DVLA + Atlassian
Po czterech miesiącach w nowym środowisku cieszymy się, że podjęliśmy właściwą decyzję o przejściu na platformę Atlassian Cloud. Nie było praktycznie żadnych przestojów, opinie użytkowników są dobre i udało nam się ograniczyć koszty ogólne obsługi technicznej, na co liczyliśmy.
Simon Logan
Inżynier ds. rozwiązań chmurowych
TBD
godzin oszczędności czasu na obsłudze technicznej rocznie
Branża
Administracja publiczna
Lokalizacja
Europa, Bliski Wschód i Afryka
Liczba użytkowników
1200
Brytyjska Agencja Rejestracji Kierowców i Pojazdów pracuje bardziej inteligentnie dzięki Atlassian Cloud
Po pięciu latach korzystania z narzędzi Atlassian lokalnie, w środowisku AWS agencji DVLA istniało ponad 800 stanowisk Confluence i Jira oraz około 200 projektów Jira, dlatego zdecydowano się poświęcić znaczną ilość czasu i energii na opracowanie strategii migracji. W zaledwie kilka miesięcy od przeniesienia do chmury zdołano ograniczyć liczbę przestojów, zwiększyć bezpieczeństwo i poprawić skuteczność współpracy.
Wyobraź sobie arkusz kalkulacyjny zawierający blisko 100 milionów rekordów, z których każdy znajduje się w odrębnym wierszu. Trudno to sobie wyobrazić, prawda? Właśnie za taką ilość informacji odpowiada Brytyjska Agencja Rejestracji Kierowców i Pojazdów (DVLA). Baza danych tej instytucji licząca ponad 49 milionów rekordów kierowców i ponad 40 milionów rekordów pojazdów stanowi podstawę funkcjonowania brytyjskiego wydziału komunikacji. Prowadzenie podlegającej licznym przepisom instytucji administracji publicznej nie jest łatwe, podobnie jak zarządzanie jej procesami i procedurami wewnętrznymi, a to wszystko przy zachowaniu najwyższego poziomu bezpieczeństwa wszystkich systemów. Gdy zatem agencja DVLA zdecydowała się nadać priorytet kosztom ogólnym konserwacji i hostingu oraz objąć je zarządzaniem, a dodatkowo ograniczyć czas obsługi technicznej, przejście do Atlassian Cloud Premium okazało się najlepszym rozwiązaniem.
Po pięciu latach korzystania z narzędzi Atlassian lokalnie, w środowisku AWS agencji DVLA istniało ponad 800 stanowisk Confluence i Jira oraz około 200 projektów Jira, dlatego zdecydowano się poświęcić znaczną ilość czasu i energii na opracowanie strategii migracji. Do zadań agencji DVLA należy odpowiednie opodatkowanie kierowców i pojazdów oraz dopuszczenie ich do poruszania się po drogach w sposób możliwie jak najprostszy, najbezpieczniejszy i najbardziej wydajny dla społeczeństwa, dlatego sprawne przeprowadzenie migracji miało krytyczne znaczenie. Zainwestowała ona w liczne migracje testowe, które umożliwiły bezbolesne przeprowadzenie tego ruchu, uzyskanie doskonałych opinii użytkowników końcowych po migracji i zaoszczędzenie 240 cennych godzin obsługi technicznej rocznie.
Rozbudowana faza wstępnego planowania pomogła nam dopracować wszelkie niedociągnięcia procesu jeszcze przed migracją, dzięki czemu przebiegł on znacznie sprawniej”.
Simon Logan
Inżynier ds. rozwiązań chmurowych
Należyta staranność przed rozpoczęciem migracji
Aby zainicjować proces zatwierdzania migracji do chmury, inżynier ds. rozwiązań chmurowych DVLA, Simon Logan, wraz ze swoim zespołem opracowali uzasadnienie biznesowe i już na wczesnym etapie procesu zaangażowali wewnętrznych interesariuszy, w tym dział zamówień, coachów odpowiedzialnych za wdrażanie metodyk Agile oraz grupę ds. cyberbezpieczeństwa i ochrony informacji. Aby usprawnić proces migracji, agencja DVLA uporządkowała swoją instancję i przeprowadziła ocenę posiadanych aplikacji w ciągu sześciu miesięcy poprzedzających datę migracji.
„Wyłączyliśmy użytkowników, którzy nie dokonali uwierzytelnienia przez sześć tygodni, i skontaktowaliśmy się z administratorami przestrzeni i projektów, które sprawiały wrażenie nieaktywnych” — wspomina Simon. „Dzięki temu udało nam się pozbyć 10% wszystkich przestrzeni i projektów, a instancja była bardziej uporządkowana przed przystąpieniem do migracji”.
