Przewodnik Atlassian dotyczący zarządzania zasobami w firmie

Prowadzenie operacji biznesowych z lepszym kontekstem zasobów i usług

Zespoły biznesowe, na przykład do spraw administracyjnych, zaopatrzenia, operacji finansowych, środowiska pracy, badań i rozwoju oraz zarządzania dostawcami, stosują zarządzanie zasobami w firmie (EAM), aby uzyskać dokładne informacje niezbędne do sprawnego prowadzenia codziennych operacji. Muszą wiedzieć, jakie zasoby istnieją, gdzie się znajdują, kto jest ich właścicielem, jakie umowy je regulują oraz jakie usługi lub osoby są od nich zależne.

Gdy te informacje są rozproszone w arkuszach kalkulacyjnych, wiadomościach e-mail, systemach zaopatrzeniowych i na współdzielonych dyskach, zespoły tracą czas na poszukiwanie szczegółów i podejmowanie decyzji bez pełnego kontekstu.

Zarządzanie zasobami i usługami zespołów biznesowych łączy te informacje, dzięki czemu wnioski, zatwierdzenia, zadania związane z cyklem życia oraz raportowanie mogą być realizowane z większą przejrzystością i mniejszym nakładem pracy ręcznej.

Czym jest zarządzanie zasobami w firmie?

Zarządzanie zasobami w firmie (EAM) to praktyka polegająca na zarządzaniu przepływami pracy usług operacyjnych z wykorzystaniem wiarygodnych danych dotyczących zasobów fizycznych, zapasów, dostawców, umów, obiektów oraz usług, które są przez nie wspierane. Zespoły biznesowe, takie jak zespoły administracyjne, zaopatrzeniowe, prawne, finansowe, ds. zgodności oraz inne zespoły usługowe, korzystają z EAM do zarządzania cyklem życia obiektów i zasobów, którymi się zajmują.

Zarządzanie zasobami w firmie (EAM) i zarządzanie operacjami zasobów (AOM) są ze sobą ściśle powiązane: EAM dostarcza strukturę oraz dane dotyczące cyklu życia, natomiast AOM wykorzystuje ten wspólny kontekst do łączenia operacji, przerw technicznych i przepływów pracy związanych z usługami, co przekłada się na lepszą wydajność zasobów i lepsze rezultaty.

Łączy kilka powiązanych funkcjonalności:

• Zarządzanie zasobami: śledzenie elementów takich jak sprzęt biurowy, meble, urządzenia współdzielone, identyfikatory, materiały eksploatacyjne oraz inne zasoby należące do firmy na wszystkich etapach ich cyklu życia

• Zarządzanie zapasami: zapewnianie wglądu w poziomy stanów magazynowych, dostępność, potrzeby uzupełnienia oraz przemieszczanie elementów między lokalizacjami

• Zarządzanie umowami i dostawcami: monitorowanie dostawców, umów, identyfikowanie nielegalnego oprogramowania, własności, szczegółów dotyczących wydatków oraz zobowiązań

• Przepływy pracy zarządzania usługami: wykorzystanie tych danych do obsługi wniosków, zatwierdzeń, rozwiązywania zgłoszeń, konserwacji, onboardingu, audytów i raportowania

Zasoby w ramach Service Collections zapewniają strukturę do przechowywania tych informacji i tworzenia powiązań między nimi. Szablony schematów obiektów umożliwiają zespołom szybsze rozpoczęcie pracy, a Menedżer danych Zasobów pomaga konsolidować i uzgadniać informacje z różnych systemów, tworząc bardziej wiarygodną dokumentację operacyjną.

Dlaczego zarządzanie zasobami jest ważne dla firm i zespołów biznesowych

Fragmentacja danych stanowi zagrożenie dla współczesnych firm i organizacji. Gdy informacje o zasobach są przechowywane w odizolowanych arkuszach kalkulacyjnych i wątkach e-mailowych, zespoły biznesowe narażone są na większe zagrożenie operacyjne i niepotrzebne obciążenia administracyjne. Również brak wspólnego źródła rzetelnych informacji sprawia, że zespoły administracyjne, zaopatrzeniowe i operacyjne tracą nie tylko kontrolę nad zasobami, ale także możliwość efektywnego skalowania. Oto, czego potrzebują zespoły biznesowe:

• Kontrola finansowa: Uzgadnianie danych dotyczących zaopatrzenia, stanów magazynowych i wykorzystania ogranicza marnotrawstwo, podwójne wydatki oraz niewykorzystane zasoby.

• Ciągłość operacyjna: Monitorowanie zasobów, konserwacji, dostawców i umów pozwala zapobiegać przestojom oraz przyspieszać świadczenie usług.

• Gotowość do audytu i ograniczanie zagrożeń: Zapewnienie wiarygodnej ścieżki audytu oraz proaktywna identyfikacja wygasających umów, nieobsługiwanego sprzętu i luk w zgodności.

