Close
Хотите открыть эту страницу на своем языке?
Все языки
Выберите язык

Набор инструментов по внедрению Cloud

Шаблоны электронных писем для оперативного запуска плана взаимодействия и информирования команд о ходе развертывания облака

Содержание

Шаблоны электронных писем и баннеров объявлений для знакомства с приложениями Atlassian Cloud

Успех миграции в облако зависит от того, насколько ваши команды осведомлены о миграции и согласны осваивать новые облачные приложения. На данном этапе миграции вы, скорее всего, понимаете, насколько важна продуманная коммуникация в составе плана по управлению изменениями. Перед внесением изменений команды должны получить информацию несколько раз и различными способами. Чтобы команды могли подготовиться к внедрению новых изменений, предоставьте участникам время на ознакомление с этими изменениями. При этом участники охотнее воспримут сообщение, которое исходит от того, кому они доверяют.

Чтобы помочь командам быстрее приступить к работе в облаке, мы создали набор настраиваемых шаблонов электронных писем и баннеров объявлений, которые можно использовать для информирования сотрудников о запуске облачных продуктов.

Что такое баннеры объявлений?

Баннеры объявлений — это привлекающие внимание уведомления, которые размещаются в верхней части пользовательского интерфейса приложений Atlassian и предоставляют пользователям важную информацию в наглядном и легкодоступном виде. Настраивать такие баннеры могут администраторы или сотрудники с соответствующими правами администратора в приложениях Atlassian, таких как Jira и Confluence.

Когда использовать приведенные шаблоны

Эти шаблоны электронных писем и баннеров объявлений предназначены для привлечения внимания к новому облачному интерфейсу и расширения его внедрения.

Как использовать приведенные шаблоны

  • Определите, в каких каналах вы будете публиковать информацию. Эти шаблоны предназначены для электронных писем и встроенных в приложения баннеров объявлений, поэтому, если вы решите использовать Slack, MS Teams или другую платформу, вам потребуется соответствующим образом изменить сообщение.
  • Решите, каким пользователям будет направляться каждое сообщение. Например, одни сообщения могут предназначаться только администраторам или вашей команде по внедрению, а другие — всем пользователям. Исходите из того, кому и когда нужна информация, и опирайтесь на здравый смысл.
  • Скопируйте приведенный ниже шаблон и вставьте его в новое электронное сообщение, баннер объявления или любой инструмент общения по вашему выбору.
  • Настройте [ замещающий текст ]. Вы найдете множество мест, где можно указать название приложения (Jira Cloud, Confluence Cloud, Jira Service Management Cloud и т. д.). Измените текст в зависимости от того, какие приложения вы запускаете.
  • Добавьте дополнительный контекст, чтобы помочь пользователям понять, как и зачем организация внедряет Atlassian Cloud.
  • Удалите все неактуальное для ваших пользователей содержимое.
  • При использовании шаблонов электронной почты отправляйте электронные письма своим пользователям и предлагайте им попробовать новые приложения и оставить отзыв, ответив на ваше письмо.

СОВЕТ. Рассмотрите возможность дальнейшей адаптации этих шаблонов под определенные службы или отделы, которые могут иметь другой уровень осведомленности об изменении. Например, если вы впервые развертываете Confluence Cloud для финансового отдела, сообщение для его сотрудников должно отличаться от сообщения, которое вы бы отправили при развертывании Jira Cloud для команд разработчиков.

Шаблоны электронных писем и баннеров объявлений

Представляем Atlassian Cloud

Эти пять первых шаблонов электронных писем следует разослать до миграции, чтобы команды, использующие продукты Data Center, узнали о предстоящих изменениях и успели хорошо подготовиться к ним.

Эл. почта

тема:

Мы планируем перейти на Atlassian Cloud! [ имена приложений при необходимости ]

текст письма:

[ добавьте изображение баннера организации, если это возможно ]

Здравствуйте!
Через [ год ] мы проведем миграцию [ имена продуктов ] из Data Center в Atlassian Cloud.

Почему именно Atlassian Cloud?

