Vanaf 15 februari 2024 is support voor Serverproducten niet meer beschikbaar. Migreer om ondersteund te blijven. Ontdek hoe →
Toolkit voor Cloud-implementatie
A guide outlining key UX differences users can expect with the move to cloud so admins can prepare teams for the change ahead
Maak je gebruikers klaar voor succes met de Atlassian Cloud-producten
At Atlassian, we often say that cloud migrations are a team sport. It takes a powerhouse group of people to execute a large-scale transformation like a migration. And, if we extend the team sport metaphor, the final phase of a migration - helping your users learn how to be productive on a new platform - is the fourth quarter. That’s when your team’s preparedness and endurance really pay off.
Executing a great change management and adoption plan can be challenging when you’ve already invested so much work into the technical aspects of the migration. It’s tempting to hope your users will adopt your new cloud products organically, but just like a great sports team, the best migration teams don’t leave the final stretch to chance. To realize the full ROI of your move to Atlassian cloud, you need to focus time and energy on ensuring your teams embrace new ways of working across the Atlassian cloud platform.
Many of your users have likely been using Atlassian Server or Data Center products for years, which means making the switch to Cloud can require adjusting. This guide is designed to help admins, like you, understand the key differences your users will experience in cloud. While this guide is not exhaustive of every difference in the user interface, it highlights the most significant differences that user will encounter when logging in the first time. If you're looking for major functional differences and product-specific comparisons for administrators, see the Cloud and Data Center Comparison page for a summary.
Throughout this guide, we’ll link out to other helpful resources, including ones you can share directly with your users, with the hope that you can minimize disruption, deflect questions from your support queues, and get your teams productive on Atlassian cloud products as quickly as possible.
TIP: To stay informed about new features, releases, and updated time frames for Atlassian cloud products:
- Sign up for weekly email updates on the Atlassian blog. Just click the Watch icon to subscribe when logged in.
- Subscribe to the Cloud Roadmap to receive quarterly highlights, empowering you to proactively prepare for upcoming changes and stay informed about the latest product developments
NOTE: You can copy and paste from this guide to create customized training materials. If you do, we recommend substituting screenshots from your organization’s instances so they are familiar to your users. The screenshots in this guide are taken from a generic Confluence 7.13, Jira Software 8.19, and Jira Service Management 4.21 instance.
Accessing your Atlassian cloud site
All users will have a new cloud site URL to access their Atlassian products. Unlike in Server where there are different base URLs for each product, in Cloud, the URL base is the same across products with an added suffix:
- Confluence: https://yourdomain.atlassian.net/wiki/home
- Jira Software and Jira Service Management: https://yourdomain.atlassian.net/jira/your-work
TIP: To help redirect people from your self-managed instance to your new cloud site URL, apply a site-wide banner in the self-managed versions of Jira Software and/or Confluence and/or add an announcement in Jira Service Management. If users have bookmarked their pages, remind them to update their bookmarks with the new cloud links.
What about mobile access?
The mobile apps for Jira Cloud and Confluence Cloud are different. If your teams are using the Server and Data Center mobile apps for these products, they’ll need to install new apps for Jira Cloud (for Jira Software, Jira Service Management, and Jira Work Management) and Confluence Cloud
Mobile policy (also known as Mobile Application Management – or MAM) is available for both managed and unmanaged users as a part of an Atlassian Access subscription which comes with the Cloud Enterprise plan. Mobile Device Management (MDM) is available with all cloud plans.
Key differences in Jira Software Cloud
General user interface and navigation
We designed the cloud platform to be more intuitive for all of your users - not just developers. We’ve found some of these changes to the core experiences are easier for users to navigate independently.
Both Cloud and Server/Data Center have similar sidebars and horizontal global navigation. You’ll see the same main navigation bar across all Jira Cloud products. This gives you quick access to the projects, filters, and dashboards you use most regardless of the project type. It also lets you create issues, search, and access help notifications and global Jira settings.
Use the diagram below to familiarize yourself with the navigation bar for all Jira Cloud products:
NOTE: Depending on the Jira product and product version, the navigation bar options may vary slightly.
- Product switcher: Switch to other Atlassian cloud products, like Confluence Cloud and Bitbucket Cloud, and access Atlassian Start to see recent projects across all cloud products.
- Jira logo: Keep track of which Atlassian product you're in as you switch between products. Use this logo to navigate back to your homepage from any page.
