DVLA + Atlassian
Agora que já se passaram quatro meses, estamos felizes por termos tomado a decisão certa e migrado para o Atlassian Cloud. Quase não há tempo de inatividade, recebemos feedback positivo dos usuários e atingimos o objetivo de diminuir a sobrecarga de manutenção.
Simon Logan
Engenheiro de nuvem
TBD
horas de manutenção economizadas por ano
Setor
Governo
Localização
Europa, Oriente Médio e África
Número de usuários
1.200
O trabalho da Agência de Licenciamento de Veículos e Condutores do Reino Unido ficou mais inteligente com o Atlassian Cloud
Após cinco anos de uso das ferramentas locais da Atlassian na infraestrutura da AWS, o DVLA acumulou mais de 800 usuários no Confluence e no Jira e cerca de 200 projetos no Jira. Portanto, o órgão estava preparado para dedicar tempo e energia ao desenvolvimento de uma estratégia de migração. Vários meses após a migração para a nuvem, o resultado é menos tempo de inatividade, mais segurança e colaboração mais eficiente.
Pense em uma planilha com quase 100 milhões de registros, cada um em uma linha. Difícil de imaginar, né? Essa é a quantidade de informações que são de responsabilidade da Agência de Licenciamento de Veículos e Condutores (DVLA, na sigla em inglês) do Reino Unido. O banco de dados do órgão, que tem mais de 49 milhões de registros de condutores e mais de 40 milhões de registros de veículos, funciona como um backbone para o departamento de transportes da Grã-Bretanha. Administrar uma agência governamental desse tamanho não é pouca coisa. E tem mais: é preciso gerenciar processos e procedimentos internos e, ao mesmo tempo, manter o mais alto nível de segurança em todos os sistemas. Portanto, quando o DVLA decidiu priorizar e gerenciar a sobrecarga de manutenção e o custo de hospedagem, bem como diminuir o tempo que os engenheiros dedicavam a essas tarefas, a equipe do órgão já sabia que a melhor opção era migrar para o Atlassian Cloud Premium.
Após cinco anos de uso das ferramentas locais da Atlassian na infraestrutura da AWS, o DVLA acumulou mais de 800 usuários no Confluence e no Jira e cerca de 200 projetos no Jira. Portanto, o órgão estava preparado para dedicar tempo e energia ao desenvolvimento de uma estratégia de migração. Vale lembrar que o DVLA foi criado para cobrar tributos dos condutores e dos veículos certos, bem como liberar as pessoas para cair na estrada do jeito mais simples, seguro e eficiente possível. Sendo assim, era fundamental fazer uma migração tranquila. O órgão realizou uma série de testes, o que ajudou a viabilizar uma transição sem dificuldades, com ótimo feedback dos usuários após a migração, e economizou 240 horas de tempo de manutenção por ano.
A longa fase de pré-planejamento nos ajudou a resolver todos os problemas do processo antes da migração e, assim, a transição foi muito mais tranquila."
Simon Logan
Engenheiro de nuvem
Due diligence antes da migração
Para iniciar o processo de aprovação e migrar para o Cloud, o engenheiro de nuvem do DVLA, Simon Logan, junto com uma equipe, elaborou um caso de negócios e envolveu partes interessadas internas logo no início, como o departamento de compras, os instrutores ágeis e o grupo de segurança cibernética e garantia da informação. E para deixar essa jornada ainda mais tranquila, o DVLA limpou a instância e avaliou aplicativos seis meses antes da data marcada para a migração.
"Desativamos os usuários que não faziam o processo de autenticação há seis semanas e entramos em contato com os administradores de espaços e projetos que pareciam estar inativos", diz Simon. "Com esse exercício, a gente conseguiu eliminar 10% do total de espaços e projetos, o que criou uma instância mais 'limpa' antes da migração".
Com a ajuda do Assistente de Migração do Confluence Cloud, o DVLA transferiu dados da interface de usuário do servidor para a instância de nuvem da versão de avaliação sem usar a linha de comando. E a instância do Jira também foi copiada. "A longa fase de pré-planejamento nos ajudou a resolver todos os problemas do processo antes da migração e, assim, a transição foi muito mais tranquila", diz Simon.
Menos tempo de inatividade e segurança de primeira na nuvem
Como uma agência controlada pelo governo, a confiabilidade é uma qualidade decisiva para o DVLA, e o Atlassian Cloud proporciona a segurança, a governança e a privacidade de dados necessária para manter essa confiabilidade. O DVLA usa o Active Directory (AD) para autenticação e o Atlassian Access para vincular a instância do AD ao Atlassian Cloud. Simon explica que o órgão escolheu o Atlassian Cloud Premium porque é possível colocar intervalos de IP específicos em uma lista de permissões, o que permite que o DVLA bloqueie a instância para rotas específicas, como a solução Global Protect VPN. "Também havia outras vantagens atrativas, como o SLA, o suporte 24 horas e o Advanced Roadmaps para Jira, que permite criar roteiros em diversos projetos".
Além disso, recursos exclusivos da nuvem, como os dados de análise, facilitam o monitoramento do desempenho e ajudam a acompanhar o uso da licença. "Assim, é possível garantir que estamos no nível de licença correto e agregar um valor melhor. O assistente de permissões também é útil no Confluence na hora de depurar problemas de acesso à página". Simon acrescenta: "O tempo de resposta é melhor na nuvem em comparação com a instância do servidor, e a disponibilidade tem sido muito boa no geral".
O DVLA tem uma lista de perguntas frequentes para os colaboradores que têm dúvidas no pós-migração, mas, até o momento, o feedback tem sido positivo. "Uma interface do usuário mais moderna e tempos de resposta mais rápidos foram os dois comentários mais positivos", diz Simon. "O desconto na migração também foi um adendo útil ao caso de negócios!"
As ferramentas da Atlassian ajudaram colaboradores e equipes a trabalharem juntos com mais inteligência, sobretudo neste momento em que muitos funcionários estão trabalhando em casa."
Simon Logan
Engenheiro de nuvem
Colaboração melhor entre as equipes
O uso das ferramentas da Atlassian pelo DVLA não se limita à equipe de TI. Colaboradores das áreas de Políticas e Planejamento, Treinamento e Arquitetos Corporativos também estão colhendo os benefícios das melhorias na colaboração e na comunicação. "Os produtos de nuvem da Atlassian ajudaram colaboradores e equipes a trabalharem juntos com mais inteligência, sobretudo neste momento em que muitos funcionários estão trabalhando em casa por causa da COVID-19", diz Simon. Reuniões rápidas diárias e outras cerimônias ágeis são realizadas no Jira, e os relatórios de sprint ficam no Confluence. Ele acrescenta: "Os roteiros mostram bem o planejamento e a programação, e não é necessário detalhar mais para ver os problemas técnicos".
Simon tem um conselho para outras agências governamentais que pensam em migrar para a nuvem: "Planeje e simule a transição até ganhar confiança".
"Agora que já se passaram quatro meses, estamos felizes por termos tomado a decisão certa e migrado para o Atlassian Cloud. Quase não há tempo de inatividade, recebemos feedback positivo dos usuários e atingimos o objetivo de diminuir a sobrecarga de manutenção."
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