Przewodnik po wdrażaniu wersji Cloud
Zasoby niezbędne do przygotowania i wprowadzenia w życie planu pomyślnego wdrażania zmian i zarządzania nimi
Przewodnik Atlassian dotyczący wdrażania i zarządzania zmianami
W tym przewodniku znajdziesz najlepsze praktyki i wskazówki dotyczące skutecznego wdrażania chmury Atlassian w całej organizacji, na dużą skalę, aby móc wprowadzić trwałe zmiany w sposobie pracy i współpracy zespołów. Przewodnik zawiera informacje na temat tego, jak wyznaczyć wizję, skompletować podstawowy zespół, zdefiniować wskaźniki sukcesu, pozyskać sponsorów wykonawczych, stworzyć społeczność użytkowników, zaprojektować strategię komunikacji oraz stworzyć efektywne szkolenia i wsparcie.
Dlaczego zarządzanie zmianami ma istotne znaczenie dla Twojej organizacji
Nasi klienci korzystają z produktów Atlassian przy obsłudze krytycznych procesów biznesowych w ich organizacjach. W miarę postępu cyfrowej transformacji i wdrażania sposobów pracy opartych na metodyce Agile wielu z nich przenosi swoje zestawy narzędzi do chmury Atlassian, aby zmniejszyć koszty ogólne, lepiej wykorzystać budżet na infrastrukturę, zwiększyć produktywność i cieszyć się spokojem ducha dzięki wbudowanym funkcjom bezpieczeństwa i zgodności.
Aby uzyskać zwrot z inwestycji w chmurę, nie wystarczy wykupić subskrypcję — Twoje zespoły muszą aktywnie korzystać z chmury Atlassian w codziennej pracy. Sukces Twojej inicjatywy w zakresie chmury wymaga skłonienia zespołów do wdrożenia i zastosowania nowych narzędzi.
Dlatego musisz przygotować swoją organizację na długofalowe wypracowywanie sukcesu dzięki skutecznemu planowi zarządzania zmianami. Począwszy od akceptacji interesariuszy, a skończywszy na szkoleniu użytkowników — dobrze opracowany plan zarządzania zmianami może mieć duże znaczenie przy pierwszym wdrażaniu produktów Atlassian, migracji użytkowników z naszych samodzielnie zarządzanych produktów do chmury lub przy wdrażaniu jakiejkolwiek inicjatywy dotyczącej zmian. Przyjrzyjmy się więc temu bliżej.
Trwałe zmiany wymagają dużo pracy
Rozumiemy to — wszyscy jesteśmy do pewnego stopnia zmęczeni zmianami. Niezależnie od tego, czy jest to nowe narzędzie, czy proces, którego musimy przestrzegać, stale coś się zmienia. Ważne jest, aby wziąć to pod uwagę przy tworzeniu planu wprowadzenia nowych zmian w dowolnym zespole, nie tylko w zakresie zmian w technologii lub oprogramowaniu. Aby zminimalizować trudności spowodowane zmianami, warto, aby wszystkie elementy zmierzały w tym samym kierunku. Oznacza to, że ludzie, procesy i narzędzia muszą działać harmonijnie, aby wprowadzić trwałe zmiany.
Trwałe zmiany — prawdziwe, systemowe, długofalowe zmiany — wymagają pracy. Możesz poświęcać większość swojego czasu na zadbanie o techniczne działanie naszych produktów — ale równie ważne jest dopilnowanie, aby Twoje zespoły faktycznie korzystały z narzędzi, które wdrażasz (i czerpały z tego przyjemność!). Wdrażanie zmian to coś więcej niż tylko umożliwianie korzystania z usług — chodzi o zapewnienie organizacji długoterminowego sukcesu i pomoc zespołom w wydajniejszej pracy i uzyskaniu lepszych wyników biznesowych.
Korzyści ze skutecznego programu wdrażania i zarządzania zmianami
Można wymienić liczne korzyści ze skutecznego programu wdrażania i zarządzania zmianami, ale przygotowaliśmy trzy najważniejsze:
1. Oszczędzanie czasu i pieniędzy
Opracowanie planu wdrażania i zarządzania zmianami w ramach kompleksowego planu migracji oraz przemyślane wprowadzanie narzędzi pomogą sprawić, że zmiany będą trwałe. Bez solidnego planu istnieje ryzyko, że w przyszłości konieczne będzie ponowne wdrożenie, jeśli Twoje zespoły nie przyswoją sobie zmian.
