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Deine Site und Bereiche einrichten

Bevor du mit diesem Tutorial beginnst, solltest du dich für eine kostenlose Testversion von Confluence Cloud registrieren. Dieser Leitfaden begleitet dich durch die Einrichtung deines ersten Projekts. Lasse diese Registerkarte also während der Registrierung geöffnet. Los geht's – wir warten hier auf dich.

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Buch mit Glühbirne darüber

Wenn du Confluence Data Center oder Server verwendest, erfährst du in diesem Tutorial, wie du Seiten in Confluence erstellst und bearbeitest.


Schritt 1: Mache dich mit Bereichen vertraut

Deine Confluence-Site ist in Bereiche aufgegliedert. Bereiche sind Sammlungen verwandter Seiten, an denen du und andere Personen aus deinem Team oder deinem Unternehmen gemeinsam arbeiten. Die meisten Unternehmen verwenden eine Mischung aus Teambereichen, Softwareprojektbereichen, Dokumentationsbereichen und Knowledge Base-Bereichen:

  • Nutze Teambereiche, um Teammitglieder zur Zusammenarbeit an großen Zielen und OKRs zu ermutigen. Du kannst beispielsweise einen Teambereich für dein Marketingteam erstellen, um OKRs abzustimmen, die aktuellen Markenrichtlinien und Botschaftsgrundsätze zu präsentieren und um Einblicke in die übergeordnete Strategie deiner Marketingorganisation zu geben.

  • Nutze Softwareprojektbereiche, um einzelne Initiativen und Projekte zu verfolgen. Du kannst beispielsweise einen Projektbereich als zentrale Informationsquelle rund um eine neue Funktion, die dein Unternehmen gerade entwickelt, erstellen. Darin sind dann Produktanforderungen, Funktionsspezifikationen, Besprechungsnotizen, Retrospektiven etc. zu finden.

  • Nutze Dokumentationsbereiche, um technische Dokumentation für deine Produkte und Services zu erstellen, damit diese für alle Benutzer leicht zu verwenden sind.

  • Use knowledge base spaces to store and surface answers to common questions, such as policy clarifications and IT solutions. If you have a subscription to Jira Service Management, you can integrate it with your Confluence site to share knowledge base articles with customers.

  • Nutze deinen persönlichen Bereich als Sandbox, um deine Notizen zu ordnen, persönliche OKRs und Ziele zu verfolgen und Vorschläge für Projekte zu entwerfen, bevor diese ihren Weg in die Roadmap finden. Suche die Verbindung zu deinem Team, indem du Blogposts verfasst, in denen du dich selbst vorstellst oder darüber berichtest, woran du gerade arbeitest.

Bevor du beginnst, jede Menge Bereiche zu erstellen, solltest du darüber nachdenken, wie dein Unternehmen Confluence Cloud einsetzen möchte. Im Folgenden einige häufige Anwendungsfälle:

 

Description

Examples

Knowledge management

Description

Let Confluence be the source of truth for important information at your company. Some examples of knowledge management use cases are:

  • Documenting HR and legal policies, best practices and procedures, and technical knowledge.
  • Writing troubleshooting articles, tutorials, and how- tos and sharing them with customers.
  • Communicating changes to products, APIs, and other services to customers.

Examples

Here are a few ways you can set up your Confluence site for knowledge management:

  • If you’re using Confluence to share internal policies and procedures, you might want to create a separate documentation space for each domain area (such as HR, Legal, and IT).
  • If you’re using Confluence to share articles with your customers, consider creating a documentation space and a knowledge base space for each product or service.

Turn on anonymous access for spaces or content you want customers to see. You can also link spaces to Jira Service Management to attach articles to support requests.

Project collaboration

Description

Collaborate with cross- functional partners to manage projects, launch strategic initiatives, roll out products and features, and more. Some examples of project collaboration use cases are:

  • PMs, designers, and developers defining product requirements and technical specifications.
  • Marketing and product creating a customer comms plan for an upcoming release.
  • Researchers getting input on plans for a user study and sharing results with stakeholders.

