Close
Carfax + Atlassian

Efficiënt en overzichtelijk migreren op alle niveaus


carfax-logo
Sector

Technologie

Locaties

Centreville, Virginia

Bedrijfsomvang

500-1000 medewerkers

Toen het delivery-team van CARFAX in slechts vier jaar tijd in omvang verdubbelde, bereikten de zwakke punten in het projectmanagement een omslagpunt. Door met behulp van Cprime naar Atlassian te migreren, vond het team een oplossing waarmee de hele organisatie sneller en slimmer kon werken.

Consumenten van Missouri tot München zeggen 'Laat me de CARFAX zien!' wanneer ze informatie over de voertuiggeschiedenis willen. CARFAX is immers de grootste database in zijn soort ter wereld. Velen realiseren zich echter niet dat het bedrijf ook aanvullende producten en diensten is gaan aanbieden als onderdeel van zijn grotere missie om betrouwbare informatie te verstrekken die miljoenen mensen helpt om met meer vertrouwen gebruikte auto's te kopen, bezitten en verkopen.

Om deze groei aan te wakkeren, breidde CARFAX hun delivery-team de afgelopen vier jaar uit met meer dan 100 nieuwe medewerkers. Dat is een stijging van bijna 50%. Naarmate het team groeide, nam ook de vraag toe naar een robuuster, geïntegreerd systeem om producten en mensen te beheren. Het bedrijf gebruikte 3-6 verschillende tools, die geen van alle onderling gekoppeld waren of goed waren afgestemd op de processen van CARFAX.

"Dat grote aantal tools plaatste ons voor een aantal uitdagingen", vertelt Aaron Hall, directeur Project Services. "Productmanagers en leidinggevenden hadden geen inzicht in portfoliobrede statistieken, waardoor het moeilijker was om weloverwogen zakelijke beslissingen te nemen. De technische statistieken en managementstatistieken die we hadden, waren onbetrouwbaar. Coderepository's waren verspreid, wat leidde tot inconsistenties en inefficiënties. Bovendien maakten de snelle groei en het gebrek aan toezicht over tools en processen de problemen exponentieel erger. Daarnaast kreeg het Project Management Office te maken met culturele uitdagingen en problemen om waarde aan te tonen."

Aaron en zijn team wisten dat CARFAX moest consolideren tot één platform dat afdelingen en systemen met elkaar zou verbinden. De nieuwe oplossing moest ook voldoende structuur toevoegen om consistentie te garanderen, maar niet zodanig dat productiviteit of acceptatie belemmerd zouden worden. Door samen te werken met Cprime, een zakelijk adviesbureau op het gebied van agile en technologie, leerde het team meer over Atlassian. Daardoor raakten ze er in het team van overtuigd dat dit dé ideale manier was om de toolset te stroomlijnen en doelen te bereiken.

Jira biedt directe inzichten die iedereen, van ontwikkelaars tot het management, tactisch helpen bij het nemen van beslissingen over waar we tijd en middelen in investeren.

Aaron Hall

Directeur Project Services bij Carfax

Terwijl zijn team mogelijke platformen aan het inventariseren en opties op beurzen aan het verkennen was, merkte Aaron dat Atlassian eruit sprong. "Ze waren een duidelijke opinieleider", legt hij uit. "Ze creëerden niet alleen één product waar ze andere dingen aan toevoegden, maar keken ook holistisch naar cultuur, samenhang en hoe mensen werken."

Hoewel veel werknemers van CARFAX voor Atlassian pleitten, wilde Aaron er zeker van zijn dat dit de juiste keuze voor hen was. Nog belangrijker was dat hij praktische hulp wilde inroepen bij de strategie en implementatie. Hij begon een onderzoek naar oplossingspartners en nadat hij verschillende bedrijven had doorgelicht, kwam hij uit bij Cprime. "Zij hadden de kennis om ons te begeleiden, én de cultuur, diensten en aanpak om ons succes te bieden. Ze boden ook een toegewijde consultant op locatie tijdens de implementatie, zodat we er niet alleen voor zouden staan", vertelde hij hierover.

Swati Jain, vicevoorzitter Professional Services bij Cprime, is het ermee eens dat de samenwerking een natuurlijke match was omdat CARFAX op zoek was naar een oplossing en niet alleen een tool. "We zijn een leverancier van oplossingen", vertelt ze. "We wilden de behoeften van CARFAX volledig begrijpen, zodat we een oplossing konden bedenken, ontwerpen en implementeren die niet alleen vandaag uitkomst bood, maar ook in de toekomst kan meegroeien."

Tijdens gesprekken met Cprime kwam CARFAX tot de conclusie dat Atlassian de juiste oplossing was voor hun team. Cprime stak vervolgens de handen uit de mouwen en ging aan de slag, waarbij de nadruk vooral lag op de transitie naar Jira, aangezien dit het meest complexe onderdeel van het project was.

Het Delivery-team van CARFAX gebruikte Mingle als hun belangrijkste tool voor werkbeheer. Om naar Jira te migreren, werkte Cprime nauw samen met CARFAX in een proces in drie fasen. Eerst vonden een ontwerpbeoordeling en due diligence plaats, daarna werd de nieuwe oplossing (Jira- en Confluence-servers, gehost door AWS) ontworpen en geïmplementeerd die bestaande processen in Mingle zou weerspiegelen, en ten derde werd CARFAX klaargestoomd voor de transitie. Tijdens het proces faciliteerde Cprime workshops en vergaderingen met tientallen CARFAX-teams om vereisten te verzamelen, een hostingstrategie te creëren, de migratie te plannen en te beheren, training te geven en een soepele implementatie te ondersteunen.

