CHG Healthcare + Atlassian
Posiadanie narzędzia w chmurze oznacza, że łatwiej uzyskać do niego dostęp i z niego korzystać, dzięki czemu zagląda do niego więcej osób, mogą udzielić pomocy. To z kolei przekłada się na lepszą i szybszą obsługę klienta.
Aaron Cook
Administrator Atlassian
120 000 USD
dotychczasowych oszczędności dzięki migracji do produktów Atlassian Cloud
80%
zaoszczędzonego czasu dzięki wyeliminowaniu prac związanych z utrzymaniem
Branża
Rekrutacja
Lokalizacja
Siedziba główna w Midvale, Utah, USA
Liczba użytkowników
Ponad 500
Produkty Atlassian
Używane aplikacje
Jak firma CHG Healthcare zwiększyła oszczędności i poprawiła usługi poprzez migrację do produktów w chmurze Atlassian
W ramach przeprowadzanej w całej firmie inicjatywy mającej na celu przeniesienie do środowiska chmurowego, firma CHG Healthcare zajmująca się rekrutacją i doborem personelu powołała zróżnicowany zespół interesariuszy, który we współpracy z firmą Atlassian miał za zadanie przenieść rozwiązanie serwerowe firmy do chmury. Po płynnym i pomyślnym przeprowadzeniu migracji zespół zaczął dostrzegać zwiększenie produktywności, tempa wprowadzania produktów na rynek, oszczędności, elastyczności i poziomu innowacji — a to wszystko dało podstawy do skalowania najwyższej jakości usług oferowanych przez firmę CHG.
Właściwa technologia może rozwiązać prawie każdy problem i osiągnąć prawie każdy cel, ale tylko wtedy, gdy stoją za nią właściwe osoby wykorzystujące odpowiednie praktyki. To przekonanie leży u podstaw pracy CHG Healthcare — i migracji do środowiska Atlassian Cloud, jaką przeprowadziła ta firma.
Firma CHG łączy najlepszą w swojej klasie technologię ze zdobywanym latami doświadczeniem w dziedzinie rekrutacji i obsługi personelu dla służby zdrowia. Podobnie jak w wielu w innych branżach, najskuteczniejsi ze współczesnych rekruterów w większym stopniu wykorzystują technologię do zwiększenia swojej wydajności. Jednak, jak twierdzi Aaron Cook, administrator platformy Atlassian w CHG, tym, co wyróżnia ich firmę, są ludzie, którzy stoją za technologią. „Jesteśmy prawdziwym Mercedesem tej branży. W dużym w stopniu koncentrujemy się na klientach i ściśle współpracujemy z osobami, które zatrudniamy, aby sprostać ich potrzebom” — wyjaśnia. „Przykładowo zrekrutowaliśmy osobę, która doskonale nadawała się na dane stanowisko, ale wymagało ono przeprowadzki, a kandydat chciał zabrać ze sobą swojego konia. Prośba była dość nietypowa, ale rekruter we współpracy ze swoim zespołem dołożył wszelkich starań i zrealizował tę prośbę”.
Taki nacisk na pracę zespołową jest kluczem do sukcesu firmy CHG, dlatego w obliczu planowanego przeniesienia infrastruktury do chmury firma zastosowała podobne podejście. Dzięki współpracy wewnętrznej oraz współpracy z firmą Atlassian CHG zdołało przeprowadzić płynną i skuteczną migrację, która przełożyła się na istotne wyniki dla pracowników oraz klientów, takie jak: większa produktywność i szybsze wprowadzanie produktu na rynek, blisko 120 000 USD dotychczasowych oszczędności, wypracowanie dla zespołów operacyjnych i technicznych 80% więcej czasu, w którym mogą poświęcić na innowacje, a nie zadania administracyjne, płynne i bezpieczne przejście na pracę zdalną oraz solidne podstawy do skalowania swojej wyjątkowej usługi w przyszłości.
Przejęcie przyspiesza ambicje CHG dotyczące przejścia do chmury
Gdy firma CHG postawiła sobie za cel migrację wszystkich swoich aplikacji lokalnych do chmury, w szczególności dążyła do uaktualnienia swojej platformy Atlassian Server, z której korzystała od 2010 roku. Zespół miał nadzieję, że to przejście nie tylko pomoże im zaoszczędzić czas i pieniądze na poziomie wewnętrznym, ale także przyspieszy obsługę klientów i zapewni podstawy do utrzymania poziomu usług w miarę rozwoju firmy.
Stopniowa migracja planowana przez firmę CHG przerodziła się w pilniejszą inicjatywę, gdy w październiku 2019 roku firma przejęła Modio, oparte na chmurze rozwiązanie do zarządzania poświadczeniami i ofertami pracy dla dostawców usług z zakresu służby zdrowia. Modio korzystało już z produktów Atlassian Cloud, dlatego sensownym rozwiązaniem było przyspieszenie migracji CHG w celu połączenia środowisk obydwu firm w chmurze. Ponadto Modio obsługiwało 40 000 e-mailowych wniosków o usługi miesięcznie, dlatego ich zespół skwapliwie skorzystał z okazji skonfigurowania działu obsługi w celu monitorowania wniosków, szybszego reagowania i pomiaru wydajności.