Examples

Here are a few ways you can set up your Confluence site for project collaboration:

  • Create spaces for each product and create a page for each release cycle or launch.
  • Create a space for each functional team and create a page for each major project or initiative.
  • Take a blended approach. Use team spaces for big strategic initiatives (e.g., a major rebrand) and use project spaces for tactical projects and releases.

Make sure everyone who’s working on a project has the permissions they need to collaborate effectively.

Employee engagement

Description

Create a vibrant, modern intranet where you and your team can communicate, share your perspectives, and celebrate wins together. Some examples of employee engagement use cases are:

  • Sharing announcements on Confluence to foster an open culture and keep everyone informed.
  • Writing blog posts to introduce yourself to your new team, share learnings from a webinar or conference, or tell your colleagues about your work.
  • Catch up on popular pages and blog posts to get a sense of how everyone in your company is feeling and what’s important to them right now.

Examples

Here are a few ways you can set up your Confluence site for employee engagement:

  • Set up blogs in every space and encourage people to use them to talk about their work.
  • Ask new hires to write an intro blog as part of their employee onboarding.
  • Use the welcome message to make announcements on the home page of your Confluence site.

Install apps from the Atlassian Marketplace to embed Slack feeds, video calls, and more on your Confluence Cloud site.


Schritt 2: Erstelle einen Bereich

Sobald du weißt, welche Bereiche dein Unternehmen benötigt, kannst du deinen ersten Bereich erstellen.

  1. Navigiere zu deiner Confluence-Site.
  2. Wähle im Startbildschirm Bereich erstellen aus.
  3. Wähle den Bereichstyp aus, den du erstellen möchtest.
  4. Gib einen Bereichsnamen, einen Bereichsschlüssel und weitere Informationen ein.
  5. Lege Berechtigungen für deinen Bereich fest.
  6. Wähle Erstellen aus.

Daraufhin wirst du zum Bereich Überblick weitergeleitet. Dort kannst du die Benutzer deines Unternehmens darüber informieren, wofür der Bereich gedacht ist und wer ihn nutzt. Im nächsten Schritt erfährst du, wie du den Überblick deines neuen Bereichs individuell anpasst.


Schritt 3: Passe deinen Bereichsüberblick an

Jeder Bereich enthält einen Überblick, in dem du den Teammitgliedern und anderen Stakeholdern den Zweck deines Bereichs und seine Inhalte erläutern kannst. Wenn du den Bereich mithilfe einer Bereichsvorlage erstellt hast, ist dein Überblick mit integrierten Funktionen für eine optimale Nutzung ausgestattet. Aber auch ohne Vorlage kannst du deinen Überblick durch eine individuelle Anpassung in den perfekten Knotenpunkt für alles, was dein Team benötigt, verwandeln.

Stift-SymbolUm deinen Überblick anzupassen, wählst du das Stiftsymbol ( Pencil icon ) aus und bearbeitest den Überblick so wie jede andere Seite auch.

  • Mithilfe dieser Tricks sticht dein Überblick sofort ins Auge:
  • Lade ein Banner oder Logo hoch, damit die Benutzer deinen Bereich auf einen Blick zuordnen können.
  • Beschreibe die Mission und die Ziele deines Teams und füge Links zu wichtigen Seiten hinzu.
  • Füge ein Inhaltsverzeichnis, Teamkalender oder eine Roadmap hinzu.

Weitere Informationen, wie du eine tolle Überblickseite gestaltest, findest du in der Confluence Cloud-Dokumentation oder auch in diesem Blogpost.

Startseite im Browser

Suchst du nach einer Abkürzung zum Erfolg? Lege sofort los mit der Vorlage für Team-Startseiten von Hubsport.


Schritt 4: Gliedere deine Inhalte

Nachdem du nun deinen ersten Bereich erstellt hast, solltest du ihn gliedern. Du möchtest schließlich, dass sich deine Teammitglieder und andere Stakeholder leicht in deinem Bereich zurechtfinden und die gesuchten Inhalte schnell finden.

