DVLA + Atlassian
A quattro mesi dal passaggio, siamo felici di aver preso la decisione giusta adottando Atlassian Cloud. Non abbiamo praticamente sperimentato nessun tempo di inattività, abbiamo ricevuto feedback positivi da parte dei clienti e abbiamo raggiunto l'obiettivo di risparmio sui costi generali di progettazione.
Simon Logan
Atlassian Cloud Engineer
TBD
ore di tempo di progettazione risparmiate ogni anno
Settore
Governo
Località
Europa, Medio Oriente e Africa
Numero di utenti
1.200
La Driver and Vehicle Licensing Agency del Regno Unito ha reso le operazioni più intelligenti con Atlassian Cloud
Dopo un utilizzo quinquennale degli strumenti on-premise di Atlassian nel proprio ambiente AWS, la DVLA aveva accumulato più di 800 postazioni Confluence e Jira e circa 200 progetti Jira. Era quindi pronta a dedicare una grande quantità di tempo ed energie allo sviluppo di una strategia di migrazione. Molti mesi dopo il passaggio al cloud, l'Agenzia ha registrato una riduzione dei tempi di inattività, maggiore sicurezza e una collaborazione più efficace.
Immaginiamo di avere un foglio di calcolo con quasi 100 milioni di record, ciascuno sulla propria riga. Difficile, vero? Questa è la quantità di informazioni di cui la Driver and Vehicle Licensing Agency (DVLA) del Regno Unito è responsabile. Il database dell'Agenzia, contenente più di 49 milioni di record sui guidatori e più di 40 milioni di dati sui veicoli, è la colonna portante del dipartimento dei trasporti britannico. Amministrare un'agenzia pubblica di queste dimensioni non è un'impresa da poco, così come non lo è gestire le sue procedure e i suoi processi interni, garantendo al contempo il massimo livello di sicurezza tra i diversi sistemi. Pertanto, quando ha deciso di gestire e dare la priorità ai costi generali di manutenzione e hosting e di risparmiare sul tempo dedicato alla progettazione, la DVLA sapeva che il passaggio ad Atlassian Cloud Premium era l'opzione migliore.
Dopo un utilizzo quinquennale degli strumenti on-premise di Atlassian sul proprio dominio AWS, la DVLA aveva accumulato più di 800 postazioni Confluence e Jira e circa 200 progetti Jira. Era quindi pronta a dedicare una grande quantità di tempo ed energie allo sviluppo di una strategia di migrazione. Il lavoro della DVLA è quello di tassare i guidatori e i veicoli corretti e di consentire loro di circolare su strada nel modo più semplice, sicuro ed efficiente possibile; era perciò di vitale importanza che il processo di migrazione procedesse senza intoppi. L'Agenzia ha investito in una serie di migrazioni di test che hanno agevolato il processo di transizione e permesso di ottenere feedback estremamente positivi da parte degli utenti finali in seguito alla migrazione, nonché un risparmio di 240 ore di prezioso tempo di progettazione ogni anno.
L'estesa fase di pianificazione preliminare ci ha aiutato a risolvere le imperfezioni del processo prima della migrazione, rendendolo molto più agevole."
Simon Logan
Cloud Engineer
Due diligence precedente alla migrazione
Per far partire il processo di approvazione della migrazione al cloud, Simon Logan, il Cloud Engineer della DVLA, e il suo team hanno confezionato un business case e coinvolto gli stakeholder interni, tra cui il reparto di approvvigionamento, i Coach Agile e il Cyber Security and Information Assurance Group già nelle prime fasi del processo. Inoltre, per semplificare ulteriormente il percorso di migrazione, la DVLA ha riordinato la propria istanza e condotto una valutazione delle app durante i sei mesi precedenti alla data di migrazione.
"Abbiamo disabilitato l'account degli utenti che non effettuavano l'autenticazione da sei settimane e abbiamo contattato gli amministratori di spazi e progetti visualizzati come inattivi", racconta Simon. "Grazie a questa attività, siamo riusciti a liberare il 10% degli spazi e progetti totali, riordinando l'istanza in vista della migrazione".