Chmura wydaje się szybsza, a integracje między rozwiązaniami – ściślejsze. To pomaga nam pracować szybciej i znacznie szybciej rozwiązywać problemy”.
Aaron Cook
Administrator Atlassian
Przygotowanie + współpraca = płynna, udana migracja
Po opracowaniu osi czasu dla przyspieszonego projektu firma CHG przystąpiła do procesu migracji, powołując grupę różnych interesariuszy, którzy mieli pomóc przy ewaluacji, testowaniu oraz wdrażaniu. Do zespołu należeli menedżerowie projektów, Scrum Masterzy, menedżer ds. tworzenia oprogramowania specjalizujący się w raportach na temat wydatków kapitałowych (krytyczny element działalności CHG), ekspert ds. bazy danych, kierownik wsparcia IT systemu Jira Service Management, a także sponsorzy reprezentujący kierownictwo wyższego szczebla wraz z menedżerami ds. migracji oraz specjalistami wsparcia technicznego Atlassian.
Zaangażowanie tych interesariuszy na wczesnym etapie i podtrzymanie ich aktywnego udziału przez cały projekt było kluczem do sukcesu CHG. „Wyznaczenie interesariuszy i zarządzanie nimi okazał się naprawdę pomocne. Ustaliliśmy, kogo wystarczy informować, a kto musi uczestniczyć w sposób bardziej zaangażowany” — wspomina Aaron. „Pomogło nam to również wychwycić inne osoby lub grupy, które wykazały zainteresowanie”.
Po wciągnięciu interesariuszy nakreślili oni kształt procesów i środowisk funkcjonujących w CHG oraz Modio, a następnie we współpracy z product ownerami opracowali strategię oraz harmonogram migracji. W fazie przygotowań priorytetem było usprawnienie instancji i aplikacji w wersji Server należących do CHG. „To wspaniała — a właściwie krytycznie ważna — okazja do posprzątania, dzięki temu w trakcie przenoszenia występuje mniej problemów, a te, które się pojawią, rozwiązuje się znacznie szybciej”.
W procesie czyszczenia na jaw wyszło kilka problemów, nad rozwiązaniem których firma CGH pracowała wspólnie z Atlassian. Na przykład dane z jednej z najbardziej krytycznych aplikacji CHG nie były przenoszone poprawnie, więc zespół zwrócił się o pomoc do menedżera ds. tworzenia oprogramowania, DJ'a Frandsena, oraz rzeczniczki Enterprise, Andrei Onuigbo. DJ zaczął uruchamiać specjalne zapytania, a Andrea kontaktowała się z inżynierami wsparcia aplikacji, którzy udostępnili skrypt do uruchomienia. Gdy skrypt nie działał, DJ go przepisał, pobrał potrzebne dane, a następnie przesłał je do Andrei w celu przemigrowania do chmury. Aaron twierdzi, że tego rodzaju współpraca miała „bezwzględnie krytyczne znaczenie dla powodzenia tego projektu”.
Po oczyszczeniu danych i konfiguracji, zarchiwizowaniu projektów i innych elementów, które były rzadko używane, oraz przeprowadzenia kontroli aplikacji w celu wyłonienia tych, które będą potrzebne w przyszłości, zespół był gotowy do rozpoczęcia testów. Firma CHG zaangażowała zwykłych użytkowników i interesariuszy projektu do identyfikacji błędów i brakujących funkcji. Aaron twierdzi, że taki kompleksowy plan testów nie tylko pozwolił zespołowi poczuć się pewniej w nowym środowisku technologicznym, ale także pozwolił stworzyć grupę „mistrzów”, którzy byli zwolennikami migracji i przeszkolili innych pracowników.
Dzięki częstej komunikacji personel był poinformowany, bardziej skłonny do zaangażowania, a to ułatwiło przeprowadzenie przejścia. Product ownerzy udostępniali comiesięczne aktualności na temat migracji zawierające informacje o sposobach, w jakie każdy produkt może poprawić efektywność, a także wskazówki szkoleniowe.
Sześć miesięcy planowania, przygotowania i komunikacji opłaciło się, gdy CHG przeprowadziło sprawną migrację w ciągu jednego weekendu. A po rozwiązaniu kilku drobnych, spodziewanych problemów, wszystko było gotowe już w poniedziałek i pracownicy mogli rozpocząć pracę. „Wykonaliśmy całą tę pracę, aby dać użytkownikom to nowe, szybsze środowisko, dlatego bardzo miło usłyszeć od ludzi, że nowe rozwiązanie jest znacznie szybsze” — wspomina Aaron. „W rezultacie nasz zespół oraz wiceprezes byli pod wrażeniem wyników oraz firmy Atlassian”. Jak dodaje Scrum Master Cindy Lake — „Praca w chmurze jest wspaniała. To jednorazowe uaktualnienie było warte wszystkiego, przez co przeszliśmy”.
