Guida all'adozione del cloud
Le risorse che ti servono per creare ed eseguire un piano di adozione e gestione delle modifiche di successo
Guida di Atlassian all'adozione e alla gestione delle modifiche
In questa guida esamineremo best practice e suggerimenti su come implementare al meglio Atlassian Cloud nella propria organizzazione e su larga scala per promuovere un cambiamento duraturo delle modalità di lavoro e collaborazione dei team. Nella guida viene descritto come definire la vision, formare il team principale, definire metriche di successo, assicurarsi la partecipazione dei dirigenti, incoraggiare la crescita della community di utenti esperti, progettare una strategia di comunicazione e creare processi di formazione e supporto efficaci.
Perché la gestione delle modifiche è importante per la tua organizzazione
I nostri clienti si affidano ad Atlassian per potenziare i processi aziendali mission-critical. Di pari passo con la trasformazione digitale e l'adozione di modi di lavorare Agile, molti stanno spostando i set di strumenti esistenti su Atlassian Cloud in modo da ridurre il sovraccarico, ridistribuire i costi di infrastruttura, accelerare la produttività e lavorare più serenamente grazie alla sicurezza e alla conformità integrate.
Per ottenere il massimo ritorno sull'investimento, è necessario che i team utilizzino attivamente Atlassian Cloud per potenziare il lavoro quotidiano. Il successo dipende dall'adozione, e per attuare l'adozione è necessario guidare le persone attraverso il cambiamento.
Per ottenere il massimo dal nuovo investimento nel Cloud, i tuoi team dovrebbero costruire una routine coerente su come utilizzare le app per allinearsi e lavorare insieme. Atlassian Cloud fornisce il framework necessario, mettendo a disposizione dei team best practice ripetibili per collaborare, condividere conoscenze ed eseguire su larga scala. Col tempo, queste routine si trasformano in abitudini che rafforzano il lavoro di squadra e generano un impatto aziendale duraturo.
Ecco perché è essenziale creare un piano efficace di gestione del cambiamento. Dal coinvolgimento degli stakeholder alla formazione degli utenti, un piano ben progettato aiuta i team ad adottare nuovi strumenti, migrare con successo e realizzare valore a lungo termine da Atlassian Cloud. Vediamo cosa accade nel dettaglio.
Il cambiamento duraturo richiede impegno
Siamo consapevoli che il cambiamento è in qualche modo una fonte di stress per tutti. Che si tratti di un nuovo strumento o di un nuovo processo da seguire, si ha la sensazione che i cambiamenti non finiscano mai. È importante tenere presente questa sensazione quando si elabora un piano di implementazione di nuove modifiche che interessano qualsiasi team, non solo per le modifiche tecnologiche o legate al software. Per ridurre al minimo l'attrito causato dal cambiamento, è utile che tutte le componenti si muovano nella stessa direzione. Ciò significa che le persone, i processi e gli strumenti devono lavorare in armonia per un cambiamento efficace e duraturo.
In definitiva, un'adozione duratura dipende da come si sente il cambiamento giorno per giorno. Quando gli utenti sperimentano benefici tangibili, come risultati più rapidi, attività manuali ridotte e disponibilità di nuove opportunità, sono molto più propensi ad accettare il cambiamento. Impegnati a creare un ambiente in cui gli utenti vogliano davvero interagire con gli strumenti Cloud perché semplificano il lavoro e offrono risultati finali migliori.
I vantaggi di un programma di adozione e gestione delle modifiche di successo
Un programma strategico di adozione e gestione delle modifiche offre tre risultati fondamentali:
1. Aumenta la produttività
Una corretta gestione delle modifiche con formazione e supporto mirati rende gli utenti operativi fin dal primo giorno. Invece di andare alla ricerca delle credenziali di accesso o della documentazione, i team rimangono focalizzati sugli obiettivi aziendali che generano risultati.
2. Riduzione dello shadow IT
Implementando le app Atlassian in modo strategico, assicura che i team capiscano quando e come utilizzare ogni app per le loro esigenze specifiche. Quando i requisiti tecnologici vengono rispettati attraverso canali di formazione e feedback adeguati, i team non cercheranno alternative non autorizzate che creino rischi tecnici, di fatturazione e di sicurezza.