Con il supporto di Confluence Cloud Migration Assistant, la DVLA ha eseguito la migrazione dei dati all'istanza cloud di prova dall'interfaccia utente server senza alcun intervento dalla riga di comando. È stata copiata anche l'istanza Jira. "L'estesa fase di pianificazione preliminare ci ha aiutato a risolvere le imperfezioni del processo prima della migrazione, rendendolo molto più agevole", afferma Simon.
Tempi di inattività ridotti e sicurezza di livello eccellente nel cloud
Essendo un'agenzia pubblica, l'affidabilità è per la DVLA un aspetto cruciale. Atlassian Cloud fornisce all'agenzia la sicurezza, la governance e la privacy dei dati di cui necessita per mantenere la sua affidabilità. La DVLA utilizza Active Directory (AD) per l'autenticazione e Atlassian Access per collegare l'istanza AD ad Atlassian Cloud. Simon spiega che la scelta è ricaduta su Atlassian Cloud Premium per la possibilità offerta dalla soluzione di aggiungere all'elenco elementi consentiti intervalli di IP specifici per bloccare l'istanza su determinati percorsi, come la soluzione Global Protect VPN. "Abbiamo potuto usufruire anche di altri vantaggi molto interessanti, come lo SLA, l'assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e Advanced Roadmaps per Jira, per l'abilitazione delle roadmap su più progetti".
Le funzioni esclusive del cloud, come quelle di analisi, semplificano il monitoraggio delle prestazioni e aiutano a tenere sotto controllo l'uso delle licenze. "Possiamo avere la sicurezza di essere nel livello di licenza corretto e ottenere ulteriore valore. Inoltre, è molto utile anche la guida per le autorizzazioni di Confluence per la risoluzione dei ticket di accesso alla pagina". "Il tempo di risposta su Cloud è migliorato rispetto all'istanza Server e la disponibilità è stata in linea generale sempre molto buona", aggiunge Simon.
La DVLA mette a disposizione del personale un elenco di domande frequenti sulle attività successive alla migrazione, ma finora i feedback ricevuti sono stati positivi. "Tra gli aspetti positivi emergono l'interfaccia utente più moderna e i tempi di risposta più rapidi", precisa Simon. "Lo sconto applicato per la migrazione è stato poi un'utile aggiunta al business case"!
Con gli strumenti Atlassian, i nostri dipendenti e team hanno potuto collaborare in modo più intelligente, soprattutto in questo momento storico in cui molti di loro lavorano da casa."
Simon Logan
Cloud Engineer
Migliore collaborazione tra i team
Gli strumenti Atlassian non vengono utilizzati soltanto dal team IT della DVLA: anche i team di policy e pianificazione, quelli incaricati della formazione e gli Enterprise Architect godono di collaborazione e comunicazione migliorate. "Con i prodotti cloud di Atlassian, i nostri dipendenti e team hanno potuto collaborare in modo più intelligente, soprattutto in questo momento storico in cui molti di loro lavorano da casa in parte a causa del COVID-19", afferma Simon. Le riunioni giornaliere e le altre procedure Agile vengono svolte tramite Jira, mentre in Confluence si trovano i report sugli sprint. "Le roadmap offrono un'ottima visibilità dal punto di vista della pianificazione e della programmazione, senza dover necessariamente approfondire ulteriormente i ticket più tecnici", aggiunge.
Alle altre agenzie pubbliche che stanno prendendo in considerazione l'idea di eseguire la migrazione, Simon consiglia: "Assicuratevi di pianificare il più possibile e di fare tutte le prove di transizione che ritenete necessarie per acquisire sicurezza nel processo".
"A quattro mesi dal passaggio, siamo felici di aver preso la decisione giusta adottando Atlassian Cloud. Non abbiamo praticamente sperimentato nessun tempo di inattività, abbiamo ricevuto feedback positivi da parte dei clienti e abbiamo raggiunto l'obiettivo di risparmio sui costi generali di progettazione".
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