- Your work: Get an overview of the things you care most about in Jira products. Find issues, projects, boards, and queues you’ve visited, work assigned to you, and your starred items.
- Projects, Filters, and Dashboards: Find and resume work on the things you use most. Your starred items appear at the top of each menu, followed by your recently visited items.
- Mensen: – bekijk met welke mensen en teams je werkt en maak nieuwe teams aan.
- Plans: See and manage your Advanced Roadmaps plans (Premium and Enterprise users only).
- Apps: See and manage apps installed on Jira.
- Create: Create issues.
- Search: Find issues, projects, boards, queues, filters, and people.
- Notifications, Help, Jira Personal settings, and your Profile settings: See what's happening in Jira, get help, and customize Jira’s settings (Jira admins only) and your personal settings.
For more details, see the Jira Cloud navigation page.
Where did the issues dropdown go?
You’ll most likely notice that cloud doesn’t have an issues dropdown. Instead, your recent activity will appear in the new Your work menu item on the top left, which includes issues. Filters are now a separate menu item and issues can be reached via the search bar.
Key changes to board view
The project board and backlog views are very similar in both versions for Scrum/Kanban projects. In cloud, there’s a 5,000 issue limit per board, and you can view sprint insights to stay on top of progress made and deliver with confidence.
Sprints view
Kanban view
Backlog view
Key changes to issue view
Jira Software Cloud has a new issue view that groups key actions and information in a more logical way, making it easier for you to scan and update your issues. It usually appears as a 2-column layout on boards and as a single column in the backlog but is responsive to the size of your window.
- Quick-add buttons: Add attachments, subtasks (company-managed projects), or child issues (team-managed projects); link to issues, URLs, and content from Atlassian Marketplace apps.
- Transition issues: Update a status, view workflow steps, or take other issue actions by selecting the down arrows (⌄).
- Watch, Vote, and More actions: Watch, vote, and give feedback, and perform other actions like move and clone via the More actions ••• menu.
- Flexible layout: View and update information organizing your issues including the Development panel linking to development tools like Bitbucket (if connected by your admin). Fields can be placed where they work best for you. On the right side menu, pin your most important and frequently used fields to the top, including the ones under the Show more fields link. To do so, hover over the bold name of the field and select Pin to top
- More fields: Select Show more fields to view all issue fields.
- Configure issue layout: Move, hide, and change fields in the issue view for individual projects.
- Activity and docked Comments bar: Add notes, updates, or questions in the Comments bar. Tag your teammates to notify them or restrict the comment on a public issue.
- Attachments: Switch between the list and strip view for attachments, or download them all at once to work with them on your device.
- Field tabs: Tab through different field views within the issue. Requires configuration.
TIP: Share the Jira Software quick start product guide with your users so they can easily reference the changes outlined above.
New ways to manage projects
While projects are managed at the company level in Server and Data Center, you have the option in Cloud to manage projects at either the company or the team level. The core functionality of these project types is the same, but it can be helpful to know which type of project your team is working in if you’re looking for certain configurations.
Team-managed projects offer a powerful yet simpler configuration that's independent of other projects on the cloud instance. Anyone on the team can create a team-managed project and serve as the project admin. Project admins administer and have total control over the configuration of their team-managed projects. This includes configuring workflows, custom fields, issue types, permissions, and more without having to contact the Jira product or site admin. With company-managed projects, the Jira product admin is responsible for making these types of configuration changes.
TIP: Team-managed projects are enabled by default in cloud but Jira admins can disable them or control who's allowed to create them via Jira Settings > System > Global Permissions.
| Team-managed project | Company-managed project |
---|---|---|
Default | Team-managed project Default project type | Company-managed project Can be enabled by admin |
Overzicht | Team-managed project Simplified configuration that is independent of other projects. Settings and changes in team-managed projects can be made by the project admin and are contained; they won’t impact other projects on the same instance. | Company-managed project Expert configuration with greater complexity and flexibility, but also the ability to standardize workflows across projects. When a Jira admin changes a scheme or screen, every company-managed project using that configuration changes accordingly. |
Configuratie | Team-managed project
| Company-managed project
|
Functies | Team-managed project Essential A modern Jira Software experience for teams who don’t need advanced features.Basic Roadmaps
| Company-managed project Advanced All the power and features that Jira Software is known for.
|
When to use | Team-managed project
| Company-managed project
|
Popular new features in Jira Software Cloud
One of the most common reasons customers cite when deciding to move to cloud is to have access to the latest and greatest features in Atlassian products. We're continuously releasing new value and innovation for you and your teams, and you can see a curated list of some of our most popular new Jira Software Cloud features in this section.
