Guía de adopción de Cloud
Los recursos que necesitas para crear y ejecutar un plan de adopción y gestión de cambios exitoso
Guía de adopción y gestión de cambios de Atlassian
En esta guía, analizamos las mejores prácticas y ofrecemos consejos para implementar correctamente Atlassian Cloud en toda tu organización y a gran escala, de modo que puedas impulsar cambios duraderos en la forma en que los equipos trabajan y colaboran. La guía explica cómo crear tu estrategia, formar tu equipo principal, definir los parámetros del éxito, conseguir el beneplácito del equipo ejecutivo, fomentar una comunidad de mejores usuarios, diseñar una estrategia de comunicación y desarrollar formación y soporte eficaces.
Por qué la gestión de cambios es importante para tu organización
Nuestros clientes confían en Atlassian para impulsar los procesos empresariales cruciales para su misión. A medida que avanzan en la transformación digital y adoptan formas ágiles de trabajo, muchos están migrando sus conjuntos de herramientas a Atlassian Cloud para reducir los gastos generales, reasignar los costes de infraestructura, acelerar la productividad y disfrutar de la tranquilidad que ofrecen la seguridad y el cumplimiento integrados.
Para obtener el máximo retorno de la inversión, no basta con comprar la suscripción: necesitas que tus equipos utilicen Atlassian Cloud de forma activa para potenciar su trabajo diario. El éxito depende de la adopción, que requiere orientar al personal en el proceso de cambio.
Para obtener el máximo rendimiento de su nueva inversión en Cloud, sus equipos deben crear una rutina coherente para utilizar las aplicaciones con el fin de coordinarse y trabajar de forma conjunta. Atlassian Cloud proporciona ese marco y ofrece a los equipos prácticas recomendadas repetibles para colaborar, intercambiar conocimientos y ejecutar el trabajo a escala. Con el tiempo, estas rutinas se convertirán en hábitos que reforzarán el trabajo en equipo y tendrán un impacto duradero en el negocio.
Por ello, es fundamental elaborar un plan de gestión de cambios eficaz. Desde la aprobación de las partes interesadas hasta la formación de los usuarios, un plan bien diseñado ayuda a los equipos a adoptar nuevas herramientas, migrar correctamente y sacar el máximo partido a largo plazo de Atlassian Cloud. Profundicemos en ello.
Los cambios duraderos requieren esfuerzo
Hasta cierto punto, todos estamos cansados de los cambios. Ya sea una nueva herramienta o un nuevo proceso que tengamos que seguir, parece que siempre hay algo que está cambiando. Es importante tener esto en cuenta a la hora de crear un plan para implementar cualquier cambio en un equipo, no solo los cambios de tecnología o software. Para minimizar las incomodidades causadas por los cambios, conviene que todas las piezas se muevan en la misma dirección. Eso significa que las personas, los procesos y las herramientas tienen que trabajar en armonía para lograr cambios eficaces y duraderos.
En última instancia, la adopción definitiva depende de cómo se perciba el cambio en el día a día. Si los usuarios obtienen beneficios tangibles, como resultados más rápidos, menos trabajo manual y nuevas posibilidades, es mucho más probable que acepten el cambio. Intenta crear un entorno en el que los usuarios quieran usar las herramientas en la nube porque les facilitan el trabajo y les ofrecen mejores resultados.
Ventajas de un programa exitoso de adopción y gestión de cambios
Un programa de adopción estratégica y gestión de cambios ofrece tres resultados clave:
1. Aumento de la productividad
Una gestión adecuada de los cambios, con formación y asistencia específicas, permite a los usuarios empezar a trabajar desde el primer día. En lugar de tener que buscar credenciales de inicio de sesión o documentación, los equipos se pueden centrar en los objetivos empresariales que impulsan los resultados.
2. Reducir la shadow IT
Al implementar las aplicaciones de Atlassian de forma estratégica, te aseguras de que los equipos entiendan cuándo y cómo usar cada aplicación para sus necesidades específicas. Si se cumplen los requisitos tecnológicos a través de los canales de formación y comentarios adecuados, los equipos no buscarán alternativas no autorizadas que generen riesgos técnicos, de facturación y de seguridad.
CONSEJO: utiliza el descubrimiento de productos automático (disponible con Atlassian Guard o Cloud Enterprise) para identificar las instancias no autorizadas de tu organización y consolidarlas bajo la gestión oficial de TI.