2. Zmniejszenie shadow IT
Dzięki strategicznemu wprowadzaniu produktów Atlassian Twoje zespoły będą miały jasność, jak i kiedy używać danego produktu Atlassian w swoich działach. Jeśli ich potrzeby technologiczne są zaspokojone, mają dostęp do odpowiednich materiałów szkoleniowych i mają kanał informacji zwrotnych pozwalający na proponowanie ulepszeń, będą mniej skłonne do zakupu i uruchamiania własnych instancji produktów Atlassian lub współpracy poza usługami zatwierdzonymi przez dział IT. Dzięki temu można uniknąć problemów technicznych, rozliczeniowych i problemów z bezpieczeństwem związanych z shadow IT.
PORADA: Jeśli chcesz uzyskać wgląd w shadow IT, zapoznaj się z funkcją automatycznego odnajdywania produktów, dostępną w ramach subskrypcji Atlassian Guard lub Cloud Enterprise. Dzięki automatycznemu odnajdywaniu produktów administratorzy organizacji mogą identyfikować utworzone przez użytkowników instancje Atlassian Cloud, które istnieją w ich organizacji oraz sprawdzać, kim są administratorzy tych produktów i ilu użytkowników do nich dołączyło. Administratorzy organizacji mogą również kontaktować się z właścicielami instancji, aby konsolidować produkty i dane w oficjalnej instancji produktu organizacji.
3. Zwiększanie produktywności
Przygotowanie planu zarządzania zmianą z odpowiednimi zasobami szkoleniowymi i wsparciem oznacza, że Twoi użytkownicy będą mogli płynnie rozpocząć pracę już pierwszego dnia. Zamiast tracić czas na szukanie nowych danych logowania lub dokumentacji, będą mogli skupić się na swoich kluczowych celach biznesowych.
Powszechne bariery utrudniające wdrażanie
Jeśli korzyści są tak ewidentne, można by pomyśleć, że zmiany nastąpią samoistnie. Tymczasem przykładowe powszechne bariery utrudniające skuteczne wprowadzanie nowych produktów to:
- Bezwładność i ogólna odporność na zmiany
- Brak integracji celów biznesowych z celami informatycznymi
- Niewystarczający sponsoring ze strony kluczowych liderów
- Zamieszanie (kiedy co robimy?)
- Brak komunikowania korzyści użytkownikom (co mi to daje?)
- Zbyt wiele dostępnych narzędzi i brak jasnych wskazówek, kiedy używać jakich narzędzi
Aby uzyskać powyższe korzyści i uniknąć tych typowych pułapek, potrzebujesz planu zarządzania zmianami. Dzięki niemu Twoje zespoły będą wiedziały, co się zmienia, jak, dlaczego i kiedy oraz będą miały wiedzę, umiejętności i zasoby, których potrzebują, aby odnieść sukces. W dalszej części tego przewodnika przedstawimy Ci nasze zalecane kroki, jeśli chodzi o przygotowanie się do zmian i nastawienie zespołów na długofalowy sukces.
PORADA: aby pomóc Ci zorganizować transformację cyfrową i zastosować strategie zarządzania zmianami, które przejdziemy w tym przewodniku, zalecamy skorzystanie z naszego szablonu planu zarządzania zmianami.Szablon ten ma na celu przeprowadzenie Cię przez proces planowania i realizacji migracji do chmury, a także zadbanie o to, aby wszyscy odpowiedni interesariusze byli poinformowani i zaangażowani.Korzystając z tego szablonu i postępując zgodnie z najlepszymi praktykami, możesz zapewnić płynne przejście do chmury i zmaksymalizować korzyści płynące z inwestycji w rozwiązania Atlassian.
Krok 4: określenie zakresu wdrożenia
Jeśli migrujesz z oprogramowania Atlassian w wersji Server lub Data Center, prawdopodobnie masz już ustaloną strategię migracji, która będzie dyktować sposób wdrażania zmian w zespołach. Na przykład w przypadku strategii migracji stopniowej zastosujesz stopniowe wdrażanie do poszczególnych zespołów po kolei, aby umożliwić im dostosowanie się do migracji. Z drugiej strony, jeśli przeprowadzasz proste przeniesienie, możesz zdecydować się na przeprowadzenie wdrożenia metodą „big bang”.
