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Cancer Research UK + Atlassian

Colaboração para a cura


logotipo da cancer research uk
Localização

Londres, Inglaterra

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Com 3.000 funcionários que criam uma rede global de captação de recursos, cientistas ganhadores do Prêmio Nobel e 4.000 médicos colaboradores, a instituição britânica Cancer Research UK precisava simplificar a gestão de projetos e acabar com os silos para levar sua missão à frente… e salvar vidas

"Muitas pessoas que trabalham aqui foram tocadas pelo câncer, seja com alguém da família ou conhecidos. Acho que vir aqui trabalhar todos os dias dá uma sensação de missão e propósito que não se tem em outro lugar", diz Greg Franklin, líder ágil da Cancer Research UK. Ele e sua equipe têm uma visão para um mundo sem câncer. No Reino Unido, o trabalho da instituição ajudou a dobrar a taxa de sobrevivência de pacientes com câncer nas últimas quatro décadas. Até 2034, seu objetivo é acelerar o progresso para que 3 em cada 4 pessoas sobrevivam ao câncer. A longo prazo, a organização prevê um mundo sem câncer.

Enquanto hoje a paixão e a agilidade mantêm a Cancer Research UK (CRUK) avançando, nem sempre foi assim. No passado, a paixão estava lá, mas a agilidade não. Em 2013, a decisão de fazer grande parte do desenvolvimento web de modo interno atrapalhou a equipe. Os projetos foram distribuídos em silos diferentes, o que prejudicou muito a produtividade.

"Aplicativos empresariais e Capacidade corporativa são equipes grandes que analisavam todos os sistemas de banco de dados de back-end e faziam lançamentos a cada seis meses", diz Raj Natarajan, líder de testes da CRUK. "Devido à falta de ferramentas, eles usavam planilhas de Excel e documentos do Word para gerenciar os lançamentos".

Junto com o modelo em cascata para a coleta de dados, essas ferramentas limitadas frustravam a equipe toda. Os processos eram desconexos e lentos. No fim, foi a rede de apoiadores da CRUK que arcou com os custos da ineficiência. Raj explica: "Na verdade, você começa coletando os requisitos e, na entrega do produto em seis meses, esses requisitos já estão desatualizados. O que o cliente vê como produto final é bem diferente do que pediu seis meses antes."

Você não precisa ajustar sua forma de trabalhar à ferramenta porque ela é toda configurável.

Foto de rosto do Greg da Cancer Research UK
Greg Franklin

Líder Ágil, Cancer Research UK

Ficou claro que o fluxo de trabalho precisava de uma revisão, mas as restrições orçamentárias de uma organização sem fins lucrativos impediam. Por sorte, a Atlassian oferece produtos para instituições de caridade, sem nenhum custo, sob uma licença comunitária. Esse foi um fator chave na decisão da CRUK de adotar o Jira e o Confluence. Maria Bonorchis, gerente de entrega ágil da instituição, explica: "Isso significa que podemos ser tão eficientes quanto as empresas que têm muito dinheiro para gastar em ferramentas. No fim das contas, estamos arrecadando dinheiro para pesquisas sobre a cura do câncer. Cada centavo ajuda."

A equipe de desenvolvimento se adaptou ao Jira após uma breve avaliação, começando com a migração do rastreamento de bugs de outra ferramenta. Logo, o Jira se tornou a saída para as histórias de usuários e, em seguida, foi para o departamento de inteligência de negócios. Agora, até a equipe do .NET está mudando para o Jira. Greg Franklin desempenhou um papel decisivo no processo. "Por um tempo, eu era o Sr. Jira", diz ele. "Eu era o único administrador de Jira." Ele fez vídeos e tutoriais para a equipe e também realizou workshops. Enfim, com algum treinamento da Clearvision, Parceira de Soluções Atlassian, a CRUK conseguiu integrar vários administradores e a adoção se espalhou ainda mais.

O Programa de Licença Comunitária significa que podemos ser tão eficientes quanto as empresas que dispõem de muito dinheiro para gastar em ferramentas.

Foto de rosto da Maria da Cancer Research UK
Maria

Gerente de Entrega Ágil, Cancer Research UK

"Com o tempo, cada vez mais pessoas decidiram abandonar suas ferramentas e usar o Jira", diz Greg. Para falar o que foi mais atraente, a equipe não hesita: painéis ágeis e interface amigável. Mas, mais do que qualquer outra coisa, foi a flexibilidade da ferramenta. "Você não precisa ajustar sua maneira de trabalhar à ferramenta, porque ela é toda configurável", diz Maria. "Você escolhe como trabalhar em equipe primeiro e depois deixa o software se adaptar."

Simeron Taak, desenvolvedor web na CRUK, concorda: "Ele cresce com a equipe ou projeto, então, conforme a equipe cresce e as necessidades mudam ou o produto segue em uma direção diferente, é muito simples e fácil fazer os ajustes no Jira". Sendo uma organização que prioriza uma abordagem ágil na entrega de projetos, essa capacidade de mudar e crescer é essencial para a Cancer Research UK. No fim, uma empresa só consegue ser tão ágil quanto suas ferramentas.

Hoje, a CRUK aumentou o ritmo e a qualidade de entregas com o Jira, Confluence e, há pouco tempo, Trello. As equipes técnicas e de negócios escolheram o Confluence para colaboração em equipe, porque é muito intuitivo e fácil de usar. Depois de um programa intenso para levar a metodologia ágil a toda a instituição de caridade, várias equipes não técnicas adotaram o Trello para melhorar a visualização e colaboração no trabalho. A adoção viral do Jira por na instituição gerou recompensas incontáveis. À medida que as equipes de software adotavam o Jira junto com uma abordagem ágil, o ritmo de entrega desde a ideia até a concretização explodiu. Logo depois de uma grande equipe de dados de clientes migrar de outras ferramentas para o Jira, eles começaram a lançar alterações importantes todo mês, o que antes acontecia a cada seis meses.

Equipes menores também estão se beneficiando, diz Greg. Quando ele começou, havia apenas três equipes de Web. Agora, a organização implementa microsserviços, equipes técnicas e muitos produtos. O Jira permite que revisem o código com rapidez e eficiência, liberando centenas de atualizações por ano em comparação com duas por mês. Ao falar de atualizações que podem salvar vidas, como informações para pacientes e campanhas de angariação de fundos, é fácil entender o impacto de um salto na produtividade.

"Acho que todos entendemos a estratégia da organização", diz Greg. "Todos sabemos que o objetivo é atingir a taxa de sobrevivência de três a cada quatro até 2034. Isso foi declarado pelo chefe executivo. Então, acho que quando se tem uma organização que compartilha essa visão, é possível fazer milagres de verdade."

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