3. Ahorro de tiempo y dinero
Una planificación exhaustiva de la migración con una implementación cuidadosa reduce las solicitudes de soporte técnico posteriores a la migración y evita costosas repeticiones. Los equipos que no se adaptan a los cambios suelen requerir costosas reimplementaciones.
Obstáculos habituales para una adopción exitosa
A pesar de las ventajas anteriores, el cambio rara vez ocurre de forma orgánica. Los obstáculos más frecuentes son:
- Inercia y resistencia a nuevos procesos
- Descoordinación de objetivos entre los equipos comerciales y de TI
- Respaldo insuficiente por parte de los principales responsables de la toma de decisiones
- Confusión en el cronograma sobre las fases de implementación
- Propuesta de valor poco clara para los usuarios finales
- Sobrecarga de herramientas sin pautas de uso
La introducción de un plan de gestión de cambios garantiza que los equipos entiendan qué está cambiando, cómo, por qué y cuándo, además de proporcionar los conocimientos y recursos necesarios para tener éxito. En el resto de esta guía, se detallan los pasos probados para prepararse de cara al cambio e impulsar una adopción a largo plazo.
CONSEJO: descarga nuestra plantilla de plan de gestión de cambios para estructurar tu transformación digital y aplicar las estrategias que se describen en esta guía. La plantilla del plan de gestión de cambios te ayudará a planificar y ejecutar la migración a Cloud, al tiempo que mantienes informadas e involucradas a todas las partes interesadas.
Paso 4: Define el alcance de la implementación
Tu estrategia de implementación establece el contexto para la adopción. Tanto si lanzas por fases como si lo haces todo a la vez, elige el enfoque que mejor se adapte al tamaño, la cultura y las metas de tu organización. Si el alcance está bien definido, los equipos saben qué esperar, lo que genera confianza en el cambio.
Implementación total
Implanta Atlassian Cloud en toda tu organización al mismo tiempo mediante el enfoque de "lift and shift", es decir, el realojamiento. Esto viene bien para las transformaciones digitales en toda la empresa o para los mandatos impulsados por el liderazgo, ya que crea una coordinación y un impulso inmediatos.
Implementación gradual
Implementa el servicio por departamento o grupo piloto, aplicando todo lo aprendido en cada nueva fase. Este enfoque ofrece un apoyo orientado, reduce el riesgo y crea casos de éxito que generan entusiasmo desde el principio.
Priorizar los departamentos
Si eliges una implementación gradual, empieza por los departamentos que colaboran estrechamente. Estos usuarios suelen utilizar las mismas herramientas y pueden colaborar para normalizar los nuevos procesos. Esto te ayudará a priorizar los casos prácticos más adelante (tal como se detalla en el paso 5). También puedes plantearte hacer primero la implementación en los equipos o departamentos que tienen fama de estar abiertos al cambio; así tendrás menos resistencia al principio.
Independientemente del enfoque que elijas, asegúrate de tener en cuenta la fórmula del cambio:
- ¿A quién afecta? (Personas)
- ¿Cómo se verán afectados? ¿Qué cambiará? (Procesos)
- ¿Qué herramientas se utilizarán? (Herramientas)
CONSEJO: Si vas a migrar más de 1000 usuarios, contacta con los expertos de Atlassian para que validen tu enfoque. Con la orientación personalizada te aseguras de que la implementación sea fluida, escalable y esté optimizada para alcanzar el éxito.
Run steps 5-8 in parallel
Steps 5–8 work best when run in parallel, rather than sequentially, because these activities inform each other. For example, your Champions will help you understand what users need and which use cases matter most, which in turn will shape your communications and training plans. Running these steps at the same time creates tighter feedback loops and ensures every team gets the right comms, training, and support needed at the outset of your Atlassian Cloud launch.
Paso 6: Identifica los principales casos prácticos
La adopción tiene éxito cuando los equipos ven que se resuelven los problemas reales. Centra la implementación en los casos prácticos más importantes de cada departamento, de forma que los usuarios conecten inmediatamente las aplicaciones de Atlassian a su trabajo diario.
Detecta los desafíos
Para hacerlo, debes identificar los desafíos actuales y determinar cómo puedes usar las aplicaciones de Atlassian para resolverlos. Trabaja con expertos en la materia para identificar los puntos problemáticos entre los equipos. Pregunta dónde se ralentizan los procesos, se interrumpen las transferencias o se pierde la actividad. Estos desafíos son los mejores puntos de entrada para la adopción.