WSKAZÓWKA: jeśli migrujesz ponad 1000 użytkowników, skontaktuj się z nami w celu konsultacji na temat podejścia migracyjnego. Strategia migracji jest kluczowym elementem potrzebnym przed rozpoczęciem planowania wdrożenia.
Wdrożenie metodą „big bang”
Wdrożenie metodą „big bang” oznacza, że robisz to na DUŻĄ skalę — przeprowadzasz wdrożenie w całej organizacji w tym samym czasie. Może to być część szerszej transformacji cyfrowej lub inicjatywy dotyczącej sposobów pracy albo też zmiany na stanowiskach kierowniczych obejmującej całą organizację. Ogólnie rzecz biorąc, wdrożenie metodą „big bang” wymaga więcej przygotowań i koordynacji, a także daje mniej możliwości uczenia się i dostosowywania na różnych etapach.
Wdrażanie etapowe
Wdrażanie etapowe oznacza stopniowe wprowadzanie zmian dział po dziale. Możesz zdecydować się na wdrożenie w tym samym czasie w kilku działach, ale nie będzie to jednoczesne wdrożenie w każdym zespole, jak w przypadku metody „big bang”. To podejście nasi klienci wybierają najczęściej. Wielu klientów z sukcesem wdrożyło system w niektórych działach, zazwyczaj zaczynając od jednego lub dwóch zespołów pilotażowych, a następnie wykorzystując wnioski z pierwszego wdrożenia w kolejnej fazie.
Kolejność działów
Jeśli zdecydujesz się na wdrażanie stopniowe, konieczne będzie ustalenie, które działy będą wdrażać zmiany w pierwszej kolejności. Jednym ze schematów, które zaobserwowaliśmy, jest wdrażanie zmian w działach, które często ze sobą współpracują. Dzięki temu wszyscy mogą korzystać ze wspólnego zestawu narzędzi w tym samym czasie, a zespoły mogą wspólnie pracować nad unormowaniem nowych procesów. Pomoże to również w późniejszym ustaleniu priorytetów dla przypadków użycia (opisanych w kroku 5). Możesz też wybrać zespoły lub działy, które cieszą się opinią otwartych na zmiany, dzięki czemu na początku napotkasz mniejszy opór.
Niezależnie od tego, które podejście wybierzesz, pamiętaj o równaniu zmiany:
- Kogo dotyka zmiana? (Ludzie)
- Jak na nich wpłynie? Co się zmieni? (Proces)
- Z jakich narzędzi będziecie korzystać? (Narzędzia)
Kiedy już odpowiesz na pytania „kto?”, „jak?” i „co”, trzeba wskazać odpowiedź na pytanie „kiedy?”. Nie istnieje standardowa oś czasu — niektóre wdrożenia mogą trwać tygodnie, a inne miesiące. Terminy będą się różnić w zależności od zakresu wdrożenia, zasobów zespołu projektowego i innych istotnych priorytetów organizacji. Ważne jest też, aby wziąć pod uwagę inne planowane zmiany, co pozwoli określić, czy jest to właściwy moment na wdrożenie, czy też należy poczekać, aby wdrożenie stało się głównym celem.
Krok 6: opracowanie planu szkolenia i wsparcia
Po określeniu przypadków użycia i wskazaniu produktów, które zespoły mają wykorzystywać w każdym z nich, nadszedł czas na określenie, jak przeszkolisz zespoły w zakresie korzystania z tych narzędzi. Nie zapominaj, że oprócz szkoleń dla użytkowników należy również zastanowić się, jak przeszkolić dział IT, aby był on w stanie obsługiwać te narzędzia.
Pamiętaj, że każdy uczy się i przyswaja informacje w inny sposób — niektórzy lubią czytać, inni oglądać, a jeszcze inni słuchać nowych informacji. Opracowując odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, staraj się zamieszczać nie tylko tekst, ale także zrzuty ekranu, GIF-y lub filmy wyjaśniające różnice, których użytkownicy mogą się spodziewać.
Większość użytkowników najwięcej czasu z produktem spędza, tworząc i edytując zgłoszenia na platformie Jira lub Confluence, dlatego zalecamy zwrócenie uwagi na to, żeby pomóc użytkownikom odnaleźć się w zmianach dotyczących najczęstszych zadań. Możesz odesłać użytkowników do przeglądu naszych produktów, aby szybko wyjaśnić różnice między zarządzaniem samodzielnym i w chmurze: Jira Software, Confluence i Jira Service Management.
