Handleiding cloudmigratie

Het huidige landschap beoordelen

Houd tijdens de audit van je huidige tech stack rekening met de producten die je hebt (zowel Atlassian-producten als andere tools waarmee je wilt integreren).

• Zijn ze allemaal zelfbeheerd of heb je al een aantal cloudproducten?
• Hoeveel medewerkers gebruiken elk product en voor welk doeleinde?
• Hoe vaak worden ze gebruikt?
• Zijn er installaties waar je nog niet van afwist? Zo ja, ben je plan om ze naast je cloudsite te bewaren of ze te archiveren?
• Welke versie van Atlassian-producten gebruik je?
• Heb je aanpassingen aan Atlassian-producten doorgevoerd? Hoe vaak onderhoud jij of onderhoudt je team de workflows en aangepaste velden in je installaties?

Als je je huidige omgeving begrijpt en wat je teams echt nodig hebben (in vergelijking met wat natuurlijk is uitgebreid of in de loop van de tijd is overgenomen), kun je je pad vooruit beter definiëren. Het opschonen en standaardiseren van je workflows, tools en teams voordat je gaat migreren, versoepelt het proces en is gunstig voor je teams zodra je overstapt naar Cloud.

Apps en integraties beoordelen

Maak net als bij de vorige stap een lijst met de huidige apps (ook wel plug-ins) die je hebt geïnstalleerd of zelf hebt ontwikkeld. Beoordeel welke apps je nodig zult hebben in Cloud door onze stapsgewijze handleiding te volgen en bekijk de volgende vragen die je kunnen helpen bij je beoordeling:

• Hoe wordt elke app gebruikt? Worden ze allemaal gebruikt zoals bedoeld?
• Hoeveel mensen maken gebruik van de apps?
• Zijn er meerdere apps die hetzelfde doel hebben?
• Is dezelfde appfunctionaliteit beschikbaar in het cloudproduct?
• Wat is het kostenverschil tussen server- en cloud-apps?
• Zijn app-licenties verlopen?

Tijdens het beoordelen van je apps is het belangrijk dat je controleert of ze nog aansluiten bij je bedrijfsvisie en of je ze daarom in Cloud wilt houden. Hierbij gaan we ervan uit dat de apps die je organisatie nodig heeft in Cloud staan en dat ze hiernaartoe gemigreerd kunnen worden.

Je apps beoordelen met de Cloud Migration Assistants

Download onze Cloud Migration Assistants voor Jira en Confluence en ga naar Je apps beoordelen. De functie voor app-beoordeling geeft alle apps weer die momenteel op je installatie zijn geïnstalleerd, laat zien of er een versie van die app in Cloud is en of er een migratiepad bestaat.

Gebruik onze stapsgewijze instructies voor onze Cloud Migration Assistants gebruiken voor appbeoordeling of bekijk hier een korte instructievideo.

Beschikbaarheid cloud-app en migratiemogelijkheden

Zodra je je lijst met huidige apps en hun gebruik hebt, is het tijd om ze op te schonen. Vraag je interne teams welke apps essentieel zijn voor dagelijkse werkzaamheden en Cloud, en welke apps niet meer cruciaal zijn of zelfs niet eens meer gebruikt worden. In sommige gevallen zijn de apps die je gebruikt in Server native functies in Cloud.

Zorg dat je controleert of er een voor Cloud geschikte app beschikbaar is. Je kunt dit doen via de Cloud Migration Assistants of naar apps zoeken in de Atlassian Marketplace.

Als er geen equivalent beschikbaar is, kun je rechtstreeks contact opnemen met de leverancier om te vragen of er een wordt gemaakt, een vergelijkbaar alternatief zoeken in de Marketplace of opnieuw evalueren of deze app op dit moment essentieel is voor je team. Houd er rekening mee dat apps op de server anders functioneren in de cloud. We raden aan om rechtstreeks contact op te nemen met de leverancier om te controleren of de cloudapp vergelijkbaar functioneert.

Bekijk de lijst met apps die in aanmerking komen voor migratie en instructies in onze documentatie over de migratie van Server naar Cloud om te ontdekken of je Server-app een beschikbaar migratiepad naar Cloud heeft.

