Deine Site und Bereiche einrichten

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Wenn du Confluence Data Center oder Server verwendest, erfährst du in diesem Tutorial, wie du Seiten in Confluence erstellst und bearbeitest.


Schritt 1: Mache dich mit Bereichen vertraut

Deine Confluence-Site ist in Bereiche aufgegliedert. Bereiche sind Sammlungen verwandter Seiten, an denen du und andere Personen aus deinem Team oder deinem Unternehmen gemeinsam arbeiten. Die meisten Unternehmen verwenden eine Mischung aus Teambereichen, Softwareprojektbereichen, Dokumentationsbereichen und Knowledge Base-Bereichen:

  • Nutze Teambereiche, um Teammitglieder zur Zusammenarbeit an großen Zielen und OKRs zu ermutigen. Du kannst beispielsweise einen Teambereich für dein Marketingteam erstellen, um OKRs abzustimmen, die aktuellen Markenrichtlinien und Botschaftsgrundsätze zu präsentieren und um Einblicke in die übergeordnete Strategie deiner Marketingorganisation zu geben.

  • Nutze Softwareprojektbereiche, um einzelne Initiativen und Projekte zu verfolgen. Du kannst beispielsweise einen Projektbereich als zentrale Informationsquelle rund um eine neue Funktion, die dein Unternehmen gerade entwickelt, erstellen. Darin sind dann Produktanforderungen, Funktionsspezifikationen, Besprechungsnotizen, Retrospektiven etc. zu finden.

  • Nutze Dokumentationsbereiche, um technische Dokumentation für deine Produkte und Services zu erstellen, damit diese für alle Benutzer leicht zu verwenden sind.

  • Nutze Knowledge Base-Bereiche, um Antworten auf häufige Fragen zu finden, wie zum Beispiel Erläuterungen zu Richtlinien und IT-Problemlösungen. Wenn du über ein Abonnement für Jira Service Desk verfügst, kannst du deine Confluence-Site darin integrieren, um Knowledge Base-Artikel mit Kunden zu teilen.

  • Nutze deinen persönlichen Bereich als Sandbox, um deine Notizen zu ordnen, persönliche OKRs und Ziele zu verfolgen und Vorschläge für Projekte zu entwerfen, bevor diese ihren Weg in die Roadmap finden. Suche die Verbindung zu deinem Team, indem du Blogposts verfasst, in denen du dich selbst vorstellst oder darüber berichtest, woran du gerade arbeitest.

Bevor du beginnst, jede Menge Bereiche zu erstellen, solltest du darüber nachdenken, wie dein Unternehmen Confluence Cloud einsetzen möchte. Im Folgenden einige häufige Anwendungsfälle:

Name

Beschreibung

Beispiele

Wissensmanagement

Beschreibung

Nutze Confluence in deinem Unternehmen als Informationsquelle für alle wichtigen Informationen. Hier einige Beispiele für Anwendungsfälle des Wissensmanagements:

  • Dokumentation von HR- und rechtlichen Richtlinien, Best Practices und Verfahren sowie technischem Wissen
  • Verfassen von Fehlerbehebungsartikeln, Tutorials sowie Anleitungen und Teilen dieser Artikel mit den Kunden
  • Kundenmitteilungen zu Änderungen an Produkten, APIs und anderen Services

Beispiele

Hier einige Beispiele, wie du deine Confluence-Site für dein Wissensmanagement einrichten kannst:

  • Wenn du in Confluence deine internen Richtlinien und Verfahren teilst, erstellst du hierfür am besten einen separaten Dokumentationsbereich für jede Abteilung (z. B. für HR, Recht und IT).
  • Wenn du in Confluence Artikel mit deinen Kunden teilst, erstellst du am besten einen Dokumentationsbereich und einen Knowledge Base-Bereich für jedes Produkt bzw. jeden Service.

Aktiviere anonymer Zugriff für Bereiche oder Inhalte, die deinen Kunden angezeigt werden sollen. Außerdem kannst du Bereiche mit Jira Service Desk verlinken, um zu Anfragen begleitend Artikel anzuhängen.

