Cloud 導入ガイド
導入および変更管理計画の構築と実行を成功に導くためのリソース
アトラシアンの採用と変更管理ガイド
このガイドでは、チームの働き方やコラボレーションの方法に永続的な変化をもたらすことができるように、Atlassian Cloud を組織全体に大規模に展開するためのベスト プラクティスとヒントをご紹介します。このガイドには、ビジョンの設定、コア チームの編成、成功指標の定義、経営幹部のスポンサーシップの確保、パワー ユーザー コミュニティの育成、コミュニケーション戦略の設計、効果的なトレーニングとサポートの構築を行う方法が記載されています。
変更管理が組織にとって重要な理由
アトラシアンのお客様は、ミッション クリティカルなビジネス プロセスを強化するためにアトラシアン製品を利用しています。デジタル変革を受け入れてアジャイルな働き方を採用しながら、多くの企業が自社のツールセットを Atlassian Cloud に移行して、オーバーヘッドの削減、インフラストラクチャ コストの再配分、生産性の向上、組み込みのセキュリティとコンプライアンスによる安心の獲得を実現しています。
投資収益率を最大限に高めるには、サブスクリプションを購入するだけでは不十分です。チームが日常業務を強化するために Atlassian Cloud を積極的に使用する必要があります。成功の鍵は導入にあり、導入においては、変更を通じて人々を導いていくことが求められます。
新しいクラウドへの投資を最大限に活用するには、チームがどのようにアプリを活用して調整を図り、共同作業を行うかについて、一貫したルーチンを構築する必要があります。Atlassian Cloud はそのためのフレームワークをもたらし、コラボレーション、知識の共有、大規模な実行を実現する反復可能なベスト プラクティスをチームに提供します。時間が経つにつれて、これらのルーチンは、チームワークを強化し、ビジネスに永続的な影響を与える習慣に変化していきます。
だからこそ、効果的な変更管理計画の構築が不可欠なのです。利害関係者の賛同からユーザー トレーニングまで、適切に設計された計画は、チームが新しいツールを採用し、移行を成功させ、Atlassian Cloud の長期的な価値を実現するのに役立ちます。詳しく見ていきましょう。
永続的な変化には努力が必要
実のところ、誰もが変更に対してある程度の疲弊感を覚えています。新しいツールであろうと、従う必要のあるプロセスであろうと、何かが常に変わっているように感じられます。チームに新しい変更を導入する計画を立てる際は、テクノロジーやソフトウェアの変更だけでなく、このことを考慮に入れることが重要です。変更によるあつれきを最小限に抑えるために効果的なのは、すべてのコンポーネントの方向性を同じにすることです。つまり、変更の有効性を実現し、持続させるには、人、プロセス、ツールがすべて調和して機能する必要があります。
最終的に、導入を永続的なものにするには、変更が日々どのように感じられるかが重要です。より迅速な成果、手作業の減少、新しい可能性の開拓などの明らかなメリットをユーザーが体験できれば、ユーザーがシフトを受け入れる可能性がはるかに高まります。クラウド ツールが作業を容易にし、より優れた成果をもたらすからこそ、それらを真に利用したいとユーザーが思える環境を作るよう努めましょう。
採用および変更管理プログラムを成功させるメリット
戦略的な導入と変更管理のプログラムは、次の 3 つの重要な成果をもたらします。
1. 生産性の向上
的を絞ったトレーニングとサポートを伴う適切な変更管理により、ユーザーは初日から運用を開始できます。ログイン認証情報やドキュメントを探し回ることなく、チームは結果につながるビジネス目標に集中できます。
2. シャドー IT の削減
Atlassian アプリを戦略的にデプロイすることで、チームはそれぞれのニーズに合わせて各アプリをいつ、どのように使用すべきかを確実に理解できます。適切なトレーニングとフィードバックのチャンネルを通じて技術要件が満たされていれば、チームは技術面、請求面、およびセキュリティ面でのリスクを引き起こすような、不正な代替手段を求めることはありません。
ヒント: 自動プロダクト ディスカバリー (Atlassian Guard または Cloud Enterprise で利用可能) を使用すると、組織内の不正なインスタンスを特定し、公式の IT 管理下に統合できます。
3. 時間とコストの節約
包括的な移行計画とよく練られた導入により、移行後のサポート チケットを減らし、費用のかかるやり直し作業を防ぐことができます。変更に適応できないチームは、多くの場合、費用のかかる再実装を必要とします。
採用の成功を妨げる一般的な障壁
上記のようなメリットがあるものの、変更が自然に達成されることはめったにありません。最もよくある障害には、次のようなものがあります。
- 惰性や、新しいプロセスに対する抵抗
- ビジネス チームと IT チーム間の目標の不一致
- 主要な意思決定者によるリーダーシップの支持が弱い