Appbeveiliging

In tegenstelling tot de apps die je voor je zelfbeheerde licenties gebruikt, worden Cloud-apps niet achter je eigen firewalls geïnstalleerd. In plaats daarvan worden de meeste gehost door de Marketplace of SaaS-partner die de app heeft ontwikkeld. Hoewel onze leveranciers verantwoordelijk zijn voor de beveiliging van hun app, hebben we ook strenge vereisten geïmplementeerd voor elke advertentie in de Atlassian Marketplace. Apps van derden moeten voldoen aan het volgende:

• Zelfbeoordeling voor beveiliging, afgestemd op de sector
• AVG en Europese regelgeving voor gegevens en privacy

Sommige app-partners hebben er ook voor gekozen om deel te nemen aan ons openbare Bug bounty-programma, waarbij apps door onderzoekers worden getest op veiligheid. Je ziet een 'Cloud Security Participant'-badge bij hun app-vermelding.

We hebben ook ons Cloud Fortified Apps-programma geïntroduceerd, dat het eenvoudiger maakt om Atlassian Marketplace Cloud-apps te vinden met geavanceerde beveiliging, betrouwbaarheid en support. Om een Cloud Fortified badge te ontvangen, moeten Marketplace-apps voldoen aan de cloudbeveiligingsvereisten van Atlassian en deelnemen aan aanvullende opt-in cloudbeveiligingsprogramma's, regelmatig prestatiecontroles en monitoring ondergaan om de betrouwbaarheid te maximaliseren en een strikte SLA voor support te behouden.

Om de uitbreidbaarheid en aanpassing van onze Cloud-producten te ondersteunen, kunnen onze Marketplace-partners en klanten met het nieuw app-ontwikkelingsplatform, Forge, apps ontwikkelen met geïntegreerde beveiligingsfuncties die voldoen aan het Atlassian-platform.

Stel je team samen

Zoals al eerder gezegd, is samenwerking belangrijk bij een migratie. Daarom is het tijd om je droomteam samen te stellen zodat je organisatie kan overstappen. Bij de meeste migraties maken de onderstaande rollen onderdeel uit van een end-to-end succes. Bij kleinere teams kan het voorkomen dat één persoon meerdere rollen vervult. En vergeet niet dat je altijd bij Atlassian terecht kunt voor support.

• Projectmanager: een aangewezen persoon die de business case samenstelt en presenteert, de migratie begeleidt, de status en individuele taken bijhoudt en het eerste aanspreekpunt is.
• Systeembeheerders: hebben je systemen in Server geconfigureerd en kennen de rechten en workflows die gemigreerd moeten worden. Ze voeren mogelijk ook de migratie uit. Als ze geen ervaring met Cloud hebben, willen ze misschien ook een Solution Partner inschakelen om de daadwerkelijke migratie uit te voeren.
• Uitvoerend sponsor: handelt de budgetgoedkeuring af, keurt de business case goed en is mogelijk de ervaren Atlassian-gebruiker van het bedrijf.
• Technisch team en testers: speciaal team dat de migratie uitvoert. Het is aan te raden om vóór de migratie een aantal testen te doen, zodat je zeker weet dat de teams belangrijke taken kunnen uitvoeren. Testers moeten uit verschillende teams worden gekozen die je systemen op verschillende manieren gebruiken en ze moeten hun belangrijkste taken testen.
• Beveiliging, juridische zaken en naleving: iemand van beveiliging en juridische zaken die vroeg in het proces betrokken wordt om er zeker van te zijn dat het migratieplan voldoet aan alle beveiligings- en nalevingsnormen (en ervoor zorgt dat deze vereisten niet op een later moment voor vertragingen in het proces zorgen).
• Ervaren productgebruikers: migratie zorgt voor een verandering in de manier waarop teams werken. Dit houdt in dat teams training, probleemoplossing en mogelijk hulp bij workflows nodig hebben. Deze taken kunnen door een aangewezen persoon of een groep worden uitgevoerd.

Ga aan de slag in de cloud

Met behulp van je gratis Cloud-migratietrial, of als je niet in aanmerking komt, door een nieuwe Cloud-site te kopen, zijn er twee stappen die onmiddellijk moeten worden uitgevoerd als je erover nadenkt om Atlassian Access te gebruiken voor extra beveiliging op je site — je organisatie instellen en je domein verifiëren. Merk op dat deze niet vereist zijn, maar een voorwaarde zijn voor de implementatie van Atlassian Access.

Bepalen of je Atlassian Access nodig hebt

Als je gecentraliseerde, enterprise-grade beveiliging en beheer nodig hebt voor je Atlassian Cloud-producten, dan is dit een goed moment om te bepalen of je Atlassian Access nodig hebt. Als je ook een cloud-identiteitsprovider nodig hebt, kun je je rechtstreeks via Atlassian Access aanmelden voor een gratis Okta-account. Als je nog twijfelt over Atlassian Access, kun je dit ook later toevoegen.

