CHG Healthcare에서 Atlassian의 Cloud 제품으로 마이그레이션하여 더 많은 비용을 절감하고 서비스를 개선한 방식

준비+협업 = 원활하고 성공적인 마이그레이션

더 빨라진 타임라인이 세워지면서 CHG는 평가, 테스트 및 배포에 대한 도움을 받기 위해 다양한 이해 관계자로 이루어진 그룹을 구성하여 마이그레이션 프로세스를 시작했습니다. 이 팀에는 프로젝트 매니저, 스크럼 마스터, 자본 지출 보고서(CHG의 비즈니스에서 중요한 요소)를 전문으로 하는 개발 매니저, 데이터베이스 전문가, Jira Service Management IT 지원 리더 및 임원 스폰서, 마이그레이션 매니저 및 Atlassian의 기술 지원 전문가가 포함되었습니다.

이해 관계자를 초기 단계에 모으고 프로젝트 전반에 걸쳐 참여를 유지하는 것은 CHG의 성공에 핵심적인 요인이었습니다. “이해 관계자에 대해 파악하고 관리한 것은 정말 큰 도움이 되었습니다. 누구에게 정보를 제공해야 하는지, 누가 더 많이 참여해야 하는지 판단할 수 있었습니다.”라고 Aaron은 말합니다. “또한 관심이 있는 다른 개인이나 그룹을 드러내는 데도 도움이 되었습니다.”

이해 관계자를 모은 후, 이들은 CHG와 Modio의 프로세스와 환경을 모두 설명한 다음 제품 소유자와 협업하여 마이그레이션 전략과 로드맵을 개발했습니다. 준비 단계에서 최우선 과제는 CHG의 Server 인스턴스와 앱을 간소화하는 것이었습니다. Aaron은 “이것은 실제로 마이그레이션할 때 이슈를 줄이고 발생하는 이슈가 훨씬 더 빨리 해결되도록 불필요한 것을을 정리할 수 있는 좋은 기회입니다.”라고 말합니다.

정리 프로세스는 CHG와 Atlassian이 협력하여 해결해야 할 몇 가지 과제를 드러냈습니다. 예를 들어, CHG의 가장 중요한 앱 중 하나의 데이터가 올바르게 포팅되지 않았기 때문에, 팀은 문제 해결을 위해 개발 매니저인 DJ Frandsen과 엔터프라이즈 애드보케이트인 Andrea Onuigbo의 도움을 구했습니다. DJ가 특수 쿼리를 실행하는 동안 Andrea는 실행할 스크립트를 제공한 앱의 지원 엔지니어에게 연락했습니다. 스크립트가 계속 실패하자, DJ는 스크립트를 다시 작성하고 필요한 데이터를 가져와, Cloud로 마이그레이션하도록 Andrea에게 보냈습니다. Aaron은 이와 같은 협업이 “이 프로젝트의 성공에 절대적으로 중요했다”고 말합니다.

데이터 및 구성을 정리하고, 거의 사용되지 않는 프로젝트 및 기타 요소를 보관하고, 앞으로 어떤 것이 필요한지 확인하기 위해 앱에 대한 감사를 실시한 후 팀은 테스트를 시작할 준비를 마쳤습니다. CHG는 버그와 누락된 기능을 파악하기 위해 일상적인 사용자와 프로젝트 이해 관계자를 참여시켰습니다. Aaron은 이 철저한 테스트 계획 덕분에 팀은 기술에 대한 확신을 얻었을 뿐만 아니라, 마이그레이션을 지지하고 다른 직원을 교육하는 챔피언 그룹도 만들어졌다고 말합니다.

또한 잦은 커뮤니케이션은 직원에게 정보를 제공하고 승인을 얻으며 전환을 쉽게 진행하는 데도 도움이 되었습니다. 제품 소유자는 마이그레이션에 대한 월간 업데이트를 비롯해 각 제품이 효과성을 개선하는 데 어떻게 도움이 되는지에 대한 정보와 교육 팁을 제공했습니다.

CHG가 한 번의 주말 동안 마이그레이션을 원활하게 완료하면서, 6개월 간의 계획, 준비 및 커뮤니케이션은 큰 결실을 맺었습니다. 그리고 예상되었던 몇 가지 사소한 문제를 해결한 후, 직원들이 월요일에 문제 없이 사용할 수 있는 환경이 마련되었습니다. Aaron은 “저희는 사용자에게 더 빠른 새 환경을 제공하기 위해 이 모든 과정을 거쳤으며, 그 결과로 '속도가 훨씬 빠르네요!'라는 말을 들을 때 큰 뿌듯함을 느낍니다.”라고 당시를 떠올렸습니다. "전반적으로 저희 팀과 부사장은 저희가 거둔 성과와 Atlassian에 깊은 인상을 받았습니다.” 스크럼 마스터인 Cindy Lake는 다음과 같이 덧붙입니다. "클라우드를 사용한다는 것은 정말 좋아요. 단 한 번 만에 업그레이드했기 때문에, 저희가 한 모든 일은 헛되지 않았습니다.”