- 導入のフェーズに関するタイムラインの混乱
- エンド ユーザーへの価値提案が不明確
- 多すぎるツールと、使用に関するガイドラインの欠如
変更管理計画を導入することで、チームは何が、どのように、なぜ、いつ変更されるのかを理解できるようになり、成功に必要な知識とリソースも得られます。このガイドの残りの部分では、変更に備え、長期的な導入を促進するための実証済みの手順について概説します。
ヒント: 当社の変更管理計画テンプレートをダウンロードして、デジタル変革を計画し、このガイドで説明されている戦略を適用しましょう。変更管理計画テンプレートは、すべての利害関係者に常に情報を提供し、関与させながら、クラウド移行の計画と実行をガイドします。
ステップ 4: ロールアウトの範囲を広げる
ロールアウト戦略によって導入の方向性が決まります。段階的に開始する場合でも、すべてを一度に開始する場合でも、組織の規模、文化、ゴールに最適なアプローチを選びましょう。スコープを明確にすると、チームは期待すべきことを把握し、変更に対する信頼度を高めることができます。
一斉ロールアウト
リフト アンド シフト アプローチを利用して、Atlassian Cloud を組織全体に一度に導入できます。このアプローチは、全社的なデジタルト変革やリーダーシップ主導の指示などに適しており、すぐに連携して勢いを生み出すことができます。
段階的ロールアウト
各部門またはパイロット グループごとにロールアウトし、学んだ教訓を新しい各フェーズに適用します。このアプローチにより、的を絞ったサポートを提供し、リスクを軽減し、意欲を高める成功事例を早期に作り出すことができます。
部門に優先順位を付ける
段階的なロールアウトを選ぶ場合は、緊密にコラボレーションする部門から始めます。これらのユーザーは通常、同じツールを使用しており、新しいプロセスを標準化するために協力できます。これは、後でユースケースに優先順位を付ける際に役立ちます (詳細はステップ 5 を参照)。最初の抵抗を少なくするために、変化を積極的に受け入れることで定評のあるチームや部門にロールアウトすることもお勧めします。
どのようなアプローチを選ぶにしても、以下の変更の公式を必ず考慮に入れる必要があります。
- 影響を受けるのは誰か? (人)
- どのような影響を受けるか? 何が変化するか? (プロセス)
- どのツールを使用するか? (ツール)
ヒント: 1,000 人以上のユーザーを移行する場合は、アプローチの検証についてアトラシアン エキスパートにお問い合わせください。カスタマイズされたガイダンスにより、円滑でスケーラブルな、最適化されたロールアウトを実現できるようにします。
Run steps 5-8 in parallel
Steps 5–8 work best when run in parallel, rather than sequentially, because these activities inform each other. For example, your Champions will help you understand what users need and which use cases matter most, which in turn will shape your communications and training plans. Running these steps at the same time creates tighter feedback loops and ensures every team gets the right comms, training, and support needed at the outset of your Atlassian Cloud launch.
ステップ 6: 主なユースケースを特定する
実際の問題が解決されたことをチームが確認できれば、導入は成功です。各部門にとって最も重要なユースケースにロールアウトの重点を置けば、ユーザーはすぐに Atlassian アプリを日常業務に結び付けることができます。
課題を明確にする
これを行うためには、現在の課題を特定し、Atlassian アプリを使用してそれらの課題を解決する方法を見つけます。ビジネス分野の SME と協力して、複数のチーム全体の課題を特定します。プロセスの速度が遅い、引き継ぎが途切れる、または作業を見失う箇所を尋ねます。これらの課題は、導入の入口として最適です。
ユースケースを定義する
ロールアウトの範囲を定め、どの部門に最初に導入するかの優先順位を決めたら、部門ごとにユースケースを選ぶことができます。繰り返しになりますが、ビジネス分野の SME と協力して適切なユースケースを特定しましょう。クラウドではユースケースが異なって見えたり、まったく新しいものに見えたりするためです。
各部門 (または組織全体) で導入するユースケースをどのように特定するかの例を以下に示します。
How often should you communicate?