Projektzusammenarbeit

Beschreibung

Verwalte gemeinsam mit funktionsübergreifenden Partnern Projekte, bringe strategische Initiativen auf den Weg, führe Produkte und Funktionen ein und mehr. Hier einige Beispiele für Anwendungsfälle der Projektzusammenarbeit:

  • PMs, Designer und Entwickler, die Produktanforderungen und technische Spezifikationen definieren
  • Marketing- und Produktteams, die einen Kundenkommunikationsplan für einen bevorstehenden Release erstellen
  • Forscher, die Anregungen zu Plänen für eine Benutzerstudie sammeln und die Ergebnisse mit Stakeholdern teilen möchten

Beispiele

Hier einige Beispiele, wie du deine Confluence-Site für die Projektzusammenarbeit einrichten kannst:

  • Erstelle Bereiche für die einzelnen Produkte und jeweils eine Seite für jeden Releasezyklus bzw. jede Markteinführung.
  • Erstelle einen Bereich für jede Teamfunktion und jeweils eine Seite für größere Projekte oder Initiativen.
  • Verfolge einen kombinierten Ansatz. Nutze Teambereiche für große strategische Initiativen (z. B. ein größeres Rebranding) und nutze Projektbereiche für taktische Projekte und Releases.

Sorge dafür, dass jeder an einem Projekt Mitwirkende über die für eine effektive Zusammenarbeit erforderlichen Berechtigungen verfügt.

Mitarbeitereinbindung

Beschreibung

Erschaffe ein lebendiges, modernes Intranet, in dem du und dein Team kommuniziert, eure Blickwinkel austauscht und gemeinsam Erfolge feiert. Hier einige Beispiele für Anwendungsfälle der Mitarbeitereinbindung:

  • Teile Ankündigungen in Confluence, um eine offene Kultur zu fördern und alle auf dem neuesten Stand zu halten.
  • Verfasse Blogposts, um dich deinem neuen Team vorzustellen, teile Erkenntnisse aus einem Webinar oder einer Konferenz oder berichte deinen Kollegen von deiner Arbeit.
  • Wirf einen Blick auf beliebte Seiten und Blogposts, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie die Stimmungslage in deinem Unternehmen ist und was deinen Mitarbeitern derzeit besonders wichtig ist.

Beispiele

Hier einige Beispiele, wie du deine Confluence-Site zur Mitarbeitereinbindung einrichten kannst:

  • Richte in jedem Bereich Blogs ein und ermutige die Mitarbeiter, über ihre Arbeit zu schreiben.
  • Bitte neue Mitarbeiter, sich im Rahmen ihres Onboardings in einem Blogpost vorzustellen.
  • Nutze die Willkommensnachricht für Ankündigungen auf der Startseite deiner Confluence-Site.

Installiere Apps vom Atlassian Marketplace, um Slack-Feeds, Videoanrufe und mehr in deine Confluence Cloud-Site einzubetten.


Schritt 2: Erstelle einen Bereich

Sobald du weißt, welche Bereiche dein Unternehmen benötigt, kannst du deinen ersten Bereich erstellen.

  1. Navigiere zu deiner Confluence-Site.
  2. Wähle im Startbildschirm Bereich erstellen aus.
  3. Wähle den Bereichstyp aus, den du erstellen möchtest.
  4. Gib einen Bereichsnamen, einen Bereichsschlüssel und weitere Informationen ein.
  5. Lege Berechtigungen für deinen Bereich fest.
  6. Wähle Erstellen aus.

Daraufhin wirst du zum Bereich Überblick weitergeleitet. Dort kannst du die Benutzer deines Unternehmens darüber informieren, wofür der Bereich gedacht ist und wer ihn nutzt. Im nächsten Schritt erfährst du, wie du den Überblick deines neuen Bereichs individuell anpasst.


Schritt 3: Passe deinen Bereichsüberblick an

Jeder Bereich enthält einen Überblick, in dem du den Teammitgliedern und anderen Stakeholdern den Zweck deines Bereichs und seine Inhalte erläutern kannst. Wenn du den Bereich mithilfe einer Bereichsvorlage erstellt hast, ist dein Überblick mit integrierten Funktionen für eine optimale Nutzung ausgestattet. Aber auch ohne Vorlage kannst du deinen Überblick durch eine individuelle Anpassung in den perfekten Knotenpunkt für alles, was dein Team benötigt, verwandeln.

Stift-SymbolUm deinen Überblick anzupassen, wählst du das Stiftsymbol ( Pencil icon ) aus und bearbeitest den Überblick so wie jede andere Seite auch.

