Lepsze wsparcie dla pracowników dzięki zarządzaniu usługami HR

Czym jest zarządzanie usługami HR?

Zarządzanie usługami HR to praktyka wykorzystania uporządkowanych przepływów pracy, które pomagają pracownikom uzyskiwać odpowiedzi na pytania, obsługiwać wrażliwe sprawy, automatyzować powtarzalne procesy oraz zapewniać spójne wsparcie na dużą skalę.

Dzięki Jira Service Management dla działu HR zespoły mogą gromadzić zapytania pracowników, sprawy HR, zatwierdzenia, wiedzę oraz zadania międzydziałowe na jednej bezpiecznej platformie skoncentrowanej na pracownikach.

Pracownicy mają dostęp do przestrzeni, w której mogą w łatwy sposób zgłaszać prośby o pomoc, wyszukiwać odpowiedzi i śledzić wnioski, natomiast zespoły HR zyskują niezbędną widoczność, automatyzację oraz kontekst oparty na sztucznej inteligencji, co pozwala im wydajniej pracować.

Dlaczego zarządzanie usługami jest ważne dla zespołów HR

Zespoły HR odpowiadają za najważniejsze etapy w cyklu pracy pracownika — od onboardingu, przez pytania dotyczące benefitów, wnioski urlopowe, udzielanie informacji o politykach, aż po prowadzenie wrażliwych spraw związanych z relacjami pracowniczymi. Jednak takie zadania napływają często niepołączonymi kanałami, takimi jak poczta e-mail, czat, arkusze kalkulacyjne czy jednorazowe rozmowy.

Nowoczesne zarządzanie usługami HR zapewnia zespołom bardziej niezawodny sposób świadczenia spersonalizowanego, spójnego wsparcia bez ryzyka utraty kontroli nad zadaniami lub generowania zbędnej pracy ręcznej.

Jak Jira Service Management wspiera zespoły HR

Dzięki Jira Service Management zespoły HR mogą zastąpić rozproszone zgłoszenia i ręczną koordynację spójnym zarządzaniem usługami. Efektem jest bezpieczne, zawsze dostępne centrum obsługi HR, które umożliwia zespołom odpowiadanie na pytania pracowników, zarządzanie zgłoszeniami oraz koordynowanie ścieżek pracowniczych z jednego miejsca.

Zintegrowany portal pracowniczy

Pracownicy potrzebują prostego sposobu uzyskania odpowiedniej pomocy bez konieczności orientowania się, który zespół odpowiada za poszczególne usługi. Dzięki Jira Service Management organizacje mogą tworzyć własne portale pracownicze, które łączą wsparcie HR z innymi usługami w miejscu pracy.

Pracownicy mogą przeglądać popularne tematy, składać wnioski, uzyskiwać dostęp do systemów firmowych oraz znaleźć dopasowaną pomoc w jednym portalu. Dzięki temu nowo zatrudnione osoby oraz obecni pracownicy łatwiej uzyskują wsparcie i nie muszą szukać go w różnych, niepowiązanych narzędziach.

Dowiedz się, jak skonfigurować centra pomocy i portale

Odpowiadanie na pytania pracowników za pomocą Rovo i bazy wiedzy

Rovo, rozwiązanie SI firmy Atlassian, umożliwia pracownikom szybkie uzyskiwanie odpowiedzi na podstawie zatwierdzonej wiedzy firmowej. Pracownik może zadać pytanie, na przykład czy można przyprowadzić psa do biura, a Rovo w odpowiedzi podaje łącze do odpowiedniej polityki.

Zespoły HR mogą wykorzystywać Confluence jako bazę wiedzy obejmującą polityki, benefity, szkolenia i rozwój, dobrostan w miejscu pracy, informacje o karierze oraz inne zasoby dla pracowników. Zespoły mogą także podłączyć dodatkowe źródła wiedzy i zarządzać uprawnieniami, aby Rovo korzystał wyłącznie z odpowiednich, zatwierdzonych informacji.

Dowiedz się więcej o Rovo i zarządzaniu wiedzą

Centralizacja pytań pracowników i spraw HR

Liderzy i agenci HR mogą rozpocząć dzień na pulpicie podsumowania, który prezentuje ukończone oraz realizowane zadania w ramach wniosków i spraw HR. Zespoły mogą filtrować według typu wniosku, statusu, satysfakcji klienta oraz obciążenia pracą, aby zidentyfikować obszary wymagające największej uwagi.

Zamiast polegać na przepełnionych skrzynkach odbiorczych lub rozproszonych wiadomościach, Jira Service Management zapewnia zespołom HR scentralizowany widok pracy inicjowanej przez portal HR, pocztę e-mail, Microsoft Teams, Slack oraz inne kanały.

