Cancer Research UK + Atlassian

Samenwerken aan een oplossing


logo cancer research uk
Locatie

Londen, Engeland

Met 3000 personeelsleden die een wereldwijd netwerk van geldinzamelingsacties, Nobelprijswinnende onderzoekers en 4000 ondersteunende medische professionals mogelijk maken, had de in Groot-Brittannië gevestigde liefdadigheidsorganisatie Cancer Research UK een manier nodig om het projectmanagement te stroomlijnen en een einde te maken aan silo's om hun missie vooruit te helpen en levens te kunnen redden

'Veel mensen die hier werken zijn in aanraking gekomen met kanker, bijvoorbeeld via mensen in hun familie of andere mensen die ze kennen. En ik vind dat het werk dat je hier elke dag uitvoert je een soort van missie en een doelstelling geeft, die je mogelijk niet overal kunt vinden', aldus Greg Franklin, Agile Lead bij Cancer Research UK. De visie die hij en zijn team delen, is die van een wereld zonder kanker. In het Verenigd Koninkrijk heeft het werk van de liefdadigheidsinstelling de overlevingskans van kankerpatiënten weten te verdubbelen gedurende de afgelopen veertig jaar. Hun doel is om tegen 2034 die vooruitgang verder te versnellen, zodat 3 op de 4 mensen kanker overleven. Op de lange termijn houdt de organisatie zich een wereld zonder kanker voor ogen.

Hoewel passie en flexibiliteit nu de toon zetten voor de vooruitgang van Cancer Research UK (CRUK), was dat niet altijd het geval. De passie is er altijd wel geweest, maar de flexibiliteit niet. In 2013 werd de beslissing genomen om een groot deel van het webdevelopment in-house te regelen, wat een grote druk uitoefende op het team. Projecten werden bijgehouden in verspreide silo's, wat de productiviteit ernstig schaadde.

'Business Application en Enterprise Capability: dat zijn grote teams die de volledige back-end databasesystemen onder de loep hebben genomen en elke zes maanden een nieuwe release uitbrachten', zeg Raj Natarajan, Test Lead bij CRUK. 'En vanwege het gebrek aan tools maakten ze gebruik van Excel-spreadsheets en Word-documenten om de releases te beheren.'

In combinatie met een watervalbenadering voor het verzamelen van gegevens leidden deze beperkte tools tot frustratie binnen het gehele team. Processen waren onsamenhangend en traag. Uiteindelijk droeg het netwerk aan supporters van het CRUK-netwerk de kosten van deze inefficiëntie. Raj legt uit: 'Je begint eigenlijk met het verzamelen van de vereisten en tegen de tijd dat je het product na zes maanden eindelijk levert, zijn die vereisten alweer gedateerd. Wat de klant als eindproduct ziet, is compleet anders van wat ze zes maanden eerder hebben aangevraagd.'

Je hoeft je werkwijze niet aan te passen aan de tool omdat deze zo goed configureerbaar is.

Foto van Greg van Cancer Research UK
Greg Franklin

Agile Lead, Cancer Research UK

De workflow moest duidelijk herzien worden, maar de non-profitorganisatie werd hierbij belemmerd door een beperkt budget. Gelukkig biedt Atlassian zijn producten kosteloos aan liefdadigheidsinstellingen aan onder een communitylicentie en dit speelde een cruciale rol in het besluit van CRUK om Jira en Confluence te gaan gebruiken. Maria Bonorchis, een van de Agile Delivery Managers van de organisatie, gaat hier verder op in: 'Dit betekent dat we even efficiënt zijn als bedrijven die veel geld kunnen uitgeven aan tools. Het geld dat wij inzamelen is uiteindelijk toch bestemd voor onderzoek naar het behandelen van patiënten met kanker, dus elk beetje helpt.'

Het developmentteam heeft zich vervolgens toegelegd op Jira na een korte testperiode, waarbij ze begonnen met de migratie van bugtracking vanuit een andere tool. Jira is daarna binnen de kortste keren dé voorkeursoplossing geworden voor userstories, en breidde zich vervolgens uit naar de afdeling Business Intelligence. Zelfs het .NET-team switcht nu naar Jira. Greg Franklin heeft een belangrijke rol gespeeld in het proces. 'Je had me onderhand meneer Jira kunnen noemen', zegt hij. 'Ik was de enige Jira-beheerder.' Hij maakte instructievideo's voor het team en hield zelfs workshops. Uiteindelijk kon CRUK, met training van Atlassian Solution Partner Clearvision, meerdere beheerders aanstellen om het gebruik van Jira nog verder te verspreiden.

