Zestaw narzędzi do wdrażania wersji Cloud
Szablony wiadomości e-mail ułatwiające rozpoczęcie planu komunikacji i informowanie zespołów na bieżąco podczas wdrażania chmury
Szablony wiadomości e-mail do wprowadzania produktów Atlassian Cloud
Sukces migracji do chmury zależy od tego, czy zespoły faktycznie wdrożą nowe produkty w chmurze. W tym momencie migracji prawdopodobnie zdajesz sobie sprawę z tego, jak ważna jest przemyślana komunikacja w ramach planu zarządzania zmianą. Przed dokonaniem zmiany zespoły będą musiały wiele razy usłyszeć wiadomość przekazaną na wiele sposobów. Zapewnienie zespołom czasu potrzebnego do wygodnego korzystania z nowego produktu zapewni, że będą na niego otwarte i przygotowane, gdy nastąpi wdrożenie. Zespoły będą bardziej skłonne słuchać wiadomości pochodzącej od kogoś, komu ufają.
Aby pomóc Ci szybciej zainaugurować pracę zespołów w chmurze, stworzyliśmy zestaw modyfikowalnych szablonów wiadomości e-mail, za pomocą których możesz informować zespoły o uruchomieniu chmury.
What are announcement banners?
Announcement banners are attention-grabbing notifications positioned at the top of Atlassian product user interfaces, providing users with essential information in a prominent and easily accessible manner. Configuration of announcement banners can be performed by admins or individuals with appropriate admin privileges within Atlassian Cloud products (Jira Software and Confluence) and Server and Data Center products (JSW and Confluence).
Kiedy korzystać z tych szablonów
Te szablony wiadomości e-mail mają promować wdrożenie nowych produktów w chmurze przed rozpoczęciem migracji i w jej trakcie. Nie mają one zwiększać świadomości samej migracji. Zespoły trzeba informować o migracji już w poprzednich fazach (ocena, planowanie, przygotowanie, testowanie lub sama migracja). Co najmniej miesiąc przed uruchomieniem użytkownicy powinni być świadomi, że migracja ma miejsce, i wiedzieć, kiedy to się dzieje i dlaczego. Aby uzyskać wskazówki na temat tego, co należy komunikować we wcześniejszych fazach, zapoznaj się z zestawem narzędzi migracji do chmury.
Jak korzystać z tych szablonów
- Określ, którego kanału będziesz używać do komunikowania się z użytkownikami. Te szablony są zaprojektowane jako wiadomości e-mail, ale jeśli zdecydujesz się użyć MS Teams, Slacka lub innej platformy, trzeba odpowiednio zmodyfikować tekst.
- Skopiuj poniższy szablon i wklej go do nowej wiadomości e-mail (lub preferowanego narzędzia komunikacji).
- Dostosuj [tekst zastępczy]. Zauważysz wiele miejsc, w których można dostosować nazwę produktu (Jira Software Cloud, Confluence Cloud, Jira Service Management Cloud itp.). Tekst należy zmodyfikować stosownie do tego, które produkty się uruchamia.
- Dodaj dodatkowy kontekst, aby pomóc użytkownikom zrozumieć, w jaki sposób i dlaczego Twoja organizacja wdraża produkty chmurowe Atlassian.
- Usuń wszelkie treści nieistotne dla Twoich użytkowników.
- Wyślij wiadomość e-mail do swoich użytkowników: poproś ich o wypróbowanie nowych produktów i przekazanie opinii.
WSKAZÓWKA: Rozważ dalsze dostosowanie tych szablonów do określonych funkcji lub działów, które mogą mieć inny poziom świadomości zmiany. Na przykład jeśli po raz pierwszy wprowadzasz Confluence Cloud w dziale finansowym, dział ten będzie potrzebował innego komunikatu niż w przypadku wdrażania usługi Jira Software Cloud dla zespołów programistów, które od lat korzystają z Jira Software Server.
Komunikacja to ciągła podróż
Poniższe szablony wiadomości e-mail zostały zaprojektowane z myślą o konkretnym momencie — wprowadzeniu produktów chmurowych Atlassian. Kiedy u Twoich użytkowników wszystko będzie już dobrze działać, nie będzie potrzeby, aby tak często się z nimi komunikować. Jednak to nie oznacza, że trzeba całkiem zamilknąć. Zalecamy, aby co miesiąc lub co kwartał wysyłać do użytkowników biuletyn informujących o nowo wydanych funkcjach, spostrzeżeniach i historiach udanych operacji z całej organizacji oraz dodatkowych przypadkach użycia, co pozwoli poszerzyć sposób myślenia o produktach Atlassian w zespołach. Jeśli wysyłasz już biuletyn IT z aktualnościami dotyczącymi całego zestawu narzędzi, może to wymagać zaledwie osadzenia zmian specyficznych dla Atlassian w istniejącym biuletynie.
PORADA: Zasubskrybuj harmonogram Atlassian Cloud, aby otrzymywać informacje o nowych funkcjach chmury, które wkrótce będą dostępne, dzięki czemu przygotujesz swoich użytkowników na nadchodzące nowości.