Guida alla migrazione a Cloud

Valuta lo scenario attuale

Durante l'auditing dello stack tecnologico attuale, annota i prodotti a tua disposizione (sia i prodotti Atlassian che altri strumenti che desideri integrare).

• Sono tutti autogestiti o alcuni di questi sono prodotti cloud?
• Quanti dipendenti utilizzano ciascun prodotto e per quale scopo?
• Con quale frequenza sono utilizzati?
• Vi sono istanze delle quali non eri a conoscenza? Se sì, intendi conservarle insieme al sito cloud oppure preferisci archiviarle?
• Di quale versione dei prodotti Atlassian disponi?
• Hai applicato delle personalizzazioni ai prodotti Atlassian? Con quale frequenza tu o il tuo team mantenete i flussi di lavoro e i campi personalizzati nelle istanze?

Per definire in modo più preciso il percorso futuro, è importante conoscere l'ambiente attuale e le effettive necessità dei team (rispetto agli elementi che si sono progressivamente ampliati o che sono stati adottati nel tempo). L'ottimizzazione e la standardizzazione dei flussi di lavoro, degli strumenti e dei team prima della migrazione renderanno il processo più agevole e andranno a vantaggio dei tuoi team una volta che avrai completato la transizione a Cloud.

Valuta app e integrazioni

Come hai già fatto nella fase precedente, valuta l'insieme delle app attuali (chiamate anche plugin) che hai installato o compilato in autonomia. La nostra guida dettagliata ti aiuta a capire quali app ti serviranno in Cloud, mentre le domande di seguito semplificheranno la procedura di valutazione:

• Come vengono utilizzate le app? È questo il loro scopo?
• Quante persone traggono vantaggi da queste app?
• Vi sono più app che servono allo stesso scopo?
• La stessa funzionalità offerta dall'app è disponibile in modo nativo nel prodotto cloud?
• Qual è la differenza di costo tra le app per Server e per Cloud?
• Sono presenti licenze delle app scadute?

Partendo dal presupposto che le app necessarie per la tua organizzazione esistano e possano essere migrate in Cloud, l'aspetto principale su cui concentrarti quando valuti le tue app è se c'è ancora una motivazione di business per mantenere le tue app in Cloud.

Valuta le tue app con i Cloud Migration Assistant

Scarica i Cloud Migration Assistant per Jira e Confluence e vai alla sezione sulla valutazione delle app. La funzione di valutazione delle app mostra tutte le app attualmente installate sulla tua istanza, se è presente una versione di queste app in Cloud, se sono fornite le stesse funzioni e se esiste un percorso di migrazione.

Segui le nostre istruzioni dettagliate su come utilizzare i nostri Cloud Migration Assistant per la valutazione delle app o guarda un breve tutorial video qui.

Disponibilità e possibilità di migrazione al cloud delle app

Una volta creato l'elenco delle app correnti con le informazioni sul loro utilizzo, approfittane per fare un po' di pulizia. Confrontati con i team interni per individuare le app essenziali per le attività quotidiane e fondamentali per Cloud e quelle che invece non sono più necessarie per la mission o che non sono mai state utilizzate. In alcuni casi, le app che stai utilizzando in Server sono funzionalità native in Cloud.

Per le app essenziali, assicurati che siano già disponibili le funzioni equivalenti in Cloud utilizzando i Cloud Migration Assistant. In alternativa, puoi cercarle anche nell'Atlassian Marketplace.

Se le funzioni equivalenti non sono disponibili sul cloud, contatta direttamente il fornitore per chiedergli se sta lavorando alla disponibilità sul cloud, cerca un'alternativa simile nel Marketplace oppure rivaluta la reale importanza dell'app per il team al momento presente. Ricorda che il funzionamento delle app utilizzate sul server può essere diverso nel cloud. Ti consigliamo di contattare direttamente il fornitore per verificare la parità funzionale.

Per scoprire se l'app Server dispone di un percorso di migrazione a Cloud, consulta l'elenco delle app idonee alla migrazione e le istruzioni nella nostra documentazione sulla migrazione delle app da Server a Cloud.