1. Automation
Jira Software Cloud’s native automation engine has powerful features which are exclusive to Cloud and not available for Server or Data Center, even with a purchase of the self-managed app, namely:
- Create variable action
- Lookup issues action
- Sum, min, max, average, and conditional smart values
- The ability to run rules as another user
- Unique triggers
In Jira Software Cloud, advanced triggers and automation functionality are included out-of-the-box. Learn more about automating your processes and workflows.
2. Advanced Roadmaps (included with Cloud Premium and Enterprise plans)
Advanced Roadmaps, which you may have been using as an app with your Server/Data Center instance, is available out-of-the-box with all Cloud Premium and Enterprise plans with a few minor interface differences (as of Advanced Roadmaps v.3.29).
NOTE: As of July 2023, Advanced Roadmaps is now available for company- and team- managed projects.
NOTE: Plans can include issues from all Jira project types.
The cloud version of Advanced Roadmaps doesn’t include the ability to create Programs, i.e. group of plans, which is available on Data Center. However, in most cases, a Program can be duplicated through custom hierarchy levels for Plans. You can learn more about how to get started with Advanced Roadmaps here.
3. Basic roadmaps
For all cloud plans, you can use the project-specific roadmap. The roadmap is where you can create, manage, and visualize your team's epics. Roadmaps are useful for planning large pieces of work several months in advance and planning large groups of stories across different sprints. While Advanced Roadmaps provide the ability for cross-project roadmaps, basic roadmaps are for single projects.
4. Project templates
Cloud offers over 40 ready-to-use project templates for many use cases, with more being shipped on a regular basis.
5. DevOps Insights
If your admin has integrated your CI/CD pipeline with Jira, you can take advantage of DevOps Insight, which includes cycle time and deployment frequency reports and insights that can be used to analyze risk and measure how often you are shipping value to your customers.
6. Better integrations
With Jira Software Cloud, integrating with other Atlassian products like Confluence, and third party tools like MS Teams and Slack and your development tools is easier than ever.
Key differences in Jira Service Management Cloud
New project types
In addition to the standard IT service management and customer service management templates, Jira Service Management Cloud also has project templates for other teams such as HR, Marketing, and Legal that are not available in Jira Service Management Server/Data Center.
Find your templates
Start your project off right with a pre-configured template. Or showcase how your team works. Submit your template idea.
Changes to the issue view
The new Jira issue view experience outlined in the Jira Software section above is now available across all Jira products, including Jira Service Management. This means a better and more consistent experience for users. Take a look at the screenshot below to see how it all comes together:
- Quick-add buttons: Create subtasks or link issues, add web or Confluence links, or add content from Atlassian Marketplace apps.
- Back to queues: Go back to your queues with a single click.
- Issue status: Select the status, then choose a transition to change the issue status.
- Watch and more Actions: Watch the issue or perform other actions like move and clone via the Actions menu.
- Context fields: These can include SLAs, request participants, and other information to help describe the issue. Under context fields, select Show more fields (or More fields in team-managed projects) to reveal empty fields that aren't always shown on the issue view.
- Comment bar: To add a comment, select Add internal note to post a comment that only your team can see (highlighted in yellow), or Reply to customer to include the person that raised the request. Select the Attachments paperclip icon to add an attachment.
- Objects stored in Assets: Assets is Jira Service Management’s native asset and configuration management tool (included in Jira Service Management Cloud Premium and Enterprise). Stored assets and CIs are referred to as objects, grouped by object type, and organized within schemas to visualize critical relationships. It is compatible only with company-managed projects.
- Velden voor aanvraagformulieren: Velden die aan het aanvraagformulier zijn toegevoegd, worden door klanten ingevuld wanneer ze een verzoek indienen via de portal.
TIP: Share the Jira Service Management quick start product guide with your users so they have easy access to the shortcuts above.
Queues and the new agent experience
With the new agent experience, service teams are now able to triage issues more effectively, scan request details at a glance, and deliver speedy responses to customers.
NOTE: For performance optimization, there’s a limit of 50 queues per project in cloud.
Queues can be better customized to your teams' needs
Reageren op klanten is eenvoudig
Testen gaat sneller met acties in de wachtrij
Agenten kunnen snel naar favorieten
OPMERKING: Lees dit artikel in de Community voor meer informatie over elke verbetering die hierboven is beschreven.
