Carfax + Atlassian
Como migrar com eficiência e visibilidade em todos os níveis
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Tecnologia
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Centreville, Virgínia
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500-1000 funcionários
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Quando a equipe de entrega da CARFAX dobrou em apenas quatro anos, os pontos fracos em sua gestão de projetos chegaram a um ponto crítico. Ao migrar para a Atlassian com o apoio da Cprime, eles encontraram uma solução que ajudou toda a empresa a trabalhar com mais rapidez e inteligência.
De Missouri a Munique, consumidores de todo o mundo dizem: “Mostre o CARFAX!” quando querem informações sobre o histórico do veículo. Afinal, o CARFAX é o maior banco de dados desse tipo no mundo. No entanto, muitos não percebem que a empresa se expandiu para oferecer produtos e serviços adicionais como parte de uma missão mais ampla: oferecer informações confiáveis que ajudem milhões de pessoas a conhecer, comprar, ter e vender carros usados com mais confiança.
Para impulsionar esse crescimento, a CARFAX adicionou mais de 100 novos funcionários à equipe de entrega nos últimos quatro anos — um aumento de quase 50%. À medida que a equipe crescia, também crescia a demanda por um sistema mais robusto e integrado para gerenciar os produtos e as pessoas. Eles estavam usando de 3 a 6 ferramentas diferentes, nenhuma das quais estava conectada entre si ou bem alinhada com os processos da CARFAX.
“Essa infinidade de ferramentas resultou em vários desafios”, diz Aaron Hall, diretor de serviços de projetos. “Gerentes de produto e executivos não tinham visibilidade das métricas de todo o portfólio, o que dificultava a tomada de decisões comerciais fundamentadas. As métricas técnicas e de gerenciamento que tínhamos não eram confiáveis. Os repositórios de código estavam dispersos, gerando inconsistências e ineficiências. Além disso, o rápido crescimento e a falta de governança sobre ferramentas e processos estavam piorando muito os problemas. Ao mesmo tempo, o Escritório de gestão de projetos estava enfrentando desafios culturais e encontrando dificuldade em demonstrar valor.”
Aaron e a equipe sabiam que a CARFAX precisava se consolidar em uma plataforma que conectasse os departamentos e os sistemas. A nova solução também precisava adicionar estrutura suficiente para garantir a consistência, mas não tanto que prejudicasse a produtividade ou a adoção. Depois de fazer uma parceria com a empresa de consultoria empresarial ágil e de tecnologia Cprime e aprender mais sobre a Atlassian, eles sabiam que tinham encontrado a maneira ideal de otimizar o conjunto de ferramentas e alcançar as metas.
O Jira disponibiliza insights diretos com utilidade tática desde os desenvolvedores até a gerência, à medida que eles tomam decisões sobre onde investimos tempo e recursos.
Aaron Hall
Diretor de serviços de projeto, Carfax
Ao coletar sugestões de plataforma da equipe e explorar as opções em feiras comerciais, Aaron percebeu que a Atlassian se destacava. “Eles eram líderes de pensamento claro”, explica ele. “Não estavam apenas criando um único produto e colocando outras coisas nele. Eles tinham uma visão holística da cultura, da coesão e da forma como as pessoas trabalham.”
Enquanto muitos membros da equipe da CARFAX estavam defendendo a Atlassian, Aaron queria ter certeza de que era a escolha certa para eles e, ainda mais importante, pedir ajuda prática com a estratégia e a implementação. Ele começou a pesquisar parceiros de soluções e, depois de examinar várias empresas, ingressou na Cprime. Ele lembra: “Eles tinham o conhecimento para nos guiar no caminho, bem como a cultura, os serviços e a abordagem para nos tornar bem-sucedidos. Eles também disponibilizaram um consultor local dedicado durante toda a implementação, para que não ficássemos sozinhos.”
A vice-presidente de serviços Professional da Cprime, Swati Jain, concorda que a parceria foi uma escolha natural porque a CARFAX estava procurando uma solução, não apenas uma ferramenta. “Nós promovemos soluções”, diz ela. “A gente queria entender por completo as necessidades da CARFAX para que pudesse arquitetar, projetar e implementar uma solução não apenas para hoje, mas que também pudesse se expandir de acordo com o crescimento.”
Por meio do diálogo com a Cprime, a CARFAX confirmou que a Atlassian era a solução certa para a equipe. A Cprime então arregaçou as mangas e começou a trabalhar, focando primeiro na transição para o Jira, já que era a parte mais complexa do projeto.