SUGGERIMENTO: utilizza l'esplorazione del prodotto automatica (disponibile con Atlassian Guard o Cloud Enterprise) per identificare le istanze non autorizzate all'interno dell'organizzazione e consolidarle sotto la gestione IT ufficiale.
3. Risparmia tempo e denaro
Un piano di migrazione completo con un'implementazione ponderata riduce i ticket di supporto post-migrazione ed evita di dover rifare il lavoro. Per i team che non si adattano ai cambiamenti spesso sono necessarie costose reimplementazioni.
Ostacoli comuni a un'adozione di successo
Nonostante i vantaggi elencati sopra, il cambiamento raramente avviene in modo organico. Gli ostacoli più frequenti includono:
- Inerzia e resistenza ai nuovi processi
- Obiettivi non allineati tra team aziendali e IT
- Debole sponsorizzazione da parte dei principali responsabili delle decisioni
- Timeline confusa delle fase di implementazione
- Proposta di valore poco chiara per gli utenti finali
- Sovraccarico di strumenti senza linee guida per l'uso
L'introduzione di un piano di gestione delle modifiche assicura che i team comprendano cosa sta cambiando, come, perché e quando; inoltre, fornisce le conoscenze e le risorse necessarie per il successo. Nella parte rimanente di questa guida vengono delineati i passaggi comprovati per prepararsi al cambiamento e promuovere l'adozione a lungo termine.
SUGGERIMENTO: scarica il nostro modello di piano di gestione delle modifiche per organizzare la trasformazione digitale e applicare le strategie trattate in questa guida. Il modello di piano di gestione delle modifiche ti guida nella pianificazione e nell'esecuzione della migrazione al Cloud mantenendo tutti gli stakeholder informati e coinvolti.
Passaggio 7: crea un piano di formazione e assistenza
Con la formazione ti assicurerai che i team possano utilizzare Atlassian Cloud con sicurezza fin dal primo giorno. Un piano accurato fornisce agli utenti le conoscenze di cui hanno bisogno e crea canali di supporto continui che sostengono l'adozione nel corso del tempo.
Crea un hub di apprendimento
Offri agli utenti l'accesso a un hub di apprendimento centralizzato che faccia da sportello unico e da unica origine di riferimento per tutto ciò di cui hanno bisogno per garantire una transizione fluida ad Atlassian Cloud. L'hub dovrà contenere risorse, un messaggio di benvenuto, collegamenti ai materiali di formazione, timeline per l'apprendimento, fogli informativi e domande frequenti.
SUGGERIMENTO: approfitta delle nostre funzionalità in-app come Jira Onboarding, personalizzabile per mettere in risalto il tuo hub!
Formazione di progettazione per tutti i principianti
Offri risorse in più formati per abbinare diversi stili di apprendimento, come guide scritte, video e demo interattive. Concentrati sui task che gli utenti svolgono più spesso, come creare ticket di Jira o modificare le pagine di Confluence, in modo che la formazione venga considerata subito pertinente.
Crea checklist per l'onboarding
Fornisci una semplice checklist per gli utenti alle prime armi, che includa sia task universali, come l'impostazione dei fusi orari, sia configurazioni specifiche dell'organizzazione. Una guida chiara riduce la confusione e consente di lavorare più in fretta senza difficoltà con i nuovi strumenti Cloud.
Puoi anche indirizzare gli utenti ai nostri corsi di formazione on-demand per evidenziare le differenze tra l'approccio Data Center e Cloud, favorendo una rapida transizione cloud a Jira, Confluence e Jira Service Management.
Potenzia l'IT e i promotori
Forma la rete di amministratori IT e promotori insieme agli utenti finali. Questo assicura che il tuo team di supporto sia pronto a risolvere i problemi rapidamente, mentre i promotori possono rispondere alle domande e condividere le best practice all'interno dei loro team.
Fornisci supporto costante
Configura canali Slack o Teams in cui gli utenti possono porre domande e ricevere risposte rapide. Incoraggia i promotori a monitorare questi spazi, aiutando a promuovere il supporto oltre l'IT.
SUGGERIMENTO: usa questa guida e il documento con le domande frequenti personalizzato come base per la formazione sulle app cloud. Questa guida delineerà le modifiche importanti da trattare prima del lancio e può essere utilizzata per sondare le domande poste dai nuovi utenti. Quindi, utilizza le domande frequenti come documento dinamico per acquisire e rispondere alle domande frequenti per tutta la durata del ciclo di vita dell'app.
