Kit d'outils pour l'adoption du cloud
Modèles d'e-mail pour lancer un plan de communication et tenir les équipes informées tout au long du déploiement de l'offre Cloud
Modèles d'e-mail pour présenter les produits Atlassian Cloud
La réussite de votre migration vers le cloud dépend de l'adoption effective des nouveaux produits Cloud par vos équipes. À ce stade de votre migration, vous êtes probablement conscient de l'importance d'une communication réfléchie dans le cadre de votre plan de gestion des changements. Les équipes devront entendre le message plusieurs fois et de différentes manières avant d'apporter un changement. Laissez à vos équipes le temps dont elles ont besoin pour se familiariser avec les nouveaux changements : elles seront ainsi ouvertes et prêtes lorsque le déploiement aura lieu. Lorsque le message provient d'une personne de confiance, elles sont plus enclines à écouter.
Pour vous assurer que vos équipes sont plus rapidement opérationnelles dans le cloud, nous avons créé un ensemble de modèles d'e-mail modifiables que vous pouvez utiliser pour informer vos équipes du lancement de votre cloud.
What are announcement banners?
Announcement banners are attention-grabbing notifications positioned at the top of Atlassian product user interfaces, providing users with essential information in a prominent and easily accessible manner. Configuration of announcement banners can be performed by admins or individuals with appropriate admin privileges within Atlassian Cloud products (Jira Software and Confluence) and Server and Data Center products (JSW and Confluence).
Quand utiliser ces modèles
Ces modèles d'e-mail visent à promouvoir l'adoption des nouveaux produits Cloud avant et pendant le lancement de votre migration. Ils ne sont pas destinés à attirer l'attention sur la migration elle-même. À ce stade du processus, vous devriez déjà avoir discuté de la migration avec vos équipes au cours des phases précédentes (évaluation, planification, préparation, test et/ou migration). Au moins un mois avant le lancement, vos utilisateurs doivent être au courant de l'existence d'une migration, de la date et des raisons pour lesquelles elle a lieu. Pour obtenir des conseils sur les éléments à communiquer au cours des premières phases, consultez le kit d'outils de migration vers le cloud.
Comment utiliser ces modèles
- Déterminez le canal que vous utiliserez pour communiquer avec vos utilisateurs. Ces modèles sont conçus comme des e-mails. Mais si vous décidez d'utiliser MS Teams, Slack ou une autre plateforme, vous devrez mettre à jour la copie en conséquence.
- Copiez le modèle ci-dessous et collez-le dans un nouvel e-mail (ou dans votre outil de communication préféré).
- Personnalisez [ texte générique ]. Vous pouvez personnaliser le nom du produit (Jira Software Cloud, Confluence Cloud, Jira Service Management Cloud, etc.) à différents endroits. En fonction du ou des produits que vous lancez, vous devrez mettre à jour le texte.
- Ajoutez du contexte supplémentaire pour aider vos utilisateurs à comprendre comment et pourquoi votre organisation adopte les produits Atlassian Cloud.
- Supprimez tout contenu qui n'est pas pertinent pour vos utilisateurs.
- Envoyez l'e-mail à vos utilisateurs et demandez-leur d'essayer les nouveaux produits et de répondre en faisant part de leur feedback.
CONSEIL : envisagez de personnaliser davantage ces modèles pour des fonctions ou des services spécifiques qui perçoivent peut-être le changement différemment. Par exemple, si vous déployez Confluence Cloud auprès de l'équipe financière pour la première fois, elle aura besoin d'un message différent de celui que vous recevrez si vous déployez Jira Software Cloud auprès des équipes de développement qui utilisent Jira Software Server depuis des années.
La communication constitue un parcours continu
Les modèles d'e-mail ci-dessous sont conçus pour des scénarios spécifiques, à savoir la présentation de vos produits Atlassian Cloud. Une fois vos utilisateurs opérationnels, vous pourrez diminuer la fréquence de vos communications. Mais n'allez pas trop loin : le silence radio est déconseillé. Optez pour une newsletter mensuelle ou trimestrielle que vous enverrez à vos utilisateurs pour les informer des nouvelles fonctionnalités disponibles, de l'actualité et des accomplissements de votre organisation, ainsi que d'autres cas d'usage visant à développer la façon dont vos équipes perçoivent leurs produits Atlassian. Si vous avez déjà mis en place une newsletter informatique reprenant les mises à jour apportées à votre ensemble d'outils, vous pouvez tout aussi bien intégrer des changements spécifiques d'Atlassian à votre newsletter existante.
CONSEIL : abonnez-vous à la feuille de route Atlassian Cloud pour vous tenir au courant des nouvelles fonctionnalités Cloud disponibles et à venir. Vos utilisateurs pourront ainsi se préparer à l'arrivée de ces fonctionnalités.