DVLA + Atlassian
Vier maanden na dato zijn we blij dat we de juiste beslissing hebben genomen om over te stappen naar Atlassian Cloud. Er is vrijwel geen downtime geweest, we kregen goede feedback van gebruikers en de besparing op technische overhead waar we op hoopten, is bereikt.
Simon Logan
Cloud Engineer
TBD
uur aan engineering per jaar bespaard
Sector
Overheid
Locatie
Europa, Midden-Oosten en Afrika
Aantal gebruikers
1200
De Britse Driver and Vehicle Licensing Agency werkt slimmer met Atlassian Cloud
Na vijf jaar on-premises tools van Atlassian binnen de eigen AWS-omgeving te hebben gebruikt, had DVLA meer dan 800 Confluence- en Jira-gebruikersposities en ongeveer 200 Jira-projecten. Men was daarmee wel klaar om tijd en energie te besteden aan het ontwikkelen van een migratiestrategie. Enkele maanden na de overstap naar de cloud ervaart het bedrijf minder downtime, betere beveiliging en effectievere samenwerking.
Stel je een spreadsheet voor met bijna 100 miljoen records, elk op een nieuwe regel. Dat is toch moeilijk voor te stellen? Maar dat is de hoeveelheid informatie waarvoor het Britse Driver and Vehicle Licensing Agency (DVLA) verantwoordelijk is. De database — met meer dan 49 miljoen bestuurdersrecords en meer dan 40 miljoen voertuigrecords — vormt de ruggengraat van het Britse Ministerie van transport. Het bestieren van een gereguleerde overheidsinstantie met deze omvang is geen geringe prestatie. Het beheren van de interne processen en procedures, en dat alles met behoud van de best mogelijke beveiliging tussen systemen, al evenmin. Dus toen DVLA besloot om prioriteit te geven aan de overhead- en hostingkosten en tijd van engineers vrij te maken, wist men dat een overstap naar Atlassian Cloud Premium de beste optie was.
Na vijf jaar on-premises tools van Atlassian binnen de eigen AWS-omgeving te hebben gebruikt, had DVLA meer dan 800 Confluence- en Jira-gebruikersposities en ongeveer 200 Jira-projecten. Men was daarmee wel klaar om tijd en energie te besteden aan het ontwikkelen van een migratiestrategie. Aan DVLA de taak om de juiste bestuurders en voertuigen zo eenvoudig, veilig en efficiënt mogelijk voor burgers te belasten en op weg te helpen. Het was dan ook van cruciaal belang dat de migratie soepel zou verlopen. De organisatie investeerde in een hele reeks testmigraties, waardoor een pijnloze transitie mogelijk was met geweldige feedback van eindgebruikers na de migratie en een jaarlijkse besparing van 240 uur aan kostbare tijd van engineers.
De uitgebreide voorbereiding heeft ons geholpen om eventuele plooien in het proces vóór de migratie glad te strijken, waardoor het proces veel soepeler voor ons is geworden."
Simon Logan
Cloud Engineer
Due diligence voorafgaand aan de migratie
Om het goedkeuringsproces voor migratie naar de cloud te starten, stelden DVLA-cloudengineer Simon Logan en zijn team een business case samen. Ook werden interne belanghebbenden, waaronder de inkoopafdeling, agile-coaches en de Cyber Security and Information Assurance Group, al vroeg in het proces betrokken. En om de migratie soepeler te maken, schoonde DVLA de installatie op en werden apps in de zes maanden voorafgaand aan de migratiedatum geëvalueerd.
"We schakelden gebruikers die zes weken niet waren geverifieerd uit en namen contact op met beheerders van spaces en projecten die inactief leken te zijn”, vertelt Simon. „Daardoor zijn we erin geslaagd om onze totale spaces en projecten met 10% te verminderen. Dat leverde een nettere installatie op voorafgaand aan de migratie."