Verschillen in het helpcentrum en de portal
De cloud biedt meer mogelijkheden op het gebied van branding en aanpassing, waaronder de mogelijkheid om:
- het bericht op het inlogscherm en de indeling van het Helpcentrum te bewerken
- de kolommen in de lijst met aanvragen van je klanten aan te passen, (zodat je snel kunt filteren op en zoeken naar de aanvragen waarvan ze graag een statusupdate willen)
- dynamische formulieren, checklisten en specifieke validatieregels te implementeren met behulp van formulieren voor Jira
Kanalen voor hulp
Net als in Server en Data Center kunnen aanvragen in de cloud worden aangemaakt via het Helpcentrum, e-mail en API's.
In Jira Service Management Cloud kun je de portalwidget op elke pagina van je site/app integreren om verzoeken van je klanten te verzamelen. Bekijk hoe de widget in de praktijk werkt.
OPMERKING: Atlassian Cloud-producten worden geleverd met een interne SMTP-server die is geconfigureerd om meldingen te verzenden. De interne SMTP-server is niet configureerbaar, maar je kunt Jira Service Management Cloud configureren om e-mails te verzenden namens je domein. Voor meer informatie over hoe je een aangepast 'project-e-mailadres' kunt gebruiken voor je domein, zie Jira Cloud configureren om e-mails te versturen namens je domein.
Functionaliteit voor incidentmanagement
Opsgenie-functies zoals waarschuwingen, op afroep-roosters, het commandocentrum voor incidenten, postmortems en heartbeats zijn gebundeld in Jira Service Management Cloud.
Functies voor verandermanagement
Verandermanagement in de cloud bevat extra functies die teams kunnen helpen om wijzigingen in de productie beter te plannen, te implementeren en uit te voeren. Wijzigingskalenders en automatisering van verandermanagement met verbonden CI/CD-tools zorgen ervoor dat er niets meer wordt gemist.
Belangrijkste verschillen in Confluence Cloud
Startpagina
Zowel de Cloud als Server/Data Center hebben een gemeenschappelijk toegangspunt naar de startpagina: het Confluence-logo linksboven. De meeste elementen van de Cloud-startpagina staan ook op de startpagina van Server/Data Center en zijn relatief eenvoudig te vinden. De homepage zelf ziet er echter heel anders uit en heeft een heel andere indeling, zoals je hieronder kunt zien.
Navigatie
- Productschakelaar: stap over naar andere Atlassian Cloud-producten, zoals Jira Software Cloud en Bitbucket Cloud, en ga naar de Atlassian-startpagina om recente projecten in alle cloudproducten te bekijken.
- Confluence-logo, startpagina: ga vanaf elke pagina terug naar je startpagina.
- Recent: zoek en werk verder aan de dingen die je het meest gebruikt. Ga of zoek naar pagina's die je hebt bezocht, waaraan je hebt gewerkt, die je hebt opgesteld of met een ster hebt gemarkeerd in de afgelopen dagen en maanden.
- Spaces: – krijg een overzicht van de dingen waar je het meest om geeft in Confluence. Je spaces met een ster verschijnen bovenaan, gevolgd door je recent bezochte spaces.
- Mensen: – bekijk met welke mensen en teams je werkt en maak nieuwe teams aan.
- Apps: – bekijk en beheer de apps die zijn geïnstalleerd op je Confluence-site. Opmerking: kalenders en Analyses (alleen Premium en Enterprise) in je vorige navigatiebalk bevinden zich nu in dit menu.
- Sjablonen: – krijg toegang tot de bibliotheek met sjablonen die beschikbaar zijn voor gebruik in elke space die je met een ster hebt gemarkeerd of onlangs hebt bezocht. Opmerking: als je deze optie niet ziet, kijk dan onder het tabblad Meer.
- Aanmaken: – maak pagina's aan.
- Zoeken: – zoek pagina's, spaces of personen, of gebruik de geavanceerde zoekfilters. Je kunt alles zoeken wat voor jou zichtbaar is in Confluence en de resultaten van alle cloudproducten worden meegenomen.
- Meldingen, hulp en je profiel en instellingen: – bekijk wat er nieuw is, krijg hulp, krijg toegang tot je taken, beheer je bekeken spaces en pagina's, en pas je instellingen aan (bijv. automatisch bekijken van pagina's).
