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Carfax + Atlassian

Cómo migrar con eficiencia y visibilidad en todos los niveles


Logotipo de Carfax
Sector

Tecnología

Ubicaciones

Centreville (Virginia)

Tamaño de la empresa

500 - 1000 empleados

Cuando el equipo de entrega de CARFAX se duplicó en solo cuatro años, las debilidades en la gestión de sus proyectos alcanzaron un punto de inflexión. Al migrar a Atlassian con el apoyo de Cprime, encontraron una solución que ayudó a toda la organización a trabajar de forma más rápida e inteligente.

Desde Missouri hasta Múnich, consumidores de todo el mundo dicen: "¡Muéstrame el CARFAX!" cuando quieren información sobre el historial de un vehículo. Al fin y al cabo, CARFAX es la base de datos más grande de su tipo en el mundo. Sin embargo, muchos no se dan cuenta de que la empresa se ha expandido para ofrecer productos y servicios adicionales como parte de su misión más amplia: proporcionar información fiable que ayude a millones de personas a comprar, poseer y vender automóviles usados con más confianza.

Para impulsar este crecimiento, CARFAX ha incorporado más de 100 nuevos empleados a su equipo de entrega en los últimos cuatro años, un aumento de casi el 50 %. A medida que el equipo crecía, también lo hacía la demanda de un sistema más sólido e integrado para gestionar sus productos y su personal. Utilizaban de 3 a 6 herramientas diferentes, ninguna de las cuales estaba conectada entre sí ni estaba bien alineada con los procesos de CARFAX.

"Esta multitud de herramientas generó una serie de desafíos", afirma Aaron Hall, director de Servicios de Proyectos. "Los gestores de producto y los ejecutivos no tenían visibilidad de las métricas de toda la cartera, lo que dificultaba la toma de decisiones empresariales informadas. Las métricas técnicas y de gestión que teníamos no eran fiables. Los repositorios de código estaban dispersos, lo que generaba incoherencias e ineficiencias. Además, el rápido crecimiento y la falta de gobierno sobre las herramientas y los procesos estaban empeorando los problemas de manera exponencial. Al mismo tiempo, la Oficina de Gestión de Proyectos estaba experimentando desafíos culturales y tenía dificultades para aportar valor".

Aaron y su equipo sabían que CARFAX necesitaba consolidarse en una plataforma que conectara sus departamentos y sistemas. La nueva solución también debía aportar suficiente estructura como para garantizar la coherencia, pero no tanta como para dificultar la productividad o la adopción. Tras asociarse con la consultora empresarial tecnológica y de metodología ágil, Cprime, y obtener más información sobre Atlassian, supieron que habían encontrado la forma ideal de optimizar su conjunto de herramientas y alcanzar sus objetivos.

Jira proporciona información directa que es de gran utilidad desde para los desarrolladores, hasta para los gerentes, en la que se basan para tomar decisiones sobre dónde invertimos tiempo y recursos.

Aaron Hall

Director de servicios de proyectos, Carfax

Al recopilar sugerencias de plataformas de su equipo y explorar sus opciones en las ferias comerciales, Aaron se dio cuenta de que Atlassian destacaba. "Eran un líder de pensamiento claro", explica. "No solo estaban creando un solo producto e incorporando otras cosas a él. Analizaban de manera holística la cultura, la cohesión y la forma en que trabajan las personas".

Si bien muchos miembros del equipo de CARFAX abogaban por Atlassian, Aaron quería asegurarse de que era la opción correcta para ellos y, lo que es más importante, solicitar ayuda práctica con la estrategia y la implementación. Comenzó a investigar Solution Partners y, después de examinar varias firmas, llegó a Cprime. Recuerda: "Tenían el conocimiento necesario para orientarnos, así como la cultura, los servicios y el enfoque adecuados para que tuviéramos éxito. También proporcionaron un consultor in situ especializado durante la implementación para que no estuviéramos solos".

La vicepresidenta de Servicios Profesionales de Cprime, Swati Jain, está de acuerdo en que la asociación entre ambas empresas resultaba ideal, ya que CARFAX buscaba una solución, no solo una herramienta. "Somos un proveedor de soluciones", afirma. "Queríamos comprender plenamente las necesidades de CARFAX para poder diseñar e implementar una solución no solo para hoy, sino también una que pudiera ampliarse con su crecimiento futuro".

Mediante el diálogo con Cprime, CARFAX confirmó que Atlassian era la solución adecuada para su equipo. Cprime se arremangó y se puso manos a la obra, centrándose principalmente en la transición a Jira, ya que era la parte más compleja del proyecto.