  • Mithilfe dieser Tricks sticht dein Überblick sofort ins Auge:
  • Lade ein Banner oder Logo hoch, damit die Benutzer deinen Bereich auf einen Blick zuordnen können.
  • Beschreibe die Mission und die Ziele deines Teams und füge Links zu wichtigen Seiten hinzu.
  • Füge ein Inhaltsverzeichnis, Teamkalender oder eine Roadmap hinzu.

Weitere Informationen, wie du eine tolle Überblickseite gestaltest, findest du in der Confluence Cloud-Dokumentation oder auch in diesem Blogpost.

Startseite im Browser

Suchst du nach einer Abkürzung zum Erfolg? Lege sofort los mit der Vorlage für Team-Startseiten von Hubsport.


Schritt 4: Gliedere deine Inhalte

Nachdem du nun deinen ersten Bereich erstellt hast, solltest du ihn gliedern. Du möchtest schließlich, dass sich deine Teammitglieder und andere Stakeholder leicht in deinem Bereich zurechtfinden und die gesuchten Inhalte schnell finden.

Weitere Informationen zur Navigation findest du in Leitfaden 4: Navigation in Confluence.

Nutze übergeordnete Seiten zur Gruppierung ähnlicher Seiten

In Confluence kannst du Seiten anderen Seiten unterordnen, sodass eine Hierarchie der Inhalte des jeweiligen Bereichs entsteht. Diese Hierarchie wird in der Seitenstruktur abgebildet, die in der Randleiste des Bereichs links auf der aktiven Seite angezeigt wird.

Um die Seitenstruktur zu deinem Vorteil zu nutzen, erstellst du für alle Tasks und Projekte, an denen dein Team beteiligt ist, jeweils eine Seite und ordnest diesen Seiten verwandte Seiten unter. Wenn dein Team beispielsweise alle zwei Wochen Retrospektiven durchführt, könntest du eine übergeordnete Seite namens "Retrospektiven" einrichten und für jede einzelne Retrospektive eine Seite erstellen, die du darunter einordnest.

Im folgenden Beispiel siehst du, wie ein Atlassian-Team diese Strategie zur Gliederung seines Bereichs anwendet:

Retrospektivenbereich

Tastaturkürzel für wichtige Seiten erstellen

Du kannst in Confluence für jeden Bereich deiner Site eindeutige Bereichs-Tastaturkürzel, also Links, die über der Seitenstruktur an die Randleiste des Bereichs angepinnt werden, erstellen. Auf diese Weise hebst du wichtige Inhalte hervor, damit sie leicht zu finden sind.

Um deine erste Bereichsverknüpfung zu erstellen, navigierst du zu deinem Bereich und wählst + Verknüpfung hinzufügen aus. Weitere Informationen zu Bereichsverknüpfungen, z. B., wie du vorhandene Bereichsverknüpfungen bearbeitest oder entfernst, findest du in der Dokumentation Customize your Space (Deinen Bereich anpassen).

Seiten und Anhänge mit Stichwörtern versehen

Mithilfe von Stichwörtern lassen sich verwandte Seiten und Anhänge leicht erkennen und die Teammitglieder und andere Stakeholder finden mühelos, wonach sie suchen.

  1. Öffne die Seite in Confluence.
  2. Wähle das Stichwortsymbol () oben rechts.*
  3. Gib den Namen des Stichworts ein, das du hinzufügen möchtest. Wenn bereits ein Stichwort mit diesem Namen vorhanden ist, wird es im AutoSuggest-Menü angezeigt.
  4. Wähle Hinzufügen, um das Stichwort anzuwenden.
  5. Wähle Schließen, um den Dialog zu beenden.

Wenn du die Seite nicht nur anzeigst, sondern gerade bearbeitest, wählst du oben rechts das Menü "Weitere Aktionen" (•••) und anschließend die Option Stichwörter hinzufügen aus.

Gib Stichwörtern transparente und aussagekräftige Namen. Als Stichwort für Besprechungsnotizen könntest du beispielsweise Besprechungsnotizen oder Meetings verwenden. Wenn du dieses Stichwort jeder Seite mit Besprechungsnotizen hinzufügst, kannst du alle deine Besprechungsnotizen in einem Bereich oder auch in deiner gesamten Confluence-Site durchsuchen – einfach, indem du das Stichwort auswählst. Außerdem kannst du alle Seiten mit demselben Stichwort auf einer Seite anzeigen oder Inhalte nach Stichwörtern durchsuchen, um relevante Seiten und Anhänge leichter zu finden. Weitere Informationen zu Stichwörtern findest in der Dokumentation Use labels to organize your content (Deine Inhalte mithilfe von Stichwörtern organisieren).