Algemene interface
Beide versies hebben een balk aan de zijkant voor pagina's in spaces. Sommige elementen bevinden zich op verschillende delen van de pagina. Een belangrijk verschil is dat Spacetools naar linksboven wordt verplaatst en nu Space-instellingen wordt genoemd in Confluence Cloud.
Editor
Dit is een van de grootste verschillen die je zult ervaren in Cloud, aangezien we belangrijke updates hebben aangebracht in onze Confluence Cloud-editor, waaronder:
- Sjablonen: er zijn veel nieuwe sjablonen toegevoegd voor gebruik in Cloud. Begin met sjablonen om tijd te besparen en nieuwe trucs voor organisatie en opmaak te leren.
- Macro's: in Confluence Cloud hebben we eenvoudigere en efficiëntere manieren ontwikkeld om veel taken uit te voeren, waaronder taken waar voorheen macro's voor nodig waren. We hebben die macro's verwijderd, evenals een aantal macro's die een negatieve invloed hadden op de prestaties. Je kunt hier een lijst bekijken van de verwijderde macro's en alternatieve methoden. Cloud ondersteunt momenteel geen gebruikersmacro's.
Sneltoetsen automatisch aanvullen in de editor
Een van de grootste veranderingen die power users zullen merken, zijn de sneltoetsen voor automatisch aanvullen die je in de editor kunt gebruiken. Degenen die gewend zijn aan de Server/Data Center-editor zijn misschien heel bekend met de { voor wiki-mark-up.In de cloud schakel je over op het gebruik van de / slash-opdracht voor automatisch invullen; één opdracht waarmee je macro's en tools kunt toevoegen.
Actie | Teken voor automatisch aanvullen in de cloud | Teken voor automatisch aanvullen in Server/Data Center |
---|---|---|
Tabellen | Teken voor automatisch aanvullen in de cloud
| Teken voor automatisch aanvullen in Server/Data Center | |
Links | Teken voor automatisch aanvullen in de cloud
| Teken voor automatisch aanvullen in Server/Data Center [ |
Afbeeldingen | Teken voor automatisch aanvullen in de cloud
| Teken voor automatisch aanvullen in Server/Data Center ! |
Macro's | Teken voor automatisch aanvullen in de cloud
| Teken voor automatisch aanvullen in Server/Data Center { |
Titels | Teken voor automatisch aanvullen in de cloud Nr. | Teken voor automatisch aanvullen in Server/Data Center h1. |
Lijsten (ongeordend) | Teken voor automatisch aanvullen in de cloud * | Teken voor automatisch aanvullen in Server/Data Center * |
Lijsten (geordend) | Teken voor automatisch aanvullen in de cloud 1. | Teken voor automatisch aanvullen in Server/Data Center Nr. |
TIP: Deel de Confluence snelstart-productgids met je gebruikers, zodat ze eenvoudig toegang hebben tot de bovenstaande sneltoetsen.
Andere wijzigingen in de editor
- Inline opmerking bij het bewerken: of je nu een pagina bewerkt of bekijkt, het proces voor het toevoegen van inline opmerkingen is hetzelfde.
- Markeer de tekst waarop je wilt reageren.
- Selecteer de knop Opmerking toevoegen die boven de gemarkeerde tekst verschijnt.
- Voer je opmerking in en selecteer Opslaan (Ctrl+S or ⌘+S).
- Ankerlinks: ankerlinks worden automatisch in de cloud gemaakt voor titels. Links die geen koptekst bevatten, moeten nog steeds worden gespecificeerd met de ankermacro.
- Bijlagen toevoegen: om een bijlage in de cloud toe te voegen, moeten gebruikers een bijlagelink rechtstreeks kopiëren en plakken. Het is belangrijk om gebruikers op de hoogte te stellen van deze wijziging, omdat ze gebruikt kunnen worden om bijlagen van andere pagina's standaard te linken of weer te geven, of om 'bibliotheken' voor afbeeldingen of bestanden op te zetten waar vanaf andere pagina's naar verwezen kan worden.
- Tabellen bewerken: tabellen in de cloud worden op een andere manier bewerkt en beheerd. De nieuwe ervaring is intuïtiever, maar kan enige aanpassing vereisen, dus zorg ervoor dat je je gebruikers van tevoren op de hoogte brengt van deze wijzigingen.