Sicurezza delle app

A differenza delle app utilizzate per le licenze autogestite, le app Cloud non vengono installate dietro il tuo firewall. Molte sono infatti ospitate dal Marketplace o dal partner SaaS che le ha sviluppate. Anche se i vendor sono responsabili della sicurezza delle loro app, abbiamo implementato dei rigidi requisiti per l'inserimento delle app nell'Atlassian Marketplace. Le app di terze parti devono rispettare quanto segue:

• Auto valutazione di sicurezza allineata agli standard di settore
• GDPR e normative europee sui dati e sulla privacy

Alcuni partner hanno inoltre deciso di partecipare al nostro programma Bug Bounty pubblico nell'ambito del quale le app vengono testate da un pool di esperti in materia di sicurezza. Sulle inserzioni di queste app vedrai il badge "Cloud Security Participant".

Inoltre, abbiamo lanciato il nostro programma Cloud Fortified App per semplifica la ricerca delle app Atlassian Marketplace Cloud che offrono sicurezza, affidabilità e supporto avanzati. Per ottenere il badge Cloud Fortified, le app Marketplace devono soddisfare i requisiti di sicurezza per il cloud di Atlassian e partecipare a programmi di sicurezza per il cloud opt-in aggiuntivi, essere sottoposte a controlli e monitoraggio regolari delle prestazioni per massimizzarne l'affidabilità e mantenere un rigoroso SLA di supporto.

Per supportare l'estendibilità e la personalizzazione dei nostri prodotti Cloud, la nostra piattaforma di sviluppo delle app Forge permette ai Marketplace Partner e ai clienti di compilare app con funzioni di sicurezza integrate conformi con la piattaforma Atlassian principale.

Raduna il tuo team

Come già detto, la migrazione è un lavoro di squadra; occorre quindi impegnarsi per creare il team perfetto per supportare l'organizzazione durante il passaggio. Nella maggior parte delle migrazioni, per garantire la riuscita del processo, sono impegnati i ruoli descritti di seguito. Tuttavia, nel caso dei team di dimensioni ridotte, una sola persona può ricoprire più posizioni. Ricorda che puoi rivolgerti ad Atlassian per ricevere assistenza.

• Project manager: ha il compito di creare e presentare il business case, gestire la migrazione, monitorare lo stato e i singoli task ed essere il principale punto di contatto.
• Amministratori di sistema: si sono occupati della configurazione del sistema per Server e sanno quali autorizzazioni e flussi di lavoro occorre migrare. Possono anche effettuare la migrazione. Se non hanno esperienza in Cloud, potrebbero anche voler coinvolgere un Solution Partner per eseguire la migrazione effettiva.
• Sponsor esecutivo: gestisce l'approvazione del budget, approva il business case e può essere anche il promotore di Atlassian all'interno dell'azienda.
• Tester e team tecnico: team dedicato che effettua la migrazione. Prima della migrazione, ti consigliamo di eseguire una serie di test per assicurarti che i team siano in grado di completare i task importanti. I tester devono provenire da team diversi che utilizzeranno i sistemi in modi diversi e devono sottoporre a test i relativi task più importanti.
• Sicurezza, legale e conformità: nelle prime fasi del progetto, occorre coinvolgere anche un membro del team legale e di sicurezza per assicurarsi che il piano di migrazione rispetti tutti gli standard di sicurezza e conformità (e per evitare che questi requisiti si trasformino in bloccanti nelle fasi successive del processo).
• Promotori del prodotto: la migrazione cambierà le modalità di lavoro dei team, che necessiteranno quindi di formazione, assistenza con la risoluzione dei problemi e possibilmente di un brainstorming sul flusso di lavoro. Queste attività possono essere affidate a una sola persona o a un gruppo.

Prepara la configurazione nel cloud

Che tu stia sfruttando il periodo di prova di migrazione a Cloud o, se non sei idoneo, che tu abbia acquistato un nuovo sito Cloud, se stai pensando di utilizzare Atlassian Access per rendere più sicuro il tuo sito devi eseguire immediatamente questi due passaggi: configurare la tua organizzazione e verificare il tuo dominio. Questi passaggi non sono necessari, ma sono un prerequisito per l'implementazione di Atlassian Access.

Valuta se hai bisogno di Atlassian Access

Se hai bisogno di sicurezza e amministrazione centralizzate di livello enterprise per i tuoi prodotti Atlassian Cloud, questo è il momento giusto per valutare se Atlassian Access fa al caso tuo. Se ti serve anche un provider di identità cloud, crea un account Okta gratuito direttamente da Atlassian Access. Se non sei ancora sicuro di usare Atlassian Access, puoi aggiungerlo anche in un secondo momento.

