Retrospektywa 4L w praktyce
Zespół odpowiedzialny za organizację wydarzeń spotyka się na platformie Zoom i rejestruje wypowiedzi w ramach sesji 4L przy użyciu Miro.
Ten zespół ds. zarządzania talentami omawia retrospektywę 4L na platformie Zoom, rejestrując wypowiedzi uczestników przy użyciu Trello.
Karteczki samoprzylepne z przeprowadzanej bezpośrednio sesji 4L zespołu zajmującego się produkcją filmów.
Czego będziesz potrzebować
Zdalne
Wideokonferencje z udostępnianiem ekranu
Narzędzie do współpracy cyfrowej (zobacz szablony)
Zegar
Osobiście
Miejsce spotkania
Tablica lub duży arkusz papieru
Markery
Karteczki samoprzylepne
Opcjonalne szablony
Szablony Atlassian
Inne szablony
Instrukcje dotyczące gry
1. Przygotowanie 5 MIN
W przypadku zespołów zdalnych zacznij od utworzenia dokumentu współpracy, takiego jak tablica Trello lub strona Confluence. Możesz skorzystać z udostępnionych szablonów lub utworzyć własny.
W przypadku zespołów pracujących na miejscu przeprowadź grę w sali konferencyjnej. Użyj tablicy lub dużego arkusza papieru oraz przygotuj karteczki samoprzylepne i markery.
Utwórz sześć kolumn: Kamienie milowe, PODOBAŁO NAM SIĘ, PRZESZKADZAŁO NAM, BRAKOWAŁO NAM, NAUCZYLIŚMY SIĘ oraz Czynności.
Przed sesją uzgodnijcie z zespołem, jaki miniony okres chcecie przeanalizować.
WSKAZÓWKA: DUŻE GRUPY
Zespół liczy więcej niż 8 osób? Zarezerwuj 90 minut dla grup 8–12 osób i co najmniej 2 godziny, jeśli osób jest więcej niż 12.
PORADA: OSTATNI KWARTAŁ
Jeśli Twoja firma funkcjonuje w oparciu o harmonogram kwartalny, najlepiej zacząć od przyjrzenia się minionemu kwartałowi.
2. Ustalenie zasad 5 MIN
Na początku spotkania poinformuj swój zespół o następujących kwestiach:
- Poświęcamy czas na rozmowę o przebiegu naszej współpracy, ponieważ chcemy sprawdzić, jak można poprawić jej jakość.
- Przystępujemy do spotkania ze świadomością, że każdy dołożył wszelkich starań, biorąc pod uwagę posiadaną wiedzę i narzędzia.
- To spotkanie zapewnia bezpieczną przestrzeń. Nic, co zostanie powiedziane, nie będzie wykorzystane przeciw nikomu.
- Jesteśmy tutaj, aby analizować, a nie obwiniać.
3. Kluczowe momenty 5 MIN
Poproś zespół o zastanowienie się nad wybranym okresem. Jakie kluczowe zdarzenia miały miejsce? Podaj kilka przykładów, takich jak zrealizowane cele, wspólne świętowanie, dołączenie nowych członków zespołu, wydarzenia firmowe.
Skupienie uwagi zespołu na kluczowych kamieniach milowych ułatwi jego członkom przypomnienie sobie wydarzeń, które miały miejsce i opinii na ich temat.
Następnie ustaw minutnik na 5 minut, w trakcie których uczestnicy dodadzą własne kluczowe zdarzenia do kolumny Kamienie milowe.
4. Przemyślenia 10 MIN
Objaśnij zespołowi cztery listy: „PODOBAŁO NAM SIĘ”, „BRAKOWAŁO NAM”, „PRZESZKADZAŁO NAM” i „NAUCZYLIŚMY SIĘ”.
PODOBAŁO NAM SIĘ: Co się Wam podobało w Waszej pracy w omawianym okresie?
To jest to, co chcecie robić nadal lub z większym skutkiem w przyszłości.
BRAKOWAŁO NAM: Co chcielibyście mieć?
Może to być większa liczba osób, większa ilość czasu albo więcej kawy. Wszystkie pomysły są mile widziane.
PRZESZKADZAŁO NAM: Co w omawianym okresie utrudniało Wam życie?
Co chcielibyście, aby więcej się nie powtórzyło?
NAUCZYLIŚMY SIĘ: Czego nauczyliście się na podstawie swoich sukcesów i porażek?
Ustawi minutnik na 10 minut, aby każdy dodał do poszczególnych list własne przemyślenia.
PORADA: ZAPEWNIJ CZAS
Dając uczestnikom czas na pisanie, sprzyjasz przetwarzaniu i refleksji, a jednocześnie stwarzasz mniej rozmownym członkom zespołu okazję do podzielenia się swoimi pomysłami.
5. Wybór działań 15 MIN
Daj wszystkim 10 minut, aby, jako zespół lub w wydzielonych grupach, omówili:
- Jedno działanie, które podejmiecie w celu wyeliminowania jakiejś pozycji z listy PRZESZKADZAŁO NAM.
- Jedno działanie, które podejmiecie w celu wzmocnienia efektu jakiejś pozycji z listy PODOBAŁO NAM SIĘ.
- Wykorzystanie list BRAKOWAŁO NAM i NAUCZYLIŚMY SIĘ do sformułowania pomysłów na działania, które należy podjąć.
PORADA: SKONCENTRUJ WYSIŁKI
Im mniej czynności musisz wykonać, tym większe prawdopodobieństwo, że uda się je zrealizować. Zacznij od zaledwie jednej czynności do wykonania z każdej listy.
6. Dzielenie się planem działania 15 MIN
Daj każdej osobie lub grupie kilka minut na podzielenie się swoim planem. Odnotuj każdą czynność na liście czynności. Pamiętaj, aby uwzględnić osoby odpowiedzialne za daną czynność, zakres ich obowiązków oraz termin wykonania.
7. Podsumowanie 10 MIN
Zadeklaruj, kiedy będziesz regularnie monitorować postęp w zakresie zaplanowanych czynności, na przykład na spotkaniach zespołu lub w trakcie kolejnej sesji 4L.
Kolejne czynności
Zaplanowanie kolejnej gry 4L
Na początek dobrze jest zaplanować ją raz na kwartał. Gdy już wszystko opanujesz, spróbuj przeprowadzać ją co dwa tygodnie, co miesiąc lub po zakończeniu cyklu projektu lub sprintu.
Weryfikacja
Pamiętaj, aby powrócić z zespołem do sesji 4L i sprawdzić postępy w zakresie zaplanowanych czynności. Podczas kolejnej sesji 4L możesz omówić, jak udało się je wykonać.
Różnice
Kwantyfikacja
W wydzielonych grupach omówcie korzyści, które przyniesie wyeliminowanie problemów na liście PRZESZKADZAŁO NAM oraz kontynuowanie działań z listy PODOBAŁO NAM SIĘ, przypisując każdej pozycji zwrot z inwestycji (ROI) będący wynikową włożonego wysiłku oraz uzyskanej korzyści. Użyj tych wartości, aby zdecydować, które pozycje wymagają podjęcia działań.
Przykład: ROI
Zobacz, jak jeden z zespołów wyznacza zwrot z inwestycji dla odpowiedzi w kolumnie „Podobało nam się”.
Mamy coś dla Twojego zespołu
Nasz newsletter zawiera aktualne porady, wskazówki oraz informacje o najnowszych grach.