• Zarządzanie cyklem życia oparte na danych: Powiązanie zasobów z przepływami pracy usług i wykorzystywanie danych w czasie rzeczywistym do automatyzacji wniosków, podejmowania lepszych decyzji oraz konserwacji predykcyjnej zamiast reaktywnego usuwania usterek.

Jak Service Collection wspiera przepływy pracy zarządzania cyklem życia zasobów w firmie

Service Collection umożliwia zespołom biznesowym w firmach powiązanie działań operacyjnych z odpowiednimi zasobami, umowami oraz rejestrami zapasów. Oznacza to, że wnioski i zatwierdzenia mogą być realizowane z odpowiednim kontekstem, bez konieczności polegania na wątkach e-mailowych lub nieformalnej wiedzy zespołowej.

Stworzenie podstaw przy pomocy Zasobów

Zasoby umożliwiają zespołom biznesowym tworzenie relacyjnej bazy danych do zarządzania potrzebnymi zasobami oraz pełnią funkcję CMDB, przechowując rekordy konfiguracji i powiązania między nimi. Może to obejmować lokalizacje, pomieszczenia, sprzęt, meble, artykuły magazynowe, dostawców, umowy, pracowników, centra kosztów oraz dostawców usług.

Te obiekty można również połączyć za pomocą powiązań. Na przykład urządzenie medyczne można powiązać z lokalizacją, dostawcą wsparcia, umową serwisową oraz właścicielem biznesowym. Element magazynowy można powiązać z magazynem, dostawcą, progiem ponownego zamówienia oraz typem wewnętrznego wniosku o usługę.

Szybsze rozpoczęcie pracy dzięki szablonom

Dzięki szablony zespoły nie muszą zaczynać od zera. Wiele organizacji wychodzi od szablonów skoncentrowanych na IT, jednak to samo podejście sprawdza się w zastosowaniach biznesowych: warto korzystać z gotowych struktur schematów obiektów, a następnie dostosować typy obiektów, atrybuty i relacje do rzeczywistych przepływów pracy zespołu.

W przypadku działalności biznesowej typowe kategorie obiektów często obejmują:

• obiekty i zasoby miejsca pracy;

• inwentarz i pozycje magazynowe;

• dostawców i kontrahentów;

• umowy i odnowienia;

• osoby, zespoły i lokalizacje;

• części samochodowe, podzespoły telekomunikacyjne, kamery, urządzenia zabezpieczające itp.

Dzięki temu zespoły mają praktyczny punkt wyjścia, bez nadmiernego rozbudowywania modelu na starcie.

Większe zaufanie do danych operacyjnych dzięki Menedżerowi danych Zasobów

Dane dotyczące zasobów biznesowych często pochodzą z różnych źródeł: eksportów z systemów ERP, arkuszy kalkulacyjnych, systemów zaopatrzeniowych, raportów dostawców, narzędzi wykorzystywanych w miejscu pracy oraz współdzielonych dokumentów. Te systemy nie zawsze są zgodne.

Menedżer danych Zasobów umożliwia zespołom konsolidację, oczyszczanie i uzgadnianie tych informacji przed ich wykorzystaniem operacyjnym. Jest to szczególnie przydatne, gdy różne działy prowadzą równoległą dokumentację dotyczącą tych samych zasobów, stanów magazynowych lub umów.

Dzięki Menedżerowi danych Zasobów zespoły mogą:

• zbierać dane z różnych systemów operacyjnych,

• identyfikować zduplikowane lub niespójne rekordy,

• normalizować nazewnictwo i wartości atrybutów,

• zgłaszać brak danych o właścicielach lub etapie cyklu życia,

• zwiększyć płynność dalszych przepływów pracy i raportowania.

Łączenie wniosków, zatwierdzeń i zgłoszeń z zasobami biznesowymi

Jira Service Management umożliwia zespołom bezpośrednie łączenie wniosków i zgłoszeń z obiektami Zasobów. Oznacza to, że pracownicy mogą we wniosku wskazać bezpośrednio konkretne pomieszczenie, drukarkę, identyfikator, element wyposażenia, umowę lub dostawcę, a agenci rozpoczynają pracę, dysponując odpowiednim kontekstem.

Na przykład koordynator ds. administracyjnych, który zajmuje się wnioskiem o konserwację, może zobaczyć pomieszczenie, budynek, zainstalowany sprzęt, dostawcę oraz umowę serwisową. Analityk ds. zaopatrzenia, który przegląd wniosek zakupowy, może sprawdzić, czy podobny element jest już dostępny w magazynie lub objęty istniejącą umową z dostawcą.