Passaggio 8: test di accettazione degli utenti (UAT)
L'adozione ha successo quando i team vedono risolti i problemi reali. Focalizza l'implementazione sui casi d'uso più importanti per ogni reparto, in modo che gli utenti colleghino immediatamente le app Atlassian al lavoro quotidiano.
Scopri le sfide
Per individuare i casi d'uso, devi identificare le sfide attuali e determinare come puoi utilizzare le app Atlassian per risolverle. Collabora con gli SME aziendali per identificare le criticità tra i team. Chiedi dove i processi rallentano, le consegne si interrompono o il lavoro si perde. Queste sfide sono i migliori punti di partenza per l'adozione.
Definisci i casi d'uso
Una volta definito l'ambito dell'implementazione e aver dato precedenza ai reparti che saranno interessati per primi, puoi scegliere i casi d'uso per reparto. Ancora una volta, collabora con gli SME aziendali per identificare i casi d'uso giusti, poiché potrebbero avere un aspetto diverso nel Cloud o essere completamente nuovi.
Ecco un esempio di come puoi identificare i casi d'uso da includere in ogni reparto (o nell'intera organizzazione):
Reparto | Sfide attuali | Casi d'uso |
|---|---|---|
| Marketing | Sfide attuali
| Casi d'uso
|
| Risorse umane | Sfide attuali
| Casi d'uso
|
| Legale | Sfide attuali
| Casi d'uso
|
| Operazioni | Sfide attuali
| Casi d'uso
|
Potresti individuare più casi d'uso di quanti sei in grado di gestire contemporaneamente, perciò inizia in piccolo e dai la precedenza a quelli da cui vuoi iniziare. Definisci le priorità in base all'impatto aziendale e alla preparazione del team, quindi metti in atto un progetto pilota con un gruppo di volontari. I risultati positivi già nelle fasi iniziali creano case study interni e danno lo slancio per un'implementazione più ampia.
SUGGERIMENTO: non limitarti a replicare i vecchi flussi di lavoro nel Cloud. Utilizza la migrazione come un'opportunità per semplificare, modernizzare ed esplorare nuove funzionalità integrate in Atlassian Cloud.
Conferma la disponibilità
Prima di espandere l'adozione, assicurati che l'implementazione supporti i team fin dal primo giorno. Definendo un prodotto minimo funzionante (MVP) ed eseguendo dei test di accettazione degli utenti (UAT) ti assicurerai che la migrazione offra stabilità e continuità aziendale.
L'MVP definisce le funzionalità essenziali di cui i team hanno bisogno per ottenere risultati positivi subito dopo il lancio. Queste funzionalità dovrebbero coprire il 70-80% dei task quotidiani e focalizzarsi sui flussi di lavoro e sulle funzionalità business-critical. Una volta definito e concordato, l'MVP verrà utilizzato nella fase di UAT per determinare quali test verranno eseguiti.
Durante la fase di UAT, un gruppo di utenti reali convalida l'MVP prima della migrazione, confermando che i flussi di lavoro, le integrazioni e le funzionalità chiave funzionano come previsto. Ciò crea una maggiore sicurezza nel team e fa emergere tempestivamente i miglioramenti.
SUGGERIMENTO: tra i partecipanti al programma pilota UAT devono esserci promotori, utenti esperti, amministratori e almeno un rappresentante di ogni reparto chiave. Questi utenti dovranno fornire un feedback completo, ridurre le sorprese e creare un mood positivo per l'adozione in tutta l'organizzazione.
1. Modifica = Persone + Processi + Strumenti
Il successo del cambiamento inizia sempre dalle persone. Molte iniziative incontrano degli ostacoli nel loro percorso perché si concentrano solo sul processo o sulla tecnologia. Evidenzia e spiega i vantaggi per le persone, i team e l'organizzazione per aumentare la consapevolezza e l'entusiasmo. Se i dipendenti vedono che il cambiamento semplifica il loro lavoro, saranno più propensi ad accettarlo.
2. L'adozione è un viaggio continuo
Il lancio delle comunicazioni sul cambiamento è solo l'inizio. La vera adozione richiede tempo affinché le persone possano prenderne atto, accettare il cambiamento e adattarsi. Rafforza il tuo messaggio con aggiornamenti costanti e ricorda che anche la tecnologia si evolve. Tieni gli utenti informati sulle nuove funzionalità e sui miglioramenti in modo che l'adozione continui a crescere.