Dzięki takiej widoczności zespoły mogą w pierwszej kolejności zajmować się najważniejszymi potrzebami pracowników i nie przeoczą spraw wymagających szybkiej reakcji.

Dowiedz się więcej o stronie podsumowania przestrzeni

Wykorzystanie SI do identyfikacji zadań wrażliwych i priorytetowych

Rovo pomaga zespołom HR odnajdywać zadania wymagające uwagi za pomocą prostych poleceń w języku naturalnym. Na przykład lider HR może poprosić Rovo o wyświetlenie otwartych spraw oznaczonych jako wrażliwe, co ułatwia skupienie się na sprawach, które mogą się wiązać z zagrożeniem dla działalności, relacji pracowniczych lub zgodności z przepisami.

Jira Service Management umożliwia dodatkowe zabezpieczenie wrażliwych spraw HR poprzez ograniczenie dostępu wyłącznie do osób, których one dotyczą. Dzięki temu zespoły HR mają możliwość bezproblemowej współpracy, a jednocześnie prywatne dane pracowników są chronione.

Dowiedz się więcej o zarządzaniu sprawami wrażliwymi

Rozwiązywanie spraw pracowniczych z pełniejszym kontekstem

Gdy agent HR otwiera zgłoszenie, Rovo może zasugerować kolejne kroki oraz polecić podobne przypadki do celów informacyjnych. Dzięki temu agenci mogą konsekwentnie klasyfikować zgłoszenia, zorientować się, jakie rozwiązania sprawdziły się w przeszłości, oraz sprawnie prowadzić sprawy bez ręcznego przeszukiwania archiwalnych wniosków.

W odpowiedziach dla pracowników agenci mogą korzystać ze sprawdzonych gotowych odpowiedzi oraz zmiennych, aby szybko personalizować komunikację. Dodatkowo Rovo pomaga ulepszyć odpowiedź lub dostosować ton, dzięki czemu zespoły mogą udzielać przejrzystego, empatycznego i osobistego wsparcia.

Dowiedz się więcej o sugestiach SI oraz odpowiedziach SI

Bezpieczna współpraca z zespołami prawnymi, IT i nie tylko

Niektóre sprawy HR wymagają wkładu działu prawnego, IT, administracji, finansów lub przełożonego pracownika. Dzięki Jira Service Management ta współpraca pozostaje powiązana z oryginalnym zgłoszeniem, co umożliwia zespołom zachowanie kontekstu i śledzenie zmian.

Na przykład agent HR może skorzystać z Rovo, aby podsumować wrażliwą sprawę, sprawdzić, czy zebrano wystarczająco dużo informacji, oraz utworzyć powiązane zadanie dla działu prawnego. Dział prawny może następnie współpracować z działem HR, który zachowuje wgląd w postęp i kolejne kroki.

Automatyzacja onboardingu i offboardingu w różnych działach

Wśród procesów zarządzanych przez zespoły HR onboarding należy do tych, które angażują najbardziej zróżnicowane działy. Jira Service Management pomaga automatyzować proces onboardingu pracowników, tworząc zadania dla zespołów takich jak administracja obiektami, IT, HR czy Enablement oraz dla przełożonego pracownika.

Funkcja Ścieżki pozwala zespołom definiować zadania, zależności, komunikaty oraz wnioski między działami. Na przykład Workday może uruchomić proces onboardingu, gdy kandydat zaakceptuje ofertę.

Następnie Jira Service Management może zlecić sprawdzenie przeszłości pracownika, a po otrzymaniu wyników automatycznie rozpocząć kolejny zestaw zadań onboardingowych. Pozwala to zapobiec pomijaniu zadań, ograniczyć ręczne działania następcze oraz zapewnić nowym pracownikom płynniejsze pierwsze doświadczenia.

Jira Service Management pomaga również zespołom HR rozpoczynać offboarding bezpośrednio z poziomu zgłoszenia oraz koordynować wymagane zadania między działami IT, administracji, bezpieczeństwa i HR. Automatyzując przekazywanie zadań i monitorując postęp, zespoły mogą ograniczyć zagrożenia dla działalności i szybciej realizować zadania wymagające terminowości.

Dowiedz się, jak opracować proces onboardingu i offboardingu

Doskonalenie przepływów pracy przez zespoły HR bez intensywnego wsparcia działu IT

Jira Service Management zapewnia zespołom HR intuicyjne narzędzie do zarządzania świadczoną przez siebie obsługą i jej doskonalenia.

