Czym jest macierz decyzyjna DACI?
DACI to akronim, który upraszcza proces decyzyjny, wymagając od zespołów określenia ról i obowiązków kluczowych interesariuszy zaangażowanych w proces decyzyjny. Oto, co kryje się za akronimem DACI:
- D = Driver (osoba kierująca): osoba odpowiedzialna za zgromadzenie interesariuszy, zebranie wszystkich niezbędnych informacji, określenie zakresu decyzji i zapewnienie jej podjęcia w uzgodnionym terminie.
- A = Approver (osoba zatwierdzająca): jedyna osoba (tak, jedyna!), która podejmuje decyzję. To zmienia rolę osoby zatwierdzającej z kogoś biernie „przyklepującego” decyzje w bardzo aktywną rolę „decydenta”.
- C = Contributors (współpracownicy): osoby mające wiedzę merytoryczną i mogące wydawać rekomendacje — tzn. mające głos, ale nie mogące głosować.
I = Informed (poinformowani): osoby, na których pracę decyzja może wywrzeć wpływ i które powinny zostać poinformowane po jej podjęciu — tj. niemające prawa głosu, ani prawa wyrażenia opinii.
Dlaczego warto korzystać z procesu decyzyjnego DACI?
Badanie przeprowadzone przez McKinsey & Company wykazało, że projekty wykorzystujące macierz DACI mają o 25% wyższy wskaźnik powodzenia w osiąganiu swoich celów i dotrzymywaniu terminów w porównaniu z tymi, które jej nie wykorzystują.
Kiedy warto uruchomić grę DACI
Uruchamiaj grę DACI za pomocą naszego szablonu za każdym razem, gdy uruchamiasz nowy projekt lub napotykasz przeszkodę w bieżącym projekcie. Oto kilka dodatkowych sytuacji, w których macierz DACI przynosi korzyści:
1. Złożone decyzje: dotyczące wielu interesariuszy i wiele działów.
-
Przykład: decydowanie o nowej strategii wprowadzania produktu na rynek.
2. Decyzje o krytycznym znaczeniu: o znaczących konsekwencjach dla organizacji.
-
Przykład: podejmowanie strategicznych decyzji o wejściu na rynek.
3. Projekty interdyscyplinarne: wymagające współpracy w różnych obszarach.
-
Przykład: tworzenie funkcji oprogramowania.
4. Alokacja zasobów: decydowanie o budżecie, personelu lub przydziale czasu.
-
Przykład: alokacja budżetu marketingowego.
5. Ulepszenia procesów: ulepszanie lub wdrażanie procesów.
-
Przykład: wprowadzenie nowego narzędzia do zarządzania projektami.
5 korzyści związanych z macierzą DACI
- Odpowiedzialność: DACI wyraźnie przypisuje rolę i obowiązki, ograniczając nieporozumienia i zwiększając wydajność.
- Lepsza komunikacja: DACI na bieżąco informuje wszystkich odpowiednich interesariuszy i z góry określa, jak uwzględnia się ich wkład.
- Skrócony czas podejmowania decyzji: DACI usprawnia proces decyzyjny, prowadząc do szybszego rozwiązywania problemów.
- Lepsza współpraca: DACI sprzyja współpracy z różnymi interesariuszami i tworzy środowisko, w którym zespół pracuje nad osiągnięciem wspólnego celu.
- Decyzje o wyższej jakości: DACI minimalizuje ryzyko przeoczenia i zapewnia, że decyzje są podejmowane świadomie.
Czego będziesz potrzebować
Wideokonferencje z udostępnianiem ekranu lub miejsce spotkania
Narzędzie do współpracy cyfrowej (zobacz szablony)
Opcjonalne szablony
Szablony Atlassian
Jak należy korzystać z macierzy decyzyjnej DACI
5–SEKUNDOWE PODSUMOWANIE
- Określ i przypisz role DACI.
- Wypełnij szablon DACI i powiązane informacje.
- Podsumuj podjęte decyzje i podziel się nimi.
1. Przygotowanie dokumentu DACI 5 MIN
Rozpoczynając nowy projekt, należy mieć wyznaczoną wspólną przestrzeń, w której zespół może skutecznie współpracować. Korzystanie z dokumentu do współpracy, takiego jak Confluence lub innego podobnego narzędzia, jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu.
Aby pomóc Ci rozpocząć projekt za pomocą macierzy DACI, oferujemy gotowy do użycia szablon w Confluence. Nadaj tytułowi dokumentu format „DACI: [pytanie, na które próbujemy uzyskać odpowiedź]?”.
2. Przypisanie osoby kierującej 5 MIN
Po pierwsze, w celu podjęcia decyzji zespół musi uzgodnić osobę kierującą. Osoba ta:
- upewni się, że wszyscy interesariusze zostali poinformowani;
- zbierze niezbędne informacje;
- odpowie na pytania i ukończy czynności do wykonania.
