Toolkit voor Cloud-implementatie
E-mailsjablonen om snel aan de slag te gaan met een communicatieplan en om teams op de hoogte te houden tijdens een uitrol van de cloud
E-mail- en aankondigingssjablonen voor de introductie van Atlassian Cloud-producten
Het succes van je cloudmigratie hangt af van de vraag of je teams de nieuwe cloudproducten daadwerkelijk gaan gebruiken. Op dit moment van je migratie ben je je waarschijnlijk bewust van het belang van doordachte communicatie als onderdeel van je plan voor verandermanagement. Teams moeten de boodschap meerdere keren en op verschillende manieren horen voordat ze iets kunnen wijzigen. Door je teams de tijd te geven die ze nodig hebben om vertrouwd te raken met de nieuwe verandering, staan ze ervoor open en zijn ze er klaar voor als deze doorgevoerd wordt. Als het bericht afkomstig is van iemand die ze vertrouwen, is de kans groter dat ze luisteren.
Om je te helpen je teams sneller aan de slag te krijgen met de cloud, hebben we een aantal aanpasbare e-mail- en aankondigingssjablonen aangemaakt die je kunt gebruiken om je teams te informeren over je lancering in de cloud.
Wat zijn aankondigingsbanners?
Aankondigingsbanners zijn meldingen die de aandacht trekken die bovenaan de gebruikersinterfaces van Atlassian-producten staan en die gebruikers op een prominente en toegankelijke manier van essentiële informatie voorzien. De aankondigingsbanners kan worden geconfigureerd door beheerders of personen met de juiste beheerdersrechten in Atlassian Cloud-producten (Jira Software en Confluence) en Server- en Data Center-producten (JSW en Confluence).
Wanneer moet je deze sjablonen gebruiken
Deze e-mail en aankondigingssjablonen zijn bedoeld om de implementatie van de nieuwe cloudproducten voor en tijdens de start van je migratie te bevorderen. Deze e-mailsjablonen zijn niet bedoeld om de migratie zelf onder de aandacht te brengen. Op dit punt in het proces had je tijdens de vorige fasen (beoordelen, plannen, voorbereiden, testen en/of migreren) al met je teams over de migratie moeten communiceren. Minimaal een maand voor de lancering moeten je gebruikers weten dat er een migratie plaatsvindt, wanneer en waarom. Raadpleeg de toolkit voor cloudmigratie voor advies over wat je tijdens de eerdere fases moet communiceren.
Deze sjablonen gebruiken
- Bepaal welk kanaal je gaat gebruiken om met je gebruikers te communiceren. Deze sjablonen zijn bedoeld als e-mails en in-product aankondigingsbanners, maar als je ervoor kiest om MS Teams, Slack of een ander platform te gebruiken, moet je de tekst dienovereenkomstig bijwerken.
- Kopieer het onderstaande sjabloon en plak het in een nieuw e-mailbericht, een aankondigingsbanner of een communicatietool naar keuze.
- Pas de [ tekst van de tijdelijke aanduiding ] aan. Je ziet verschillende gebieden om de productnaam aan te passen (Jira Software Cloud, Confluence Cloud, Jira Service Management Cloud, enz.). Afhankelijk van welk product je op de markt brengt, moet je de tekst bijwerken.
- Voeg extra context toe om je gebruikers te helpen begrijpen hoe en waarom je organisatie Atlassian Cloud-producten gebruikt.
- Verwijder alle inhoud die niet relevant is voor je gebruikers.
- Als je e-mailsjablonen gebruikt, stuur de e-mails dan naar je gebruikers en nodig ze uit om de nieuwe producten uit te proberen en feedback te geven door de e-mail te beantwoorden.
TIP: overweeg om deze sjablonen verder aan te passen voor specifieke functies of afdelingen die mogelijk op een ander niveau op de hoogte zijn van de verandering. Als je Confluence Cloud bijvoorbeeld voor het eerst uitrolt naar het financiële team, hebben ze een ander bericht nodig dan wanneer je Jira Software Cloud uitrolt naar ontwikkelteams die Jira Server al jaren gebruiken.
Communicatie is een voortdurend proces
De e-mailsjablonen hieronder zijn ontworpen voor een bepaald moment: de introductie van je Atlassian Cloud-producten. Als je gebruikers eenmaal actief zijn, hebben ze minder communicatie nodig. Dat gezegd hebbende, is het ook niet aan te raden om helemaal niets te laten horen. We raden je aan om je gebruikers een maandelijkse of driemaandelijkse nieuwsbrief te sturen om hen te informeren over nieuwe functies die zijn toegevoegd, inzichten en succesverhalen uit je hele organisatie. Vermeld ook aanvullende usecases om meer informatie te verstrekken over wat je teams van hun Atlassian-producten vinden. Als je al een IT-nieuwsbrief verstuurt met updates voor al je tools, is het een simpele oplossing om Atlassian-specifieke wijzigingen in je bestaande nieuwsbrief in te voegen.
TIP: schrijf je in voor de Atlassian Cloud-roadmap om op de hoogte te blijven van nieuwe cloudfuncties die geleverd en binnenkort beschikbaar zijn, zodat je je gebruikers kunt voorbereiden.