Handleiding voor Cloud-implementatie
De benodigde resources om een goed plan voor implementatie en verandermanagement te bouwen en uit te voeren
De handleiding van Atlassian voor gebruik en verandermanagement
In deze handleiding bespreken we best practices en tips om de Atlassian Cloud succesvol uit te rollen in je hele organisatie, op grote schaal, zodat je blijvende verandering kunt bewerkstelligen in de manier waarop teams werken en samenwerken. De handleiding behandelt hoe je je visie bepaalt, je kernteam samenstelt, successtatistieken definieert, sponsoring van leidinggevenden veiligstelt, een community van ervaren gebruikers bevordert, een communicatiestrategie ontwerpt en effectieve training en support ontwikkelt.
Waarom verandermanagement belangrijk is voor jouw organisatie
Onze klanten vertrouwen op Atlassian als basis voor bedrijfskritieke processen. Naarmate ze digitale transformatie en agile manieren van werken omarmen, stappen veel klanten met hun toolsets over naar Atlassian Cloud om overheadkosten te verminderen, kosten voor infrastructuur opnieuw toe te wijzen, productiviteit te verhogen en gemoedsrust te krijgen met de ingebouwde beveiliging en naleving.
Om het volledige rendement te benutten, moeten je teams actief gebruikmaken van Atlassian Cloud om hun dagelijkse werk mogelijk te maken. Succes hangt af van implementatie, en implementatie vereist het begeleiden van mensen bij verandering.
Om het meeste uit je nieuwe cloudinvestering te halen, moeten je teams een consistente routine bouwen voor de manier waarop ze apps gebruiken om op elkaar af te stemmen en samen te werken. Atlassian Cloud biedt dat kader, dat teams herhaalbare best practices biedt om samen te werken, kennis te delen en op grote schaal uit te voeren. Na verloop van tijd veranderen deze routines in gewoontes die teamwork versterken en een blijvende zakelijke impact hebben.
Daarom is het essentieel om een effectief verandermanagementplan op te stellen. Van de inbreng van belanghebbenden tot gebruikerstraining, een goed ontworpen plan helpt teams nieuwe tools te omarmen, succesvol te migreren en op lange termijn waarde uit Atlassian Cloud te halen. Laten we erin duiken.
Blijvende verandering vergt werk
We begrijpen het. We zijn allemaal tot op zekere hoogte vermoeid door veranderingen. Of het nu gaat om een nieuwe tool of nieuw proces dat we moeten volgen, het voelt alsof er altijd iets verandert. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden bij het opstellen van een plan om elke nieuwe wijziging door te voeren bij elk team, niet alleen voor veranderingen in technologie of software. Om de wrijving als gevolg van veranderingen tot een minimum te beperken, helpt het als alle onderdelen in dezelfde richting bewegen. Dat betekent dat de mensen, de processen en de tools allemaal in harmonie moeten samenwerken om verandering effectief te maken en ervoor te zorgen dat deze blijvend is.
Uiteindelijk hangt duurzame implementatie af van hoe verandering van dag tot dag wordt gevoeld. Wanneer gebruikers tastbare voordelen ervaren, zoals snellere resultaten, minder handmatig werk en nieuwe mogelijkheden, is de kans veel groter dat ze de verschuiving omarmen. Probeer een omgeving aan te maken waarin je gebruikers echt gebruik willen maken van cloudtools, omdat ze het werk eenvoudiger maken en betere resultaten opleveren.
Voordelen van een succesvol programma voor adoptie- en verandermanagement
Een strategisch programma voor implementatie en verandermanagement levert drie cruciale resultaten op:
1. Verhoog productiviteit
Goed verandermanagement met gerichte training en support zorgt ervoor dat gebruikers vanaf dag één operationeel zijn. In plaats van te zoeken naar toegangsgegevens of documentatie, blijven teams gefocust op zakelijke doelstellingen die leiden tot resultaten.
2. Schaduw-IT verminderen
Door Atlassian-apps strategisch te implementeren, weten teams wanneer en hoe ze elke app kunnen gebruiken voor hun specifieke behoeften. Als aan de technologische vereisten wordt voldaan via de juiste trainings- en feedbackkanalen, zullen teams niet op zoek gaan naar ongeoorloofde alternatieven die technische, facturerings- en veiligheidsrisico's met zich meebrengen.