Profitipp

Wenn du ein Stichwort auf eine Seitenvorlage anwendest, wird dieses Stichwort automatisch auf alle Seiten angewendet, die du mit dieser Vorlage erstellst.

Immer gut organisiert

Plane regelmäßig etwas Zeit zur Überprüfung der Inhalte in deinem Bereich ein, lösche oder archiviere überflüssigen Inhalt und verschiebe Seiten, um die gewünschte Struktur aufrechtzuerhalten. Wenn du Site-Administrator bist, etabliere mit Benutzern in deinem Team Rituale zur Pflege deines Bereichs und ermutige Bereichsadministratoren, sich zusammen mit den Benutzern Zeit für die Überprüfung und Aktualisierung ihrer Bereiche zu nehmen.

  1. Hol dir Champions ins Boot, die dir dabei helfen, ein Auge auf deine Bereiche zu werfen.
  2. Überprüfe die Inhalte im Bereich und schau dir die Analyse an.
  3. Ermittle obsolete oder veraltete Seiten und erstelle einen Maßnahmenplan.
  4. Überprüfe deine Informationsarchitektur und passe sie an die aktuellen Gegebenheiten an.

Weitere Informationen findest du in diesem Blogpost.


Schritt 5: Verwalte Benutzer und Berechtigungen

Als Confluence-Administrator oder Site-Administrator mit einem kostenpflichtigen Abonnement für Confluence kannst du Benutzer, Gruppen und Berechtigungen manuell verwalten oder die öffentliche Registrierung aktivieren und Benutzer ihre eigenen Konten erstellen lassen. Informationen zu Berechtigungen im Free-Tarif findest du in unserer Dokumentation.

Globale Berechtigungen verwalten

Profitipp

Um globale Berechtigungen zu verwalten, musst du über die Confluence-Administratorberechtigung verfügen.

Mit globalen Berechtigungen hast du die Kontrolle über Folgendes:

  • Wer kann einen Bereich oder persönlichen Bereich erstellen?
  • Dürfen unlizenzierte Benutzer auf deine Site zugreifen?
  • Wer kann auf Benutzerprofile zugreifen?

Globale Berechtigungen gelten für deine ganze Site.

  1. Wähle oben rechts die Einstellungen aus (neben deinem Profilbild).
  2. Wähle Globale Berechtigungen aus (in der Seitenleiste unter Sicherheit).
  3. Wähle oben rechts Berechtigungen bearbeiten aus.
  4. Durch Aktivieren/Deaktivieren der Kontrollkästchen kannst du die Berechtigungen für Gruppen und Einzelpersonen bearbeiten.
  5. Wenn du deine Site öffentlich machen möchtest, musst du unter Anonymer Zugriff die Option Confluence verwenden auswählen.
  6. Wenn du alle Einstellungen vorgenommen hast, wählst du am Ende der Seite abschließend Alles speichern.

Immer gut organisiert

Profitipp

Um Bereichsberechtigungen zu bearbeiten, musst du ein Bereichsadministrator sein. Wenn du Confluence-Administrator bist, kannst du Bereichsadministratorberechtigungen für jeden Bereich deiner Site erhalten. Weitere Informationen findest du in der Dokumentation What are space permissions? (Was sind Bereichsberechtigungen?).

Mit Bereichsberechtigungen hast du die Kontrolle über Folgendes:

  • Wer kann die Inhalte eines Bereichs anzeigen?
  • Wer kann die Inhalte kommentieren?
  • Wer kann Inhalte erstellen, bearbeiten oder hochladen?

In den Standardeinstellungen ist Confluence offen. Wenn du also deine Bereichsberechtigungen nicht einschränkst, kann jeder Benutzer mit Zugriff auf deine Confluence-Site auf die Inhalte aller Bereiche zugreifen. Bereichsadministratoren können Berechtigungen festlegen, wenn sie einen neuen Bereich erstellen und sie später anpassen. Jeder Benutzer, der eine Seite bearbeiten kann, kann auch ihre Beschränkungen bearbeiten.

