Hoe CHG Healthcare meer bespaarde en service verbeterde door te migreren naar de cloudproducten van Atlassian

Voorbereiding + samenwerking = een vlotte, succesvolle migratie

CHG begon met een versnelde tijdlijn aan het migratieproces door een groep verschillende belanghebbenden samen te stellen voor hulp bij het evalueren, testen en lanceren. Het team bestond uit projectmanagers, scrummasters, een ontwikkelingsmanager die gespecialiseerd was in rapporten over kapitaaluitgaven (een cruciaal onderdeel van de activiteiten van CHG), een database-expert, een IT-support lead van Jira Service Management en uitvoerende sponsors, samen met migratiemanagers en technische ondersteuningsspecialisten van Atlassian.

Het was de sleutel tot het succes van CHG om deze belanghebbenden vroegtijdig bij elkaar te brengen en hen betrokken te houden tijdens het project. "Het in kaart brengen en beheren van belanghebbenden heeft ons echt geholpen. We bepaalden wie er gewoon op de hoogte moest worden gehouden en wie er meer betrokken moest zijn", vertelt Aaron. "Ze hielpen ons ook andere personen en groepen met een gevestigd belang te herkennen."

Zodra de belanghebbenden aanwezig waren, schetsten ze de processen en omgevingen van zowel CHG als Modio. Vervolgens werkten ze samen met producteigenaren om een migratiestrategie en een roadmap te ontwikkelen. Het stroomlijnen van de serverinstallaties en apps van CHG had prioriteit tijdens de voorbereidingsfase. Aaron: "Het is een geweldige kans, in feite van groot belang, om de rommel op te ruimen. Als je die stap neemt, zijn er minder problemen en worden issues die zich voordoen veel sneller afgesloten."

Het opruimproces bracht een aantal uitdagingen aan het licht die CHG en Atlassian samen oplosten. Gegevens van een van de meest kritieke apps van CHG werden bijvoorbeeld niet correct overgedragen. Daarom vertrouwde het team op Development Manager DJ Frandsen en Enterprise Advocate Andrea Onuigbo om dat probleem aan te pakken. DJ begon specifieke vragen te stellen terwijl Andrea contact opnam met de supportengineers van de app, die een script leverden dat kon worden uitgevoerd. Toen het script bleef mislukken, herschreef DJ het. Dat leverde hem de gegevens op die hij nodig had, die hij naar Andrea stuurde om naar de cloud te migreren. Aaron zegt dat samenwerking als deze "absoluut cruciaal" was voor het succes van dit project."

Na het opschonen van de gegevens en configuraties, het archiveren van projecten en andere elementen die zelden werden gebruikt, en het controleren van apps om te bepalen welke in de toekomst nodig zouden zijn, was het team klaar om te beginnen met testen. CHG schakelde dagelijkse gebruikers en belanghebbenden van het project in om bugs en ontbrekende functionaliteit in kaart te brengen. Aaron vertelt dat dit grondige testplan het team niet alleen vertrouwen gaf in de technologie, maar ook een groep kampioenen ontwikkelde die de migratie aanjoegen en andere werknemers trainden.

Frequente communicatie hielp ook om het personeel op de hoogte te houden, steun te krijgen en de transitie te vereenvoudigen. Producteigenaren leverden maandelijkse updates over de migratie, informatie over hoe elk product zou helpen de effectiviteit te verbeteren en trainingstips.

Zes maanden planning, voorbereiding en communicatie wierpen hun vruchten af toen CHG in de loop van een weekend een soepele migratie voltooide. En nadat ze een paar kleine, verwachte hindernissen waren genomen, stond alles op maandag klaar voor het personeel. "We hebben al dit werk gedaan om gebruikers deze nieuwe, snellere omgeving te bieden, dus het was geweldig om mensen te horen zeggen: 'Dit is zoveel sneller!'", zegt Aaron terwijl hij terugdenkt. "Al met al waren ons team en onze VP erg onder de indruk van de resultaten en van Atlassian." Scrummaster Cindy Lake voegt eraan toe: "De cloud is zo fijn. De eenmalige ervaring van de upgrade was alle moeite waard."