Aaron en collega Alison Clough, die de transitie naar Jira beheerde, vertellen dat de uitrol hierdoor nog eenvoudiger was dan verwacht. "Het was een fluitje van een cent", zegt Aaron trots. "Niet gebaseerd op geluk, maar gebaseerd op een uitstekend platform en dito betrokkenheid bij belanghebbenden. Het werd niet even over de schutting gegooid."

In de maanden na de transitie naar Atlassian behaalde CARFAX alle resultaten waarop ze hoopten, en meer dan dat. Aaron beschrijft de verandering, van dagelijkse tactische verbeteringen (zoals het verhogen van de efficiëntie en het beter beheren van achterstanden) tot strategische organisatiegroei (zoals het opbouwen van transparantie en zichtbaarheid in de hele onderneming) als "seismisch".

Alison is het daarmee eens. Ze vertelt hoe het team nu dag in dag uit in Jira doorbrengt. "Jira is de spil in onze activiteiten. Het is hoe we het werk gedaan krijgen", legt ze uit. "Wat nog beter is, is dat de ontwikkelaars niet eens weten dat ze belangrijke managementbeslissingen mogelijk maken. Jira biedt directe inzichten die iedereen, van ontwikkelaars tot management, tactisch helpen bij het nemen van beslissingen over waar we tijd en middelen in investeren."

Aaron voegt eraan toe dat CARFAX-managers niet alleen vertrouwen op Atlassian-data voor strategische inzichten over teamproductiviteit, maar ook gebruik kunnen maken van realtime gegevens. "Leidinggevenden hebben zich nooit aangemeld bij ons oude systeem. Nu willen ze eigenlijk bij me komen zitten en naar Jira kijken, zodat ze in realtime kunnen zien wat er gebeurt en kunnen filteren op specifieke problemen die we anders nooit eerder zouden hebben opgemerkt."

Ondanks een toename van 300% in gebruikers is de downtime van het platform met 79% afgenomen, waardoor meer dan 2.000 uur productiviteit per jaar wordt gewonnen.

De brede acceptatie van Atlassian-tools is anders dan alles wat CARFAX ooit heeft meegemaakt, dankzij interne belangenbehartiging, betrokkenheid van belanghebbenden in elke fase, proactieve communicatie gedurende het hele proces en praktische training.

Enorme stijgingen van het gebruik zoals deze veroorzaken doorgaans problemen met de systeemprestaties, maar Swati wijst erop dat bij CARFAX het tegenovergestelde gebeurde dankzij de hulp van Cprime bij het bouwen van een stabiele infrastructuur. Ondanks een toename van 300% in gebruikers is de downtime van het platform met 79% afgenomen, waardoor meer dan 2000 uur productiviteit per jaar wordt gewonnen.

Dankzij de gelukkigere, efficiëntere en beter geïnformeerde teams boekte CARFAX een omzetgroei met dubbele cijfers. Ook scoort het bedrijf een klanttevredenheid van bijna 90% voor de meeste producten, terwijl een sterke basis wordt gelegd om in de toekomst te schalen.

Met de support van onschatbare waarde van Cprime heeft CARFAX de migratie naar Atlassian succesvol voltooid en verbeteringen in het hele bedrijf ervaren. Of het nou gaat om grotere ontwikkelingsefficiëntie voor engineering, regelmatigere updates en schaalbaarheid zonder onderbreking voor IT of consistente en realtime analyses voor de C-suite: medewerkers in de hele organisatie kunnen sneller en slimmer werken dan ooit tevoren.

Deze verbeteringen hebben niet alleen een verschil gemaakt in het dagelijkse werk van de medewerkers, maar droegen ook bij aan het versterken van de waarde van het Project Management Office als onderdeel van een bredere focus op de competenties en bekwaamheid van het team. "We stappen meer over op een hub-and-spoke-model met onze product- en technologieteams, waar ze zijn ingebed in het bedrijf", beschrijft Aaron. "De bedrijfsleiders van CARFAX kijken naar ons team voor mensen die de kloof tussen technologie en management kunnen overbruggen. De oplossingen van Atlassian helpen ons daarbij." Het werk van het team heeft hen zelfs een 'PMO of the Year'-nominatie opgeleverd van PMNetwork.

Voor Aaron en Alison had Atlassian daar de grootste impact: er zijn barrières tussen teams weggenomen en er is toegang gekomen tot realtime, portfoliobrede gegevens waardoor slimmere besluitvorming mogelijk is. "De diepte van de functionaliteiten van Atlassian en de breedte van de bedrijfsfuncties staken met kop en schouders uit boven de rest, maar voor mij zijn de transparantie en zichtbaarheid de grootste aanwinst geweest."

Probeer onze producten eens uit!

VSCO-logo

VSCO, de foto-app met abonnementsmodel, heeft de geheime formule voor transparantie, efficiëntie en teamwork gevonden.

logo cancer research uk

Om verbonden te blijven met hun netwerk van vrijwilligers, medewerkers, artsen en onderzoekers hadden ze een betere manier nodig om projecten te traceren en samen te werken in de strijd tegen kanker.