Po wstępnym szkoleniu członkowie Twojego zespołu będą prawdopodobnie mieli pytania i będą potrzebowali stałego wsparcia. Rozważ utworzenie kanału w Teams lub na Slacku, gdzie każdy będzie mógł uzyskać pomoc i zadawać pytania. Przyda się tu lokalna grupa specjalistów, którzy wraz z zespołem wsparcia IT mogą pomóc w monitorowaniu kanału.
WSKAZÓWKA: tworzenie programu szkoleniowego może być czasochłonne i możesz mieć wątpliwości, co w nim uwzględnić. Na początek zapoznaj się z naszym przewodnikiem. Opisuje on ważne zmiany, które należy omówić przed rozpoczęciem szkolenia, oraz wymienia tematy, o które często pytają użytkownicy.
Rozpoznawanie specjalistów
Świetnie, że interesuje Cię budowanie społeczności specjalistów! Ale jak zidentyfikować odpowiednie osoby do tego zadania? Być może masz już na myśli kilku potencjalnych specjalistów, ale warto przeprowadzić to ćwiczenie, aby upewnić się, że nikt nie został pominięty. Jest to szczególnie ważne, jeśli chcesz rekrutować specjalistów z określonych działów, w których możesz nie mieć wielu osobistych kontaktów. u właśnie może pomóc dzienniki audytu.
Dzienniki audytu formy aktywności, które mają miejsce w produkcie i mogą pomóc zidentyfikować specjalistów, zaczynając od zaawansowanych użytkowników. Wykorzystaj dzienniki audytu do wyszukiwania użytkowników, którzy często wykonują kluczowe działania w produkcie, takie jak logowanie się na swoje konto, tworzenie zgłoszenia w Jira lub edycja strony Confluence:
Ustawienia > System > Dziennik audytu
WSKAZÓWKA: Zapoznaj się z dokumentacją pomocy technicznej, aby dowiedzieć się więcej o działaniach audytowych w aplikacjach Jira i w Confluence Cloud.
Organizacje korzystające z wielu produktów Atlassian mogą przeprowadzać podobne wyszukiwania przy użyciu dzienników audytu obejmujących całą organizację, które wyświetlają dane we wszystkich produktach chmurowych w jednym widoku. Z Twojej organizacji pod adresem admin.atlassian.com przejdź do sekcji Bezpieczeństwo > Monitoring > Dziennik audytu, aby wyszukać kluczowe działania w produkcie, takie jak:
Zalogowanie się do konta
Utworzenie zgłoszenia Jira
Edytowanie strony Confluence
UWAGA: Aby uzyskać dostęp do dzienników audytu obejmujących całą organizację, potrzebna jest aktywna subskrypcja Atlassian Guard, która jest dołączona do wszystkich planów Enterprise. Można ją też kupić osobno. Śledzenie aktywności utworzonych przez użytkowników za pomocą dzienników audytu obejmujących całą organizację jest dostępne wyłącznie w planach Enterprise.
1. Zmiana = ludzie + proces + narzędzia
Ludzie są najważniejsi – wiele inicjatyw zmian kończy się niepowodzeniem, ponieważ koncentrują się tylko na procesie lub narzędziach, a ignorują ludzi. Ważne jest, aby zastanowić się, jak ta zmiana wpłynie na zespoły i jak ten wpływ może się różnić w zależności od roli, stażu pracy lub działu. Pamiętaj, aby przedstawić kwestię korzyści dla każdego członka zespołu. Każdy pracownik powinien być zaangażowany i rozumieć, w jaki sposób ta zmiana polepszy jego codzienną pracę.
2. Adopcja to ciągły proces, a nie jednorazowe wydarzenie
Po wysłaniu e-maili ogłaszających zmianę Twoja praca dopiero się zacznie. Potrzeba czasu, zanim ludzie uznają, zaakceptują i dostosują się do zmiany. Weź to pod uwagę przy tworzeniu planu komunikacyjnego — może być konieczne wykonanie wielu rund komunikacji, aby zmiana została wdrożona. Technologia, którą wdrażasz, zmieni się z czasem — pamiętaj, aby na bieżąco informować użytkowników.