더 빠른 속도, 더 나은 성능

이 모든 과정에서 Aaron은 CHG가 직면한 불가피한 문제를 해결하고 복잡한 프로젝트를 큰 성공으로 이끌도록 도와준 Atlassian의 지원에 고마움을 느꼈습니다. “저희는 공급업체를 파트너라고 생각합니다. 아주 협업 중심적이며 함께 이끌어나가고 싶어 합니다.”라고 그는 말합니다. “Atlassian은 CHG에 중요한 시스템이기 때문에, 저희가 Premium 지원에 투자하는 것은 당연한 일이었습니다. 블로커에 부딪힐 때마다 Andrea는 솔루션을 크라우드소싱했습니다. 정말 훌륭한 분이고, 아무리 칭찬해도 부족할 정도입니다.”

Atlassian의 Cloud 제품으로 마이그레이션한 후, CHG는 온프레미스에서 사용한 솔루션(Jira Software, Jira Service Management, Confluence, Bitbucket)을 활용할 뿐만 아니라 DevOps 및 ITSM 관행을 추가로 지원하기 위한 Opsgenie(Jira Service Management Cloud 플랜에 포함됨), 번거로운 VPN 없이도 안전한 원격 근무를 지원하기 위한 Atlassian Access, 그리고 팀이 선호하는 몇 가지 Cloud 전용 기능을 활용하고 있습니다. 예를 들어, 모든 제품 경험 팀은 더욱 강력하고 투명한 포트폴리오 관리를 위해 Jira Software Cloud의 로드맵을 채택하고 있으며, 비즈니스 팀은 이제 차세대 프로젝트를 독립적으로 사용하고 있습니다. Aaron은 “정말 대단합니다!”라고 말합니다. “저는 프로젝트 관리자에게 30분 동안 안내하고, 프로젝트를 구축하는 방법을 보여준 다음 이들에게 넘겨줍니다. 관리자는 유연성을 가지게 되고 요청을 제출할 필요가 없다는 사실에 만족스러워합니다.”

CHG는 이제 Cloud를 사용하므로 이와 같은 새로운 통합 및 기능을 더 쉽게 구현할 수 있습니다. “온프레미스 솔루션에는 수많은 방화벽과 네트워킹을 거쳐야 했기 때문에 새로 통합이 이루어질 때마다 API가 중단되었습니다.”라고 Aaron은 설명합니다. “Cloud에서는 API를 더 빠르게 설정하고 훨씬 높은 속도로 제공할 수 있습니다.”

CHG의 경우 Cloud로 마이그레이션할 때 얻을 수 있는 가장 큰 이점은 바로 속도였습니다. “Cloud가 더 빠르고 솔루션 간의 통합이 더 밀접한 것 같습니다. 작업 및 문제 해결 속도를 높이는 데 도움이 됩니다.”라고 Aaron은 말합니다.

팀은 이전보다 더 빠르게, 더 효과적으로 일하고 있습니다. 운영 및 엔지니어링 팀은 유지 관리와 여기에 필요한 인프라를 오프로드하여 지금까지 거의 12만 달러의 비용과 주당 최대 30시간을 절약했으며, 관리 작업 대신 혁신에 더 많은 시간을 들일 수 있게 되었습니다. 또한 패치 및 보안 업데이트는 Atlassian에서 맡아 처리해 주므로 CHG는 취약성에 대해 걱정할 필요가 없습니다.

만족스러운 현재 결과와 다음 단계에 대한 기대

CHG는 현실에 안주하지 않으며, 지속적인 개선이라는 핵심 가치를 실천하고 다음 단계를 내다보고 있습니다. 이미 효과가 나타난 개선 사항을 기반으로, CHG는 기존 솔루션을 한 단계 끌어올리고(예: 요청을 적절한 담당자에게 자동으로 라우팅하도록 Modio의 고객 서비스 데스크에 로직을 구축) 더 많은 팀에서 Atlassian의 Cloud 제품을 사용하도록 유도할 계획입니다.

Aaron은 Atlassian을 사용하여 일하는 팀이 많을수록 서로 더 많이 협업하고 고객에게 더 효과적인 지원을 제공할 수 있다고 생각합니다. “모두가 퍼즐 조각을 하나씩 가져오고, 업무가 끝날 무렵에는 퍼즐이 완성됩니다. 마이그레이션 팀의 팀원 중 한 명이라도 없었다면 이 과정이 아주 어렵거나 심지어는 불가능했을 것입니다.”라고 그는 말합니다. "클라우드를 사용하는 도구는 액세스하고 사용하기가 더 쉬우므로 더 많은 관계자가 도움을 제공하게 됩니다. 이 모든 것은 더 빠르고 개선된 고객 서비스로 이어집니다.