Weitere Informationen zur Navigation findest du in Leitfaden 4: Navigation in Confluence.

Nutze übergeordnete Seiten zur Gruppierung ähnlicher Seiten

In Confluence kannst du Seiten anderen Seiten unterordnen, sodass eine Hierarchie der Inhalte des jeweiligen Bereichs entsteht. Diese Hierarchie wird in der Seitenstruktur abgebildet, die in der Randleiste des Bereichs links auf der aktiven Seite angezeigt wird.

Um die Seitenstruktur zu deinem Vorteil zu nutzen, erstellst du für alle Tasks und Projekte, an denen dein Team beteiligt ist, jeweils eine Seite und ordnest diesen Seiten verwandte Seiten unter. Wenn dein Team beispielsweise alle zwei Wochen Retrospektiven durchführt, könntest du eine übergeordnete Seite namens "Retrospektiven" einrichten und für jede einzelne Retrospektive eine Seite erstellen, die du darunter einordnest.

Im folgenden Beispiel siehst du, wie ein Atlassian-Team diese Strategie zur Gliederung seines Bereichs anwendet:

Retrospektivenbereich

Tastaturkürzel für wichtige Seiten erstellen

Du kannst in Confluence für jeden Bereich deiner Site eindeutige Bereichs-Tastaturkürzel, also Links, die über der Seitenstruktur an die Randleiste des Bereichs angepinnt werden, erstellen. Auf diese Weise hebst du wichtige Inhalte hervor, damit sie leicht zu finden sind.

Um deine erste Bereichsverknüpfung zu erstellen, navigierst du zu deinem Bereich und wählst + Verknüpfung hinzufügen aus. Weitere Informationen zu Bereichsverknüpfungen, z. B., wie du vorhandene Bereichsverknüpfungen bearbeitest oder entfernst, findest du in der Dokumentation Customize your Space (Deinen Bereich anpassen).

Seiten und Anhänge mit Stichwörtern versehen

Mithilfe von Stichwörtern lassen sich verwandte Seiten und Anhänge leicht erkennen und die Teammitglieder und andere Stakeholder finden mühelos, wonach sie suchen.

  1. Öffne die Seite in Confluence.
  2. Wähle das Stichwortsymbol () oben rechts.*
  3. Gib den Namen des Stichworts ein, das du hinzufügen möchtest. Wenn bereits ein Stichwort mit diesem Namen vorhanden ist, wird es im AutoSuggest-Menü angezeigt.
  4. Wähle Hinzufügen, um das Stichwort anzuwenden.
  5. Wähle Schließen, um den Dialog zu beenden.

Wenn du die Seite nicht nur anzeigst, sondern gerade bearbeitest, wählst du oben rechts das Menü "Weitere Aktionen" (•••) und anschließend die Option Stichwörter hinzufügen aus.

Gib Stichwörtern transparente und aussagekräftige Namen. Als Stichwort für Besprechungsnotizen könntest du beispielsweise Besprechungsnotizen oder Meetings verwenden. Wenn du dieses Stichwort jeder Seite mit Besprechungsnotizen hinzufügst, kannst du alle deine Besprechungsnotizen in einem Bereich oder auch in deiner gesamten Confluence-Site durchsuchen – einfach, indem du das Stichwort auswählst. Außerdem kannst du alle Seiten mit demselben Stichwort auf einer Seite anzeigen oder Inhalte nach Stichwörtern durchsuchen, um relevante Seiten und Anhänge leichter zu finden. Weitere Informationen zu Stichwörtern findest in der Dokumentation Use labels to organize your content (Deine Inhalte mithilfe von Stichwörtern organisieren).

Profitipp

Wenn du ein Stichwort auf eine Seitenvorlage anwendest, wird dieses Stichwort automatisch auf alle Seiten angewendet, die du mit dieser Vorlage erstellst.

