Konfiguracja witryny i przestrzeni

Przed rozpoczęciem tego samouczka zarejestruj się, aby skorzystać z bezpłatnej wersji próbnej rozwiązania Confluence Cloud. Nie zamykaj tej karty podczas rejestracji. Informacje zawarte w tym przewodniku pomogą Ci skonfigurować pierwszy projekt. Możesz śmiało zaczynać, a my zaczekamy.

Ten przewodnik dotyczy rozwiązania Confluence Cloud. Jeśli interesuje Cię jedno z naszych rozwiązań samodzielnie zarządzanych, przejdź tutaj>>

Książka z żarówką u góry

Użytkownicy produktów Confluence Data Center i Confluence Server znajdą informacje na temat tworzenia i edycji stron w Confluence w tym samouczku.


Krok 1: Zapoznanie się z przestrzeniami

Twoja witryna Confluence jest podzielona na przestrzenie. Przestrzenie są zbiorami powiązanych stron, które opracowujesz wraz z innymi członkami zespołu lub organizacji. Większość organizacji korzysta z przestrzeni zespołowych, przestrzeni projektów oprogramowania, przestrzeni dokumentacji oraz przestrzeni bazy wiedzy:

  • Przestrzenie zespołowe najlepiej wykorzystać do zachęcenia członków zespołu do współpracy ukierunkowanej na realizację szeroko zakrojonych celów i OKR-ów. Możesz na przykład utworzyć dla swojego zespołu marketingowego przestrzeń zespołową, która ułatwi mu uzgodnienie swoich działań z OKR-ami, zapewni bieżące informacje na temat wytycznych dotyczących marki oraz filarów leżących u podstaw przesłań, a także pozwoli zyskać wgląd w strategię marketingową organizacji na poziomie ogólnym.

  • Za pomocą przestrzeni projektów oprogramowania można śledzić poszczególne inicjatywy i projekty. Możesz na przykład utworzyć przestrzeń projektu, która posłuży jako jedno źródło rzetelnych informacji dotyczących wszystkiego, co wiąże się z nową funkcją, nad którą pracuje Twoja firma, od wymagań dotyczących produktu oraz specyfikacji funkcji po notatki ze spotkań i analizy retrospektywne.

  • W przestrzeniach dokumentacji możesz utworzyć i uporządkować dokumentację techniczną swoich produktów i usług, aby każdy mógł z łatwością się z nią zapoznać.

  • Przestrzenie baz wiedzy służy do przechowywania i udostępniania odpowiedzi na często zadawane pytania, np. dotyczące objaśnień zasad i rozwiązań informatycznych. Jeśli posiadasz subskrypcję Jira Service Desk, możesz zintegrować ją ze swoją witryną Confluence, aby udostępniać klientom artykuły z bazy wiedzy.

  • Przestrzeń własną możesz wykorzystać jako piaskownicę do przechowywania uporządkowanych notatek, śledzenia prywatnych OKR-ów oraz celów, a także tworzenia roboczych propozycji projektów, zanim trafią one do harmonogramu. Pozwoli ona również nawiązać kontakt z zespołem poprzez zamieszczanie wpisów na blogu, w których się przedstawisz i powiesz innym, czym się aktualnie zajmujesz.

Zanim zaczniesz tworzyć cały szereg przestrzeni, zastanów się, w jaki sposób Twoja organizacja będzie korzystać z platformy Confluence Cloud. Oto kilka często spotykanych przypadków użycia:

Nazwa

Opis

Przykłady

Zarządzanie wiedzą

Opis

Pozwól, aby Confluence stało się rzetelnym źródłem ważnych informacji w Twojej firmie. Przykładowe przypadki użycia funkcji zarządzania wiedzą:

  • Dokumentowanie zasad kadrowych i prawnych, najlepszych praktyk oraz procedur, a także wiedzy technicznej.
  • Tworzenie artykułów dotyczących rozwiązywania problemów, samouczków oraz instruktaży i udostępnianie ich klientom.
  • Informowanie klientów o zmianach w produktach, interfejsach API oraz innych usługach.