Het communitylicentieprogramma houdt in dat we net zo efficiënt kunnen zijn als grote bedrijven die veel geld kunnen uitgeven aan tools.

Foto van Maria van Cancer Research UK
Maria

Agile Delivery Manager, Cancer Research UK

'Op den duur hebben steeds meer mensen besloten om hun tools opzij te schuiven en Jira te gebruiken', zegt Greg. Wanneer ze werden gevraagd wat hen zo aansprak aan Jira, gaf het team verschillende antwoorden: agile-borden, een gebruiksvriendelijke interface, maar vooral de flexibiliteit. 'Je hoeft je manier van werken niet aan deze tool aan te passen, omdat hij zeer configureerbaar is', zegt Maria. 'Je kunt zelf bepalen hoe je als team wilt samenwerken en de software daaraan aanpassen.'

Simeron Taak, Web Developer bij CRUK, is het hiermee eens: 'Het groeit terwijl je team of project groeit, dus naarmate je team zich uitbreidt en je behoeften veranderen of je product een andere richting inslaat, is het heel eenvoudig om de aanpassingen door te voeren in Jira.' Als een organisatie die de prioriteit legt bij een agile benadering voor projectlevering, is deze mogelijkheid om te schuiven en groeien cruciaal voor Cancer Research UK. Uiteindelijk is een bedrijf slechts zo agile als de tools die het gebruikt.

CRUK heeft zijn leveringssnelheid en -kwaliteit nu weten te verhogen met Jira, Confluence en, recentelijker, Trello. Zowel technische teams als bedrijfsteams hebben Confluence gekozen om samen te werken, omdat het zo intuïtief en gebruiksvriendelijk is. Na een ingrijpend programma om Agile binnen de liefdadigheidsinstelling te verspreiden, hebben verschillende niet-technische teams Trello ingeschakeld om hun werk beter vorm te geven en er samen aan te werken om het uit te voeren. Het grootschalige gebruik van Jira binnen de organisatie heeft tot enorme voordelen geleid. Naarmate softwareteams Jira gingen gebruiken in combinatie met een agile benadering, is de snelheid van idee tot realiteit losgebarsten. Zeer kort nadat een Customer Data-team ook andere tools naar Jira had gemigreerd konden ze maandelijks grote releases uitbrengen, wat eerder nog maar tweemaal per jaar lukte.

Ook kleinere teams profiteren hiervan, aldus Greg. Toen hij begon waren er nog maar drie webteams. Op dit moment heeft de organisatie een implementatieteam voor microservices en veel verschillende product- en technische teams. Jira stelt hen in staat om code snel en efficiënt te controleren zodat zij honderden updates per jaar kunnen uitbrengen, in plaats van slechts twee per maand. Wanneer het over updates gaat die levens kunnen redden, zoals informatie voor patiënten of geldinzamelingscampagnes, is het eenvoudig te begrijpen wat de impact van een dergelijke productiviteitsstijging betekent.

'Ik denk dat we allemaal wel begrijpen wat de strategie van de organisatie is', zegt Greg. 'We weten allemaal dat het doel is om tegen 2034 een overlevingskans van drie op vier te realiseren. Dat is zo verklaard door de directeur. Daarom denk ik, wanneer je een organisatie met een overkoepelende visie bent, je wonderen werkelijkheid kunt maken.'

Ben jij ook een non-profitorganisatie?

Bekijk hier hoe je een communitylicentie kunt krijgen!

VSCO-logo

VSCO, de foto-app met abonnementsmodel, heeft de geheime formule voor transparantie, efficiëntie en teamwork gevonden.

carfax-logo

Het leveringsteam van Carfax werd twee keer zo groot in 4 jaar tijd en het projectmanagement bereikte een omslagpunt. Lees hier hoe ze dat hebben opgelost.