Smart Links
Smart Links tonen belangrijke context over links binnen een Confluence-pagina (of Jira-issue) zonder die pagina te verlaten. Als je een link in de editor plakt, wordt die omgezet in een Smart Link. We ondersteunen Smart Links voor Atlassian-producten en vele andere externe producten. Er zijn verschillende manieren om Smart Links te bekijken:
Stijlvolle hyperlinks. De inline weergave van Smart Links zorgt ervoor dat je links op de pagina verschijnen. Je ziet het logo van de bron van die link, zodat je snel meer informatie hebt over het soort inhoud. Als je een link naar andere Atlassian-producten invoegt, krijg je nog meer informatie, zoals de status van een Jira-ticket.
Om meer te weten te komen over je opties voor het maken van hyperlinks voor inhoud, lees je over Smart Links.
Zoeken
Zoeken van Confluence Cloud levert betere resultaten op die relevanter zijn en biedt een betere ervaring, waardoor gebruikers makkelijker kunnen vinden wat ze zoeken.
Ondersteuning van je gebruikers
In de eerste twee weken na de lancering van Atlassian Cloud kun je merken dat de productiviteit van gebruikers afneemt naarmate ze zich aanpassen. Help de productiviteit hoog te houden door extra ondersteuning voor te bereiden die je gedurende die tijd kunt bieden. Je zou bijvoorbeeld het volgende kunnen overwegen:
- Oprichting van een Helpcentrum: na de migratie moeten gebruikers weten waar ze bugs kunnen melden, vragen kunnen stellen en feedback kunnen delen. Je kunt snel een door een team beheerd Jira Service Management-project opzetten met een kennisbank in Confluence voor je 'how to'-materiaal. Je kunt ook het aanvraagtype 'migratie' aanmaken in een servicedesksysteem naar keuze om dit soort verzoeken te ontvangen en te verwerken en het project/aanvraagtype te archiveren wanneer de gebruikers zich eenmaal op hun gemak voelen bij het gebruik van de cloud.
- Organiseren van inlooptrainingssessies: champions, productbeheerders en teamgenoten die betrokken waren bij de acceptatietest, kunnen in de eerste week na de migratie elke dag een paar uur open inloopsessies plannen (via Zoom/MS Teams). Gebruikers kunnen op ad-hocbasis deelnemen om vragen te stellen of urgente kwesties aan de orde te stellen. Deze sessies kunnen helpen om het aantal tickets voor support tot een minimum te beperken.
- Rapid Response-kanalen voor personeel: het kan handig zijn om speciale kanalen te creëren in Slack, MS Teams of elk ander chatplatform waarop je gebruikers intern communiceren. Het is aan te raden om een lijst van ondersteuningsmedewerkers en champions samen te stellen die onderweg vragen op het kanaal kunnen beantwoorden.
- Enquêtes afnemen: enquêtes zijn een handig hulpmiddel om meningen van het team vast te leggen en samen te voegen. Dit kan helpen om verbeteringskansen en/of succesverhalen te verzamelen en om te rapporteren aan het managementteam. Eenvoudige enquêtes die met verschillende tussenpozen onder gebruikers worden verspreid, kunnen veranderingen in meningen en progressie in de loop van de tijd aan het licht brengen.
TIP: omdat alle zelfbeheerde installaties uniek zijn (versiespecifiek en aangepast met behulp van Atlassian Marketplace-apps) raden we aan dat alle verschillen en hiaten die testers tijdens acceptatietests in de cloud hebben ontdekt, worden genoteerd op een pagina met veelgestelde vragen. Die pagina kan worden gedeeld met gebruikers of kan na de migratie worden geraadpleegd als er soortgelijke vragen zijn.
Bestuur in de cloud
Nu je organisatie de overgang van Server of Data Center naar Cloud omarmt, ben je misschien benieuwd naar de nuances van je nieuwe cloudomgeving en hoe je beheerdersverantwoordelijkheden dienovereenkomstig gaan verschuiven. In dit gedeelte worden de belangrijkste verantwoordelijkheden, machtigingen en workflows besproken die horen bij elke Atlassian-beheerdersrol in Server/Data Center versus Cloud-producten, waarbij de impact van elke rol op de configuratie van tools, gebruikersbeheer, beveiliging en algemeen beheer in de cloud wordt benadrukt.