Мы переходим в облако, чтобы:

  • объединить все задачи, команды, инструменты и данные на одной облачной платформе;
  • получить интеллектуальные возможности, например Rovo, чтобы меньше переключать контекст и ускорить рабочие процессы;
  • сократить затраты на администрирование, связанные с управлением локальной инфраструктурой;
  • получить в свое распоряжение новые облачные функции, усиленную безопасность и эластичную масштабируемость.

Далее приведена информация о миграции в Atlassian Cloud и источники более подробных сведений.

Сроки миграции

Миграция будет завершена в [ квартале, году ]. Общая хронология с контрольными точками, предшествующими миграции, доступна по этой ссылке: [ URL ].

На кого повлияют перемены?

В Atlassian Cloud будут перенесены все пользователи [ имена приложений ], включая владельцев, администраторов и партнеров.

Где можно узнать подробнее?

Ответы на популярные вопросы, свежие объявления, новости по процедурам и хронология миграции содержатся в нашем Центре миграции [ URL ]. В ближайшие недели и месяцы вы получите дополнительные сведения, которые помогут вам подготовиться к миграции. Если у вас есть вопросы, свяжитесь с нами в [ канале Slack ] или по этому [ адресу электронной почты ]

Спасибо!

[ Имя ]

Планирование миграции в Atlassian Cloud

Эл. почта

тема:

Планирование миграции в Atlassian Cloud: что будет переноситься, в чем ценность новой функции и где найти обучающие материалы

текст письма:

[ добавьте изображение баннера организации, если это возможно ]

Здравствуйте!
Рассказываем, что будет перенесено в Atlassian Cloud, что собой представляет Rovo и как найти возможности дополнительного обучения.

Что переносится: по адресу [ URL ] опубликован актуальный документ с полным списком компонентов [ имена приложений ], подлежащих и не подлежащих миграции. Этот документ будет обновляться на этапах подготовки и тестирования.

Консультации: у вас есть вопросы о том, что будет перенесено? Присоединяйтесь к нам на любой из предстоящих консультаций по адресу [ URL ]. Не сможете присутствовать? Мы добавим эти вопросы в список часто задаваемых вопросов по адресу [ URL ].

Новая возможность: Rovo! Возьмите к себе ИИ-коллегу Rovo, чтобы расширить возможности команды! Узнайте больше в Центре внедрения Rovo.

Руководства по сравнению:

Требуется дополнительное обучение? Чтобы вы могли быстрее освоиться, мы собрали несколько учебных ресурсов на странице [ ссылка на собственные обучающие материалы вашей организации или на ресурсы из подборки Atlassian ].

Спасибо!

[ Имя ]

Приглашение на пользовательское приемочное тестирование (UAT)

Эл. почта

тема:

Atlassian Cloud — приглашение на UAT

текст письма:

[ добавьте изображение баннера организации, если это возможно ]

Здравствуйте!

Приглашаем поучаствовать в предстоящем пользовательском приемочном тестировании Atlassian Cloud. UAT будет проводиться для определенной группы пользователей, в числе которых [ добавьте имена групп пользователей ]. Подробные сведения о наших ожиданиях от тестирования и его сценариях можно найти в центре UAT по адресу [URL]. В начале следующей недели вы получите электронное письмо с подтвержденными датами, руководством по UAT, тестовыми сценариями и приглашениями на дополнительные консультации.

Если у вас есть вопросы, свяжитесь с нами в [ канале Slack ] или отправьте запрос на поддержку по адресу [ URL ]

Спасибо!

[ Имя ]

Можно приступать к пользовательскому приемочному тестированию (UAT)

Эл. почта

тема:

Пользовательское приемочное тестирование Atlassian Cloud началось!

текст письма:

[ добавьте изображение баннера организации, если это возможно ]

Здравствуйте!

Наша новая среда UAT Atlassian Cloud полностью готова!

Чего следует ожидать?

  • Этап UAT будет длиться с [ введите даты ]
  • Следующие функции производственного уровня будут недоступны в экземпляре для UAT:
    • Уведомления по электронной почте и в Slack будут отключены.
    • Входящая электронная почта будет отключена.
    • К API, которые еще не перенесены, можно получить доступ по ссылке [ URL ].
    • Полный список недоступных функций можно найти на странице [ URL ].

Как проводить тестирование?