Immer gut organisiert

Plane regelmäßig etwas Zeit zur Überprüfung der Inhalte in deinem Bereich ein, lösche oder archiviere überflüssigen Inhalt und verschiebe Seiten, um die gewünschte Struktur aufrechtzuerhalten. Wenn du Site-Administrator bist, etabliere mit Benutzern in deinem Team Rituale zur Pflege deines Bereichs und ermutige Bereichsadministratoren, sich zusammen mit den Benutzern Zeit für die Überprüfung und Aktualisierung ihrer Bereiche zu nehmen.

  1. Hol dir Champions ins Boot, die dir dabei helfen, ein Auge auf deine Bereiche zu werfen.
  2. Überprüfe die Inhalte im Bereich und schau dir die Analyse an.
  3. Ermittle obsolete oder veraltete Seiten und erstelle einen Maßnahmenplan.
  4. Überprüfe deine Informationsarchitektur und passe sie an die aktuellen Gegebenheiten an.

Weitere Informationen findest du in diesem Blogpost.


Schritt 5: Verwalte Benutzer und Berechtigungen

Als Confluence-Administrator oder Site-Administrator mit einem kostenpflichtigen Abonnement für Confluence kannst du Benutzer, Gruppen und Berechtigungen manuell verwalten oder die öffentliche Registrierung aktivieren und Benutzer ihre eigenen Konten erstellen lassen. Informationen zu Berechtigungen im Free-Tarif findest du in unserer Dokumentation.

Globale Berechtigungen verwalten

Profitipp

Um globale Berechtigungen zu verwalten, musst du über die Confluence-Administratorberechtigung verfügen.

Mit globalen Berechtigungen hast du die Kontrolle über Folgendes:

  • Wer kann einen Bereich oder persönlichen Bereich erstellen?
  • Dürfen unlizenzierte Benutzer auf deine Site zugreifen?
  • Wer kann auf Benutzerprofile zugreifen?

Globale Berechtigungen gelten für deine ganze Site.

  1. Wähle oben rechts die Einstellungen aus (neben deinem Profilbild).
  2. Wähle Globale Berechtigungen aus (in der Seitenleiste unter Sicherheit).
  3. Wähle oben rechts Berechtigungen bearbeiten aus.
  4. Durch Aktivieren/Deaktivieren der Kontrollkästchen kannst du die Berechtigungen für Gruppen und Einzelpersonen bearbeiten.
  5. Wenn du deine Site öffentlich machen möchtest, musst du unter Anonymer Zugriff die Option Confluence verwenden auswählen.
  6. Wenn du alle Einstellungen vorgenommen hast, wählst du am Ende der Seite abschließend Alles speichern.

Immer gut organisiert

Profitipp

Um Bereichsberechtigungen zu bearbeiten, musst du ein Bereichsadministrator sein. Wenn du Confluence-Administrator bist, kannst du Bereichsadministratorberechtigungen für jeden Bereich deiner Site erhalten. Weitere Informationen findest du in der Dokumentation What are space permissions? (Was sind Bereichsberechtigungen?).

Mit Bereichsberechtigungen hast du die Kontrolle über Folgendes:

  • Wer kann die Inhalte eines Bereichs anzeigen?
  • Wer kann die Inhalte kommentieren?
  • Wer kann Inhalte erstellen, bearbeiten oder hochladen?

In den Standardeinstellungen ist Confluence offen. Wenn du also deine Bereichsberechtigungen nicht einschränkst, kann jeder Benutzer mit Zugriff auf deine Confluence-Site auf die Inhalte aller Bereiche zugreifen. Bereichsadministratoren können Berechtigungen festlegen, wenn sie einen neuen Bereich erstellen und sie später anpassen. Jeder Benutzer, der eine Seite bearbeiten kann, kann auch ihre Beschränkungen bearbeiten.

  1. Öffne die Bereichsübersicht in Confluence.
  2. Wähle Bereichseinstellungen > Berechtigungen aus.
  3. Wähle unter einer beliebigen Überschrift Berechtigungen bearbeiten aus.
  4. Aktiviere/deaktiviere die Kontrollkästchen, deren Berechtigungen du bearbeiten möchtest.