Niet alleen sneller, maar ook beter

Aaron was tijden het hele proces dankbaar voor de ondersteuning van Atlassian. Het bedrijf hielp CHG om de onvermijdelijke uitdagingen die op hun pad kwamen het hoofd te bieden en om dit ingewikkelde project tot enorm succes te maken. "We zien onze leveranciers als partners. We werken graag samen", vertelt hij. "Atlassian is een kritiek systeem voor CHG, dus het was voor ons een goed idee om te investeren in Premium-support. Elke keer wanneer we blokkades tegenkwamen, vroeg Andrea anderen mee te denken aan oplossingen. Ze is geweldig en ik kan niet genoeg goede dingen over haar zeggen."

Sinds de migratie naar de cloudproducten van Atlassian maakt CHG niet alleen gebruik van de on-premise oplossingen, Jira Software, Jira Service Management, Confluence en Bitbucket, maar profiteert het bedrijf ook van Opsgenie (onderdeel van Jira Service Management Cloud-abonnementen) om hun DevOps- en ITSM-methoden verder te ondersteunen, Atlassian Access om veilig werken op afstand mogelijk te maken zonder omslachtige VPN's en verschillende cloudfuncties waar teams dol op zijn. Alle Product Experience-teams passen bijvoorbeeld roadmaps toe in Jira Software Cloud voor robuuster, transparanter portfoliomanagement, en bedrijfsteams gebruiken nu zelfstandig next-gen projecten. "Die zijn geweldig!", zegt Aaron. "Ik doe een 'rondje' van 30 minuten met een projectbeheerder, laat ze zien hoe ze een project kunnen bouwen en draag het daarna over. Zij zijn blij dat deze flexibiliteit hebben en geen aanvragen hoeven in te dienen."

Zelfs het implementeren van nieuwe integraties en functies zoals deze is eenvoudiger nu CHG zich in de cloud bevindt. "Onze on-premise oplossing moest langs veel firewalls en netwerken, dus elke keer als we een nieuwe integratie hadden, ging het mis met de API", legt Aaron uit. "In de cloud kunnen we API's veel sneller inschakelen en veel sneller leveren."

Voor CHG was snelheid het grootste voordeel van de overstap naar de cloud. "De cloud lijkt wel sneller en de integraties tussen oplossingen gaan soepeler. Daardoor kunnen we ook sneller werken en problemen nóg sneller oplossen", aldus Aaron.

Het team werkt sneller en beter dan voorheen. Door onderhoud en de daarvoor benodigde infrastructuur uit te besteden, bespaarden Operations and Engineering tot nu toe bijna $ 120.000 én tot wel 30 uur per week. Die tijd kunnen ze nu besteden aan innovatie in plaats van aan administratie. En nu Atlassian patches en beveiligingsupdates afhandelt, hoeft CHG zich nooit zorgen te maken over kwetsbaarheden.

De resultaten zijn lovend en we kijken uit naar de toekomst

CHG rust nooit op zijn lauweren. Het bedrijf geeft zijn kernwaarde van voortdurende verbetering vorm en kijkt vooruit naar wat de toekomst biedt. Om voort te bouwen op de verbeteringen die ze al hebben gezien, wil CHG de bestaande oplossingen naar een hoger niveau tillen zoals door logica in de klantenservicedesks van Modio in te bouwen om aanvragen automatisch naar de juiste persoon te sturen. Ook wil het bedrijf de cloudproducten van Atlassian openstellen voor nog meer teams.

Aaron gelooft dat hoe meer teams Atlassian gebruiken om hun werk te stimuleren, hoe meer ze met elkaar kunnen samenwerken en hun klanten nog betere ondersteuning kunnen bieden. "Iedereen neemt een stukje van de puzzel mee en aan het eind van de dag passen ze allemaal in elkaar. Zonder iedereen in het migratieteam was het een zeer moeilijke klus geweest, misschien zelfs onmogelijk," zegt hij. "Doordat de tools zich in de cloud bevinden zijn ze toegankelijker en eenvoudiger te gebruiken. Daardoor melden meer mensen zich om te helpen. Dat alles betaalt zich uit in een betere, snellere service.