Przykłady

Oto kilka wybranych sposobów konfiguracji witryny Confluence pod kątem zarządzania wiedzą:

  • Jeśli używasz Confluence do udostępniania wewnętrznych zasad i procedur, dobrym rozwiązaniem może być utworzenie odrębnej przestrzeni dokumentacji dla każdej dziedziny (na przykład zagadnień kadrowych, prawnych i informatycznych).
  • Jeśli używasz Confluence do udostępniania artykułów swoim klientom, warto rozważyć utworzenie przestrzeni dokumentacji oraz przestrzeni bazy wiedzy dla każdego produktu i każdej usługi.

W przypadku przestrzeni lub elementów zawartości, które mają być widoczne dla klientów, włącz dostęp anonimowy. Możesz również powiązać przestrzenie z systemem Jira Service Desk, aby móc dołączać artykuły do wniosków o wsparcie.

Współpraca w ramach projektów

Opis

Współpraca z partnerami z różnych działów w zakresie zarządzania projektami, podejmowania inicjatyw strategicznych, tworzenia produktów i funkcji i nie tylko. Przykładowe przypadki użycia funkcji współpracy w ramach projektów:

  • Kierownicy projektu, projektanci i programiści odpowiedzialni za formułowanie wymagań dotyczących produktu oraz specyfikacji technicznych.
  • Zespoły odpowiedzialne za marketing i produkt tworzące plan komunikacji z klientem na potrzeby nadchodzącego wydania.
  • Badacze gromadzący informacje na temat planów w celu przeprowadzenia badania wśród użytkowników i udostępniający wyniki interesariuszom.

Przykłady

Oto kilka wybranych sposobów konfiguracji witryny Confluence pod kątem współpracy w ramach projektów:

  • Utwórz przestrzenie dla każdego produktu oraz strony dla każdego wdrożenia lub cyklu wydania.
  • Utwórz przestrzenie dla każdego zespołu funkcjonalnego oraz strony dla wszystkich większych projektów lub inicjatyw.
  • Podejście mieszane. Utwórz przestrzenie zespołowe dla dużych inicjatyw strategicznych (np. ważnej zmiany nazwy) oraz przestrzenie projektów dla projektów i wydań o znaczeniu taktycznym.

Upewnij się, że każda osoba pracująca nad projektem posiada uprawnienia potrzebne do efektywnej współpracy.

Angażowanie pracowników

Opis

Stworzenie atrakcyjnego, nowoczesnego Intranetu, w którym Ty i Twój zespół możecie się komunikować, dzielić opiniami, a także świętować razem sukcesy. Przykładowe przypadki użycia w zakresie angażowania pracowników:

  • Udostępnianie w Confluence ogłoszeń, dzięki którym każdy będzie odpowiednio poinformowany, a kultura otwartości będzie się stale rozwijać.
  • Tworzenie na blogu wpisów, w których przedstawisz się nowemu zespołowi, podzielisz się wiedzą zdobytą w trakcie webinarium lub konferencji czy opowiesz innym członkom zespołu o swojej pracy.
  • Czytanie popularnych stron i wpisów na blogu w celu poznania odczuć różnych pracowników firmy i dowiedzenia się, co obecnie jest dla nich ważne.

Przykłady

Oto kilka wybranych sposobów konfiguracji witryny Confluence pod kątem angażowania pracowników:

  • Skonfiguruj blogi w każdej przestrzeni i zachęć ludzi, aby opowiadali na nich o swojej pracy.
  • Poproś nowych pracowników, aby w ramach procesu wdrożenia zamieścili wpis na blogu.
  • Utwórz na stronie głównej swojej witryny Confluence komunikat powitalny, w którym zachęcisz do dodawania ogłoszeń.