Du kannst Bereichsberechtigungen sowohl für einzelne Benutzer als auch für Gruppen verwalten. Weitere Informationen findest du in der Dokumentation Assign space permissions (Bereichsberechtigungen zuweisen). Wenn deine Site öffentlich ist, kannst du außerdem anonymen Zugriff auf einen einzelnen Bereich erlauben. Weitere Informationen findest du in der Dokumentation Set up public access (Öffentlichen Zugriff einrichten).

Manche Confluence-Kunden verwenden dasselbe Berechtigungsschema für jeden Bereich ihrer Site, andere wiederum richten je nach Ziel oder Verwendungszweck unterschiedliche Berechtigungen für einzelne Bereiche ein.

Verwendungszweck

Zielgruppe

Berechtigungen

Teile Hilfe- und Supportartikel mit Kunden

Zielgruppe

  • Kunden

Berechtigungen

  • Anonymer Zugriff ist erlaubt.
  • Nur Mitglieder von Hilfe- und Supportteams können Seiten erstellen, bearbeiten oder kommentieren.

Teile in deinem Unternehmen Richtlinien, Tutorials und Tipps zur Fehlerbehebung

Zielgruppe

  • Jeder in deinem Unternehmen

Berechtigungen

  • Jeder in deinem Unternehmen kann darauf zugreifen.
  • Nur Sachverständige können Seiten erstellen, bearbeiten oder kommentieren.
  • Anonymer Zugriff ist nicht erlaubt.

Arbeite an einem Projekt oder einer Initative mit anderen zusammen

Zielgruppe

  • Teammitglieder
  • Projekt-Stakeholder

Berechtigungen

  • Jeder in deinem Unternehmen kann darauf zugreifen.
  • Stakeholder können kommentieren.
  • Nur Teammitglieder können Seiten erstellen oder bearbeiten.
  • Anonymer Zugriff ist nicht erlaubt.

Teile sensible Informationen (z. B. Mitarbeiterdaten, Lohnabrechnungen oder rechtliche Angelegenheiten)

Zielgruppe

  • Teammitglieder

Berechtigungen

  • Der Zugriff ist auf zentrale Teammitglieder beschränkt.
  • Niemand außerhalb des Teams kann Seiten anzeigen, bearbeiten oder kommentieren.
  • Anonymer Zugriff ist nicht erlaubt.

Teammitglieder zu deiner Site einladen

Sobald du deine Site eingerichtet und die allgemeinen Berechtigungen konfiguriert hast, kannst du Teammitglieder zur Nutzung von Confluence Cloud (und natürlich aller anderer Atlassian-Produkte auf deiner Site) einladen.

  1. Wähle oben rechts die Einstellungen aus (neben deinem Profilbild).
  2. Wähle in der Seitenleiste Benutzerverwaltung aus.
  3. Wähle oben rechts Benutzer einladen aus.
  4. Gib die E-Mail-Adressen der Teammitglieder ein, die du einladen möchtest. Du kannst bis zu 10 E-Mail-Adressen auf einmal einladen.
  5. Weise den eingeladenen Mitgliedern Rollen zu. Dadurch legst du ihre Zugriffsrechte für die gesamte Site fest.
  6. Wähle die Produkte aus, auf die deine Teammitglieder Zugriff haben sollen.
  7. Wähle die Gruppen aus, zu denen sie gehören sollen.
  8. Personalisiere deine Einladung und wähle dann Benutzer einladen aus.

*Dies gilt nur für Teammitglieder mit der Rolle Basic.

Als Site-Administrator kannst du Rollen, Zugriff und Gruppen für Benutzer jederzeit aktualisieren. Du hast auch die Möglichkeit, einen Benutzer zu entfernen, indem du den Site-Zugriff widerrufst oder ein Konto deaktivierst bzw. löschst (beispielsweise, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt). Weitere Informationen findest du in der Dokumentation Invite and remove users (Benutzer einladen und entfernen).

Überblick über Confluence

Lerne Confluence kennen und entscheide, ob das Tool für dein Team oder dein Unternehmen geeignet ist.

Inhalte in Confluence erstellen

Erfahre, wie du umfangreiche, dynamische Inhalte in Confluence erstellst.