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Cancer Research UK + Atlassian

Colaboración para encontrar una cura


Logotipo de investigación del cáncer del Reino Unido
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Con 3000 trabajadores que hacen posible una red global de recaudadores de fondos, investigadores ganadores del Premio Nobel y 4000 profesionales sanitarios colaboradores, la organización benéfica Cancer Research UK, con sede en Gran Bretaña, buscaba una forma de optimizar la gestión de proyectos y acabar con las unidades aisladas para impulsar su misión y salvar vidas.

"A muchos de nuestros trabajadores, el cáncer les toca de cerca. Tienen familiares y conocidos que lo sufren. Pienso que venir a trabajar todos los días te ayuda a tener una motivación y un propósito que no encontrarías necesariamente en otro tipo de situación", sostiene Greg Franklin, responsable de metodología ágil en Cancer Research UK. Él y su equipo imaginan un mundo sin cáncer. En Reino Unido, el trabajo de esta organización benéfica ha ayudado a duplicar el índice de personas que han sobrevivido al cáncer en las últimas cuatro décadas. Su objetivo para el 2034 es haber acelerado el progreso de forma que sean 3 de 4 personas las que superen esta enfermedad. A largo plazo, la organización concibe el mundo sin cáncer.

Aunque la pasión y la agilidad son lo que mueven actualmente a Cancer Research UK (CRUK), no siempre ha sido así. En el pasado sí que había pasión, pero no agilidad. En 2013, la decisión de llevar a cabo una gran parte del desarrollo web de forma interna puso trabas al equipo. Los proyectos se rastreaban en grupos dispersos, lo que suponía un gran problema para la productividad.

"Los equipos de aplicación empresarial y capacidad empresarial son grandes equipos que analizaban los sistemas de base de datos back-end completos y solían llevar a cabo una publicación cada seis meses", señala Raj Natarajan, responsable de pruebas en CRUK. "Debido a la falta de herramientas, utilizaban hojas de cálculo de Excel y documentos de Word para gestionar las publicaciones".

Combinadas con un enfoque en cascada para recopilar datos, estas limitadas herramientas resultaban frustrantes para los equipos. Los procesos eran lentos e inconexos. En definitiva, era la red de apoyo de CRUK la que asumía el coste de semejante ineficacia. Raj explica: "Empiezas reuniendo ciertos requisitos y, para cuando entregas el producto en seis meses, esos requisitos se han quedado obsoletos. Lo que ve el cliente como producto final es totalmente distinto a lo que solicitó seis meses antes".

No tienes que adaptar tu forma de trabajar a la herramienta porque se puede configurar enormemente

foto de cara de Greg de Cancer Research UK
Greg Franklin

Responsable de metodología ágil, Cancer Research UK

Era evidente que hacían falta unos ajustes en el flujo de trabajo, pero se interponían las restricciones presupuestarias propias de una organización sin ánimo de lucro. Por suerte, Atlassian ofrece sus productos a organizaciones benéficas sin coste alguno con una licencia de Community, lo que supuso un factor clave en la decisión de CRUK de adoptar Jira y Confluence. Maria Bonorchis, una de las jefas de entrega ágil de la organización, explica: "Esto significa que podemos ser igual de eficaces que las empresas que se pueden permitir invertir muchísimo dinero en herramientas. En definitiva, recaudamos dinero para investigar una cura para el cáncer. Toda aportación es de ayuda".

El equipo de desarrollo depositó su confianza en Jira tras una breve versión de prueba, empezando por la migración del seguimiento de errores desde otra herramienta. Pronto, Jira se convirtió en la solución predilecta para las historias de usuario y acabó llegando al departamento de inteligencia empresarial. Ahora, hasta el equipo de .NET se está pasando a Jira. Greg Franklin ha desempeñado un papel muy importante en el proceso. Señala que, durante mucho tiempo, lo llamaban "el de Jira" y explica que era el único administrador de Jira. Realizó vídeos y tutoriales para el equipo y organizó talleres. Al final, gracias a la formación por parte del Atlassian Solution Partner Clearvision, CRUK pudo incorporar varios administradores y siguió adoptando soluciones.

El programa de licencias de Community nos permite ser igual de eficaces que las empresas que se pueden permitir invertir muchísimo dinero en herramientas.

foto de cara de Maria de Cancer Research UK
Maria

Jefa de entrega ágil, Cancer Research UK

"Con el tiempo, cada vez más personas han decidido dejar sus herramientas y empezar a usar Jira", sostiene Greg. A la pregunta de por qué Jira, el equipo ofrece varias respuestas: tableros ágiles, una interfaz de usuario intuitiva... pero, sobre todo, la flexibilidad. "No tienes que adaptar tu forma de trabajar a la herramienta porque se puede configurar enormemente", señala Maria. "Podéis decidir primero cómo trabajar como equipo y luego dejar que el software haga su trabajo".

Simeron Taak, desarrollador web en CRUK, está de acuerdo: "Crece con tu equipo o proyecto. De este modo, si tu equipo crece, si tus necesidades cambian o si tu producto avanza hacia otra dirección, es muy fácil realizar ajustes en Jira". Como organización que prioriza un enfoque ágil en la entrega de proyectos, esta capacidad para cambiar y crecer resulta crucial para Cancer Research UK. Al final, la agilidad de una empresa depende de sus herramientas.

Actualmente, CRUK ha visto aumentar su ritmo y calidad de entrega gracias a Jira, Confluence y, más recientemente, Trello. Tanto los equipos técnicos como los empresariales han seleccionado Confluence para la colaboración entre equipos por ser una solución intuitiva y de uso sencillo. Siguiendo un intenso programa para difundir la metodología ágil por toda la organización, varios equipos no técnicos han adoptado Trello para visualizar mejor su trabajo y colaborar para sacarlo adelante. La adopción de Jira en toda la organización ha obtenido innumerables recompensas. A medida que los equipos de software adoptaban Jira y su enfoque ágil, el ritmo de las entregas, desde la idea inicial a ser una realidad, se ha incrementado vertiginosamente. Poco después de que un gran equipo encargado de la gestión de datos de clientes migrara a Jira desde otras herramientas, fue posible publicar importantes cambios cada mes en lugar de poder hacerlo solo cada seis meses como antes.

Según Greg, los equipos más pequeños también se benefician. Cuando él empezó, solo había tres equipos de web. Ahora, la organización cuenta con una implementación de microservicios y numerosos equipos técnicos y de productos. Jira les permite revisar código de forma rápida y eficaz, de modo que pueden publicar cientos de actualizaciones al año en lugar de dos veces al mes. Cuando hablamos de actualizaciones que pueden salvar vidas (información para los pacientes, campañas de recaudación de fondos), es muy fácil conocer el impacto de semejante subida en la productividad.

"Creo que todos conocemos la estrategia de la organización", sostiene Greg. "Todos sabemos que el objetivo es llegar a 2034 con un índice de cura de tres de cada cuatro personas. Eso es lo que ha declarado el director general. Pienso que, con una organización con esa misión común, es posible hacer auténticos milagros".

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