Zainstaluj aplikacje ze sklepu Atlassian Marketplace, aby móc osadzać kanały Slack w swojej witrynie Confluence Cloud, prowadzić wideorozmowy oraz wykonywać wiele innych czynności.


Krok 2: Utworzenie przestrzeni

Teraz, gdy już wiesz, jakich rodzajów przestrzeni będzie potrzebować Twoja organizacja, przyszedł czas na utworzenie swojej pierwszej przestrzeni.

  1. Przejdź do witryny Confluence.
  2. Na ekranie głównym wybierz opcję Create Space (Utwórz przestrzeń).
  3. Wybierz rodzaj przestrzeni do utworzenia.
  4. Wprowadź dane w polach Space name (Nazwa przestrzeni), Space key (Klucz przestrzeni) oraz inne informacje.
  5. Ustaw uprawnienia do przestrzeni.
  6. Kliknij przycisk Create (Utwórz).

Po zakończeniu znajdziesz się w przestrzeni Overview (Strona główna). W tym miejscu możesz poinformować członków swojej organizacji o tym, do czego przestrzeń jest przeznaczona oraz kto będzie z niej korzystał. W kolejnym kroku dowiesz się, jak dostosować stronę główną swojej nowej przestrzeni.


Krok 3: Dostosowywanie strony głównej przestrzeni

Każda przestrzeń posiada sekcję Overview (Strona główna), którą można wykorzystać do poinformowania członków zespołu oraz innych osób zainteresowanych, do czego służy dana przestrzeń oraz jakie informacje można w niej znaleźć. W przypadku utworzenia przestrzeni z szablonu na stronie głównej będą się znajdować wbudowane elementy, które ułatwią wykorzystanie do maksimum potencjału danej przestrzeni. Ponadto możesz dodać do niej własne elementy, aby przekształcić ją w doskonałe centrum skupiające wszystkie informacje potrzebne zespołowi.

Ikona ołówkaAby dostosować stronę główną, kliknij ikonę ołówka ( Pencil icon ) i przystąp do edycji dokładnie tak jak w przypadku każdej innej strony.

  • Wypróbuj poniższe sztuczki, dzięki którym Twoja strona główna będzie się wyróżniać:
  • Prześlij baner lub logo, aby ludzie na pierwszy rzut oka mogli zidentyfikować przestrzeń.
  • Opisz misję oraz cele Twojego zespołu i dodaj łącza do kluczowych stron.
  • Dodaj spis treści, kalendarz zespołu lub harmonogram.

Aby dowiedzieć się więcej na temat kreowania fantastycznej strony głównej, zapoznaj się z dokumentacją Confluence Cloud lub tym wpisem na blogu.

Strona główna w przeglądarce

Potrzebujesz szybkiego i skutecznego rozwiązania? Zacznij działać od razu dzięki szablonowi strony głównej zespołu od Hubspot.


Krok 4: Organizacja zawartości

Po utworzeniu pierwszej przestrzeni przychodzi czas na organizację. Celem jest uporządkowanie przestrzeni w taki sposób, aby można było się po niej z łatwością poruszać. Dzięki temu członkowie zespołu oraz inne osoby zainteresowane będą mogły szybko zlokalizować poszukiwaną zawartość.

Więcej informacji na temat nawigacji zawiera Przewodnik 4: Nawigacja w Confluence.

Grupowanie podobnej zawartości za pomocą stron nadrzędnych

W Confluence można zagnieżdżać jedne strony pod drugimi, tworząc w ten sposób hierarchię zawartości w każdej przestrzeni. Hierarchia ta znajduje odzwierciedlenie w drzewie stron widocznym na pasku bocznym przestrzeni, znajdującym się na lewo od aktywnej strony.