Repetition is key. It’s not realistic to expect a single announcement to reach everyone, so plan for multiple communications through different channels. Allow teams time to get comfortable with the change so they’re ready when rollout happens.
Who will the sender(s) be?
People are more likely to act on messages from leaders they trust. Enlist your Executive Sponsor (Step 3) and Champions (Step 5) to deliver updates. Their involvement boosts visibility and credibility.
Which channel(s) should you use?
Because you’ll be sending multiple communications, you’ll want to use a mix of channels to maximize reach:
- Email and/or Loom from Executive Sponsor
- Corporate intranet or newsletters
- Slack, Teams, Zoom background, desktop screensaver
- Town halls or team meetings
- Physical signage or swag (posters, laptop stickers)
- Introduction gadget on the default Jira dashboard
- Announcements and/or banners on the Data Center Confluence home page, Jira home page, or in the Jira Service Management help center and portal.
When and what are you communicating?
While there is no perfect recipe for communications to users, we have created a framework you can leverage. This is just a recommendation, as the timing of each phase will be specific to your migration planning. You’ll likely have additional comms sent to subgroups, for example, when you are recruiting Champions or preparing your help desk team for an influx in support tickets around launch. We have templates for each of the emails outlined below that you can customize for your organization.
一度に処理できないほど多くのユースケースが表示される可能性があるため、小規模なものから始め、まずはユースケースに優先順位を付けます。ビジネスへの影響とチーム準備状況に基づいて優先順位を付け、意欲的なグループでパイロットを実施します。早い段階で成功すれば、社内のケース スタディとなり、より広範なロールアウトに向けた勢いが生み出されます。
ステップ 7: トレーニングとサポート計画を立てる
トレーニングを行うと、チームは初日から Atlassian Cloud に自信を持てるようになります。綿密な計画によって、ユーザーが必要とするナレッジをユーザーに提供し、継続的なサポート チャンネルを作成して、長期にわたって導入を持続させます。
すべての学習者向けのトレーニングを設計する
書面でのガイド、動画、インタラクティブなデモなど、さまざまな学習スタイルに合わせて複数の形式のリソースを提供します。Jira 課題の作成や Confluence ページの編集など、ユーザーが最も頻繁に行うタスクに重点を置くことで、トレーニングがすぐに関連があると感じられるようにします。
オンボーディング チェックリストを作成する
初めてのユーザー向けに、一般的なタスク (タイム ゾーンの設定など) と組織固有の構成のどちらも網羅した、簡単なチェックリストを用意します。明確なガイダンスがあれば、混乱が減り、新しいクラウド ツールに慣れるまでの時間が短縮されます。
また、オンデマンドの学習コースにユーザーを誘導すれば、ユーザーはオンプレミス版とクラウド版の違いをすばやく把握でき、Jira、Confluence、Jira Service Management へのクラウド移行を迅速に行えます。
IT 部門と推進者を支援する
エンド ユーザーだけでなく、IT 管理者と推進者のネットワークにトレーニングを行います。トレーニングを行うことで、サポート チームは課題を迅速に解決する準備が整い、推進者は質問に答え、チーム内でベスト プラクティスを共有できるようになります。
継続的にサポートを提供する
ユーザーが質問をし、すばやく回答を得られる Slack チャンネルや Teams チャンネルを設定します。これらのスペースを監視するよう推進者に促し、IT 以外の分野にもサポートを拡張できるようにします。
ヒント: 本ガイドと FAQ をクラウド アプリ トレーニングの基礎としてご利用ください。本ガイドには、導入の開始前に説明しておくべき重要な変更点や、新規ユーザーからのよくある質問が記載されています。
Design training for all learners
Offer resources in multiple formats to match different learning styles, such as written guides, videos, and interactive demos. Focus on the tasks users perform most often, like creating Jira issues or editing Confluence pages, so training feels immediately relevant.
Create onboarding checklists
Provide a simple checklist for first-time users, covering both universal tasks (e.g., setting time zones) and configurations unique to your organization. Clear guidance reduces confusion and accelerates comfort with new cloud tools.
You can also direct users to our on-demand Learning courses to highlight differences between Data Center and Cloud, making for a quick cloud transition to Jira, Confluence, and Jira Service Management.
