Zestaw narzędzi do wdrażania wersji Cloud
Szablony wiadomości e-mail ułatwiające rozpoczęcie planu komunikacji i informowanie zespołów na bieżąco podczas wdrażania chmury
Szablony wiadomości e-mail i banerów informacyjnych do wprowadzenia produktów Atlassian Cloud
Sukces migracji do chmury zależy od tego, czy zespoły faktycznie wdrożą nowe produkty w chmurze. W tym momencie migracji prawdopodobnie zdajesz sobie sprawę z tego, jak ważna jest przemyślana komunikacja w ramach planu zarządzania zmianą. Przed dokonaniem zmiany zespoły będą musiały wiele razy usłyszeć wiadomość przekazaną na wiele sposobów. Zapewnienie zespołom czasu potrzebnego do wygodnego korzystania z nowego produktu zapewni, że będą na niego otwarte i przygotowane, gdy nastąpi wdrożenie. Zespoły będą bardziej skłonne słuchać wiadomości pochodzącej od kogoś, komu ufają.
Aby pomóc Ci szybciej zainaugurować pracę zespołów w chmurze, stworzyliśmy zestaw modyfikowalnych szablonów wiadomości e-mail i banerów informacyjnych, za pomocą których możesz informować zespoły o uruchomieniu chmury.
Co to są banery informacyjne?
Banery informacyjne to przyciągające uwagę powiadomienia umieszczone u góry interfejsów użytkownika produktu Atlassian, dostarczające użytkownikom istotne informacje w widoczny i łatwo dostępny sposób. Konfiguracja banerów informacyjnych może być przeprowadzona przez administratorów lub osoby posiadające odpowiednie uprawnienia administratora w zakresie produktów Atlassian Cloud (Jira Software i Confluence oraz produktów Server i Data Center (JSW i Confluence).
Kiedy korzystać z tych szablonów
Te szablony wiadomości e-mail i banerów informacyjnych mają sprzyjać wdrożeniu nowych produktów w chmurze przed rozpoczęciem migracji i w jej trakcie. Nie mają one zwiększać świadomości samej migracji. Zespoły trzeba informować o migracji już w poprzednich fazach (ocena, planowanie, przygotowanie, testowanie lub sama migracja). Co najmniej miesiąc przed uruchomieniem użytkownicy powinni być świadomi, że migracja ma miejsce, i wiedzieć, kiedy to się dzieje i dlaczego. Aby uzyskać wskazówki na temat tego, co należy komunikować we wcześniejszych fazach, zapoznaj się z zestawem narzędzi migracji do chmury.
Jak korzystać z tych szablonów
- Określ, którego kanału będziesz używać do komunikowania się z użytkownikami. Te szablony są zaprojektowane jako wiadomości e-mail i banery informacyjne w produkcie, ale jeśli zdecydujesz się użyć platformy MS Teams, Slack lub innej, należy odpowiednio zmodyfikować tekst.
- Skopiuj poniższy szablon i wklej go do nowej wiadomości e-mail, banera informacyjnego lub dowolnie wybranego narzędzia komunikacji.
- Dostosuj [tekst zastępczy]. Zauważysz wiele obszarów, w których można dostosować nazwę produktu (Jira Software Cloud, Confluence Cloud, Jira Service Management Cloud itp.). Tekst należy zmodyfikować stosownie do tego, które produkty się uruchamia.
- Dodaj dodatkowy kontekst, aby pomóc użytkownikom zrozumieć, w jaki sposób i dlaczego Twoja organizacja wdraża produkty chmurowe Atlassian.
- Usuń wszelkie treści nieistotne dla Twoich użytkowników.
- Jeśli korzystasz z szablonów wiadomości e-mail, wysyłaj te wiadomości do użytkowników, zachęcając ich do wypróbowania nowych produktów i przekazania w odpowiedzi swoich opinii.
WSKAZÓWKA: Rozważ dalsze dostosowanie tych szablonów do określonych funkcji lub działów, które mogą mieć inny poziom świadomości zmiany. Na przykład jeśli po raz pierwszy wprowadzasz Confluence Cloud w dziale finansowym, będzie on potrzebował innego komunikatu niż w przypadku wdrażania usługi Jira Software Cloud dla zespołów programistów, które od lat korzystają z Jira Server.
Komunikacja to ciągła podróż
Poniższe szablony wiadomości e-mail zostały zaprojektowane z myślą o konkretnym momencie — wprowadzeniu produktów chmurowych Atlassian. Kiedy u Twoich użytkowników wszystko będzie już dobrze działać, nie będzie potrzeby, aby tak często się z nimi komunikować. Jednak to nie oznacza, że trzeba całkiem zamilknąć. Zalecamy, aby co miesiąc lub co kwartał wysyłać do użytkowników biuletyn informujących o nowo wydanych funkcjach, spostrzeżeniach i historiach udanych operacji z całej organizacji oraz dodatkowych przypadkach użycia, co pozwoli poszerzyć sposób myślenia o produktach Atlassian w zespołach. Jeśli wysyłasz już biuletyn IT z aktualnościami dotyczącymi całego zestawu narzędzi, może to wymagać zaledwie osadzenia zmian specyficznych dla Atlassian w istniejącym biuletynie.
PORADA: Zasubskrybuj harmonogram Atlassian Cloud, aby otrzymywać informacje o nowych funkcjach chmury, które wkrótce będą dostępne, dzięki czemu przygotujesz swoich użytkowników na nadchodzące nowości.