadowolony z elastyczności, jaką zyskuje, i nie musi przesyłać wniosków”.

Teraz, gdy CHG działa w chmurze, nawet wdrażanie nowych integracji i funkcji tego rodzaju jest łatwiejsze. „Nasze rozwiązanie lokalne było ukryte za wieloma zaporami i sieciami, więc za każdym razem, gdy wprowadzaliśmy nową integrację, interfejs API przestawał działać” — wyjaśnia Aaron. „Dzięki chmurze możemy znacznie szybciej wdrażać interfejsy API i świadczyć usługi”.

Dla CHG szybkość była największą zaletą przejścia do chmury. „Chmura wydaje się szybsza, a integracje między rozwiązaniami – ściślejsze. To pomaga nam pracować szybciej i znacznie szybciej rozwiązywać problemy” — wskazuje Aaron.

Zespół pracuje szybciej i lepiej niż wcześniej. Eliminując koszty utrzymania oraz wymaganej infrastruktury, zespoły operacyjny i techniczny zaoszczędziły jak dotąd blisko 120 000 USD i nawet 30 roboczogodzin tygodniowo, w którym mogą teraz poświęcić na innowacje, a nie zadania administracyjne. Ponadto teraz, gdy Atlassian zajmuje się poprawkami i aktualizacjami zabezpieczeń, CHG już nie musi się martwić o luki w zabezpieczeniach.

Uznanie dla dotychczasowych wyników i oczekiwanie na to, co przyniesie przyszłość

CHG nie spoczywa na laurach, tylko trzyma się swojej podstawowej wartości, jaką jest ciągłe doskonalenie, i z niecierpliwością oczekuje tego, co dopiero nadejdzie. Bazując na dotychczasowych udoskonaleniach, CHG planuje przenieść dotychczasowe rozwiązania na zupełnie nowy poziom (na przykład przez dodanie logiki do działów obsługi klienta Modio w celu automatycznego przekierowywania wniosków do właściwych osób) i udostępnić produkty Atlassian Cloud jeszcze większej liczbie zespołów.

Aaron uważa, że im więcej zespołów wykorzystuje rozwiązania Atlassian do wspomagania własnej pracy, tym łatwiej będzie zespołom współpracować ze sobą nawzajem i zapewniać klientom firmy jeszcze lepszą obsługę. „Każdy stanowi element układanki, a ostatecznie z elementów tych powstanie spójny obraz. Każdy członek zespołu odpowiedzialnego za migrację odegrał ważną rolę i bez jego udziału migracja byłaby bardzo trudna, jeśli nie niemożliwa” — zauważa. „Posiadanie narzędzia w chmurze oznacza, że łatwiej uzyskać do niego dostęp i z niego korzystać, dzięki czemu zagląda do niego więcej osób, mogą udzielić pomocy. To z kolei przekłada się na lepszą i szybszą obsługę klienta.