DVLA + Atlassian
Cuatro meses después, nos alegramos de haber tomado la decisión correcta de pasarnos a Atlassian Cloud. Prácticamente no ha habido tiempo de inactividad, hemos recibido buenos comentarios de los usuarios y hemos conseguido ahorrar lo que esperábamos en gastos generales de ingeniería.
Simon Logan
Ingeniero de Cloud
TBD
horas ahorradas al año en tiempo de ingeniería
Sector
Gobierno
Ubicación
Europa, Oriente Medio y África
Número de usuarios
1 200
Driver and Vehicle Licensing Agency es un organismo público del Reino Unido que ha hecho más inteligentes sus operaciones con Atlassian Cloud
Tras cinco años utilizando herramientas locales de Atlassian en el propio entorno de AWS de la agencia, DVLA ha reunido más de 800 licencias de Confluence y Jira, así como unos 200 proyectos de Jira, de modo que está preparada para invertir una gran cantidad de tiempo y energía en desarrollar una estrategia de migración. Varios meses después de pasarse a la nube, sigue experimentando menos tiempo de inactividad, una mejora seguridad y una colaboración más eficaz.
Imagina una hoja de cálculo con casi 100 millones de registros, con una línea por cada uno de ellos. Resulta difícil de concebir, ¿verdad? Pues de toda esa información es responsable el organismo de Reino Unido Driver and Vehicle Licensing Agency (DVLA). Su base de datos (con más de 49 millones de registros de conductores y más de 40 millones de registros de vehículos) constituye el eje del departamento de transportes de Gran Bretaña. Llevar una agencia regulada de su envergadura no es poco, como tampoco lo es gestionar sus procesos y procedimientos internos, todo ello mientras se mantiene el mayor nivel de seguridad en los sistemas. Así pues, cuando DVLA decidió priorizar y gestionar los gastos generales de mantenimiento y el coste de alojamiento, además de liberar tiempo de ingeniería, sabía que pasarse a Atlassian Cloud Premium era la mejor opción.
Tras cinco años utilizando herramientas locales de Atlassian en el propio entorno de AWS de la agencia, DVLA ha reunido más de 800 licencias de Confluence y Jira, así como unos 200 proyectos de Jira, de modo que está preparada para invertir una gran cantidad de tiempo y energía en desarrollar una estrategia de migración. El cometido de DVLA consiste en cobrar impuestos a los conductores y vehículos adecuados, así como autorizar su circulación, de la forma más sencilla, segura y eficaz posible para el público, de modo que resultaba crítico llevar a cabo su migración con fluidez. Invirtió en un montón de migraciones de prueba, con las que pudo impulsar una transición sencilla, con excelentes comentarios de usuarios finales tras la migración y 240 horas ahorradas al año de valioso tiempo de ingeniería.
La costosa fase preplanificación nos ayudó a acabar con cualquier problema en el proceso antes de la migración, lo que lo convirtió en un proceso mucho más fluido para nosotros”.
Simon Logan
Ingeniero de Cloud
Diligencia debida antes de la migración
Para iniciar el proceso de aprobación para migrar a la nube, el ingeniero de Cloud de DVLA Simon Logan y su equipo montaron un plan de negocio e involucraron a interesados internos (como el departamento de compras), a orientadores ágiles y a Cyber Security and Information Assurance Group al principio del proceso. Además, para facilitar el proceso de migración, DVLA organizó su instancia y evaluó sus aplicaciones en los seis meses anteriores a la fecha de migración.
“Desactivamos usuarios que llevaban seis semanas sin autenticarse y nos pusimos en contacto con administradores de espacios y proyectos que parecían inactivos”, señala Simon. “A través de esta práctica, conseguimos deshacernos del 10 % de nuestros espacios y proyectos totales, lo que creó una instancia más organizada antes de la migración”.
Con la ayuda de Confluence Cloud Migration Assistant, DVLA migró los datos a la instancia de prueba en la nube desde la interfaz de usuario del servidor sin línea de comandos. También se copió su instancia de Jira. “La costosa fase preplanificación nos ayudó a acabar con cualquier problema en el proceso antes de la migración, lo que lo convirtió en un proceso mucho más fluido para nosotros”, sostienen Simon.
Menos tiempo de inactividad y seguridad de primera en la nube
Como entidad gubernamental regulada, DVLA debe ser fiable, mientras que Atlassian Cloud proporciona a la agencia la seguridad, el control y la privacidad de datos que necesita para mantener esa fiabilidad. DVLA utiliza Active Directory (AD) para la autenticación y Atlassian Access para vincular su instancia de AD a Atlassian Cloud. Simon explica que eligieron Atlassian Cloud Premium por la capacidad para incluir intervalos IP específicos en la lista blanca, lo que permite a DVLA bloquear su instancia en rutas concretas, como la solución VPN de GlobalProtect. “Había otras ventajas que también resultaban atractivas, como el SLA, la asistencia ininterrumpida y Advanced Roadmaps for Jira, que permite crear hojas de ruta en varios proyectos”.
Las funciones exclusivas de la nube, como los análisis, facilitan la supervisión del rendimiento y del uso de las licencias. “Esto garantiza que nos encontramos en el nivel correcto de licencia y aporta un mejor valor. El asistente de permisos también resulta útil en Confluence a la hora de intentar depurar problemas de acceso a páginas”. Y añade Simon: “El tiempo de respuesta se ha reducido en Cloud en comparación con la instancia de Server, mientras que la disponibilidad ha sido, por lo general, muy buena”.
DVLA ofrece una lista de preguntas frecuentes para el personal con preguntas posteriores a la migración pero, hasta el momento, los comentarios han sido positivos. “Dos comentarios favorables hacían referencia a una interfaz de usuario más moderna y a la reducción de los tiempos de respuesta”, sostiene Simon. “El descuento por migración también resultó útil para el plan de negocio”.
Las herramientas de Atlassian han ayudado a nuestros trabajadores y equipos a trabajar juntos de forma más inteligente, sobre todo en el entorno actual, cuando muchos de nuestros empleados trabajan desde casa”.
Simon Logan
Ingeniero de Cloud
Mejor colaboración entre los equipos
El uso que hace DVLA de las herramientas de Atlassian no se limita al equipo de TI: política y planificación, formación y arquitectos empresariales son algunos de los otros grupos que se benefician de una mejor colaboración y comunicación. “Los productos de Atlassian Cloud han ayudado a nuestros trabajadores y equipos a trabajar juntos de forma más inteligente, sobre todo en el entorno actual, cuando muchos de nuestros empleados trabajan desde casa, en parte, debido a la pandemia de COVID-19”, sostiene Simon. Las reuniones diarias y demás protocolos ágiles se llevan a cabo mediante Jira, mientras que los informes de sprints se publican en Confluence. Añade: “Las hojas de ruta proporcionan una buena visión en lo que respecta a la planificación y la programación, sin tener que profundizar en las incidencias técnicas más detalladas”.
A otras entidades gubernamentales que se plantean migrar, Simon les aconseja lo siguiente: “Aseguraos de planificar lo suficiente y ensayar la transición todas las veces que sean necesarias hasta adquirir confianza”.
“Cuatro meses después, nos alegramos de haber tomado la decisión correcta de pasarnos a Atlassian Cloud. Prácticamente no ha habido tiempo de inactividad, hemos recibido buenos comentarios de los usuarios y hemos conseguido ahorrar lo que esperábamos en gastos generales de ingeniería”.
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