Define casos prácticos
Una vez que hayas definido el alcance de la implementación y hayas decidido en qué departamentos se realizará primero, podrás elegir los casos de uso por departamento. De nuevo, trabaja con los expertos en la materia de tu empresa para identificar los casos prácticos adecuados, ya que pueden parecer distintos en la nube o ser completamente nuevos.
Aquí tienes un ejemplo de cómo puedes identificar casos de uso para cada departamento (o para toda la organización):
How often should you communicate?
Repetition is key. It’s not realistic to expect a single announcement to reach everyone, so plan for multiple communications through different channels. Allow teams time to get comfortable with the change so they’re ready when rollout happens.
Who will the sender(s) be?
People are more likely to act on messages from leaders they trust. Enlist your Executive Sponsor (Step 3) and Champions (Step 5) to deliver updates. Their involvement boosts visibility and credibility.
Which channel(s) should you use?
Because you’ll be sending multiple communications, you’ll want to use a mix of channels to maximize reach:
- Email and/or Loom from Executive Sponsor
- Corporate intranet or newsletters
- Slack, Teams, Zoom background, desktop screensaver
- Town halls or team meetings
- Physical signage or swag (posters, laptop stickers)
- Introduction gadget on the default Jira dashboard
- Announcements and/or banners on the Data Center Confluence home page, Jira home page, or in the Jira Service Management help center and portal.
When and what are you communicating?
While there is no perfect recipe for communications to users, we have created a framework you can leverage. This is just a recommendation, as the timing of each phase will be specific to your migration planning. You’ll likely have additional comms sent to subgroups, for example, when you are recruiting Champions or preparing your help desk team for an influx in support tickets around launch. We have templates for each of the emails outlined below that you can customize for your organization.
Es posible que aparezcan más casos prácticos de los que puedas encargarte a la vez, así que empieza por lo más sencillo y prioriza con cuáles comenzar. Prioriza según el impacto empresarial y la preparación del equipo, y luego haz una prueba piloto con un grupo voluntario. Los primeros logros generan estudios de casos internos e impulsan una implementación más amplia.
Paso 7: Crea un plan de formación y soporte
Gracias a la formación, los equipos confiarán en Atlassian Cloud desde el primer día. Un plan bien pensado proporciona a los usuarios los conocimientos necesarios y crea canales de soporte que mantienen la adopción a lo largo del tiempo.
Diseña una formación para todos los aprendices
Ofrece recursos en varios formatos para que coincidan con diferentes estilos de aprendizaje, como guías escritas, vídeos y demostraciones interactivas. Céntrate en las tareas que los usuarios realizan con más frecuencia, como crear incidencias de Jira o editar páginas de Confluence, para que la formación sea relevante desde el principio.
Crea listas de comprobación para la incorporación
Proporciona una lista de comprobación sencilla para los nuevos usuarios, que abarque tanto las tareas universales (por ejemplo, establecer zonas horarias) como las configuraciones exclusivas de tu organización. Una guía clara reduce la confusión y facilita la comprensión de las nuevas herramientas en la nube.
También puedes remitir a los usuarios a nuestros cursos de aprendizaje bajo demanda para que vean las diferencias entre la opción autogestionada y la nube, lo que permite una transición rápida a la nube de Jira, Confluence y Jira Service Management.
Impulsa al equipo de TI y a los campeones
Entrena a tu red de administradores de TI y a los campeones junto con los usuarios finales. Así garantizas que tu equipo de soporte esté preparado para resolver las incidencias rápidamente, mientras que los campeones pueden responder a las preguntas y compartir las prácticas recomendadas con sus equipos.
Proporciona asistencia continua
Configura los canales de Slack o Teams, donde los usuarios pueden hacer preguntas y obtener respuestas rápidamente. Anima a los campeones a supervisar estos espacios, lo que permite escalar el soporte más allá de TI.
CONSEJO: Usa esta guía y las preguntas frecuentes como base de formación sobre las aplicaciones en la nube. Incluye cambios importantes que tratar antes del lanzamiento y aborda las preguntas frecuentes de los nuevos usuarios.
Design training for all learners
Offer resources in multiple formats to match different learning styles, such as written guides, videos, and interactive demos. Focus on the tasks users perform most often, like creating Jira issues or editing Confluence pages, so training feels immediately relevant.
Create onboarding checklists
Provide a simple checklist for first-time users, covering both universal tasks (e.g., setting time zones) and configurations unique to your organization. Clear guidance reduces confusion and accelerates comfort with new cloud tools.
