Zestaw narzędzi do wdrażania wersji Cloud
Szablony wiadomości e-mail ułatwiające rozpoczęcie planu komunikacji i informowanie zespołów na bieżąco podczas wdrażania chmury
Szablony wiadomości e-mail i banerów informacyjnych na potrzeby wprowadzania aplikacji Atlassian Cloud
Sukces migracji do chmury zależy od tego, czy zespoły będą świadome migracji i faktycznie wdrożą nowe aplikacje w chmurze. W tym momencie migracji prawdopodobnie zdajesz sobie sprawę z tego, jak ważna jest przemyślana komunikacja w ramach planu zarządzania zmianą. Przed wadzeniem zmiany zespoły będą musiały wiele razy usłyszeć informacje na jej temat przekazane na wiele sposobów. Zapewnienie czasu potrzebnego na zaznajomienie się z nowościami zapewni, że zespoły będą otwarte na zmiany i przygotowane, gdy już nastąpi wdrożenie. Zespoły będą bardziej skłonne słuchać przekazu pochodzącego od kogoś, komu ufają.
Aby pomóc Ci szybciej rozpocząć pracę zespołów w chmurze, stworzyliśmy zestaw modyfikowalnych szablonów wiadomości e-mail i banerów informacyjnych, za pomocą których możesz informować zespoły o uruchomieniu chmury.
Co to są banery informacyjne?
Banery informacyjne to przyciągające uwagę powiadomienia umieszczone u góry interfejsów użytkownika aplikacji Atlassian, dostarczające użytkownikom istotne informacje w widoczny i łatwo dostępny sposób. Banery informacyjne mogą konfigurować administratorzy lub osoby posiadające odpowiednie uprawnienia administracyjne w aplikacjach Atlassian, takich jak Jira i Confluence.
Kiedy korzystać z tych szablonów
Szablony wiadomości e-mail i banerów informacyjnych mają na celu zwiększenie świadomości i popularyzację nowych rozwiązań chmurowych.
Jak korzystać z tych szablonów
- Określ, jakich kanałów będziesz używać do poszczególnych komunikatów. Szablony są zaprojektowane jako wiadomości e-mail i banery informacyjne w aplikacji, ale jeśli zdecydujesz się użyć platformy Slack, MS Teams lub innej, należy odpowiednio zmodyfikować tekst.
- Zdecyduj, do których użytkowników trafią poszczególne komunikaty. Na przykład niektóre komunikaty mogą być skierowane wyłącznie do administratorów lub zespołu wdrożeniowego, podczas gdy inne powinny trafić do wszystkich użytkowników. Kieruj się własnym osądem, biorąc pod uwagę, kto i kiedy potrzebuje danych informacji.
- Skopiuj poniższy szablon i wklej go do nowej wiadomości e-mail, banera informacyjnego lub dowolnie wybranego narzędzia komunikacji.
- Dostosuj [tekst zastępczy]. Zauważysz wiele obszarów, w których można dostosować nazwę aplikacji (Jira Cloud, Confluence Cloud, Jira Service Management Cloud itp.). Tekst należy zmodyfikować stosownie do tego, które aplikacje są wprowadzane.
- Dodaj dodatkowy kontekst, aby pomóc użytkownikom zrozumieć, w jaki sposób i dlaczego Twoja organizacja wdraża produkty Atlassian Cloud.
- Usuń wszelkie treści nieistotne dla Twoich użytkowników.
- Jeśli korzystasz z szablonów wiadomości e-mail, wysyłaj te wiadomości do użytkowników, zachęcając ich do wypróbowania nowych aplikacji i przekazania w odpowiedzi swoich opinii.
WSKAZÓWKA: Rozważ dalsze dostosowanie tych szablonów do określonych funkcji lub działów, które mogą mieć inny poziom świadomości zmiany. Na przykład jeśli po raz pierwszy wprowadzasz Confluence Cloud w zespole finansowym, będzie on potrzebował innego komunikatu niż w przypadku wdrażania usługi Jira Cloud dla zespołów programistów.
Komunikacja to ciągła podróż
Powyższe szablony wiadomości e-mail zostały zaprojektowane z myślą o konkretnym momencie — wprowadzeniu aplikacji Atlassian. Kiedy u Twoich użytkowników wszystko będzie już dobrze działać, nie będzie potrzeby, aby tak często się z nimi komunikować. Nie oznacza to jednak, że trzeba całkiem zamilknąć. Zalecamy korzystanie z ostatniego szablonu do wysyłania comiesięcznych lub kwartalnych biuletynów zawierających informacje o nowych funkcjach, historie sukcesu i przykłady zastosowań aplikacji Atlassian. Jeśli wysyłasz już biuletyn IT z aktualnościami dotyczącymi całego zestawu narzędzi, wystarczy, że uwzględnisz w nim zmiany dotyczące konkretnie Atlassian.
WSKAZÓWKA: Zasubskrybuj harmonogram Atlassian Cloud, aby otrzymywać informacje o nowych funkcjach chmury, które zostały już wprowadzone lub będą dostępne wkrótce, co pozwoli Ci zaplanować dodatkowe testy UAT i przygotować użytkowników.