A equipe de entrega da CARFAX estava usando o Mingle como a principal ferramenta de gerenciamento de trabalho. Para migrar para o Jira, a Cprime trabalhou em colaboração direta com a CARFAX por meio de um processo de três fases, primeiro concluindo uma avaliação de projeto e a devida diligência; segundo, arquitetando e implementando a nova solução (servidores Jira e Confluence, hospedados pela AWS) que refletiria os processos existentes no Mingle; e terceiro, preparando a CARFAX para a transição. Ao longo do caminho, a Cprime facilitou workshops e reuniões com dezenas de equipes da CARFAX para reunir requisitos, criar uma estratégia de hospedagem, planejar e gerenciar a migração, oferecer treinamento e apoiar uma implementação tranquila.
Como resultado, Aaron e a colega dele Alison Clough, que gerenciou a transição para o Jira, dizem que o lançamento foi ainda mais fácil do que o esperado. “Não foi um evento”, diz Aaron com orgulho. “Não com base na sorte, mas em ter uma excelente plataforma e engajamento com as partes interessadas, em vez de dizer: 'Aqui está. Use isso.'"
Nos meses seguintes à transição para a Atlassian, a CARFAX alcançou todos os resultados esperados e muito mais. Desde as melhorias táticas diárias (como aumentar a eficiência e gerenciar melhor as backlogs) até o crescimento organizacional estratégico (como criar transparência e visibilidade em toda a empresa), Aaron descreve a mudança como “sísmica”.
Alison concorda, dizendo que a equipe agora mora no Jira dia após dia. “O Jira é fundamental para o que fazemos. É assim que trabalhamos”, explica ela. “O que é ainda melhor é que os desenvolvedores nem sabem que estão viabilizando as principais decisões de gerenciamento. O Jira está disponibilizando insights diretos com utilidade tática desde os desenvolvedores até a gerência, à medida que eles tomam decisões sobre onde investimos tempo e recursos.
Aaron acrescenta que os executivos da CARFAX não só confiam nos dados da Atlassian para obter informações estratégicas sobre a produtividade da equipe, mas também gostam de ver dados em tempo real. “Os executivos nunca se inscreveram no antigo sistema. Agora, eles querem se sentar comigo e ver o Jira para que possam ver o que está acontecendo em tempo real e filtrar problemas específicos que nunca teríamos percebido antes.”
Apesar de um aumento de 300% nos usuários, o tempo de inatividade da plataforma diminuiu 79%, economizando mais de 2.000 horas de produtividade a cada ano.
A ampla adoção das ferramentas da Atlassian é diferente de tudo o que a CARFAX já experimentou, graças à defesa interna, ao envolvimento das partes interessadas em todas as etapas, à comunicação proativa durante todo o processo e ao treinamento prático.
Embora grandes aumentos no uso como esse no geral causem problemas de desempenho do sistema, Swati ressalta que na CARFAX aconteceu o contrário graças à ajuda da Cprime na construção de uma infraestrutura estável. Apesar de um aumento de 300% nos usuários, o tempo de inatividade da plataforma diminuiu 79%, economizando mais de 2.000 horas de produtividade a cada ano.
Com equipes mais felizes, eficientes e informadas, a CARFAX viu um crescimento de receita de dois dígitos e quase 90% de satisfação do cliente em relação à maioria dos produtos, ao mesmo tempo em que estabelece uma base sólida para dimensionar no futuro.
Com o suporte inestimável da Cprime, a CARFAX concluiu com sucesso a migração para a Atlassian e experimentou melhorias em toda a empresa. Desde uma maior eficiência de desenvolvimento para engenharia até atualizações e escalabilidade mais regulares sem interrupção para a TI e análises consistentes e em tempo real para a diretoria, a equipe de toda a empresa pode trabalhar com mais rapidez e inteligência do que nunca.
Essas melhorias não apenas fizeram a diferença no trabalho diário dos funcionários, mas também ajudaram a reforçar o valor do Escritório de gestão de Projetos como parte de um foco mais amplo na competência e capacidade da equipe. “Estamos adotando um modelo mais abrangente com as equipes de produto e tecnologia, onde elas estão incorporadas ao negócio”, descreve Aaron. “Os líderes de negócios da CARFAX estão procurando na equipe pessoas que possam preencher a lacuna entre tecnologia e gerenciamento. As soluções da Atlassian nos ajudam a fazer isso.” O trabalho da equipe até rendeu a eles a indicação de PMO do ano pela PMNetwork.
Para Aaron e Alison, foi aí que a Atlassian causou o maior impacto: derrubar barreiras entre as equipes e ter acesso a dados em tempo real de todo o portfólio para uma tomada de decisão mais inteligente. “A profundidade da funcionalidade da Atlassian e a amplitude das funções de negócios estão muito acima das demais”, diz Aaron. “Mas, para mim, a transparência e a visibilidade foram as maiores vitórias.”
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A VSCO, o app de fotos que virou empresa de assinaturas, achou a fórmula secreta para ter transparência, eficiência e trabalho em equipe.
Para manter a conexão com a rede de voluntários, integrantes da equipe, médicos e pesquisadores, foi preciso encontrar uma nova maneira de gerenciar projetos e colaborar para uma cura do câncer.