TIP: gebruik automatische productontdekking (beschikbaar bij Atlassian Guard of Cloud Enterprise) om ongeautoriseerde installaties binnen je organisatie te identificeren en deze te consolideren onder officieel IT-beheer.
3. Bespaar tijd en geld
Een uitgebreid migratieplan met een doordachte implementatie vermindert het aantal supporttickets na de migratie en voorkomt dure herkansingen. Teams die zich niet aanpassen aan veranderingen moeten vaak dure herimplementaties uitvoeren.
Veelvoorkomende belemmeringen voor succesvolle adoptie
Ondanks de bovenstaande voordelen gebeurt verandering zelden organisch. De meest voorkomende blokkades zijn onder andere:
- Inertie en weerstand tegen nieuwe processen
- Verkeerd afgestemde doelstellingen tussen bedrijfs- en IT-teams
- Zwakke ondersteuning van belangrijke besluitvormers
- Verwarring in de tijdlijn over de uitrolfasen
- Onduidelijke waardepropositie voor eindgebruikers
- Overbelasting van tools zonder gebruiksrichtlijnen
De introductie van een verandermanagementplan zorgt ervoor dat teams begrijpen wat er verandert, hoe, waarom en wanneer, en biedt bovendien de kennis en middelen die nodig zijn voor succes. De rest van deze handleiding beschrijft bewezen stappen om je voor te bereiden op verandering en om implementatie op lange termijn te stimuleren.
TIP: download onze sjabloon voor een verandermanagementplan om je digitale transformatie te organiseren en de strategieën toe te passen die in deze handleiding worden behandeld. De sjabloon voor een verandermanagementplan helpt je bij het plannen en uitvoeren van je cloudmigratie, terwijl alle belanghebbenden op de hoogte en betrokken blijven.
Stap 7: Stel je trainings- en supportplan op
Training zorgt ervoor dat teams vanaf dag één vertrouwen hebben in Atlassian Cloud. Een doordacht plan voorziet gebruikers van de nodige kennis en creëert doorlopende supportkanalen die de ingebruikname in de loop van de tijd ondersteunen.
Een leerhub aanmaken
Geef je gebruikers toegang tot een gecentraliseerde leerhub, die fungeert als één centrale plek en een bron van waarheid voor alles wat ze nodig hebben om een succesvolle transitie naar Atlassian Cloud te garanderen. De hub moet bronnen bevatten met een welkomstbericht, links naar leermiddelen, leertijdlijnen, tipbladen en veelgestelde vragen.
TIP: Maak gebruik van onze functies in de app, zoals aangepaste Jira Onboarding, om je hub onder de aandacht te brengen!
Ontwerp training voor alle leerlingen
Bied resources aan in meerdere indelingen die passen bij verschillende leerstijlen, zoals schriftelijke handleidingen, video's en interactieve demo's. Concentreer je op de taken die gebruikers het vaakst uitvoeren, zoals het maken van Jira-issues of het bewerken van Confluence-pagina's, zodat training meteen relevant aanvoelt.
Maak checklists voor onboarding
Zorg voor een eenvoudige checklist voor nieuwe gebruikers, met zowel universele taken (bijvoorbeeld het instellen van tijdzones) als configuraties die uniek zijn voor je organisatie. Duidelijke begeleiding zorgt voor minder verwarring en versnelt het comfort met nieuwe cloudtools.
Je kunt gebruikers ook doorverwijzen naar onze on-demand leercursussen om de verschillen tussen Data Center en Cloud te benadrukken, wat zorgt voor een snelle cloudtransitie naar Jira, Confluence en Jira Service Management.
Versterk IT en Champions
Train je netwerk van IT-beheerders en Champions samen met eindgebruikers. Dit zorgt ervoor dat je supportteam klaar is om issues snel op te lossen, terwijl Champions vragen kunnen beantwoorden en best practices kunnen delen binnen hun teams.
Zorg voor doorlopende support
Stel Slack- of Teams-kanalen in waar gebruikers vragen kunnen stellen en snel antwoorden kunnen krijgen. Moedig Champions aan om deze spaces in de gaten te houden en help zo de support op te schalen voorbij IT.
TIP: Gebruik deze handleiding en je eigen document met veelgestelde vragen als basis voor training voor de cloudapp. De handleiding beschrijft belangrijke wijzigingen die vóór de lancering moeten worden behandeld en kan worden gebruikt om vragen van nieuwe gebruikers te onderzoeken. Gebruik vervolgens je eigen veelgestelde vragen als een levend document om de veelgestelde vragen gedurende de hele levensduur van de app vast te leggen en te beantwoorden.