Je organisatie instellen

Met de organisatie kun je als geheugensteuntje alle Atlassian-Cloud-gebruikers in je bedrijf (voor meerdere Atlassian-sites en -producten) op één plek bekijken, je gebruikersaccounts beheren en beveiligingsfuncties instellen, zoals SAML SSO. Er wordt automatisch een organisatie voor elke site aangemaakt. Je kunt een site ook naar een bestaande organisatie verplaatsen. Om je organisatie te bekijken ga je naar admin.atlassian.com en volg je deze stappen over hoe je producten en sites instelt en hernoemt, en aan je organisatie toevoegt.

Je domein verifiëren

Als je je domein verifieert, claim je het domein van je bedrijf en de accounts van alle gebruikers (ook wel beheerde accounts genoemd) die bij dat domein horen. Kies een methode en volg de stappen op Je domein verifiëren voor je organisatie. Dit kan tot 72 uur duren, dus zorg dat je dit op tijd doet.

Je migratiemethode kiezen

Je kunt uit verschillende migratiemethoden kiezen. Denk na over de migratiestrategie die je hierboven kiest en neem de hier beschreven migratiemethoden door om te bepalen wat de beste benadering is. Factoren die van invloed zijn op je methode zijn onder meer:

• welke producten je migreert
• welke versie van Server of Data Center je gebruikt
• hoeveel data er moet worden verplaatst

App-migratiepaden

Een deel van de migratieplanning bestaat uit het bepalen van je app-migratiepaden of hoe je Server-apps en app-gegevens naar Cloud migreert.

Tegenwoordig worden app-gegevens niet automatisch van Server naar Cloud gemigreerd met de Cloud Migration Assistants. We doen echter ons best om deze functionaliteit aan het einde van het jaar toe te voegen aan de Confluence en Jira Cloud Migration Assistants.

In de tussentijd hebben veel Marketplace-apps handmatige migratiepaden gedocumenteerd of hebben ze zich ertoe verbonden geautomatiseerde migratiepaden te bouwen. Nadat je je apps hebt beoordeeld en hebt bepaald welke je nodig hebt in Cloud, kun je naar deze pagina's verwijzen voor Jira- en Confluence-apps om te bepalen welke migratiepaden er vandaag beschikbaar zijn. Als je vragen hebt over app-migraties die verder gaan dan wat beschikbaar is in de documentatie, raden we je aan rechtstreeks contact op te nemen met de leverancier van de app.

Strategie voor gebruikersmigratie

De gebruikersmigratie is afhankelijk van je gebruikte migratietools en het gebruik van een externe identiteitsprovider. Zorg dat je hebt gelezen hoe gebruikers, groepen en rechten worden gemigreerd voor elk product voordat je besluit je gebruikers te migreren.

Als je een zelfbeheerde LDAP of Active Directory gebruikt als je gebruikersverificatiemethode, moet je Atlassian Access gebruiken, dat fungeert als de brug tussen je identiteitsprovider en Atlassian Cloud-producten. Als je geen ondersteunde cloudidentiteitsprovider hebt, biedt Atlassian een samenwerking aan met Okta voor een gratis account.

Raadpleeg onze documentatie over toegang en cloudmigraties voor meer informatie over hoe je verder kunt gaan op basis van je huidige instellingen voor gebruikersbeheer.

Bereid je projectplanning voor, waaronder geplande activiteiten, tijdsschema's, eigenaren en onderlinge relaties voor elke taak.

Bereid je team en site voor

Nu je een planning en geschatte tijdschema's hebt, kun je de details van je migratie doorgeven aan belanghebbenden en teams voor wie de migratie gevolgen heeft, zodat je gebruikers snel aan de slag kunnen met zo min mogelijk hinder. Voor sommige bedrijven vindt deze stap mogelijk eerder plaats, afhankelijk van hoe belangrijk de te migreren producten zijn. Het is ook aan te raden om een communicatieplan in te stellen voor wanneer en hoe vaak je updates doorgeeft, zodat teams op de hoogte blijven en op de verandering zijn voorbereid.