SUGGERIMENTO: se hai già una newsletter, una intranet o un canale Slack/Teams, valuta la possibilità di condividere ogni mese suggerimenti e consigli, mettere in risalto le nuove funzionalità e pubblicare le opportunità di formazione.
3. Vai incontro agli utenti
Mostra ai team come le nuove app si adattano ai flussi di lavoro esistenti. Spiega in modo chiaro che cosa sarà sostituito dal nuovo processo o strumento e collega l'adozione direttamente al lavoro quotidiano. Il segreto è l'empatia: quando gli utenti vedono la continuità piuttosto che l'interruzione, il cambiamento sembra gestibile.
SUGGERIMENTO: dimostra come le app Atlassian come Jira si integrano con strumenti come Slack. Le integrazioni rendono le transizioni più fluide e mostrano agli utenti come il Cloud migliori il lavoro, anziché interromperlo. Scopri di più sulle integrazioni qui.
4. L'andamento della modifica parte dall'alto
Mentre pianifichi l'implementazione, coinvolgi gli alti dirigenti e i leader per ottenere il loro sostegno alla modifica e avere la possibilità di raggiungere una più ampia accettazione di quest'ultima all'interno dell'organizzazione. Oltre agli sponsor esecutivi formali, valuta la possibilità di chiedere ad altri dirigenti senior di sostenere la modifica. Dovrebbero semplicemente inoltrare l'annuncio ai loro reparti per far sapere che sono d'accordo con la modifica e che la sostengono. Consigliamo anche di organizzare una sessione di formazione rivolta specificamente ai dirigenti senior, in modo che possano vedere l'impatto della modifica sui loro team.
Il consenso della leadership accelera l'adozione. Insieme all'Executive Sponsor, coinvolgi altri dirigenti senior per approvare il cambiamento. Anche semplici gesti, come l'inoltro di annunci di implementazione o la partecipazione a una sessione di formazione, dimostrano ai team che questa iniziativa è importante. Ti consigliamo anche di organizzare un corso di formazione dedicato per i leader per aiutarli a comprendere sia gli strumenti che il punto di vista degli utenti.
5. Crea la community dei promotori fin dall'inizio
Coinvolgi i promotori, a tutti i livelli, il prima possibile. Il loro entusiasmo e la loro credibilità aiutano a far accettare l'adozione nei vari reparti prima del lancio più ampio. Attraverso il programma pilota, i promotori possono testare prima gli strumenti, coinvolgere i colleghi e fornire un feedback prezioso che rafforza il lancio più ampio. I promotori ti diranno se la comunicazione funziona e quali sono le aree di miglioramento, dandoti l'opportunità di aggiustare il tiro e aumentare il successo del lancio.
6. Non dimenticare il divertimento
Se lo ritieni appropriato, rendi più divertente l'adozione con attività basate sul gioco che aiutano a dare slancio e accrescono il coinvolgimento.
- Competizioni amichevoli tra i reparti sull'uso degli strumenti
- L'invito a presentare il caso d'uso più creativo
- Pubblicazione delle vittorie e dei casi d'uso in una newsletter mensile
7. Meglio mostrare che parlare
La pratica è sempre più efficace della sola teoria. Crea un piano di formazione basato sulla dimostrazione pratica del funzionamento degli strumenti in scenari reali.
- Organizza pranzi di formazione in cui i team possono provare le app in modo pratico
- Offri una formazione specifica per il reparto allineata a casi d'uso reali (idealmente guidata dai promotori)
- Registra queste sessioni per riutilizzarle durante l'onboarding di nuovi dipendenti
8. Mantieni un ciclo di feedback aperto
L'implementazione è più efficace quando gli utenti si sentono ascoltati. Definisci come verrà raccolto e utilizzato il feedback, tramite i promotori, i canali Slack o Teams, i sondaggi o il service desk. Un buon ciclo di feedback aiuta a risolvere rapidamente i dubbi, acquisire le best practice e tenere traccia dei risultati aziendali che l'adozione sta producendo. Potrebbe comunque esserci una certa resistenza tra gli utenti, ma puoi affrontarla in maniera diretta attraverso la comunicazione, ribadendo le ragioni del cambiamento, nonché l'abilitazione e il supporto che fornirai e i canali di feedback disponibili.

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