Stap 8: testen van acceptatie door gebruikers
Ingebruikname slaagt als teams zien dat echte problemen worden opgelost. Richt je uitrol op use cases die voor elke afdeling het belangrijkst zijn, zodat gebruikers Atlassian-apps onmiddellijk koppelen aan hun dagelijkse werk.
Ontdek uitdagingen
Om dit te doen, moet je de huidige uitdagingen identificeren en bepalen hoe je Atlassian-apps kunt gebruiken om ze op te lossen. Werk samen met zakelijke SME's om pijnpunten tussen teams te identificeren. Vraag waar processen langzamer gaan, overdrachten mislukken of werk verloren gaat. Deze uitdagingen zijn je beste startpunten voor ingebruikname.
Definieer use cases
Als je een scope hebt vastgesteld voor je implementatie en de afdelingen die als eerst gaan implementeren hebt geprioriteerd, kun je vervolgens use cases selecteren per afdeling. Werk samen met de SME's van je bedrijf om de juiste use cases te identificeren, aangezien ze er in de cloud anders uit kunnen zien of helemaal nieuw kunnen zijn.
Dit is een voorbeeld van hoe je de usecases kunt vaststellen die je wilt gebruiken voor elke afdeling (of binnen de hele organisatie):
Afdeling | Huidige uitdagingen | Use cases |
|---|---|---|
| Marketing | Huidige uitdagingen
| Use cases
|
| HR | Huidige uitdagingen
| Use cases
|
| Juridische afdeling | Huidige uitdagingen
| Use cases
|
| Operations | Huidige uitdagingen
| Use cases
|
Je kunt meer use cases ontdekken dan je in één keer aankunt, dus begin klein en prioriteer met welke je moet beginnen. Stel prioriteiten op basis van de impact van het bedrijf en de paraatheid van het team, en voer vervolgens een pilot uit met een bereidwillige groep. Vroege overwinningen zorgen voor interne casestudy's en momentum voor een bredere uitrol.
TIP: kopieer niet zomaar oude workflows in de cloud. Gebruik je migratie als een kans om nieuwe mogelijkheden die zijn ingebouwd in Atlassian Cloud te vereenvoudigen, te moderniseren en te verkennen.
Gereedheid bevestigen
Voordat je de implementatie uitbreidt, moet je ervoor zorgen dat je uitrol vanaf dag één teams ondersteunt. Door een Minimaal levensvatbaar product (MVP) te definiëren en Acceptatietests door gebruikers (UAT) uit te voeren, zorg je ervoor dat je migratie voor stabiliteit en bedrijfscontinuïteit zorgt.
Een MVP biedt een overzicht van de essentiële functionaliteit die teams nodig hebben om onmiddellijk na de lancering succesvol te zijn. Dit zou 70-80% van de dagelijkse taken moeten omvatten, met de nadruk op bedrijfskritieke workflows en functies. Zodra de MVP is gedefinieerd en overeengekomen, wordt deze in UAT gebruikt om te bepalen welke tests worden uitgevoerd.
UAT valideert de MVP met echte gebruikers vóór de migratie. UAT bevestigt dat workflows, integraties en belangrijke functies naar verwachting presteren, wat teams vertrouwen geeft en al vroeg voor verbeteringen zorgt.
TIP: Tot de gebruikers van UAT behoren Champions, ervaren gebruikers, beheerders en ten minste één vertegenwoordiger van elke belangrijke afdeling. Deze gebruikers moeten uitgebreide feedback geven, verrassingen voorkomen en een positieve toon zetten voor de implementatie in de hele organisatie.
1. Verandering = Mensen + Proces + Hulpmiddelen
Succesvolle verandering begint altijd bij mensen. Veel initiatieven hebben het moeilijk omdat ze zich alleen richten op het proces of de technologie. Benadruk en verwoord de voordelen voor individuen, teams en de organisatie om het bewustzijn en de opwinding te vergroten. Als medewerkers zien hoe de verandering hun werk gemakkelijker maakt, is de kans groter dat ze het omarmen.
2. Implementatie is een voortdurend proces
Beginnen met communiceren over veranderingen is slechts het begin. Echte implementatie kost tijd, omdat mensen de verandering eerst moeten erkennen, accepteren en zich dan moeten aanpassen. Versterk je boodschap met consistente updates en vergeet niet dat technologie ook verder ontwikkelt. Houd gebruikers op de hoogte van nieuwe functies en verbeteringen, zodat de implementatie blijft groeien.