Zorg dat je een ondersteunde serverversie hebt

Afhankelijk van de gekozen migratiemethode, moet je mogelijk een bepaalde versie voor je Server- of Data Center-installatie hebben om je migratie uit te voeren. Bekijk hieronder de ondersteunde versies:

• Ondersteunde versies voor de Jira Cloud Migration Assistant
• Ondersteunde versie voor import van de site van Jira
• Ondersteunde versie voor de Confluence Cloud Migration Assistant

Je Server-installatie opschonen

Hoe meer gegevens je migreert, hoe langer en complexer je migratie waarschijnlijk zal duren, wat later van invloed kan zijn op Cloud-prestaties. Gebruik je migratie als een kans om je Server-installatie op te schonen voordat je de testmigratie uitvoert.

Sommige dingen om op te letten zijn inactieve apps of gebruikers, oude productgegevens zoals projecten, aanpassingen of workflows die kunnen worden vereenvoudigd of achterwege worden gelaten, en eventuele dubbele gegevens. Raadpleeg onze documentatie voor best practices voor opschonen.

Vink de 'checklist vóór de migratie' af

Bekijk voor je testmigratie onze gedetailleerde checklist vóór de migratie, zodat je zeker weet dat je gegevens en omgeving klaar zijn voor de migratie.

• Checklist Jira
• Confluence checklist voorafgaand aan migratie

Installeer cloud-apps

We raden aan om als onderdeel van het testen de volledige functionaliteit en migratie van eventuele apps die je in Cloud wilt gebruiken te installeren en te testen. Zorg dat zowel jijzelf als je belanghebbenden de Cloud-functionaliteit hebben getest en dat deze aan de behoeften van je team voldoet. Meer informatie over je apps migreren.

Stel je runbook en tijdlijn op

Stel een runbook of stapsgewijze checklist samen van wanneer er wat moet gebeuren, ondersteunende instructies, wie de eigenaar is voor elke taak en hoe lang elke stap gaat duren. Documenteer welke stappen afhankelijk zijn van elkaar en afgerond moeten worden voordat je verder kunt gaan met de volgende stap. Voeg aan het eind van je runbook een migratieplan met eigenaren toe, voor het geval dat je iets moet terugdraaien.

Download onze runbooksjabloon om op gang te komen en pas je eventuele taken naar behoefte aan. Je kunt onze korte video bekijken over het gebruik van de sjabloon.

In de volgende fase gebruik je je runbook om je testmigratie uit te voeren en indien nodig aante passen.

Testmigratie

We raden aan dat alle klanten een testmigratie doen voordat ze een productiemigratie uitvoeren, ongeacht de bedrijfsgrootte of complexiteit van de migratie. Zorg dat je alles voor de voorbereidingsfase hebt afgevinkt in de checklist voorafgaand aan de migratie voordat je onze testhandleiding gebruikt voor de testmigratie.

Back-up van je gegevens maken

We raden aan om vóór de migratie een back-up van je zelfbeheerde installatie te maken, ongeacht welke migratiestrategie en -methode je hebt gekozen. Vergeet niet om een back-up te maken van eventuele gegevens die zich al in je Cloud-site bevinden. Zie onze documentatie voor ondersteuning:

• Back-ups maken van gegevens voor Jira
• Back-ups maken van gegevens voor Confluence

Testen van acceptatie door gebruikers

Als onderdeel van de testmigratie voer je testen van acceptatie (UAT) door gebruikers uit, zodat je eindgebruikers dagelijkse taken kunnen nabootsen en zorgen dat ze naar behoren functioneren. Tijdens dit proces kun je eventuele problemen ontdekken die invloed hebben op je eindgebruikers en je teams helpen voorbereiden op het werken in Cloud. Bekijk stap 6 van de testhandleiding voor meer informatie over testen van acceptatie door gebruikers (UAT).

Nadat je je testmigratie hebt uitgevoerd en een idee hebt van hoeveel tijd je migratie in beslag gaat nemen, kun je een datum prikken voor de productiemigratie. Plan, indien mogelijk, je migratie in de avond, het weekend of op een ander moment wanneer je team waarschijnlijk geen toegang nodig heeft tot je zelfbeheerde installatie of Cloud-site om het risico op verstoring en gegevensafwijkingen te verminderen. Vergeet niet om extra tijd in te plannen voor probleemoplossing!

Als je meer dan 1000 gebruikers migreert, neem dan 2 maanden voor de beoogde migratiedatum contact met ons op.