Beheerdersrollen in Server en Data Center
Dankzij beheerdersrollen kunnen organisaties verschillende verantwoordelijkheden geven aan verschillende beheerders, in plaats van afhankelijk te zijn van slechts één persoon. Wat je kunt openen en configureren, is afhankelijk van welke soort beheerder je bent. In Server en Data Center zijn er drie beheerdersrollen: systeembeheerder, productbeheerder en projectbeheerder. Bekijk hieronder hoe deze rollen zich verhouden tot beheerdersrollen in de cloud:
Systeembeheerder
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het beheer van de fysieke servers en alle hardware en voor geplande en ongeplande downtime. Ze hebben dezelfde rechten als de productbeheerder, plus toegang tot de hardware en de servers en de mogelijkheid om alle systeeminstellingen te wijzigen.
Productbeheerder (of Jira-beheerder)
De productbeheerder kan de meeste systeeminstellingen wijzigen in de producten die hij/zij beheert. Ze kunnen tegelijkertijd ook als systeembeheerder fungeren, omdat ze ook de systeembeheerder kunnen zijn, aangezien beide beheerdersrollen elkaar overlappen. Productbeheerders kunnen machtigingen toekennen via groepsbeheer en kunnen nieuwe projecten, velden en gebruikers aanmaken en workflows wijzigen.
Projectbeheerder
De projectbeheerder wordt toegewezen aan één persoon per functie in het betreffende project. Ze hebben de mogelijkheid om verschillende configuraties van het project aan te passen.
Projectbeheerders hebben ook uitgebreide rechten op het gebied van projectbeheer, zodat ze onder bepaalde voorwaarden workflows en schermen kunnen aanpassen. Ze kunnen bijvoorbeeld een status toevoegen als die al in een actief productexemplaar staat. Nieuwe statussen kunnen niet worden aangemaakt en bestaande statussen kunnen niet worden bewerkt. De projectbeheerder kan ook aangepaste velden toevoegen, herschikken of verwijderen, maar niet aanmaken.
Beheerdersrollen in Cloud
Net als bij Server/Data Center zijn er verschillende soorten beheerdersrollen in Cloud en is het mogelijk om meerdere beheerdersrollen tegelijk te hebben. De beheerdersrollen die je kunt uitoefenen en aan andere leden binnen je organisatie kunt toewijzen, zijn afhankelijk van of je gebruikmaakt van de oorspronkelijke gebruikersbeheerervaring of de gecentraliseerde gebruikersbeheerervaring binnen Atlassian-beheer (admin.atlassian.com).
TIP: Atlassian-beheer (admin.atlassian.com) is een gecentraliseerd platform voor het beheer van je cloudorganisatie, van het beheer van gebruikerstoegang en de toevoeging van services tot de implementatie van een robuust beveiligingsbeleid en de registratie van gebruik en facturering, Atlassian-beheer brengt al je administratieve verantwoordelijkheden samen op één plek.
OPMERKING: In dit gedeelte worden alleen de rollen van beheerders beschreven die via Atlassian-beheer worden toegekend. Als je meer wilt weten over andere beheerders, lees dan de documentatie voor:
Welke ervaring heb je met gebruikersbeheer?
Om dit te controleren ga je naar je organisatie op admin.atlassian.com en selecteer je Directory. Als de lijsten met gebruikers en groepen hier te vinden zijn, dan gebruik je het gecentraliseerde gebruikersbeheer.
Als sitebeheerder of organisatiebeheerder vind je Gebruikers onder Productsite.
Als organisatiebeheerder vind je Gebruikers onder het tabblad Directory.
Beheerdersrollen die beschikbaar zijn in zowel de originele als de gecentraliseerde gebruikersbeheeromgeving
Organisatiebeheerder
Wanneer je een organisatie opricht, word je automatisch beheerder van een organisatie (het hoogste niveau van beheerder) en kun je alle administratieve taken in Atlassian-beheer uitvoeren. We raden je aan om meer dan één organisatiebeheerder te hebben voor het geval er een account verloren gaat of gehackt wordt.
Productbeheerder
Productbeheerders kunnen de beheerinstellingen voor een specifiek product beheren. Deze beheerders hebben geen toegang tot Atlassian-beheer. Met uitzondering van Jira-beheerders hebben productbeheerders toegang tot de inhoud in het product dat ze beheren. Het is mogelijk om productbeheerder te zijn voor een of meer Atlassian-producten.