Подробные сведения см. на странице инструкций по пользовательскому приемочному тестированию Atlassian Cloud [ URL ].

Куда обратиться за поддержкой?

Присоединяйтесь к нашим консультациям по UAT Atlassian Cloud! Их расписание опубликовано на странице [ URL ].

Есть вопросы? Свяжитесь с нами в [ канале Slack ] или отправьте запрос на поддержку по адресу [ URL ].

Развертывание продуктов Atlassian Cloud

Эл. почта

тема:

Мы внедряем [ имена приложений ] Cloud

содержимое:

[ добавьте изображение баннера организации, если это возможно ]

Здравствуйте!
Как вы знаете, мы работаем над миграцией [ имена приложений ] в облако. Благодаря этому вы и ваши команды сможете выполнять свои задачи эффективнее, начнете работать с современным пользовательским интерфейсом и сможете быстрее получать доступ к новым возможностям.

Миграция идет по графику. Ваши облачные приложения будут запущены в рабочей среде [ дата ] в [ время ]. После миграции вы заметите некоторые изменения, и мы хотим убедиться, что вы к ним готовы.

  • Во время миграции [ дата ], начиная с [ время ] и в течение примерно [ часов ], следующие приложения будут недоступны.
    • [ список URL-адресов версии Data Center ].
    • Пожалуйста, распланируйте свою работу в этот временной промежуток.
  • После запуска вы сможете получить доступ к своим приложениям по следующим URL-адресам: [ https://ваш_домен.atlassian.net/ ]
  • После миграции вы можете заметить некоторые различия в возможностях, терминологии и интерфейсе. Ознакомьтесь с [ этим/этими ] краткими руководствами по началу работы, чтобы узнать об изменениях [ ниже укажите только актуальные ссылки ].
  • Чтобы вы могли быстрее освоиться, мы собрали несколько учебных ресурсов на странице [ ссылка на собственные учебные материалы вашей организации либо на ресурсы из подборки Atlassian ].

Подробный план проекта и дополнительную информацию см. на странице: [ URL-адрес ].

При возникновении вопросов в период миграции обращайтесь по адресу [ адрес электронной почты ].

Чтобы сообщить о проблемах после миграции, [ инструкции ].

С уважением,
[ имя ]

Баннер объявления (для экземпляров Server или Data Center)

[ дата ] в [время]мы будем переносить в облако данные [ названия продуктов ]. В течение этого времени текущие приложения будут недоступны. Просим отложить все дополнения и изменения до тех пор, пока мы не объявим о завершении проекта миграции. После завершения миграции мы отправим учетные данные и информацию, которая поможет вам освоиться в облаке. Дополнительные сведения об этом проекте можно найти в [ видео с объявлением, канал Slack, страниц Confluence и т. д. ].

Миграция в Atlassian Cloud завершена. СПАСИБО!

Эл. почта

тема:

Благодарим вас за поддержку миграции в Atlassian Cloud!

текст письма:

Здравствуйте!

С радостью сообщаем, что миграция в Atlassian Cloud успешно завершена! С сегодняшнего дня ([ дата ]) приложения [ имена приложений ] доступны в облаке.

Спасибо всем, кто участвовал в этом проекте, особенно нашей руководящей команде.
Ваша помощь и поддержка внесли неоценимый вклад в наш успех.

[ Добавьте одно-два предложения для каждой группы, принимавшей участие в миграции. Примеры см. в следующем абзаце ]

Мы также выражаем благодарность [имя команды миграции] за их работу и преданность делу. На них держалась бесперебойная работа локальных экземпляров, запуск устаревших экземпляров и обработка перенаправлений в первый день.

Мы уверены, что эта миграция станет ценным активом для наших команд. Благодаря ей мы сможем эффективнее работать, плодотворнее сотрудничать и быстрее получать доступ к новым возможностям.

Еще раз спасибо всем, кто принял участие. С нетерпением ждем, что в ближайшие месяцы или годы мы сможем оценить все преимущества этой миграции.

С наилучшими пожеланиями,

[ Имя ]

Начните использовать Atlassian Cloud

Эл. почта

тема:

Начните использовать [ имя приложения ] Cloud!