Empower IT and Champions
Train your network of IT admins and Champions alongside end users. This ensures your support team is prepared to resolve issues quickly, while Champions can answer questions and share best practices within their teams.
Provide ongoing support
Set up Slack or Teams channels where users can ask questions and get quick answers. Encourage Champions to monitor these spaces, helping scale support beyond IT.
TIP: Use this guide and your own custom FAQ document as a cloud app training foundation. The guide outlines important changes to cover before launch and can be used to probe questions asked by new users. Then, use your own FAQ as a living document to capture and address the frequently asked questions throughout the life of the app.
Step 8: User acceptance testing
Adoption succeeds when teams see real problems solved. Focus your rollout on use cases that matter most to each department, so users immediately connect Atlassian apps to their daily work.
Uncover challenges
To do this, you need to identify current challenges and determine how you can use Atlassian apps to help solve them. Work with business SMEs to identify pain points across teams. Ask where processes slow down, handoffs break, or work gets lost. These challenges are your best entry points for adoption.
Define use cases
Once you’ve scoped your rollout and prioritized which departments will implement first, you can then choose use cases by department. Again, work with your business SMEs to identify the right use cases, as they may look different in cloud or be entirely new.
Here’s an example of how you could identify which use cases you’d like to land in each department (or across the entire organization):
Department | Current Challenges | Use Cases |
|---|---|---|
| Marketing | Current Challenges
| Use Cases
|
| HR | Current Challenges
| Use Cases
|
| Legal | Current Challenges
| Use Cases
|
| Operations | Current Challenges
| Use Cases
|
You may uncover more use cases than you can handle at once, so start small and prioritize which ones to tackle first. Prioritize by business impact and team readiness, then pilot with a willing group. Early wins create internal case studies and momentum for broader rollout.
TIP: Don’t just replicate old workflows in the cloud. Use your migration as an opportunity to simplify, modernize, and explore new capabilities built into Atlassian Cloud.
Confirm readiness
Before expanding adoption, confirm that your rollout will support teams on day one. Defining a Minimum Viable Product (MVP) and running User Acceptance Testing (UAT) ensures your migration delivers stability and business continuity.
MVP outlines the essential functionality teams need to succeed immediately after launch. This should cover 70–80% of daily tasks, focusing on business-critical workflows and features. Once the MVP is defined and agreed upon, it will be used in UAT to determine what tests are performed.
UAT validates the MVP with real users before migration. UAT confirms that workflows, integrations, and key features perform as expected, giving teams confidence and surfacing improvements early.
