Konfiguracja witryny i przestrzeni

Krok 4: Organizacja zawartości

Po utworzeniu pierwszej przestrzeni przychodzi czas na organizację. Celem jest uporządkowanie przestrzeni w taki sposób, aby można było się po niej z łatwością poruszać. Dzięki temu członkowie zespołu oraz inne osoby zainteresowane będą mogły szybko zlokalizować poszukiwaną zawartość.

Więcej informacji na temat nawigacji zawiera Przewodnik 4: Nawigacja w Confluence.

Grupowanie podobnej zawartości za pomocą stron nadrzędnych

W Confluence można zagnieżdżać jedne strony pod drugimi, tworząc w ten sposób hierarchię zawartości w każdej przestrzeni. Hierarchia ta znajduje odzwierciedlenie w drzewie stron widocznym na pasku bocznym przestrzeni, znajdującym się na lewo od aktywnej strony.

Aby wykorzystać zalety drzewa stron, utwórz stronę dla każdego zadania lub projektu, w którym uczestniczy Twój zespół i zagnieźdź pod nią powiązane strony podrzędne. Jeśli na przykład Twój zespół przeprowadza analizy retrospektywne co 2 tygodnie, możesz utworzyć stronę najwyższego poziomu o nazwie „Analizy retrospektywne”, a następnie zagnieździć pod nią strony odpowiadające poszczególnym analizom retrospektywnym, jakie zostały przeprowadzone.

W poniższym przykładzie zaprezentowano, w jaki sposób zespół Atlassian wykorzystuje tę strategię do organizowania własnej przestrzeni:

Tworzenie skrótów do ważnych stron

Confluence umożliwia tworzenie unikalnych skrótów przestrzeni, czyli łączy do każdej przestrzeni w witrynie przypiętych do paska bocznego przestrzeni, nad drzewem stron. Można je wykorzystać do wyróżnienia ważnych elementów zawartości, aby było łatwo je znaleźć.

Aby utworzyć swój pierwszy skrót do przestrzeni, przejdź do niej i na pasku bocznym wybierz opcję + Add shortcut (Dodaj skrót). Więcej informacji na temat skrótów przestrzeni, w tym na temat edytowania lub usuwania istniejących, zawiera temat Dostosowywanie przestrzeni.

Dodawanie etykiet do stron i załączników

Etykieta pozwala w mgnieniu oka zidentyfikować powiązane strony i załączniki tak, aby członkowie zespołu oraz inni zainteresowali mogli znaleźć to, czego szukają.

1. Otwórz stronę w Confluence.
2. Wybierz ikonę etykiety () w prawym dolnym rogu*.
3. Wprowadź nazwę etykiety, którą chcesz zastosować. Jeśli etykieta o wybranej nazwie już istnieje, pojawi się ona w menu automatycznych podpowiedzi.
4. Aby zastosować etykietę, kliknij przycisk Add (Dodaj).
5. Kliknij przycisk Close (Zamknij), aby zamknąć okno dialogowe.

* Jeśli nie przeglądasz strony, tylko ją edytujesz, wybierz menu dodatkowych czynności (•••) w prawym górnym rogu, a następnie opcję Add labels (Dodaj etykiety).

Nadawaj etykietom przejrzyste i znaczące nazwy. Na przykład etykietę, którą będziesz oznaczać notatki ze spotkania, warto nazwać notatki-ze-spotkania lub spotkania. Jeśli dodasz taką etykietę do każdej strony, na której zapisane są notatki ze spotkania, wówczas możesz przejrzeć wszystkie notatki ze spotkań pochodzące z jednej przestrzeni lub z całej witryny Confluence. Wystarczy, że wybierzesz tę etykietę. Możesz również wyświetlić wszystkie strony, na których znajduje się dana etykieta, lub wyszukiwać zawartość po etykiecie, co znacznie ułatwia znajdowanie odpowiednich stron i załączników. Więcej informacji na temat etykiet zawiera temat Porządkowanie zawartości za pomocą etykiet.

Zadbaj o uporządkowanie zawartości

Warto poświęcić trochę czasu na przegląd zawartości przestrzeni, usunięcie lub zarchiwizowanie nieaktualnych treści oraz poprzenoszenie stron w taki sposób, aby uzyskać pożądaną strukturę. Jeśli jesteś administratorem witryny, wypracuj wraz z członkami swojego zespołu rutynowe procedury związane z utrzymaniem przestrzeni i zachęcaj ich administratorów, aby wraz z użytkownikami wygospodarowali chwilę na ich przegląd i aktualizację.

1. Zaangażuj osoby, które pomogą Ci w obsłudze Twoich przestrzeni.
2. Sprawdź zawartość znajdującą się w przestrzeni i przejrzyj dane analityczne.
3. Wskaż przestarzałe lub nieaktualne strony i utwórz plan działania.
4. Przeanalizuj architekturę informacji i dostosuj ją do bieżących potrzeb.

Więcej informacji znajdziesz w tym wpisie na blogu.

Krok 5: Zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami

Jako administrator Confluence lub administrator witryny z opłaconą subskrypcją usługi Confluence możesz ręcznie zarządzać użytkownikami, grupami i uprawnieniami lub włączyć publiczną rejestrację, aby umożliwić użytkownikom samodzielne tworzenie kont. Informacje na temat uprawnień w planie Free znajdziesz w naszej dokumentacji.

Zapraszanie członków zespołu do witryny

Po skonfigurowaniu witryny oraz uprawnień na poziomie ogólnym trzeba zaprosić członków zespołu, aby mogli rozpocząć korzystanie z platformy Confluence Cloud (a także z wszelkich innych produktów Atlassian dostępnych w Twojej witrynie).

1. Kliknij ikonę koła ustawień w prawym górnym rogu (obok Twojego awatara).
2. Na pasku bocznym wybierz opcję User management (Zarządzanie użytkownikami).
3. Kliknij opcję Invite users (Zaproś użytkowników) w prawym górnym rogu.
4. Wprowadź adres e-mail każdego członka zespołu, którego chcesz zaprosić. Jednocześnie możesz wprowadzić maksymalnie 10 adresów e-mail.
5. Wybierz rolę dla zaproszonych członków zespołu. W ten sposób określisz dla nich poziom dostępu do Twojej witryny jako całości.
6. Wybierz produkty, do których członkowie zespołu mają mieć dostęp*.
7. Wybierz grupy, do których chcesz dodać tych członków zespołu.
8. Spersonalizuj zaproszenie, a następnie kliknij przycisk Invite user (Zaproś użytkownika).

* Dotyczy to wyłącznie członków zespołu w podstawowej roli Basic.

Jako administrator witryny możesz w dowolnej chwili aktualizować role, uprawnienia dostępu oraz grupy przypisane do użytkowników. Możesz również usunąć użytkownika, cofając jego uprawnienia dostępu do witryny, dezaktywując jego konto, a nawet usuwając go całkowicie (gdy na przykład pracownik zwalnia się z firmy). Więcej informacji znajdziesz w temacie Zapraszanie i usuwanie użytkowników.