PORADA: Jeśli masz już newsletter dotyczący IT lub sposobów pracy, obecność w intranecie lub kanał Slack / MS Teams, rozważ dodanie comiesięcznych porad i wskazówek, wyróżnienie nowych funkcji i możliwości szkoleń.
3. Spotkaj użytkowników tam, gdzie są
Pokaż użytkownikom, w jaki sposób mogą włączyć nowe produkty do swoich bieżących przepływów pracy, i jasno określ, co będą zastępować (proces i/lub technologię). Podczas tworzenia docelowych przypadków użycia i planu komunikacji, pamiętaj, aby wziąć to pod uwagę. Dzięki połączeniu nowych narzędzi i/lub procesów z istniejącymi przepływami pracy, zmiana będzie wydawać się mniej zniechęcająca dla zespołów. Co najważniejsze, wykazuj empatię przez cały proces.
PORADA: Jeśli pokażesz, w jaki sposób nowe narzędzia Atlassian takie jak Jira Software integrują się z istniejącymi narzędziami i systemami Twoich zespołów takimi jak Slack, zmiana będzie wydawała się mniej drastyczna i pomoże zespołom lepiej zrozumieć, w jaki sposób nowe narzędzia pasują do ich codziennej pracy i ją usprawniają. Dowiedz się więcej o integracji tutaj.
4. Ton jest nadawany odgórnie
Przy planowaniu wdrożenia poproszenie kadry kierowniczej o poparcie zmiany może pomóc w osiągnięciu jej akceptacji przez organizację. Oprócz skorzystania z pomocy formalnych sponsorów wykonawczych rozważ poproszenie starszych liderów o dodatkowe poparcie zmiany. Może wystarczyć przekazanie ogłoszenia do ich działów i zapewnienie, że można liczyć na ich wsparcie. Zalecamy również zorganizowanie sesji szkoleniowej specjalnie dla starszych liderów, aby mogli dowiedzieć się, jak zmiana wpłynie na ich zespoły.
5. Buduj społeczność specjalistów na wczesnym etapie
Budując społeczność specjalistów wcześniej, możesz wykorzystać ich entuzjazm i wiedzę, aby rozpocząć proces przyjęcia w ich organizacjach, co może pomóc przyspieszyć wdrażanie. Jednym ze sposobów na to jest uruchomienie wczesnego programu pilotażowego lub podglądu dla specjalistów i poproszenie ich o wdrożenie ich zespołów, abyś mógł/mogła zobaczyć, co działa dobrze, a co będzie trzeba poprawić przy szerszym wdrażaniu.
6. Spraw, by było ciekawie
Jeśli jest to możliwe, postaraj się, aby było to ciekawe – spraw, aby zespoły były podekscytowane zmianą i nowymi narzędziami. Kilka pomysłów na grywalizację procesu adopcji:
- Konkurencja między działami w zakresie użytkowania
- Poproś o najbardziej kreatywny przypadek użycia
- Przypadek wykorzystania funkcji w comiesięcznym biuletynie
7. Lepiej jest pokazać, niż opowiadać
Kiedy wprowadzasz nowych użytkowników, zawsze lepiej jest pokazywać, niż mówić. Kiedy tworzysz swój plan treningowy, zastanów się, jak możesz wyjść poza komunikację masową i zacznij demonstrować wartość nowych narzędzi. Rozważ następujące kwestie:
- Organizuj lunche i sesje szkoleniowe, aby użytkownicy mogli zapoznać się z produktami.
- Rozważ sesje szkoleniowe dla poszczególnych działów, aby szkolić użytkowników w ich konkretnych przypadkach (jeszcze lepiej, jeśli poprowadzą je Twoi specjaliści!).
- Nagrywaj te sesje, aby można je było odtworzyć w przyszłości i ponownie wykorzystać dla nowych pracowników, którzy dołączą do Twojej organizacji.
8. Twoja pętla przekazywania informacji zwrotnych jest niezbędna
Pamiętaj, aby zorganizować pętlę przekazywania informacji zwrotnych podczas planu wdrożenia, w tym proces zbierania opinii (specjaliści, kanał Slack / MS Teams, ankieta, zgłoszenie do działu obsługi klienta itp.). Dobra pętla przekazywania informacji zwrotnych zapewni Ci bliski kontakt z użytkownikami i pomoże Ci w razie potrzeby nanieść poprawki, a także zapewni wgląd w to, jak używane są narzędzia i jakie wyniki biznesowe zostały osiągnięte.