TIP: UAT pilot users should include Champions, power users, admins, and at least one rep from each key department. These users should provide comprehensive feedback, reduces surprises, and set a positive tone for adoption across the organization.
推進者を特定する方法
推進者コミュニティの構築に関心を持っていても、その仕事に適切な人材を特定するにはどうしたらよいでしょうか。まず、すでに強い関心を示している人を探しましょう。監査ログは、頻繁にログインしたり、Jira 課題を作成したり、Confluence ページを編集したりするパワー ユーザーを見つけるのに役立ちます。たとえ技術的な専門家でなくても、そこからモチベーションの高い他の同僚にコミュニティを広げていきます。
監査ログを表示するには、[設定] > [システム] > [監査] の順に移動します。
ヒント: Jira Cloud と Confluence Cloud での監査アクティビティの詳細については、サポート ドキュメントをご確認ください。
複数の Atlassian アプリをご利用の組織は、組織全体の監査ログを使用して同様の検索を実行できます。すべてのクラウド製品のデータが単一のビューに表示されます。admin.atlassian.com の組織から、[セキュリティ] > [監視] > [監査ログ] の順に移動し、次のような主要なアプリ内でのアクションを検索します。
アカウントにログイン
サイトを新規作成
Confluence ページを削除
注: 組織全体の監査ログにアクセスするには、Atlassian Guard Standard の有効なサブスクリプションが必要です。これはすべての Enterprise プランに含まれています。または、個別にご購入いただけます。組織全体の監査ログによるユーザーが作成したアクティビティの追跡は、Enterprise プランでのみご利用いただけます。
ヒント: 利用中のプランが Premium 以上である場合、Confluence 分析によって最もアクティブな投稿者をハイライトできます。
1. 変更 = 人 + プロセス + ツール
成功する変更は、常に人から始まります。プロセスや技術だけに焦点を当てているため、多くのイニシアチブは難航します。それぞれの役割、チーム、または部門がどのように影響を受けるかを検討し、「自分にとってどんなメリットがあるのか」という質問に明確に答えるようにしてください。変更によって仕事が簡単になることが分かれば、従業員がその変更を受け入れる確率が高まります。
2. 導入は継続的なプロセス
変更に関するコミュニケーションを開始することは、ほんの始まりに過ぎません。承認し、受け入れ、適応してもらう必要があるため、実際の導入には時間がかかります。一貫性のある更新情報でメッセージを強化しつつ、技術が進化していることも忘れないでください。新機能や改善点について常にユーザーに情報を提供することで、導入を継続的に拡大できます。
ヒント: ニュースレター、イントラネット、Slack/Teams チャンネルをすでにお持ちの場合は、毎月のヒントやコツ、新機能のハイライト、トレーニングの機会を共有することを検討しましょう。
3. ユーザーがいる場所でつながる
新しいアプリが既存のワークフローにどのように適合するかをチームに示します。新しいプロセスやツールが何に取って代わるのかを明確にして、その導入を日常業務に直接結びつけます。共感が重要: 中断ではなく継続を目にすることで、変更に対処できると感じるようになります。
ヒント: Jira などの Atlassian アプリが Slack などのツールとどのように統合されるのかデモンストレーションしましょう。統合することで、トランジションがよりスムーズになります。また、クラウドによって作業が中断するどころか、強化できる仕組みをユーザーに示します。統合の詳細についてはこちらをご覧ください。
4. 経営トップの方向性を示す
ロールアウトの計画時に、変更を支持する上級管理職やリーダーに参加してもらうと、その変更が組織的により広く受け入れられるようになります。正式なエグゼクティブ スポンサーに加えて、変更をさらに支援する複数のシニア リーダーを追加することを検討しましょう。シニア リーダーが参加して支援するという通知を各部門に転送するだけで済み、簡単です。また、特にシニア リーダー向けのトレーニング セッションを開催することをお勧めします。それにより、シニア リーダーはチームへの影響を確認できます。
経営陣の賛同を得ることで導入を加速できます。エグゼクティブ スポンサーと併せて、他のシニア リーダーにも変更を支持してもらいましょう。ロールアウトに関するお知らせを転送したり、トレーニング セッションに参加したりするなど、些細な行為であってもこの取り組みの重要性をチームに示すことができます。また、ツールとユーザーの視点をどちらも理解できるように、専用のリーダー トレーニングを開催することもお勧めします。
5. 推進者コミュニティを早期に構築する
できるだけ早い段階で推進者と関わりましょう。推進者たちの熱意や信頼性は、広範囲にロールアウトする前に、部門内での導入を早めるのに役立ちます。推進者向けのパイロット プログラムでは、最初にツールをテストし、同僚をオンボーディングし、広範囲でのローンチを強化するための貴重なフィードバックを提供することができます。
6. 楽しく実行する
適宜、気軽なアクティビティによって導入にゲーム要素を取り入れることで、勢いを生み出し、エンゲージメントを構築します。
- ツールの使用に関して、部門間で友好的な競争を実施する
- 最もクリエイティブなユースケースを募集する
- 月刊ニュースレターで成功事例やユースケースを特集する
7. 説明するより見せるほうがうまくいく
デモンストレーションは常に、指示だけ行うよりも効果的です。実際のシナリオでツールがどのように機能するかをユーザーに示すことを中心に、トレーニング計画を立てます。
- チームがアプリを実際に試すことができる、ランチ & ラーニング セッションを開催する
- 実際のユースケースに合わせた部門別のトレーニングを提供する (推進者が主導するのが理想)
- これらのセッションを記録して、新入社員のオンボーディングに再利用する
8. オープンなフィードバック ループを維持する
ユーザーが「意見を聞いてもらえている」と感じたときが、ロールアウトの絶好のチャンスです。推進者、Slack や Teams チャンネル、アンケート、またはサービス デスクを通じて、フィードバックをどのように収集し、対応するかを定義してください。適切なフィードバック ループは、懸念事項に迅速に対処し、ベスト プラクティスを収集し、導入がもたらすビジネス成果を追跡するのに役立ちます。