Za pomocą narzędzia Confluence Cloud Migration Assistant agencja DVLA przeprowadziła migrację danych do próbnej instancji Cloud prosto z interfejsu użytkownika wersji Server, bez konieczności korzystania z wiersza poleceń. Ich instancja Jira również została skopiowana. „Rozbudowana faza wstępnego planowania pomogła nam dopracować wszelkie niedociągnięcia procesu jeszcze przed migracją, dzięki czemu cały proces dla nas przebiegł znacznie sprawniej” — opowiada Simon.
Mniej przestojów i najwyższy poziom bezpieczeństwa w chmurze
Agencja DVLA, jako jednostka administracji publicznej podlegająca licznym przepisom, musi stuprocentowo polegać na swojej niezawodności, a Atlassian Cloud zapewnia jej bezpieczeństwo, możliwości zarządzania oraz ochronę prywatności danych, których potrzebuje w celu podtrzymania tej wiarygodności. DVLA wykorzystuje do uwierzytelniania usługę Active Directory (AD), a Atlassian Access umożliwia powiązanie posiadanej instancji AD z platformą Atlassian Cloud. Simon wyjaśnia, że agencja zdecydowała się na plan Atlassian Cloud Premium z uwagi na możliwość utworzenia listy dozwolonych konkretnych zakresów adresów IP, która pozwala jej ograniczyć instancję do konkretnych tras, takich jak rozwiązanie VPN Global Protect. „Były także inne zalety, które wydały nam się interesujące, takie jak umowa SLA i całodobowe wsparcie, a także aplikacja Advanced Roadmaps for Jira, która umożliwia tworzenie harmonogramów obejmujących wiele projektów”.
Funkcje dostępne wyłącznie w wersji Cloud, takie jak analiza, ułatwiają monitorowanie wydajności i bieżącego użycia licencji. „Dzięki temu mamy pewność, że poziom ilościowy użytkowników jest odpowiedni, oraz uzyskujemy dodatkowe korzyści. Pomoc dotycząca uprawnień jest również przydatna w Confluence, gdy próbujemy rozwiązać problemy z dostępem do stron”. Jak dodaje Simon: „Czas reakcji w środowisku Cloud jest krótszy w porównaniu z instancją Server, a dostępność jest zasadniczo bardzo dobra”.
Agencja DVLA udostępniła swoim pracownikom listę często zadawanych pytań dotyczących funkcjonowania po migracji, ale dotychczas opinie były pozytywne. „Wśród pozytywnych komentarzy dwa najpopularniejsze to: bardziej nowoczesny interfejs użytkownika oraz krótszy czas reakcji” — zaznacza Simon. „Przydatnym dodatkiem do uzasadnienia biznesowego był również rabat z tytułu migracji”.
Narzędzia Atlassian pomogły naszym ludziom i zespołom współpracować mądrzej, zwłaszcza w obecnej sytuacji, gdy wielu naszych pracowników pracuje z domu”.
Simon Logan
Inżynier ds. rozwiązań chmurowych
Lepsza współpraca między zespołami
Zastosowanie narzędzi Atlassian w agencji DVLA nie ogranicza się wyłącznie do zespołu IT — zespoły ds. zasad i planowania, szkoleń oraz architektury korporacyjnej to zaledwie niektóre spośród innych grup, które również czerpią korzyści z lepszej jakości współpracy i komunikacji. „Narzędzia Atlassian pomogły naszym ludziom i zespołom współpracować mądrzej, zwłaszcza w obecnej sytuacji, gdy wielu naszych pracowników pracuje z domu, częściowo w związku z pandemią COVID-19” — mówi Simon. Codzienne spotkania stand-up oraz inne wydarzenia Agile są przeprowadzane za pomocą systemu Jira, a raporty ze sprintów znajdują się w Confluence. „Harmonogramy dostarczają dobrego obrazu sytuacji z perspektywy planowania, bez konieczności głębszego analizowania bardziej szczegółowych kwestii technicznych” — dodaje.
Dla innych agencji administracji publicznej rozważających migrację Simon ma jedną radę: „Zaplanujcie wszystko w dostatecznym stopniu i ponawiajcie migrację jednorazową, ile tylko trzeba, aby zyskać całkowitą pewność, że wszystko przebiegnie pomyślnie”.
„Po czterech miesiącach w nowym środowisku cieszymy się, że podjęliśmy właściwą decyzję o przejściu na platformę Atlassian Cloud. Nie było praktycznie żadnych przestojów, opinie użytkowników są dobre i udało nam się ograniczyć koszty ogólne obsługi technicznej, na co liczyliśmy”.
Następna historia
Rockwell Automation
Rockwell Automation tworzy bezpieczniejsze, bardziej połączone przedsiębiorstwa dzięki migracji do Atlassian Cloud
Zrób kolejny krok
Czy rozważasz przejście do chmury?
Następna historia
.svg?cdnVersion=1605){kind=logo}