  1. Öffne die Bereichsübersicht in Confluence.
  2. Wähle Bereichseinstellungen > Berechtigungen aus.
  3. Wähle unter einer beliebigen Überschrift Berechtigungen bearbeiten aus.
  4. Aktiviere/deaktiviere die Kontrollkästchen, deren Berechtigungen du bearbeiten möchtest.

Du kannst Bereichsberechtigungen sowohl für einzelne Benutzer als auch für Gruppen verwalten. Weitere Informationen findest du in der Dokumentation Assign space permissions (Bereichsberechtigungen zuweisen). Wenn deine Site öffentlich ist, kannst du außerdem anonymen Zugriff auf einen einzelnen Bereich erlauben. Weitere Informationen findest du in der Dokumentation Set up public access (Öffentlichen Zugriff einrichten).

Manche Confluence-Kunden verwenden dasselbe Berechtigungsschema für jeden Bereich ihrer Site, andere wiederum richten je nach Ziel oder Verwendungszweck unterschiedliche Berechtigungen für einzelne Bereiche ein.

Verwendungszweck

Zielgruppe

Berechtigungen

Teile Hilfe- und Supportartikel mit Kunden

Zielgruppe

  • Kunden

Berechtigungen

  • Anonymer Zugriff ist erlaubt.
  • Nur Mitglieder von Hilfe- und Supportteams können Seiten erstellen, bearbeiten oder kommentieren.

Teile in deinem Unternehmen Richtlinien, Tutorials und Tipps zur Fehlerbehebung

Zielgruppe

  • Jeder in deinem Unternehmen

Berechtigungen

  • Jeder in deinem Unternehmen kann darauf zugreifen.
  • Nur Sachverständige können Seiten erstellen, bearbeiten oder kommentieren.
  • Anonymer Zugriff ist nicht erlaubt.

Arbeite an einem Projekt oder einer Initative mit anderen zusammen

Zielgruppe

  • Teammitglieder
  • Projekt-Stakeholder

Berechtigungen

  • Jeder in deinem Unternehmen kann darauf zugreifen.
  • Stakeholder können kommentieren.
  • Nur Teammitglieder können Seiten erstellen oder bearbeiten.
  • Anonymer Zugriff ist nicht erlaubt.

Teile sensible Informationen (z. B. Mitarbeiterdaten, Lohnabrechnungen oder rechtliche Angelegenheiten)

Zielgruppe

  • Teammitglieder

Berechtigungen

  • Der Zugriff ist auf zentrale Teammitglieder beschränkt.
  • Niemand außerhalb des Teams kann Seiten anzeigen, bearbeiten oder kommentieren.
  • Anonymer Zugriff ist nicht erlaubt.

Teammitglieder zu deiner Site einladen

Sobald du deine Site eingerichtet und die allgemeinen Berechtigungen konfiguriert hast, kannst du Teammitglieder zur Nutzung von Confluence Cloud (und natürlich aller anderer Atlassian-Produkte auf deiner Site) einladen.

  1. Wähle oben rechts die Einstellungen aus (neben deinem Profilbild).
  2. Wähle in der Seitenleiste Benutzerverwaltung aus.
  3. Wähle oben rechts Benutzer einladen aus.
  4. Gib die E-Mail-Adressen der Teammitglieder ein, die du einladen möchtest. Du kannst bis zu 10 E-Mail-Adressen auf einmal einladen.
  5. Weise den eingeladenen Mitgliedern Rollen zu. Dadurch legst du ihre Zugriffsrechte für die gesamte Site fest.
  6. Wähle die Produkte aus, auf die deine Teammitglieder Zugriff haben sollen.
  7. Wähle die Gruppen aus, zu denen sie gehören sollen.
  8. Personalisiere deine Einladung und wähle dann Benutzer einladen aus.

*Dies gilt nur für Teammitglieder mit der Rolle Basic.

Als Site-Administrator kannst du Rollen, Zugriff und Gruppen für Benutzer jederzeit aktualisieren. Du hast auch die Möglichkeit, einen Benutzer zu entfernen, indem du den Site-Zugriff widerrufst oder ein Konto deaktivierst bzw. löschst (beispielsweise, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt). Weitere Informationen findest du in der Dokumentation Invite and remove users (Benutzer einladen und entfernen).

Überblick über Confluence

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Inhalte in Confluence erstellen

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