DVLA + Atlassian
Vier Monate später freuen wir uns über die Entscheidung, dass wir zu Atlassian Cloud gewechselt haben. Es gab praktisch keine Ausfallzeiten, dafür gutes Benutzerfeedback und die erhofften Einsparungen beim Engineering-Aufwand.
Simon Logan
Cloud Engineer
TBD
eingesparte Entwicklungsstunden pro Jahr
Branche
Behörden
Standort
Europa, Naher Osten und Afrika
Anzahl Benutzer
1.200
Atlassian Cloud verbessert die Zusammenarbeit in der britischen Kfz-Zulassungsstelle (Driver and Vehicle Licensing Agency)
Nach fünf Jahren Nutzung von lokalen Atlassian-Tools in ihrer eigenen AWS-Umgebung hatte die britische Zulassungsstelle DVLA 800 Confluence- und Jira-Plätze sowie ca. 200 Jira-Projekte angehäuft. Da war die Zeit reif, um viel Zeit und Energie in die Entwicklung einer Migrationsstrategie zu stecken. Einige Monate nach ihrer Umstellung auf die Cloud profitiert die Zulassungsstelle von weniger Ausfallzeiten, einer besseren Sicherheit und einer effektiveren Zusammenarbeit.
Stelle dir eine Kalkulationstabelle mit knapp 100 Millionen Einträgen vor, die alle auf einer eigenen Zeile stehen. Ganz schön schwierig, oder? Genau das ist die Menge an Informationen, für die die britische Driver and Vehicle Licensing Agency (DVLA) verantwortlich ist. Ihre Datenbank – mit mehr als 49 Millionen Fahrer- und über 40 Millionen Fahrzeugdaten – ist quasi das Rückgrat des britischen Verkehrsministeriums. Der Betrieb einer regulierten Regierungsbehörde dieser Größe ist kein leichtes Unterfangen. Ebenso wenig ist es die Verwaltung ihrer internen Prozesse und Verfahren und die gleichzeitige Aufrechterhaltung der Sicherheit von sämtlichen Systemen. Als die DVLA beschloss, den Wartungsaufwand und die Hosting-Kosten zu priorisieren und zu verwalten sowie mehr Zeit für das Engineering verfügbar zu machen, wusste die Behörde, dass ein Umstieg auf Atlassian Cloud Premium die beste Option war.
Nach fünf Jahren Nutzung von lokalen Atlassian-Tools in ihrer eigenen AWS-Umgebung hatte die britische Zulassungsstelle DVLA 800 Confluence- und Jira-Plätze sowie ca. 200 Jira-Projekte angehäuft. Da war die Zeit reif, um viel Zeit und Energie in die Entwicklung einer Migrationsstrategie zu stecken. Die DVLA hat dafür zu sorgen, dass die richtigen Fahrzeughalter und Fahrzeuge so einfach, sicher und effizient wie möglich besteuert und für die Straße zugelassen werden. Die Migration musste deshalb möglichst reibungslos verlaufen. Sie investierte in eine Reihe von Testmigrationen, die ihr einen nahtlosen Übergang ermöglichte. Das Feedback der Endbenutzer war nach der Migration großartig und es konnten jährlich 240 Stunden wertvolle Engineering-Zeit eingespart werden.
Die umfangreiche Vorausplanungsphase hat uns geholfen, vor der Migration alle Probleme im Prozess zu beheben. Dadurch verlief er wesentlich reibungsloser."
Simon Logan
Cloud Engineer
Gebührende Sorgfalt vor der Migration
Um den Genehmigungsprozess für die Migration in die Cloud anzustoßen, erstellten der Cloud Engineer Simon Logan und sein Team bei der DVLA einen Business Case und banden interne Stakeholder wie die Beschaffungsabteilung, Agile Coaches und die Cyber Security and Information Assurance Group früh in den Prozess ein. Und um die Migration noch reibungsloser zu gestalten, bereinigte die DVLA ihre Instanz und bewertete ihre Apps in den sechs Monaten vor dem Migrationstermin.
"Wir haben Benutzer deaktiviert, die sich seit sechs Wochen nicht authentifiziert hatten, und Administratoren für Bereiche und Projekte kontaktiert, die inaktiv zu sein schienen", so Simon. "Auf diese Weise haben wir es geschafft, 10 % unserer gesamten Bereiche und Projekte zu entfernen, was vor der Migration für eine übersichtlichere Instanz sorgte."