Beheerdersrollen zijn alleen beschikbaar in de oorspronkelijke gebruikersbeheeromgeving
Sitebeheerder
Een sitebeheerder beheert de gebruikers, groepen en beheerinstellingen van de site waaraan ze zijn toegewezen (en alle producten die op deze site staan). Sitebeheerders hebben toegang tot alle inhoud op hun toegewezen site. De functie biedt beperkte toegang om de facturering te beheren.
Beheerdersrollen zijn alleen beschikbaar in de gecentraliseerde gebruikersbeheeromgeving
Beheerder van gebruikerstoegang
OPMERKING: We introduceren de rol van beheerder voor gebruikerstoegang. Deze is misschien nog niet beschikbaar voor jouw organisatie.
In tegenstelling tot de organisatiebeheerder heeft een beheerder met gebruikerstoegang beperkte toegang tot Atlassian-beheer. Hun belangrijkste taak is het beheer van de gebruikerstoegang tot het product dat ze beheren. Een organisatie kan bijvoorbeeld een beheerder met gebruikerstoegang hebben die de producttoegang voor Confluence beheert, en een andere beheerder met gebruikerstoegang die de producttoegang voor Jira beheert.
Een beheerder met gebruikerstoegang is toegewezen aan een of meer producten, maar kan niet inloggen of die producten gebruiken. Dit betekent dat beheerders met gebruikerstoegang niet meetellen als factureerbare gebruikers voor het product dat ze beheren, tenzij ze een extra rol krijgen die toegang biedt tot dat product.
Sommige beheerders met gebruikerstoegang, die voormalige sitebeheerders waren, hebben factureringsrechten zodat ze de facturering kunnen blijven beheren voor sites die ze hebben beheerd. Deze gebruikers krijgen een bericht op hun gegevenspagina op admin.atlassian.com.
TIP: Lees dit artikel om te zien welke functies beschikbaar zijn voor elke beheerdersrol in Atlassian-beheer.
Bestuursprocessen en best practices up-to-date houden
Om toegangsverzoeken voor beheerders effectief te beheren, ongeautoriseerde wijzigingen tot een minimum te beperken en een beheeromgeving te handhaven die aan de regels voldoet, kun je overwegen een goedkeuringsproces in te stellen voor gebruikers die beheerdersrechten voor organisaties, gebruikers, producten en projecten/spaces willen. Je kunt dit proces stroomlijnen door een speciaal aanvraagtype of een gebruiksvriendelijk formulier te maken waarin gebruikers essentiële informatie kunnen verstrekken over de toegang die ze nodig hebben en het doel van hun verzoek. Door dit proces te implementeren, kunnen beheerders zoals jij de touwtjes in handen houden en ervoor zorgen dat de productbeheerpraktijken van je organisatie worden nageleefd.
Om aan de veranderende behoeften te kunnen voldoen, moet je regelmatig je beleid inzake productbeheer herzien en bijwerken, en periodieke check-ins inplannen (bijvoorbeeld jaarlijks of tweejaarlijks) om ze af te stemmen op de groei van je organisatie en veranderende vereisten.
Wanneer je aan een project begint om bestuurspraktijken te herzien en te verbeteren, biedt Atlassian waardevolle bronnen om je daarbij te ondersteunen. Bekijk de volgende acties uit het teamdraaiboek om contact op te nemen met interne belanghebbenden die dezelfde verantwoordelijkheden hebben op het gebied van cloudbeheer en die door veranderingen kunnen worden beïnvloed:
Gebruik de volgende Confluence-sjablonen om discussies en overeenkomsten die tijdens het proces zijn gemaakt vast te leggen en te documenteren, om te zorgen voor duidelijkheid, consensus en succes bij bestuursgerelateerde inspanningen:
Conclusie
We hopen dat deze gids je een nuttig overzicht geeft van de belangrijkste veranderingen die jij en je gebruikers kunnen verwachten bij de overgang naar de Atlassian Cloud. Er is echter geen één bron waarop je kunt vertrouwen om gebruikers aan de slag te helpen gaan met een nieuwe tool en om te zorgen voor blijvende acceptatie. Om succes te boeken, heb je een combinatie nodig van het juiste materiaal (waaronder deze gids, de bronnen die je hebt gelinkt en materiaal dat je zelf maakt), gedeeld met de juiste doelgroep, op het juiste moment en op de juiste manier. Als je meer ondersteuning nodig hebt bij het uitstippelen van je verandermanagementplan, raden we je aan de Atlassian-handleiding voor ingebruikname en verandermanagement te lezen of contact op te nemen met ons supportteam.