содержимое:

[ добавьте изображение баннера организации, если это возможно ]

Здравствуйте!

Миграция [ имена приложений ] завершена! Вы можете начать работу с посещения новых облачных приложений, расположенных по адресу: [ URL-адреса ].

Обновите местоположения в своих закладках и войдите в систему с помощью [ учетные данные ].
Возможны некоторые различия в возможностях, терминологии и пользовательском интерфейсе. Ознакомьтесь с [ этим/этими ] краткими руководствами по началу работы, чтобы узнать об изменениях [ ниже укажите только актуальные ссылки ].

1. Краткое руководство по началу работы с Confluence Cloud
2. Краткое руководство по началу работы с Jira Software Cloud
3. Краткое руководство по началу работы с Jira Service Management Cloud

Ваши старые экземпляры [имя продукта ] будут доступны в режиме чтения до [ дата и время ], а затем будут отключены и заархивированы. [при необходимости внесите правки]

Дополнительная информация и учебные материалы доступны по ссылке: [ ссылка на собственные учебные материалы вашей организации либо на ресурсы из подборки Atlassian ]

Чтобы сообщить о проблеме или обратиться в службу поддержки, [ инструкции ].

По общим вопросам миграции обращайтесь по адресу [ адрес электронной почты ].

С уважением,
[ имя ]

Баннер объявления (для облачных экземпляров)

Миграция [ имена приложений ] в облако завершена! [ Новое облачное приложение / Новые облачные приложения ] можно найти по [ адресу/адресам ]: [ URL ]. Обновите [ адрес/адреса ] в своих закладках и войдите в систему с помощью следующих учетных данных: [ учетные данные ]. Дополнительная информация и учебные материалы доступны [ на странице Confluence, в канале Slack и т. д. ]. Это приложение будет доступно в течение примерно [ продолжительность ], но в него нельзя будет добавлять новую информацию и вносить изменения. Чтобы сообщить о проблеме или обратиться в службу поддержки, [ инструкции ].

Советы и рекомендации по использованию Atlassian Cloud

Эл. почта

тема:

Советы и рекомендации по использованию [ имя приложения ] Cloud

содержимое:

[ добавьте изображение баннера организации, если это возможно ]

Здравствуйте!

Надеемся, что вам нравится использовать [ имя приложения ] Cloud и вы смогли без проблем подготовиться и приступить к работе.

Теперь, когда у вас есть пара недель на адаптацию, мы хотели бы поделиться некоторыми наиболее популярными советами, рекомендациями и новыми возможностями со всей организации.

  • Загрузите новые мобильные приложения, чтобы работать в дороге.
  • Подпишитесь на блог Atlassian Cloud, в котором еженедельно анонсируются изменения в приложениях, и будьте в курсе новейших функций
  • [ добавьте основные действия, которые пользователям следует выполнить в текущий момент ]

Дополнительная информация и учебные материалы доступны по следующей ссылке: [ ссылка на учебные материалы вашей организации либо на ресурсы из курируемого списка Atlassian ]

Чтобы сообщить о проблеме или обратиться в службу поддержки, [ инструкции ].

С уважением,
[ имя ]

Баннер объявления (для облачных экземпляров)

Надеемся, что вам понравилась облачная версия [имена приложений]! Чтобы сделать работу с [имена приложений] Cloud еще приятнее, рекомендуем ознакомиться с нашими ресурсами и инструкциями [ на странице Confluence, в сборнике сценариев компании и т. д.], которые помогут вам извлечь максимум пользы из [ этого инструмента / этих инструментов ].

Запрос отзывов о продуктах Atlassian Cloud

Эл. почта

тема:

Как вам [ имя приложения ] Cloud?

содержимое:

Здравствуйте!

Надеемся, вам удалось опробовать [ имя приложения ] Cloud. Если вы уже используете [ имя приложения ] Cloud, то знаете, что облачная версия подходит для всего, чем вы занимались раньше, и даже больше, зачастую требуя меньше действий и улучшая совместную работу с коллегами.