Mithilfe des Confluence Cloud Migration Assistant migrierte die DVLA Daten ohne den Einsatz einer Befehlszeile von ihrer Server-Benutzeroberfläche zur Test-Cloud-Instanz. Ihre Jira-Instanz wurde ebenfalls in die Cloud kopiert. "Die umfangreiche Vorausplanungsphase hat uns geholfen, vor der Migration alle Probleme im Prozess zu beheben. Dadurch verlief er wesentlich reibungsloser." sagt Simon.
Weniger Ausfallzeiten und erstklassige Sicherheit in der Cloud
Als regulierte Regierungsbehörde hängt der Erfolg oder Misserfolg der DVLA von ihrer Zuverlässigkeit ab. Und Atlassian Cloud bietet der Zulassungsstelle die nötige Sicherheit, Governance und Datenschutz, um diese Vertrauenswürdigkeit aufrechtzuerhalten. Die DVLA verwendet Active Directory (AD) zur Authentifizierung und Atlassian Access, um ihre AD-Instanz mit Atlassian Cloud zu verknüpfen. Simon erklärt, dass sich die Zulassungsstelle für Atlassian Cloud Premium entschieden hat, weil sie damit bestimmte IP-Bereiche auf die Whitelist setzen kann. Dadurch kann die DVLA ihre Instanz für bestimmte Routen wie die GlobalProtect VPN-Lösung sperren. "Es gab noch andere attraktive Vorteile, wie das Service Level Agreement (SLA), den durchgängigen Zugang zu Support sowie die Lösung Advanced Roadmaps für Jira, die Roadmaps für mehrere Projekte ermöglicht."
Reine Cloud-Funktionen wie Analysen erleichtern die Überwachung der Leistung und gewähren einen guten Überblick über die Lizenznutzung. "Damit wird sichergestellt, dass wir die korrekte Lizenzstufe nutzen und von einem besseren Preis-Leistungs-Verhältnis profitieren. Auch der Berechtigungshelfer in Confluence ist nützlich, wenn man versucht, Probleme mit dem Seitenzugriff zu beheben." Simon fügt hinzu: "Die Reaktionszeit in der Cloud hat sich im Vergleich zur Server-Instanz verbessert und die Verfügbarkeit war im Allgemeinen sehr gut."
Die DVLA stellt Mitarbeitern für die Zeit nach der Migration eine Liste mit häufig gestellten Fragen zur Verfügung. Das Feedback war bisher aber positiv. "Eine modernere Benutzeroberfläche und schnellere Reaktionszeiten wurden in zwei Kommentaren positiv erwähnt", sagt Simon. "Der Migrationsrabatt machte sich im Business Case ebenfalls nicht schlecht!"
Die Tools von Atlassian haben unseren Mitarbeitern und Teams geholfen, intelligenter zusammenzuarbeiten, und das insbesondere unter den aktuellen Umständen, wo viele unserer Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten."
Simon Logan
Cloud Engineer
Bessere Zusammenarbeit zwischen Teams
Die Verwendung von Atlassian-Tools durch DVLA beschränkt sich aber nicht nur auf das IT-Team. Auch Richtlinien-, Planungs- und Schulungsteams sowie Enterprise Architects gehören zu den anderen Gruppen, die ebenfalls von einer besseren Zusammenarbeit und Kommunikation profitieren. "Die Cloud-Produkte von Atlassian haben unseren Mitarbeitern und Teams geholfen, intelligenter zusammenzuarbeiten, und das insbesondere unter den aktuellen Umständen, wo viele zum Teil wegen COVID-19 von zu Hause aus arbeiten", sagt Simon. Täglich werden Standup-Meetings und andere agile Zeremonien mithilfe von Jira durchgeführt und Sprint-Berichte sind live in Confluence verfügbar. Er fügt hinzu: "Roadmaps bieten für die Planung und Terminierung einen guten Überblick. Man muss dafür nicht unbedingt tief in die technischen Probleme einsteigen."
Simon rät anderen Regierungsbehörden, die ebenfalls über eine Migration nachdenken, Folgendes: "Stellt sicher, dass ihr ordentlich plant und die Umstellung so häufig übt, bis ihr euch eurer Sache sicher seid."
"Vier Monate später freuen wir uns über die Entscheidung, dass wir zu Atlassian Cloud gewechselt sind. Es gab praktisch keine Ausfallzeiten, dafür gutes Benutzerfeedback und die erhofften Einsparungen beim Engineering-Aufwand."
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