Aby wykorzystać zalety drzewa stron, utwórz stronę dla każdego zadania lub projektu, w którym uczestniczy Twój zespół i zagnieźdź pod nią powiązane strony podrzędne. Jeśli na przykład Twój zespół przeprowadza analizy retrospektywne co 2 tygodnie, możesz utworzyć stronę najwyższego poziomu o nazwie „Analizy retrospektywne”, a następnie zagnieździć pod nią strony odpowiadające poszczególnym analizom retrospektywnym, jakie zostały przeprowadzone.

W poniższym przykładzie zaprezentowano, w jaki sposób zespół Atlassian wykorzystuje tę strategię do organizowania własnej przestrzeni:

Przestrzeń analiz retrospektywnych

Tworzenie skrótów do ważnych stron

Confluence umożliwia tworzenie unikalnych skrótów przestrzeni, czyli łączy do każdej przestrzeni w witrynie przypiętych do paska bocznego przestrzeni, nad drzewem stron. Można je wykorzystać do wyróżnienia ważnych elementów zawartości, aby było łatwo je znaleźć.

Aby utworzyć swój pierwszy skrót do przestrzeni, przejdź do niej i na pasku bocznym wybierz opcję + Add shortcut (Dodaj skrót). Więcej informacji na temat skrótów przestrzeni, w tym na temat edytowania lub usuwania istniejących, zawiera temat Dostosowywanie przestrzeni.

Dodawanie etykiet do stron i załączników

Etykieta pozwala w mgnieniu oka zidentyfikować powiązane strony i załączniki tak, aby członkowie zespołu oraz inni zainteresowali mogli znaleźć to, czego szukają.

  1. Otwórz stronę w Confluence.
  2. Wybierz ikonę etykiety () w prawym dolnym rogu*.
  3. Wprowadź nazwę etykiety, którą chcesz zastosować. Jeśli etykieta o wybranej nazwie już istnieje, pojawi się ona w menu automatycznych podpowiedzi.
  4. Aby zastosować etykietę, kliknij przycisk Add (Dodaj).
  5. Kliknij przycisk Close (Zamknij), aby zamknąć okno dialogowe.

* Jeśli nie przeglądasz strony, tylko ją edytujesz, wybierz menu dodatkowych czynności (•••) w prawym górnym rogu, a następnie opcję Add labels (Dodaj etykiety).

Nadawaj etykietom przejrzyste i znaczące nazwy. Na przykład etykietę, którą będziesz oznaczać notatki ze spotkania, warto nazwać notatki-ze-spotkania lub spotkania. Jeśli dodasz taką etykietę do każdej strony, na której zapisane są notatki ze spotkania, wówczas możesz przejrzeć wszystkie notatki ze spotkań pochodzące z jednej przestrzeni lub z całej witryny Confluence. Wystarczy, że wybierzesz tę etykietę. Możesz również wyświetlić wszystkie strony, na których znajduje się dana etykieta, lub wyszukiwać zawartość po etykiecie, co znacznie ułatwia znajdowanie odpowiednich stron i załączników. Więcej informacji na temat etykiet zawiera temat Porządkowanie zawartości za pomocą etykiet.

Porada eksperta:

Jeśli dodasz etykietę do szablonu strony, etykieta ta będzie dodawana automatycznie do każdej strony utworzonej za pomocą tego szablonu.

Zadbaj o uporządkowanie zawartości

Warto poświęcić trochę czasu na przegląd zawartości przestrzeni, usunięcie lub zarchiwizowanie nieaktualnych treści oraz poprzenoszenie stron w taki sposób, aby uzyskać pożądaną strukturę. Jeśli jesteś administratorem witryny, wypracuj wraz z członkami swojego zespołu rutynowe procedury związane z utrzymaniem przestrzeni i zachęcaj ich administratorów, aby wraz z użytkownikami wygospodarowali chwilę na ich przegląd i aktualizację.

  1. Zaangażuj osoby, które pomogą Ci w obsłudze Twoich przestrzeni.
  2. Sprawdź zawartość znajdującą się w przestrzeni i przejrzyj dane analityczne.
  3. Wskaż przestarzałe lub nieaktualne strony i utwórz plan działania.
  4. Przeanalizuj architekturę informacji i dostosuj ją do bieżących potrzeb.