Вы пользуетесь [ имя приложения ] Cloud уже 30 дней, и мы хотим узнать о ваших впечатлениях. Просим вас уделить несколько минут нашему опросу [ добавьте ссылку ] и поделиться своим мнением о работе с новыми продуктами. [ при необходимости отредактируйте в зависимости от выбранного способа сбора отзывов ]

[ Вот примеры вопросов, которые можно включить в анкету: ]
1. Какие приложения и инструменты вы используете ежедневно?
2. Насколько вам удобно пользоваться [ имя приложения ] Cloud по шкале от 1 до 10?
3. Каковы ваши основные примеры использования [ имя приложения ] Cloud?
4. Какие удачные решения задействованы в работе вашей команды на сегодняшний день?
5. Отвечаете ли вы за обучение своей команды использованию [ имя приложения ] Cloud?
6. Хотите ли вы получать дополнительные учебные материалы и ресурсы? Если да, то для каких приложений/функций?

Спасибо за участие,
[ Имя ]

Баннер объявления (для облачных экземпляров)

Ваши отзывы важны! Вы пользуетесь [ имена приложений ] Cloud уже 30 дней, и мы хотим узнать о ваших впечатлениях. Уделите несколько минут нашему опросу [ URL ] и поделитесь своим мнением о работе с новыми продуктами.

Анонс обновлений для функций приложений Atlassian

Эл. почта

тема:

[ Имя приложения ] Cloud — теперь еще лучше! Ознакомьтесь с новыми функциями.

содержимое:

Здравствуйте!

Отличные новости! Мы усердно трудились над улучшением облачной версии [ имя приложения ], чтобы вы могли работать максимально эффективно, и хотим рассказать о новых функциях, которые теперь доступны:

  • [ Функция 1 ]. Эта функция позволит [ объясните, какую пользу функция принесет пользователю ].
  • [ Функция 2 ]. С помощью этой функции можно будет [ объясните, какую пользу функция принесет пользователю ].
  • [ Функция 3 ]. Эта новая функция даст возможность [ объясните, какую пользу функция принесет пользователю ].

Перечисленные функции призваны сделать работу с приложением удобнее, и мы уверены, что с этими обновлениями [ имя приложения ] станет еще полезнее. Чтобы узнать больше о работе с упомянутыми функциями, ознакомьтесь с нашим руководством пользователя. [ вставьте ссылку на корпоративное руководство пользователя, сборник сценариев продукта, страницу Confluence или вики, где содержится дополнительная информация о том, как использовать новые функции для улучшения рабочего процесса ].

Если у вас есть какие-либо вопросы или опасения по поводу этих изменений, смело обращайтесь в нашу службу поддержки [ вставьте канал Slack или другой канал для связи со службой поддержки ]. Мы всегда готовы помочь!

Если вы хотите быть в курсе будущих функциональных обновлений, подпишитесь на дорожную карту Atlassian Cloud.

С наилучшими пожеланиями,
[ Имя ]

Баннер объявления (для облачных экземпляров)

Мы улучшили [ имя приложения ] Cloud, чтобы вы могли добиваться лучших результатов. Ознакомьтесь с новыми функциями: [ вставьте ссылку ]. Если у вас есть вопросы об этих изменениях, смело обращайтесь в нашу службу поддержки [ вставьте ссылку/инструкции ].

Общение должно быть непрерывным

Приведенные шаблоны электронных писем нужны для того, чтобы вы могли представить приложения Atlassian Cloud. Когда пользователи приступят к работе, нужды в частом общении не будет. Однако соблюдать полное молчание тоже не стоит. Последний шаблон рекомендуется использовать для ежемесячной или ежеквартальной рассылки писем с описаниями новых функций, историями успеха и примерами использования приложений Atlassian. Если вы уже делитесь обновлениями, связанными с набором инструментов, то просто включите изменения, касающиеся Atlassian, в существующую рассылку для ИТ-команд.

СОВЕТ: подпишитесь на дорожную карту Atlassian Cloud и узнавайте о новых облачных функциях, которые уже появились или появятся в ближайшее время, чтобы запланировать дополнительное UAT и подготовить пользователей.

Вернуться назад

Руководство Atlassian по внедрению продуктов и управлению изменениями

Ознакомьтесь с руководством
продолжение темы

Краткие руководства по началу работы с продуктами

Перейти к ресурсу