Osoba kierująca będzie również moderatorem spotkania DACI. Powinna zacząć od przypomnienia zespołowi, jakie decyzje należy podjąć, oraz podkreślić, że celem jest opracowanie planu zebrania wszystkich informacji niezbędnych do podjęcia właściwej decyzji.
3. Przypisanie zarówno osób zatwierdzających, jak i współpracowników 5 MIN
Następnie wybierz osobę zatwierdzającą decyzję. Ma ona ostatnie słowo i zazwyczaj jest menedżerem lub liderem z uprawnieniami decyzyjnymi.
Po wybraniu osoby zatwierdzającej określ współpracowników. Ci członkowie zespołu mają wiedzę niezbędną jako podstawa do podjęcia decyzji. Wybierz kilka kompetentnych osób, które dostarczą informacje pomocnicze.
Osoba kierująca zdecyduje, w jaki sposób zaangażować współpracowników, zapraszając ich na spotkanie grupowe lub do kontaktu indywidualnego w celu uzyskania ich wkładu.
4. Wyznaczenie osób, które muszą zostać poinformowane 5 MIN
W sekcji osób informowanych zamieść każdą osobę niezaangażowaną w proces decyzyjny, na którą wpłynie decyzja. Są to osoby i zespoły, które być może będą musiały wprowadzić zmiany w swojej pracy w wyniku podjętej decyzji, więc muszą znać jej wynik. Przykładowo mogą to być zespoły marketingowe, prawne, sprzedaży lub wsparcia.
5. Opracowanie planu działania 10 MIN
Nadszedł czas, aby ustalić zasady i podać kontekst. Wypełnij cały szablon Confluence DACI, z wyjątkiem sekcji Czynności do wykonania i Wynik, które pojawiają się odpowiednio w trakcie i po zakończeniu procesu.
Osoba kierująca przedstawi informacje, które należy zebrać przed podjęciem decyzji, takie jak:
- Szczegółowe informacje: powinny objąć aktualny status, wpływ, wszystkie zaangażowane osoby, termin i zaplanowany wynik.
- Tło napisz składające się z 1–2 zdań objaśnienie dotyczące okoliczności oraz decyzji, którą należy podjąć. Omów krótko, dlaczego decyzja jest ważna i na jakie obszary wpłynie.
- Istotne dane: uwzględnij wszelkie istotne badania, dane lub informacje zwrotne, które mogą wpłynąć na firmę i powinny być brane pod uwagę przy podejmowaniu decyzji.
- Czynniki decyzyjne: uwzględnij czynniki, które uwzględnisz przy ocenie każdej opcji, takie jak koszt, czas i skalowalność.
Rozważane opcje: użyj formatu tabeli, aby przedstawić każdą opcję, w tym opis, zalety i wady oraz szacunkowe zasoby i koszty finansowe.
6. Zebranie danych i podjęcie decyzji 10 MIN
Zacznij udostępniać swoją macierz DACI zespołowi i poproś go o podzielenie się swoimi przemyśleniami. Wspólna praca, dzielenie się pomysłami i być może zaangażowanie się w odrobinę zdrowej polemiki może pomóc w dokładnym zbadaniu opcji.
7. Uporządkowanie czynności do wykonania 10 MIN
Czego jeszcze potrzebujesz, aby poczynić postępy? W sekcji Czynności do wykonania dodaj informacje, zadania lub pytania, którymi trzeba się zająć przed ukończeniem tej części projektu. Przypisz członków zespołu do każdej czynności do wykonania, dodając wzmianki @ z ich imionami i nazwiskami.
8. Udostępnienie wyniku 10 MIN
Po tym, jak zespół wyrazi swoją opinię, nadchodzi czas, aby osoba zatwierdzająca podjęła decyzję. Gdy to nastąpi, pamiętaj o podsumowaniu wyniku i udostępnieniu go zespołowi.
Różnice
RACI
Ramy RACI są zbliżone do ram DACI, jednak rozwinięcie skrótu jest nieco inne i pochodzi od angielskich słów oznaczających osobę odpowiedzialną, nadzorującą, konsultującą i informowaną. Osoba odpowiedzialna (Responsible) będzie realizować prace. Osoba nadzorująca (Accountable) zatwierdza prace na końcu. A osoby konsultujące (Consulted) i informowane (Informed) oznaczają to samo, co w DACI.
.jpg?cdnVersion=2267)
Analiza pola sił
Za pomocą analizy pola sił ustal, które czynniki przemawiają za Twoją decyzją lub przeciw niej. Przyznaj punkty tym elementom, biorąc pod uwagę ich siłę, aby określić, które opcje są dostępne oraz jak wygląda bilans kosztów i korzyści każdej z nich.
Kolejne czynności
Decide
Po podjęciu decyzji zapisz ostateczną decyzję w dokumencie współpracy. Dzięki temu kolejne zespoły zyskają kontekst sposobu i przyczyn podjęcia takiej, a nie innej decyzji.
Mamy coś dla Twojego zespołu
Nasz comiesięczny newsletter zawiera aktualne porady, wskazówki oraz informacje o najnowszych grach.