Więcej informacji znajdziesz w tym wpisie na blogu.


Krok 5: Zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami

Jako administrator Confluence lub administrator witryny z opłaconą subskrypcją usługi Confluence możesz ręcznie zarządzać użytkownikami, grupami i uprawnieniami lub włączyć publiczną rejestrację, aby umożliwić użytkownikom samodzielne tworzenie kont. Informacje na temat uprawnień w planie Free znajdziesz w naszej dokumentacji.

Zarządzanie uprawnieniami globalnymi

Porada eksperta:

Aby móc zarządzać uprawnieniami globalnymi, musisz posiadać uprawnienia administratora Confluence.

Uprawnienia globalne pozwalają określić:

  • Kto może utworzyć przestrzeń lub przestrzeń własną.
  • Czy użytkownicy nieposiadający licencji mogą mieć dostęp do witryny.
  • Kto może mieć dostęp do profili użytkowników.

Uprawnienia globalne mają zastosowanie do całej witryny.

  1. Kliknij ikonę koła ustawień w prawym górnym rogu (obok Twojego awatara).
  2. Wybierz opcję Global permissions (Uprawnienia globalne) dostępną w sekcji Security (Bezpieczeństwo) na pasku bocznym.
  3. Kliknij opcję Edit permissions (Edytuj uprawnienia) w prawym górnym rogu.
  4. Ustaw uprawnienia dla grup i pojedynczych użytkowników, zaznaczając lub odznaczając odpowiednie pola.
  5. Jeśli chcesz upublicznić witrynę, zaznacz opcję Use Confluence (Użyj Confluence) w sekcji Anonymous Access (Dostęp anonimowy).
  6. Po zakończeniu kliknij przycisk Save all (Zapisz wszystko) u dołu strony.

Zadbaj o uporządkowanie zawartości

Porada eksperta:

Uprawnienia przestrzeni może edytować tylko administrator przestrzeni. Jeśli jesteś administratorem Confluence, możesz odzyskać uprawnienia administratora przestrzeni dla dowolnej przestrzeni w swojej witrynie. Więcej informacji zawiera temat Czym są uprawnienia przestrzeni?

Uprawnienia przestrzeni pozwalają określić:

  • Kto może przeglądać zawartość przestrzeni.
  • Kto może dodawać komentarze do tej zawartości.
  • Kto może tworzyć, edytować lub przesyłać zawartość.

Confluence jest domyślnie platformą otwartą. Oznacza to, że dopóki nie ograniczysz uprawnień przestrzeni, każda osoba posiadająca dostęp do Twojej witryny Confluence będzie miała dostęp do zawartości dowolnej przestrzeni. Uprawnienia mogą ustawiać administratorzy przestrzeni podczas tworzenia nowej przestrzeni lub na późniejszym etapie. Każdy, kto może edytować stronę, może również edytować jej ograniczenia.

  1. Otwórz stronę główną przestrzeni w Confluence.
  2. Wybierz kolejno opcje Space Settings > Permissions (Ustawienia przestrzeni > Uprawnienia).
  3. Pod dowolnym z nagłówków wybierz opcję Edit permissions (Edytuj uprawnienia).
  4. Zaznacz lub odznacz pola przy uprawnieniach, które chcesz zmienić.

Możesz zarządzać uprawnieniami przestrzeni na poziomie pojedynczych osób lub całych grup. Więcej informacji znajdziesz w temacie Przypisywanie uprawnień przestrzeni. Jeśli Twoja witryna ma charakter publiczny, możesz również umożliwić anonimowy dostęp do pojedynczej przestrzeni. Więcej informacji znajdziesz w temacie Konfiguracja dostępu publicznego.

