Toolkit voor Cloud-implementatie
E-mailsjablonen om snel aan de slag te gaan met een communicatieplan en om teams op de hoogte te houden tijdens een uitrol van de cloud
E-mailsjablonen voor de introductie van Atlassian Cloud-producten
Het succes van je cloudmigratie hangt af van de vraag of je teams de nieuwe cloudproducten daadwerkelijk gaan gebruiken. Op dit moment van je migratie ben je je waarschijnlijk bewust van het belang van doordachte communicatie als onderdeel van je plan voor verandermanagement. Teams moeten de boodschap meerdere keren en op verschillende manieren horen voordat ze iets kunnen wijzigen. Door je teams de tijd te geven die ze nodig hebben om vertrouwd te raken met de nieuwe verandering, staan ze ervoor open en zijn ze er klaar voor als deze doorgevoerd wordt. Als het bericht afkomstig is van iemand die ze vertrouwen, is de kans groter dat ze luisteren.
Om je te helpen je teams sneller aan de slag te krijgen met de cloud, hebben we een aantal aanpasbare e-mailsjablonen aangemaakt die je kunt gebruiken om je teams te informeren over je lancering in de cloud.
What are announcement banners?
Announcement banners are attention-grabbing notifications positioned at the top of Atlassian product user interfaces, providing users with essential information in a prominent and easily accessible manner. Configuration of announcement banners can be performed by admins or individuals with appropriate admin privileges within Atlassian Cloud products (Jira Software and Confluence) and Server and Data Center products (JSW and Confluence).
Wanneer moet je deze sjablonen gebruiken
Deze e-mailsjablonen zijn bedoeld om de implementatie van de nieuwe cloudproducten voor en tijdens de start van je migratie te bevorderen. Deze e-mailsjablonen zijn niet bedoeld om de migratie zelf onder de aandacht te brengen. Op dit punt in het proces had je tijdens de vorige fasen (beoordelen, plannen, voorbereiden, testen en/of migreren) al met je teams over de migratie moeten communiceren. Minimaal een maand voor de lancering moeten je gebruikers weten dat er een migratie plaatsvindt, wanneer en waarom. Raadpleeg de toolkit voor cloudmigratievoor advies over wat je tijdens de eerdere fases moet communiceren.
Deze sjablonen gebruiken
- Bepaal welk kanaal je gaat gebruiken om met je gebruikers te communiceren. Deze sjablonen zijn bedoeld als e-mails, maar als je ervoor kiest om MS Teams, Slack of een ander platform te gebruiken, moet je de kopie dienovereenkomstig bijwerken.
- Kopieer het onderstaande sjabloon en plak het in een nieuw e-mailbericht (of in je favoriete communicatietool).
- Pas de [ tekst tijdelijke aanduiding ] aan. Je ziet veel plekken om de productnaam aan te passen (Jira Software Cloud, Confluence Cloud, Jira Service Management Cloud, enz.). Afhankelijk van welk(e) product(en) je op de markt brengt, moet je de tekst bijwerken.
- Voeg extra context toe om je gebruikers te helpen begrijpen hoe en waarom je organisatie Atlassian Cloud-producten gebruikt.
- Verwijder alle inhoud die niet relevant is voor je gebruikers.
- Stuur de e-mail naar je gebruikers, vraag ze om de nieuwe producten uit te proberen en antwoord met feedback.
TIP: overweeg om deze sjablonen verder aan te passen voor specifieke functies of afdelingen die mogelijk op een ander niveau op de hoogte zijn van de verandering. Als je Confluence Cloud bijvoorbeeld voor het eerst uitrolt naar het financiële team, hebben ze een ander bericht nodig dan wanneer je Jira Software Cloud uitrolt naar ontwikkelteams die Jira Software Server al jaren gebruiken.
Communication is an ongoing journey
The email templates below are designed for a point in time - the introduction of your Atlassian cloud products. Once your users are up and running, they won’t need as frequent communication. That being said, it’s also not advised to go radio silent. We recommend sending a monthly or quarterly newsletter to your users to inform them about new features that have shipped, insights and success stories from across your organization, and additional use cases to expand how your teams think about their Atlassian products. If you’re already sending an IT newsletter with updates across your toolset, this could be as simple as embedding Atlassian-specific changes into your existing newsletter.
TIP: Subscribe to the Atlassian Cloud Roadmap to be informed of new cloud features that have shipped and are coming soon, so you can prepare your users.