Praca w chmurze jest wspaniała. To jednorazowe uaktualnienie było warte wszystkiego, przez co przeszliśmy”.
Cindy Lake
Scrum Master
Nie tylko szybciej, ale i lepiej
W tym wszystkim Aaron był wdzięczny wsparciu Atlassian za pomoc firmie CHG w uporaniu się z nieuchronnym i trudnościami jakie występowały po drodze, a w konsekwencji w pomyślnym ukończeniu tego skomplikowanego projektu. „Traktujemy naszych dostawców jako partnerów. Jesteśmy gotowi na współpracę i chętnie pracujemy z innymi” — mówi. „Atlassian jest dla firmy CHG system krytycznym, dlatego nie musieliśmy się długo zastanawiać nad zainwestowaniem we wsparcie Premium. Gdy tylko napotykaliśmy blokery, Andrea wyszukiwała rozwiązania crowdsourcingowe. Jest wspaniała i nie mogę się jej nachwalić”.
Od momentu migracji do produktów Atlassian Cloud CHG nie tylko wykorzystuje rozwiązania, których dotychczas używano lokalnie — Jira, Jira Service Management, Confluence i Bitbucket — ale także aplikację Opsgenie (będącą elementem planu Jira Service Management Cloud), aby dodatkowo wspierać rozwój swoich praktyk DevOps i ITSM, narzędzie Atlassian Guard umożliwiające bezpieczną pracę zdalną bez uciążliwych serwerów VPN, a także kilka funkcji dostępnych jedynie w chmurze, które bardzo spodobały się zespołom. Przykładowo wszystkie zespoły zajmujące się obsługą produktów wdrożyły tworzenie harmonogramów w Jira Cloud w celu usprawnienia zarządzania portfelem oraz zwiększenia jego przejrzystości, a zespoły biznesowe korzystają teraz z projektów nowej generacji w sposób niezależny. „Są świetne!” — twierdzi Aaron. „Przeprowadzam 30-minutowe omówienie z administratorem projektu, pokazuję, jak utworzyć projekt, a następnie przekazuję wszystko w jego ręce. Jest zadowolony z elastyczności, jaką zyskuje, i nie musi przesyłać wniosków”.
Teraz, gdy CHG działa w chmurze, nawet wdrażanie nowych integracji i funkcji tego rodzaju jest łatwiejsze. „Nasze rozwiązanie lokalne było ukryte za wieloma zaporami i sieciami, więc za każdym razem, gdy wprowadzaliśmy nową integrację, interfejs API przestawał działać” — wyjaśnia Aaron. „Dzięki chmurze możemy znacznie szybciej wdrażać interfejsy API i świadczyć usługi”.
Dla CHG szybkość była największą zaletą przejścia do chmury. „Chmura wydaje się szybsza, a integracje między rozwiązaniami – ściślejsze. To pomaga nam pracować szybciej i znacznie szybciej rozwiązywać problemy” — wskazuje Aaron.
Zespół pracuje szybciej i lepiej niż wcześniej. Eliminując koszty utrzymania oraz wymaganej infrastruktury, zespoły operacyjny i techniczny zaoszczędziły jak dotąd blisko 120 000 USD i nawet 30 roboczogodzin tygodniowo, w którym mogą teraz poświęcić na innowacje, a nie zadania administracyjne. Ponadto teraz, gdy Atlassian zajmuje się poprawkami i aktualizacjami zabezpieczeń, CHG już nie musi się martwić o luki w zabezpieczeniach.
W rezultacie nasz zespół oraz wiceprezes byli pod wrażeniem wyników oraz firmy Atlassian”.
Aaron Cook
Administrator Atlassian
Uznanie dla dotychczasowych wyników i oczekiwanie na to, co przyniesie przyszłość
CHG nie spoczywa na laurach, lecz pielęgnuje swoją podstawową wartość, którą jest ciągłe doskonalenie, i patrzy w przyszłość. Bazując na dotychczasowych udoskonaleniach, CHG planuje przenieść dotychczasowe rozwiązania na zupełnie nowy poziom (np. przez dodanie logiki do działów obsługi klienta Modio w celu automatycznego przekierowywania wniosków do właściwych osób) i udostępnić produkty Atlassian Cloud jeszcze większej liczbie zespołów.
Aaron uważa, że im więcej zespołów wykorzystuje rozwiązania Atlassian do wspomagania własnej pracy, tym łatwiej będzie zespołom współpracować ze sobą nawzajem i zapewniać klientom firmy jeszcze lepszą obsługę. „Każdy stanowi element układanki, a ostatecznie z elementów tych powstanie spójny obraz. Każdy członek zespołu odpowiedzialnego za migrację odegrał ważną rolę i bez jego udziału migracja byłaby bardzo trudna, jeśli nie niemożliwa” — zauważa. „Posiadanie narzędzia w chmurze oznacza, że łatwiej uzyskać do niego dostęp i z niego korzystać, dzięki czemu zagląda do niego więcej osób, mogą udzielić pomocy. To z kolei przekłada się na lepszą i szybszą obsługę klienta.