Niektórzy klienci korzystający z platformy Confluence stosują ten sam schemat uprawnień do każdej przestrzeni w swojej witrynie, natomiast inni konfigurują różne uprawnienia przestrzeni, w zależności od przeznaczenia lub przypadków użycia poszczególnych przestrzeni.

Przypadek użycia

Odbiorcy docelowi

Uprawnienia

Udostępnianie klientom pomocy oraz informacji związanych ze wsparciem

Odbiorcy docelowi

  • Klienci

Uprawnienia

  • Dostęp anonimowy jest dozwolony
  • Funkcje tworzenia i edycji stron oraz dodawania na nich komentarzy są dostępne tylko dla członków zespołu wsparcia

Udostępnianie zasad, samouczków oraz porad dotyczących rozwiązywania problemów w obrębie organizacji

Odbiorcy docelowi

  • Każdy członek organizacji

Uprawnienia

  • Zawartość może przeglądać każdy członek organizacji
  • Funkcje tworzenia i edycji stron oraz dodawania na nich komentarzy są dostępne tylko dla ekspertów w danym temacie
  • Dostęp anonimowy jest wyłączony

Współpraca z innymi nad projektami lub inicjatywami

Odbiorcy docelowi

  • Członkowie zespołu
  • Interesariusze w projekcie

Uprawnienia

  • Zawartość może przeglądać każdy członek organizacji
  • Interesariusze mogą dodawać komentarze
  • Funkcje tworzenia lub edycji stron są dostępne tylko dla członków zespołu
  • Dostęp anonimowy jest wyłączony

Udostępnianie danych wrażliwych (np. na temat pracowników, listy płac lub zagadnień prawnych)

Odbiorcy docelowi

  • Członkowie zespołu

Uprawnienia

  • Dostęp jest ograniczony wyłącznie do członków zespołu
  • Nikt spoza zespołu nie może wyświetlać lub edytować stron ani dodawać na nich komentarzy
  • Dostęp anonimowy jest wyłączony

Zapraszanie członków zespołu do witryny

Po skonfigurowaniu witryny oraz uprawnień na poziomie ogólnym trzeba zaprosić członków zespołu, aby mogli rozpocząć korzystanie z platformy Confluence Cloud (a także z wszelkich innych produktów Atlassian dostępnych w Twojej witrynie).

  1. Kliknij ikonę koła ustawień w prawym górnym rogu (obok Twojego awatara).
  2. Na pasku bocznym wybierz opcję User management (Zarządzanie użytkownikami).
  3. Kliknij opcję Invite users (Zaproś użytkowników) w prawym górnym rogu.
  4. Wprowadź adres e-mail każdego członka zespołu, którego chcesz zaprosić. Jednocześnie możesz wprowadzić maksymalnie 10 adresów e-mail.
  5. Wybierz rolę dla zaproszonych członków zespołu. W ten sposób określisz dla nich poziom dostępu do Twojej witryny jako całości.
  6. Wybierz produkty, do których członkowie zespołu mają mieć dostęp*.
  7. Wybierz grupy, do których chcesz dodać tych członków zespołu.
  8. Spersonalizuj zaproszenie, a następnie kliknij przycisk Invite user (Zaproś użytkownika).

* Dotyczy to wyłącznie członków zespołu w podstawowej roli Basic.

Jako administrator witryny możesz w dowolnej chwili aktualizować role, uprawnienia dostępu oraz grupy przypisane do użytkowników. Możesz również usunąć użytkownika, cofając jego uprawnienia dostępu do witryny, dezaktywując jego konto, a nawet usuwając go całkowicie (gdy na przykład pracownik zwalnia się z firmy). Więcej informacji znajdziesz w temacie Zapraszanie i usuwanie użytkowników.

Confluence — omówienie

Dowiedz się, czym jest platforma Confluence, i zobacz, czy sprawdzi się w Twoim zespole lub Twojej organizacji.

Tworzenie zawartości w Confluence

Dowiedz się, jak tworzyć rozbudowaną, dynamiczną zawartość w Confluence.