Met behulp van de Confluence Cloud Migration Assistant migreerde DVLA gegevens vanuit de servergebruikersinterface naar de testinstallatie zonder ook maar één opdrachtregel te hoeven gebruiken. Ook de Jira-installatie werd gekopieerd. "De uitgebreide voorbereiding heeft ons geholpen om eventuele plooien in het proces vóór de migratie glad te strijken, waardoor het proces veel soepeler voor ons is geworden", aldus Simon.
Minder downtime en eersteklas beveiliging in de cloud
Als gereguleerde overheidsinstantie staat of valt de DVLA met betrouwbaarheid. Atlassian Cloud biedt het bureau de beveiliging, governance en gegevensprivacy die nodig is om die betrouwbaarheid te behouden. DVLA gebruikt Active Directory (AD) voor verificatie en Atlassian Access om de AD-installatie te koppelen aan Atlassian Cloud. Simon legt uit dat er voor Atlassian Cloud Premium werd gekozen vanwege de mogelijkheid om specifieke IP-adresbereiken op de whitelist te zetten. Daardoor kan DVLA de installatie vergrendelen naar bepaalde routes, zoals de Global Protect VPN-oplossing. "Er waren ook andere aantrekkelijke voordelen, zoals de SLA en dag en nacht ondersteuning en Advanced Roadmaps voor Jira, waarmee roadmaps voor meerdere projecten mogelijk zijn."
Dankzij functies die alleen in de cloud beschikbaar zijn, zoals analyses, is het eenvoudig om de prestaties te controleren en het licentiegebruik te blijven volgen. "Dat zorgt ervoor dat we op het juiste licentieniveau zitten en meer waarde bieden. De hulpfunctie voor rechten is ook handig in Confluence wanneer we problemen met paginatoegang proberen op te lossen." Simon vervolgt: "De responstijd in de cloud is verbeterd in vergelijking met de serverinstallatie, en de beschikbaarheid is over het algemeen erg goed geweest."
DVLA biedt een lijst met veelgestelde vragen voor medewerkers met vragen na de migratie, maar tot nu toe was de feedback positief. "Een modernere gebruikersinterface en snellere reactietijden waren twee voordelen", zegt Simon. "De migratiekorting was ook een nuttige aanvulling op de business case!"
De tools van Atlassian hebben onze mensen en teams geholpen slimmer samen te werken, vooral in de huidige omstandigheden, waarin veel van onze medewerkers vanuit huis werken."
Simon Logan
Cloud Engineer
Betere samenwerking tussen teams
DVLA gebruikte de tools van Atlassian niet alleen in het IT-team. Ook de afdelingen voor beleid, planning en training en enterprise architects behoren profiteren van betere samenwerking en communicatie. "De cloudproducten van Atlassian hielpen onze mensen en teams geholpen slimmer samen te werken, vooral in de huidige omstandigheden, waarin veel van onze medewerkers deels vanuit huis werken vanwege COVID-19", vertelt Simon. Dagelijkse stand-ups en andere agile gebeurtenissen vinden plaats met Jira, en live sprintrapporten in Confluence. Hij voegt eraan toe: "De roadmaps geven een goed beeld qua planning, zonder dat ze noodzakelijkerwijs hoeven in te zoomen op de gedetailleerde technische problemen."
Simon heeft een advies voor andere overheidsinstanties die nadenken over een migratie: "Zorg ervoor dat je voldoende plant en oefen de overstap zo vaak als nodig is om er vertrouwen in te krijgen."
"Vier maanden later zijn we blij dat we de beslissing hebben genomen om over te stappen naar Atlassian Cloud. Er is vrijwel geen downtime geweest, we kregen goede feedback van gebruikers en boekten de besparingen op technische overhead waar we op hoopten."
Volgend verhaal
Rockwell Automation
Rockwell Automation zorgt voor veiligere en meer verbonden enterprises na hun migratie naar Atlassian-cloud
De volgende stap zetten
Heb je een overstap naar de cloud overwogen?
Volgend verhaal
.svg?cdnVersion=1605){kind=logo}