El equipo de entrega de CARFAX utilizaba Mingle como su principal herramienta de gestión del trabajo. Para migrar a Jira, Cprime trabajó en estrecha colaboración con CARFAX en proceso que constaba de tres fases: primero completó una evaluación del diseño y la diligencia debida; en segundo segundo lugar, diseñó e implementó la nueva solución (servidores Jira y Confluence, alojados en AWS) que reflejaban los procesos existentes en Mingle; y, por último, preparó a CARFAX para la transición. Durante este proceso, Cprime facilitó talleres y reuniones con decenas de equipos de CARFAX para recopilar los requisitos, crear una estrategia de hospedaje, planificar y gestionar la migración, proporcionar formación y prestar el apoyo necesario para que la implementación se llevase a cabo sin problemas.

Como resultado, Aaron y su colega Alison Clough, que gestionó la transición a Jira, afirman que la implementación fue incluso más fácil de lo esperado. "No fue ninguna odisea", dice Aaron con orgullo. "No es cuestión de suerte, sino de contar con una plataforma sobresaliente y con el compromiso con las partes interesadas, en lugar de decir: 'Aquí está. Úsalo'."

En los meses posteriores a la transición a Atlassian, CARFAX ha logrado todos los resultados que esperaba y más. Desde las mejoras en las tácticas diarias (como aumentar la eficiencia y gestionar mejor los retrasos) hasta el crecimiento organizacional estratégico (como la creación de transparencia y visibilidad en toda la empresa), Aaron describe el cambio como "sísmico".

Alison está de acuerdo, y afirma que su equipo usa Jira día sí día también. "Jira es fundamental para lo que hacemos. Nos permite hacer el trabajo", explica. "Lo que es aún mejor es que los desarrolladores ni siquiera saben que están permitiendo al equipo de gerencia tomar decisiones clave. Jira proporciona información directa que es de gran utilidad desde para los desarrolladores, hasta para los gerentes, en la que se basan para tomar decisiones sobre dónde invertimos tiempo y recursos".

Aaron añade que los ejecutivos de CARFAX no solo confían en los datos de Atlassian para obtener información estratégica sobre la productividad del equipo, sino que también sacan provecho de los datos en tiempo real. "Los ejecutivos nunca iniciaban sesión en nuestro antiguo sistema. Ahora quieren sentarse conmigo y mirar Jira para ver lo que está sucediendo en tiempo real y filtrar los problemas específicos que nunca antes habríamos notado".

A pesar de un aumento del 300 % en usuarios, el tiempo de inactividad de la plataforma disminuyó un 79 %, lo que permitió ahorrar más de 2000 horas de productividad cada año.

La amplia adopción de las herramientas de Atlassian no se parece a nada que CARFAX haya experimentado nunca, gracias al fomento de su uso a nivel interno, la participación de las partes interesadas en cada etapa, la comunicación proactiva a lo largo del proceso y la formación práctica.

Aunque los aumentos enormes en el uso como este suelen causar problemas de rendimiento del sistema, Swati señala que CARFAX ha experimentado el efecto contrario, gracias a la ayuda de Cprime en la construcción de una infraestructura estable. A pesar de un aumento del 300 % en el número de usuarios, el tiempo de inactividad de la plataforma disminuyó un 79 %, lo que permitió ahorrar más de 2000 horas de productividad cada año.

Con equipos más felices, más eficientes y más informados, CARFAX ha visto un crecimiento de los ingresos de dos dígitos y una satisfacción del cliente cercana al 90 % para la mayoría de los productos, al tiempo que ha sentado una base sólida para escalar en el futuro.

Con el apoyo inestimable de Cprime, CARFAX ha completado con éxito la migración a Atlassian y ha experimentado mejoras en toda la empresa. El personal de toda la organización puede trabajar de forma más rápida e inteligente que nunca, ya que disfruta de mayor eficiencia de desarrollo para ingeniería, actualizaciones más regulares y escalabilidad sin interrupciones para TI, y análisis coherentes y en tiempo real para los directivos.

Estas mejoras no solo han marcado la diferencia en el trabajo diario de los empleados, sino que también han ayudado a reforzar el valor de la Oficina de Gestión de Proyectos como parte de un enfoque más amplio en la competencia y la capacidad del equipo. "Estamos pasando a un modelo radial para nuestros equipos de productos y tecnología, en el que están integrados en el negocio", describe Aaron. "Los líderes empresariales de CARFAX buscan en nuestro equipo personas que puedan cerrar la brecha entre la tecnología y la gestión. Las soluciones de Atlassian nos ayudan a hacerlo". El trabajo del equipo incluso les ha valido una nominación a PMO del año por parte de PMNetwork.

Para Aaron y Alison, ahí es donde Atlassian ha tenido el mayor impacto: a la hora de derribar las barreras entre los equipos y tener acceso a datos de toda la cartera en tiempo real para tomar decisiones más inteligentes. "La profundidad de la funcionalidad de Atlassian y el gran abanico de funciones empresariales han estado muy por encima del resto", afirma Aaron. "Pero para mí, la transparencia y la visibilidad han sido las mayores victorias".

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