Zespoły mogą dostosowywać portale, definiować ścieżki, tworzyć ankiety, konfigurować agentów SI oraz udoskonalać przepływy pracy bez potrzeby zaawansowanych umiejętności technicznych ani ciągłego wsparcia programistycznego.

Ta elastyczność pozwala zespołom People and Culture nadążać za zmieniającymi się potrzebami pracowników, a jednocześnie ograniczać zależność od działu IT przy każdej optymalizacji procesów.

Prezentacja klienta: Vuori

Alex Stillings, dyrektor ds. technologii środowiska pracy w Vuori Clothing

Rezultaty: oszczędność 100 dni roboczych na onboardingu, offboardingu i zmianach dotyczących pracowników.

Przeczytaj historię Vuori

Prezentacja narzędzia

Chcesz poznać wszystkie funkcjonalności służące do zarządzania usługami HR w Jira Service Management?

Obejrzyj demonstrację

Często zadawane pytania

Czym jest zarządzanie usługami HR?

Zarządzanie usługami HR to wykorzystanie praktyk zarządzania usługami do obsługi zapytań pracowników, spraw HR, zatwierdzeń, wiedzy, onboardingu, offboardingu oraz przepływów pracy między zespołami w uporządkowany i możliwy do śledzenia sposób.

W jaki sposób Jira Service Management wspiera zespoły HR?

Jira Service Management umożliwia zespołom HR centralizację wniosków pracowniczych, ochronę spraw wrażliwych, automatyzację procesów onboardingu i offboardingu, współpracę z innymi działami, wykorzystanie SI do podsumowywania zadań i nadawania im priorytetów oraz mierzenie wydajności usługi.

Czy zespoły HR mogą wykorzystywać SI w zarządzaniu obsługą pracowników?

Tak. Rovo może pomóc zespołom HR w odnajdywaniu wrażliwych lub priorytetowych spraw, podsumowywaniu szczegółów spraw, sugerowaniu kolejnych kroków, rekomendowaniu podobnych wniosków, usprawnianiu odpowiedzi dla pracowników oraz udzielaniu odpowiedzi na pytania pracowników, korzystając z zatwierdzonej wiedzy firmowej.

Czy Jira Service Management może automatyzować procesy onboardingowe i offboardingowe?

Tak. Jira Service Management umożliwia koordynację zadań związanych z onboardingiem i offboardingiem w działach HR, IT, administracji, bezpieczeństwa, na stanowiskach kierowniczych oraz w innych zespołach. Ścieżki pozwalają definiować zadania, zależności, komunikację oraz wnioski, dzięki czemu praca postępuje automatycznie.

W jaki sposób Jira Service Management chroni wrażliwe sprawy HR?

Jira Service Management umożliwia ograniczenie dostępu do wrażliwych spraw HR, dzięki czemu tylko odpowiednie osoby mogą je przeglądać i współpracować przy ich obsłudze. W ten sposób zespoły HR mogą chronić prywatność, jednocześnie zachowując kontekst i możliwość śledzenia niezbędne do rozwiązywania spraw.

Jaka jest różnica między HRIS a zarządzaniem usługami HR?

HRIS to przede wszystkim system ewidencji danych pracowniczych oraz podstawowych procesów HR, takich jak płace, świadczenia i dokumentacja pracowników. Zarządzanie usługami HR koncentruje się na zapewnianiu wsparcia pracownikom poprzez wnioski, sprawy, wiedzę, przepływy pracy oraz współpracę między zespołami.

Czy funkcjonalności służące do zarządzania usługami HR trzeba wykupić osobno?

Nie. Funkcjonalności służące do zarządzania usługami HR są dostępne w Jira Service Management. Nie trzeba kupować osobnego produktu ani dodatku. Jeżeli Twoja organizacja posiada już licencję Jira Service Management, można zacząć korzystać z niej do obsługi HR już dziś. Po prostu utwórz projekt HR, skonfiguruj portal i od razu zacznij zarządzać wnioskami pracowników.

Czy Jira Service Management integruje się z narzędziami HR innych firm?

Tak. Jira Service Management integruje się z popularnymi narzędziami HR i biznesowymi, takimi jak Workday, Slack, Microsoft Teams i wieloma innymi. Na przykład wyzwalacz w Workday, taki jak zaakceptowanie oferty przez nowo zatrudnioną osobę, może automatycznie rozpocząć proces onboardingu w Jira Service Management. Zespoły mogą również podłączyć pocztę e-mail, czat oraz inne kanały zgłoszeń, aby wnioski pracowników były rejestrowane i śledzone niezależnie od sposobu ich zgłoszenia.