Configura la tua organizzazione

Ti ricordiamo che tramite un'organizzazione puoi vedere da un'unica posizione tutti gli utenti dei prodotti Atlassian Cloud dell'azienda (distribuiti su più siti e prodotti Atlassian), gestire gli account degli utenti e configurare funzioni di sicurezza come l'SSO SAML. Per ogni sito viene creata automaticamente un'organizzazione. In alternativa, puoi trasferire un sito in un'organizzazione esistente. Per accedere alla tua organizzazione, vai ad admin.atlassian.com e segui i passaggi su come configurare, rinominare e aggiungere prodotti e siti all'organizzazione.

Verifica il dominio

Tramite la verifica del dominio, potrai assicurarti la proprietà del dominio della tua azienda e reclamare tutti gli account degli utenti afferenti a quel dominio (anche quelli contrassegnati come account gestiti). Scegli un metodo e segui la procedura su come verificare un dominio per l'organizzazione. Questa operazione può richiedere fino a 72 ore, pertanto ti consigliamo di completarla per tempo.

Scegli il tuo metodo di migrazione

Per quanto riguarda i metodi di migrazione veri e propri, puoi scegliere tra diverse opzioni. Tieni in considerazione la strategia di migrazione che hai scelto di adottare e leggi la descrizione dei metodi di migrazione qui per decidere qual è l'approccio migliore. Tra i fattori che influiranno sul metodo vi sono:

• i prodotti di cui si vuole eseguire la migrazione
• la versione di Server o Data Center in uso
• la quantità di dati da spostare

Percorsi di migrazione delle app

Come parte del piano di migrazione, devi determinare i percorsi di migrazione delle app o la modalità in cui eseguirai la migrazione delle app Server e dei dati delle app su Cloud.

Oggi, i dati delle app non vengono migrati automaticamente da Server a Cloud utilizzando i Cloud Migration Assistant. Tuttavia, stiamo lavorando per aggiungere questa funzionalità a Confluence e Jira Cloud Migration Assistant entro la fine di quest'anno.

Nel frattempo, molte app Marketplace hanno documentato i percorsi di migrazione manuale disponibili o si sono impegnate a creare percorsi di migrazione automatizzati. Dopo aver valutato le app e determinato quali sono necessarie in Cloud, fai riferimento a queste pagine per le app Jira e Confluence per stabilire quali percorsi di migrazione sono disponibili al momento. Se hai domande sulle migrazioni delle app oltre a quelle disponibili nella documentazione, ti consigliamo di contattare direttamente il fornitore dell'app.

Strategia di migrazione degli utenti

La strategia di migrazione degli utenti dipende dagli strumenti di migrazione utilizzati e se disponi o meno di un provider di identità esterno. Prima di decidere di procedere con la migrazione degli utenti, verifica in che modo viene effettuata la migrazione di utenti, gruppi e autorizzazioni per ciascun prodotto.

Se ricorri a un LDAP autogestito o ad Active Directory come metodo di autenticazione degli utenti, devi utilizzare Atlassian Access, che funge da ponte tra il tuo provider di identità e i prodotti Atlassian Cloud. Se non disponi di un provider di identità cloud supportato, Atlassian offre una partnership con Okta per un account gratuito.

Per capire come procedere in base alla configurazione di gestione degli utenti attuale, consulta la nostra documentazione sulle migrazioni di Access e Cloud.

Prepara il piano del progetto di migrazione, includendo le attività programmate, la tempistica stimata, i responsabili e le dipendenze per ogni task.

Prepara team e sito

Adesso che hai un piano e delle tempistiche di riferimento, comunica i dettagli della migrazione agli stakeholder e ai team coinvolti, in modo che gli utenti possano diventare subito operativi con minime interruzioni del lavoro. Alcune aziende potrebbero raggiungere prima questo passaggio, a seconda della criticità dei prodotti oggetto della migrazione. È inoltre consigliabile stilare un calendario delle comunicazioni per stabilire quando e con quale frequenza inviare gli aggiornamenti, in modo che i team siano informati e pronti ad affrontare il cambiamento.

Assicurati di usare una versione del server supportata

A seconda del metodo di migrazione scelto, potrebbe essere necessario disporre di una determinata versione dell'istanza Server o Data Center per poter effettuare la migrazione. Controlla le versioni supportate di seguito:

• Versioni supportate per Jira Cloud Migration Assistant
• Versione supportata per Jira Site Import
• Versioni supportate per Confluence Cloud Migration Assistant

Pulisci l'istanza Server

Maggiore è il numero di dati migrati, più alte sono le probabilità che la migrazione sia lunga e complessa e che possa influire sulle prestazioni di Cloud in un secondo momento. Usa la migrazione come un'opportunità per ripulire l'istanza Server prima di eseguire la migrazione di prova.