You can also direct users to our on-demand Learning courses to highlight differences between Data Center and Cloud, making for a quick cloud transition to Jira, Confluence, and Jira Service Management.
Empower IT and Champions
Train your network of IT admins and Champions alongside end users. This ensures your support team is prepared to resolve issues quickly, while Champions can answer questions and share best practices within their teams.
Provide ongoing support
Set up Slack or Teams channels where users can ask questions and get quick answers. Encourage Champions to monitor these spaces, helping scale support beyond IT.
TIP: Use this guide and your own custom FAQ document as a cloud app training foundation. The guide outlines important changes to cover before launch and can be used to probe questions asked by new users. Then, use your own FAQ as a living document to capture and address the frequently asked questions throughout the life of the app.
Step 8: User acceptance testing
Adoption succeeds when teams see real problems solved. Focus your rollout on use cases that matter most to each department, so users immediately connect Atlassian apps to their daily work.
Uncover challenges
To do this, you need to identify current challenges and determine how you can use Atlassian apps to help solve them. Work with business SMEs to identify pain points across teams. Ask where processes slow down, handoffs break, or work gets lost. These challenges are your best entry points for adoption.
Define use cases
Once you’ve scoped your rollout and prioritized which departments will implement first, you can then choose use cases by department. Again, work with your business SMEs to identify the right use cases, as they may look different in cloud or be entirely new.
Here’s an example of how you could identify which use cases you’d like to land in each department (or across the entire organization):
Department | Current Challenges | Use Cases |
|---|---|---|
| Marketing | Current Challenges
| Use Cases
|
| HR | Current Challenges
| Use Cases
|
| Legal | Current Challenges
| Use Cases
|
| Operations | Current Challenges
| Use Cases
|
You may uncover more use cases than you can handle at once, so start small and prioritize which ones to tackle first. Prioritize by business impact and team readiness, then pilot with a willing group. Early wins create internal case studies and momentum for broader rollout.
TIP: Don’t just replicate old workflows in the cloud. Use your migration as an opportunity to simplify, modernize, and explore new capabilities built into Atlassian Cloud.
Confirm readiness
Before expanding adoption, confirm that your rollout will support teams on day one. Defining a Minimum Viable Product (MVP) and running User Acceptance Testing (UAT) ensures your migration delivers stability and business continuity.
MVP outlines the essential functionality teams need to succeed immediately after launch. This should cover 70–80% of daily tasks, focusing on business-critical workflows and features. Once the MVP is defined and agreed upon, it will be used in UAT to determine what tests are performed.
UAT validates the MVP with real users before migration. UAT confirms that workflows, integrations, and key features perform as expected, giving teams confidence and surfacing improvements early.
TIP: UAT pilot users should include Champions, power users, admins, and at least one rep from each key department. These users should provide comprehensive feedback, reduces surprises, and set a positive tone for adoption across the organization.
Cómo identificar a los campeones
Genial, te interesa crear una comunidad de campeones. Pero ¿cómo puedes identificar a las personas adecuadas para el puesto? Empieza por buscar personas que ya demuestren un gran compromiso. Los registros de auditoría te resultarán de gran utilidad para detectar a los usuarios avanzados que suelen iniciar sesión, crear incidencias en Jira o editar páginas de Confluence. A partir de ahí, sigue con otros compañeros que también estén motivados, incluso aunque no sean expertos técnicos.
Puedes ver los Registros de auditoría yendo a Configuración> Sistema> Auditoría
CONSEJO: Consulta nuestra documentación de soporte para obtener más información sobre las actividades de auditoría en Jira Cloud y Confluence Cloud.
Las organizaciones con varias aplicaciones de Atlassian pueden realizar búsquedas similares en los registros de auditoría de toda la organización, que muestran los datos de todos los productos de la nube en una sola vista. Desde la página de tu organización en admin.atlassian.com, ve a Seguridad > Supervisión > Registro de auditoría para buscar acciones clave en la aplicación, como:
Ha iniciado sesión en la cuenta
Ha creado un sitio nuevo
Ha eliminado una página de Confluence
NOTA: Para acceder a los registros de auditoría de toda la organización, necesitas una suscripción activa a Atlassian Guard Standard, que se incluye en todos los planes Enterprise o se puede comprar por separado. El seguimiento de la actividad creada por los usuarios con los registros de auditoría de toda la organización está disponible exclusivamente en los planes Enterprise.
CONSEJO: Si tienes un plan Premium o superior, usa Confluence Analytics para destacar a tus colaboradores más activos.