TIP: als je al een nieuwsbrief, intranet of Slack-/Teams-kanaal hebt, overweeg dan om maandelijks tips en trucs, nieuwe uitgelichte functies en trainingsmogelijkheden te delen.
3. Ontmoet gebruikers waar ze zijn
Laat teams zien hoe nieuwe apps passen in hun bestaande workflows. Wees duidelijk over wat het nieuwe proces of de nieuwe tool zal vervangen en verbind implementatie rechtstreeks met het dagelijkse werk. Inleving is essentieel: als gebruikers continuïteit zien in plaats van verstoring, voelt de verandering beheersbaar aan.
TIP: laat zien hoe Atlassian-apps zoals Jira kunnen worden geïntegreerd met tools zoals Slack. Integraties maken overgangen soepeler en laten gebruikers zien hoe Cloud hun werk verbetert in plaats van verstoort. Meer informatie over integraties vind je hier.
4. Management geeft het goede voorbeeld
Bij het plannen van je implementatie kan het helpen om senior leidinggevenden en leiders in te schakelen om de verandering te ondersteunen, zodat de verandering breder door de organisatie wordt geaccepteerd. Overweeg om, naast je officiële hoofdsponsor(en), nog een groep senior leiders de verandering verder te laten onderschrijven. Het kan zo simpel zijn als de aankondiging doorsturen naar hun afdelingen om te laten zien dat ze het eens zijn en je steunen. We raden ook aan om speciaal voor hogere leiders een trainingssessie te organiseren, zodat ze kunnen leren welke invloed hun teams zullen hebben.
De steun van leidinggevenden versnelt de implementatie. Betrek naast je Executive Sponsor ook andere senior leidinggevenden om de verandering te onderschrijven. Zelfs eenvoudige gebaren, zoals het doorsturen van aankondigingen over de implementatie of het bijwonen van een trainingssessie, laten hun teams zien dat dit initiatief belangrijk is. We raden ook aan om een speciale training voor leidinggevenden te organiseren om hen te helpen zowel de tools als het perspectief van de gebruiker te begrijpen.
5. Bouw in een vroeg stadium je Champions-community op
Betrek je Champions, op alle niveaus, zo vroeg mogelijk. Hun enthousiasme en geloofwaardigheid helpen om de implementatie binnen afdelingen te versnellen vóór de bredere implementatie. Een pilotprogramma voor Champions stelt hen in staat om eerst tools te testen, hun collega's te onboarden en waardevolle feedback te geven die je bredere lancering versterkt. Champions vertellen je of de berichtgeving werkt en waar deze kan worden verbeterd, zodat je de kans krijgt om de koers te corrigeren en het succes van je uitrol te vergroten.
6. Maak het leuk
Als het gepast is, kun je het implementatieproces speels maken door middel van luchtige activiteiten die voortgang en betrokkenheid stimuleren.
- Vriendschappelijke competities tussen afdelingen over het gebruik van tools
- Een oproep voor de meest creatieve use case
- Succesvolle functies en use cases in een maandelijkse nieuwsbrief
7. Laten zien is beter dan vertellen
Demonstraties zijn altijd effectiever dan alleen instructies. Laat in je trainingsplan aan gebruikers zien hoe tools werken in echte situaties.
- Organiseer lunch- en leersessies waar teams de apps zelf kunnen uitproberen
- Bied afdelingsspecifieke training aan die is afgestemd op echte use cases (idealiter geleid door Champions)
- Neem deze sessies op om ze opnieuw te gebruiken voor de onboarding van nieuwe medewerkers
8. Houd de feedbackloop open
Je implementatie is het sterkst wanneer gebruikers zich gehoord voelen. Bepaal hoe feedback zal worden verzameld en opgevolgd, bijvoorbeeld via Champions, Slack- of Teams-kanalen, enquêtes of je servicedesk. Een goede feedbacklus helpt je om problemen snel aan te pakken, best practices vast te leggen en bij te houden welke bedrijfsresultaten de implementatie oplevert. Er kan weerstand ontstaan, maar je kunt dit rechtstreeks aanpakken met je communicatie waarin de redenen voor de wijziging, de support die je zult bieden en de beschikbare feedbackkanalen worden herhaald.

Hulpbronnen voor Rovo