Alcuni aspetti da tenere in considerazione potrebbero essere le app o gli utenti inattivi, i vecchi dati di prodotto come progetti, personalizzazioni o flussi di lavoro che possono essere semplificati o lasciati indietro ed eventuali dati duplicati. Consulta la nostra documentazione per le best practice sulla pulizia.

Completa la checklist delle attività propedeutiche alla migrazione

Prima di eseguire la migrazione di prova, consulta la checklist delle attività propedeutiche alla migrazione per assicurarti che i dati e l'ambiente siano pronti.

• Checklist delle attività propedeutiche alla migrazione di Jira
• Checklist delle attività propedeutiche alla migrazione di Confluence

Installa le app cloud

Durante il test, è opportuno installare e provare la funzionalità e la migrazione complete delle app che intendi usare in Cloud. Assicurati che, oltre a te, anche gli stakeholder abbiano testato la funzionalità di Cloud e che questa sia all'altezza delle esigenze dei team. Scopri di più sulla migrazione delle app.

Crea il tuo runbook e la tua timeline

Stila un runbook o una checklist dettagliata degli eventi che devono verificarsi e in che momento e aggiungi istruzioni di supporto, specifica chi è il proprietario di ogni task e l'intervallo di tempo impiegato per ogni passaggio. Indica le interdipendenze tra i passaggi e individua quali di questi ultimi impediranno l'avanzamento del lavoro se non li completi. Alla fine del runbook, includi un piano di mitigazione (in cui sono indicati i responsabili) da attuare se dovesse essere necessario eseguire il rollback di alcuni elementi.

Per iniziare, scarica il nostro modello di runbook e modifica tutti i task necessari. Guarda il nostro breve video su come utilizzare il modello.

Nella fase successiva, utilizzerai il runbook per eseguire la migrazione di prova e apportare le modifiche necessarie.

Migrazione di prova

A prescindere dalle dimensioni dell'azienda o dalla complessità della migrazione, consigliamo a tutti i clienti di eseguire un test di migrazione prima di effettuare la migrazione vera e propria dell'ambiente di produzione. Assicurati di aver completato tutte le attività propedeutiche alla migrazione riportate nella checklist alla Fase di preparazione prima di usare la nostra guida per il test contenente le istruzioni dettagliate sulla migrazione di prova.

Esegui il backup dei dati

A prescindere dalla strategia e dal metodo di migrazione che hai scelto, ti consigliamo di eseguire il backup dell'istanza autogestita prima di effettuarne la migrazione. Assicurati di effettuare il backup anche degli eventuali dati già presenti sul sito Cloud. Consulta la nostra documentazione per maggiori informazioni:

• Effettuare il backup dei dati per Jira
• Effettuare il backup dei dati per Confluence

Test di accettazione degli utenti

Come parte della migrazione di prova, occorre condurre un test UAT (User Acceptance Testing, test di accettazione utenti) per fare in modo che gli utenti finali possano replicare i task quotidiani comuni e verificare che funzionino come previsto. Questo processo consente di individuare gli eventuali problemi che potrebbero influire sugli utenti finali e di preparare il team a lavorare in Cloud. Rileggi la Fase 6 della guida per il test per i dettagli su come condurre un test UAT.

Al termine della migrazione di prova, avendo finalmente un'idea del tempo necessario, scegli una data per la migrazione dell'ambiente di produzione. Per ridurre il rischio di interruzioni e discrepanze tra i dati, se possibile, programma la migrazione di notte, nel fine settimana o in un orario in cui è meno probabile che il team debba accedere all'istanza autogestita o al sito Cloud. Non dimenticare di prevedere un po' di tempo extra per la risoluzione di eventuali problemi.

Se stai migrando più di 1.000 utenti, contattaci 2 mesi prima della data di migrazione prevista.