Bereid trainingsmateriaal voor

De overstap naar Cloud brengt een aantal veranderingen en voordelen voor je eindgebruikers met zich mee. Zorg dat je de grote veranderingen, zoals de inlogmethode voor gebruikers, nieuwe URL's, veranderingen in apps en verschillen tussen gebruikersinterfaces, begrijpt en erop bent voorbereid. De testen van acceptatie (UAT) door gebruikers geven je een beeld van de vragen van gebruikers en de training die nuttig voor ze kan zijn. Naast het opstellen van materiaal, kunnen deze extra resources nuttig zijn:

• Atlassian University: – biedt gratis en betaalde cursussen om beheerders en eindgebruikers te laten leren hoe ze onze producten het beste kunnen gebruiken. Bekijk hier een aantal van onze change boarding tutorials
• Jira-producthandleiding: – bevat alles wat je moet weten over het gebruik en de aanpassing van Jira, hoe je aan de slag gaat en best practices
• Confluence -producthandleiding: – bevat tutorials en demo's om meteen op gang te komen met Confluence
• Bitbucket-producthandleiding: – bevat alles wat je moet weten over de aanschaf, het gebruik en het groeien met Bitbucket Cloud
• Aan de slag in de cloud na de migratie: – deze pagina kan in een e-mail aan je gebruikers bijgevoegd worden of als extra resource voor ze ingezet worden

Om de overstap van je team te laten slagen, kun je overwegen om een duidelijke werkwijze op te stellen voor de verzameling van feedback en het beantwoorden van vragen van eindgebruikers over de overstap naar Cloud, zoals kantooruren of een chatroom.

Geef je planning door

Nu je de uiteindelijke tijdsschema's en eigenaren hebt gedefinieerd, kun je het officiële plan aan je organisatie communiceren. Hieronder vind je punten die je in je communicatie kunt opnemen:

• Wanneer vindt de migratie plaats?
• Met welke downtime moeten gebruikers rekening houden?
• Vraag eindgebruikers om tijdens de overstap niets te wijzigen.
• Wat gebeurt er na de migratie met de oude site? Blijft deze toegankelijk of leesbaar?
• Wat wordt/worden de nieuwe URL of URL's?
• Hoe moeten ze inloggen?
• Met wie moeten ze contact opnemen bij problemen of wanneer ze niet kunnen inloggen?
• Welk onboardingsmateriaal kunnen ze bekijken om aan de cloud te wennen?

Houd er rekening mee dat je tijdens de migratie problemen tegenkomt die je mogelijk moet oplossen. Geef daarom een aanpassingsperiode aan je gebruikers door waarin je je site verfijnt en functionerend krijgt.

Stel je server in op Alleen-lezen

Afhankelijk van de migratiestrategie die je kiest, hoeven je gebruikers mogelijk niet langer je zelfbeheerde installatie te gebruiken. Zet je websites vóór de migratie in de modus Alleen-lezen om eventuele verwarring te voorkomen en de overstap gemakkelijker te maken. Voor de Confluence-server moet je bij iedere space alle rechten verwijderen (behalve voor lezen). De Jira-server bevat geen expliciete modus Alleen-lezen, maar je kunt dit handmatig instellen door een permissieschema te maken dat alleen browsen toestaat, en dit toepassen op alle projecten. Update de banners voor de hele website voor Jira en Confluence met de aankondiging dat je site tijdens de migratie in de modus Alleen-lezen staat.

Als gebruikers na de migratie blijven werken in de Server-producten, moet je deze instelling verwijderen nadat je migratie is afgerond.

Voer de productiemigratie uit

Het is tijd om het runbook dat je hebt gemaakt in te zetten en de stappen en timing die je hebt ingesteld te volgen om je gegevens naar Cloud te verplaatsen. Bekijk onze documentatie over het gebruik van de Cloud Migration Assistants voor je migratie, als je deze methode gebruikt.

• Jira Cloud Migration Assistant gebruiken om te migreren
• Confluence Cloud Migration Assistant gebruiken om te migreren

Bekijk onze Bitbucket-migratiedocumentatie om je migratie uit te voeren als je een Bitbucket-gebruiker bent.

Apps migreren

Gebruik de app-migratiepaden die je hebt geïdentificeerd om de cruciale apps te installeren en migreren voor gebruik in Cloud.

Kwaliteit van gemigreerde gegevens controleren

Controleer of je gegevens zijn gemigreerd zoals verwacht en of alles naar behoren werkt. Raadpleeg stap 6 van onze testhandleiding voor tips die je kunt toepassen bij de controle van je gegevens.

Neem contact op met ons migratiesupportteam voor hulp als je te maken krijgt met blockers of ondersteuning nodig hebt tijdens de migratiefase.