1. Cambio = Personas + Procesos + Herramientas
Los cambios que más éxito tienen siempre comienzan con las personas. Muchas de las iniciativas se encuentran con dificultades porque se centran solo en los procesos o la tecnología. Piensa en cómo se verá afectado cada rol, equipo o departamento y responde claramente a la pregunta "qué puedo aplicar a mi caso". Cuando los empleados descubren cómo facilita el cambio su actividad, es más probable que lo acepten.
2. La adopción es un viaje continuo
Lanzar comunicaciones de cambio es solo el principio. La verdadera adopción lleva tiempo, ya que las personas deben admitirla, aceptarla y adaptarse. Refuerza tu mensaje con actualizaciones coherentes y recuerda que la tecnología también evoluciona. Mantén a los usuarios informados sobre las nuevas funciones y mejoras para que la adopción siga creciendo.
CONSEJO: Si ya tienes un boletín, una intranet o un canal de Slack o Teams, plantéate compartir cada mes consejos y sugerencias, nuevas funciones destacadas y oportunidades de formación.
3. Mantente en contacto con los usuarios dondequiera que estén
Muestra a los equipos cómo las nuevas aplicaciones se adaptan a sus flujos de trabajo existentes. Deja claro a qué reemplazará el nuevo proceso o herramienta y conecta la adopción directamente con su actividad diaria. La empatía es clave: cuando los usuarios ven continuidad en lugar de interrupción, el cambio se asume como más manejable.
CONSEJO: Demuestra cómo las aplicaciones de Atlassian, como Jira, se integran con herramientas como Slack. Las integraciones facilitan las transiciones y muestran a los usuarios cómo Cloud mejora, en lugar de interrumpir, su actividad. Obtén más información sobre las integraciones aquí.
4. La aceptación debe empezar desde arriba
Si, mientras planificas tu implementación, cuentas con altos ejecutivos y líderes que respalden el cambio, puede ayudar a que haya una aceptación más amplia del cambio en la organización. Además de tus patrocinadores ejecutivos formales, intenta que un grupo adicional de altos directivos respalde la iniciativa. Bastaría con que reenvíen el anuncio a sus departamentos para demostrar que están de acuerdo y que lo apoyan. También recomendamos organizar una sesión de formación específica para los altos directivos, para que sepan cómo se verán afectados sus equipos.
La aceptación del liderazgo acelera la adopción. Junto con el patrocinador ejecutivo, involucra a otros líderes sénior para que respalden el cambio. Incluso los gestos más sencillos, como enviar anuncios de lanzamiento o asistir a una sesión de formación, demuestran a los equipos que esta iniciativa es importante. También recomendamos organizar una formación dedicada a líderes para ayudarlos a comprender tanto las herramientas como la perspectiva del usuario.
5. Crea una comunidad de campeones con antelación
Involucra a tus campeones cuanto antes. Su entusiasmo y credibilidad impulsan la adopción en los departamentos antes de implementarlo en el resto de la empresa. Un programa piloto para los campeones les permite probar primero las herramientas, involucrar a sus compañeros y ofrecer comentarios valiosos que refuercen tu lanzamiento en general.
6. Haz que el cambio sea divertido
Si es apropiado, gamifica la adopción con actividades alegres que fomenten la aceptación y el compromiso.
- Competiciones amistosas entre departamentos sobre el uso de herramientas
- Una convocatoria para el caso práctico más creativo
- Los beneficios y los casos prácticos en un boletín mensual
7. Mostrar es mejor que contar
Las demostraciones siempre son más eficaces que las instrucciones por sí solas. Diseña un plan de formación para enseñar a los usuarios cómo funcionan las herramientas en escenarios reales.
- Organiza sesiones de almuerzo y aprendizaje en las que los equipos puedan probar aplicaciones de forma práctica
- Ofrece formación específica para cada departamento que pueda aplicarse a casos prácticos reales (idealmente dirigida por campeones)
- Graba estas sesiones para reutilizarlas para la incorporación de nuevos empleados
8. Mantén un circuito de comentarios abierto
Los lanzamientos se adoptan mejor cuando los usuarios se sienten escuchados. Define cómo se recopilarán los comentarios y cómo se actuará en consecuencia, ya sea a través de los canales de Campeones, Slack o Teams, las encuestas o tu centro de asistencia. Un buen ciclo de comentarios permite abordar las inquietudes rápidamente, capturar las prácticas recomendadas y hacer un seguimiento de los resultados empresariales que ofrece la adopción.