Prepara i materiali di formazione

Il passaggio a Cloud comporta alcuni cambiamenti e vantaggi per gli utenti finali. Assicurati di aver ben compreso e di avere una preparazione adeguata a tutti i cambiamenti importanti che coinvolgeranno gli utenti, ad esempio la modalità di accesso, i nuovi URL, le modifiche delle app e le differenze nell'interfaccia utente. In base ai risultati del test UAT condotto in precedenza, puoi farti un'idea di quali saranno le domande degli utenti e dei materiali di formazione più adeguati da mettere a loro disposizione. Oltre al materiale fornito, di seguito elenchiamo alcune risorse extra che potrebbero tornare utili:

• Atlassian University: offre corsi a pagamento e gratuiti per aiutare gli utenti finali e gli amministratori a ottenere il massimo dai nostri prodotti. Dai un'occhiata ad alcuni dei nostri tutorial sulle nuove modifiche qui.
• Guida di prodotto per Jira: contiene tutte le informazioni necessarie per utilizzare e personalizzare Jira, nonché istruzioni preliminari e best practice.
• Guida di prodotto per Confluence: contiene tutorial e demo su come iniziare a utilizzare Confluence.
• Guida di prodotto per Bitbucket: contiene tutte le informazioni necessarie per acquistare, utilizzare e crescere con Bitbucket Cloud.
• Iniziare a utilizzare Cloud dopo la migrazione: può essere utile allegare questa pagina alle e-mail inviate agli utenti o fornirla come risorsa aggiuntiva.

Per fare in modo che la transizione del team avvenga correttamente, definisci un processo chiaro per raccogliere i feedback e rispondere alle domande degli utenti finali sul passaggio a Cloud, ad esempio durante l'orario lavorativo o tramite chat.

Comunica il tuo piano

Una volta stabilite le tempistiche finali e individuati i responsabili, comunica il piano ufficiale all'organizzazione. Ecco cosa devi includere nelle comunicazioni:

• Quando avverrà la migrazione?
• Qual è il tempo di inattività previsto per gli utenti?
• Chiedi agli utenti finali di non apportare modifiche durante la transizione.
• Cosa succederà al vecchio sito dopo la migrazione? Continuerà a essere accessibile o consultabile?
• Quali saranno i nuovi URL?
• Come verrà eseguito l'accesso?
• Chi deve essere contattato in caso di problemi generali o con l'accesso?
• Quali materiali di onboarding devono essere consultati per acquisire familiarità con il cloud?

Tieni presente che durante la migrazione potrebbero verificarsi dei problemi che potresti dover risolvere, pertanto specifica agli utenti finali che sarà previsto un periodo di adeguamento in cui verrà effettuata la pulizia del sito per assicurare che funzioni come previsto.

Imposta i prodotti Server come di sola lettura

A seconda della strategia di migrazione prescelta, gli utenti potrebbero non avere più bisogno di accedere all'istanza autogestita. Per evitare confusione e agevolare il passaggio, prima della migrazione imposta i tuoi siti in modalità di sola lettura. Per Confluence Server, intervieni su ciascuno spazio e rimuovi tutte le autorizzazioni diverse dalla lettura. In Jira Server non è presente un'opzione specifica per attivare questa modalità, ma puoi procedere manualmente creando uno schema di autorizzazioni che consenta soltanto la "navigazione" e applicandolo a tutti i progetti. Aggiorna i banner a livello di sito per Jira e Confluence, indicando che durante la migrazione il sito sarà in modalità di sola lettura.

Se alcuni dei tuoi utenti continueranno a lavorare su prodotti Server dopo la migrazione, ricordati di rimuovere questa impostazione al termine del processo.

Effettua la migrazione dell'ambiente di produzione

È il momento di rispolverare il runbook creato precedentemente e di seguire la procedura e le tempistiche previste per il trasferimento dei dati su Cloud. Consulta la documentazione su come ricorrere ai Cloud Migration Assistant per effettuare la migrazione, se hai scelto di usare questo metodo.

• Utilizzo di Jira Cloud Migration Assistant per effettuare la migrazione
• Utilizzo di Confluence Cloud Migration Assistant per effettuare la migrazione

Se sei un cliente di Bitbucket, consulta la documentazione sulla migrazione di Bitbucket per effettuare la migrazione.

Effettua la migrazione di qualsiasi app

Installa ed effettua la migrazione delle app che ritieni di importanza critica in Cloud utilizzando i percorsi di migrazione che hai individuato.

Esegui un controllo qualità sui dati migrati

Verifica che i dati siano migrati come previsto e che tutto funzioni correttamente. Fai riferimento alla Fase 6 della guida per il test per suggerimenti sugli aspetti a cui prestare attenzione durante il controllo dei dati.

Se dovessi incontrare dei bloccanti o dovesse servirti assistenza durante la fase di migrazione, contatta il nostro team di assistenza alla migrazione.