Kit d'outils pour l'adoption du cloud
Modèles d'e-mail pour lancer un plan de communication et tenir les équipes informées tout au long du déploiement de l'offre Cloud
Modèles d'e-mails et de bannières d'annonce pour présenter les produits Atlassian Cloud
La réussite de votre migration vers le cloud dépend de l'adoption effective des nouveaux produits Cloud par vos équipes. À ce stade de votre migration, vous êtes probablement conscient de l'importance d'une communication réfléchie dans le cadre de votre plan de gestion des changements. Les équipes devront entendre le message plusieurs fois et de différentes manières avant d'apporter un changement. Laissez à vos équipes le temps dont elles ont besoin pour se familiariser avec les nouveaux changements : elles seront ainsi ouvertes et prêtes lorsque le déploiement aura lieu. Lorsque le message provient d'une personne de confiance, elles sont plus enclines à écouter.
Pour vous aider à rendre vos équipes opérationnelles sur le Cloud plus rapidement, nous avons créé un ensemble de modèles d'e-mails et de bannières d'annonce modifiables que vous pouvez utiliser pour informer vos équipes de votre lancement sur le Cloud.
Qu'est-ce qu'une bannière d'annonce ?
Les bannières d'annonce sont des notifications qui attirent l'attention et qui sont placées en haut des interfaces utilisateur des produits Atlassian, fournissant aux utilisateurs des informations essentielles de manière proéminente et facilement accessible. La configuration des bannières d'annonce peut être effectuée par des administrateurs ou des personnes disposant des privilèges d'administration appropriés dans les produits Atlassian Cloud (Jira Software et Confluence) et les produits Server and Data Center (JSW et Confluence).
Quand utiliser ces modèles
Ces modèles d'e-mail et de bannière d'annonce visent à promouvoir l'adoption des nouveaux produits Cloud avant et pendant le lancement de votre migration. Ils ne sont pas destinés à attirer l'attention sur la migration elle-même. À ce stade du processus, vous devriez déjà avoir discuté de la migration avec vos équipes au cours des phases précédentes (évaluation, planification, préparation, test et/ou migration). Au moins un mois avant le lancement, vos utilisateurs doivent être au courant de l'existence d'une migration, de la date et des raisons pour lesquelles elle a lieu. Pour obtenir des conseils sur les éléments à communiquer au cours des premières phases, consultez le kit d'outils de migration vers le Cloud.
Comment utiliser ces modèles
- Déterminez le canal que vous utiliserez pour communiquer avec vos utilisateurs. Ces modèles sont conçus comme des e-mails et des bannières d'annonce de produits. Mais si vous décidez d'utiliser MS Teams, Slack ou une autre plateforme, vous devrez mettre à jour la copie en conséquence.
- Copiez le modèle fourni ci-dessous et collez-le dans un nouvel e-mail, une nouvelle bannière d'annonce ou tout autre outil de communication de votre choix.
- Personnalisez le [ texte générique ]. Vous pouvez personnaliser le nom du produit (Jira Software Cloud, Confluence Cloud, Jira Service Management Cloud, etc.) à différents endroits. En fonction du ou des produits que vous lancez, vous devrez mettre à jour le texte.
- Ajoutez du contexte supplémentaire pour aider vos utilisateurs à comprendre comment et pourquoi votre organisation adopte les produits Atlassian Cloud.
- Supprimez tout contenu qui n'est pas pertinent pour vos utilisateurs.
- Lorsque vous utilisez des modèles d'e-mails, envoyez-les à vos utilisateurs en les invitant à essayer les nouveaux produits et à donner leur avis en répondant à l'e-mail.
CONSEIL : envisagez de personnaliser davantage ces modèles pour des fonctions ou des services spécifiques qui perçoivent peut-être le changement différemment. Par exemple, si vous déployez Confluence Cloud auprès de l'équipe financière pour la première fois, elle aura besoin d'un message différent de celui que vous recevrez si vous déployez Jira Software Cloud auprès des équipes de développement qui utilisent Jira Software Server depuis des années.
La communication constitue un parcours continu
Les modèles d'e-mail ci-dessous sont conçus pour des scénarios spécifiques, à savoir la présentation de vos produits Atlassian Cloud. Une fois vos utilisateurs opérationnels, vous pourrez diminuer la fréquence de vos communications. Mais n'allez pas trop loin : le silence radio est déconseillé. Optez pour une newsletter mensuelle ou trimestrielle que vous enverrez à vos utilisateurs pour les informer des nouvelles fonctionnalités disponibles, de l'actualité et des accomplissements de votre organisation, ainsi que d'autres cas d'usage visant à développer la façon dont vos équipes perçoivent leurs produits Atlassian. Si vous avez déjà mis en place une newsletter informatique reprenant les mises à jour apportées à votre ensemble d'outils, vous pouvez tout aussi bien intégrer des changements spécifiques d'Atlassian à votre newsletter existante.
CONSEIL : abonnez-vous à la feuille de route Atlassian Cloud pour vous tenir au courant des nouvelles fonctionnalités Cloud disponibles et à venir. Vos utilisateurs pourront ainsi se préparer à l'arrivée de ces fonctionnalités.