Wsparcie działalności biznesowej uwzględniającej usługi

Wiele zasobów biznesowych wspiera usługi, a nie tylko działy. Sala konferencyjna wspiera działalność w miejscu pracy. System identyfikatorów służy do zarządzania dostępem. Umowa z dostawcą zapewnia ciągłość procesów zakupowych. Magazyn inwentarza obsługuje realizację zamówień.

Łącząc zasoby i rejestry operacyjne z wspieranymi przez nie usługami, zespoły mogą lepiej zrozumieć wpływ awarii, niedoborów, wygaśnięcia lub konieczności uzyskania zatwierdzenia. Ułatwia to ustalanie priorytetów, eskalację oraz komunikację z interesariuszami.

Automatyzacja rutynowych zadań związanych z cyklem życia

Automatyzacja może ograniczyć ręczną pracę i ułatwić zespołom biznesowym aktualizowanie dokumentacji na bieżąco. Zespoły mogą korzystać z automatyzacji, aby aktualizować informacje o właścicielach, powiadamiać interesariuszy, tworzyć zadania następcze lub przekierowywać zadania w zależności od wybranego zasobu, lokalizacji, elementu inwentarza lub umowy.

Często stosowane przykłady:

• Tworzenie wniosku o uzupełnienie zapasów, gdy stan magazynowy spadnie poniżej określonego progu

• Powiadamianie właściciela o zbliżającym się terminie odnowienia umowy

• Kierowanie wniosku dotyczącego infrastruktury na podstawie wybranego budynku lub pomieszczenia

• Aktualizowanie statusu zasobu po zatwierdzeniu lub zrealizowaniu wniosku

• Wyzwalanie zadań przeglądowych w przypadku wygasających gwarancji, umów najmu lub umów z dostawcami

Przykład krok po kroku: od wniosku biznesowego do widoczności operacyjnej

Oto praktyczny przykład wykorzystania zarządzania zasobami i usługami zespołów biznesowych w przepływach pracy z zakresu administracji, zaopatrzenia, zapasów i umów.

Scenariusz

Rozwijająca się firma zarządza wyposażeniem biurowym, zapasami, umowami z dostawcami oraz wnioskami administracyjnymi w kilku lokalizacjach. Obecnie stan magazynowy jest monitorowany przy pomocy arkuszy kalkulacyjnych, dane dostawców znajdują się na poczcie e-mail, a zespoły administracyjne korzystają ze wspólnych skrzynek odbiorczych. Pracownicy często składają dublujące się wnioski zakupowe, bo nie wiedzą, jakie zasoby są już dostępne.

Krok 1: Modelowanie zasobów operacyjnych

Zespół operacyjny tworzy schemat Zasobów obejmujący lokalizacje, pomieszczenia, sprzęt, artykuły magazynowe, dostawców, umowy oraz pracowników. Określa kluczowe atrybuty, takie jak status zasobu, lokalizacja, próg ponownego zamówienia, data rozpoczęcia i zakończenia umowy, osoba odpowiedzialna za kontakt z dostawcą oraz kategoria usługi.

Tworzy także połączenia z powiązanymi obiektami, na przykład:

• Element magazynowy i lokalizacja magazynowa

• Sprzęt i pomieszczenie lub piętro

• Dostawca i umowa

• Umowa i zasób lub usługa, których dotyczy

• Pracownik i przypisany do niego sprzęt lub dostęp

Krok 2: Konsolidacja danych źródłowych

Przy pomocy Menedżera danych Zasobów zespół pobiera informacje z eksportów zaopatrzeniowych, arkuszy inwentaryzacyjnych, systemów biurowych oraz rejestrów dostawców. Powtarzające się nazwy dostawców są uzgadniane, brakujące lokalizacje oznaczane, a nieaktualne rekordy umów usuwane przed opublikowaniem danych w modelu roboczym.

Krok 3: Połączenie modelu z przepływami pracy usług

Zespół dodaje pola Zasobów do typów wniosków w Jira Service Management. Pracownicy mogą teraz składać wnioski dotyczące problemów z infrastrukturą, uzupełnienia zapasów, potrzeb zakupowych lub pytań dotyczących umów, dołączając powiązany zasób lub element.

Przykład:

• Wniosek dotyczący infrastruktury jest powiązany z pomieszczeniem i zainstalowanym wyposażeniem

• Wniosek zakupowy jest powiązany z dostawcą lub elementem katalogowym

• Wniosek dotyczący zapasów jest powiązany z elementem magazynowym i lokalizacją magazynową

• Wniosek o przegląd umowy jest powiązany z aktywną umową i dostawcą

Krok 4: Wykorzystanie automatyzacji w celu ograniczenia pracy ręcznej

Po spadku stanu magazynowego określonego elementu poniżej ustalonego progu automatyzacja generuje zadanie uzupełnienia zapasów. Gdy do odnowienia umowy pozostało 60 dni, tworzy zgłoszenie dotyczące jej przeglądu dla osoby odpowiedzialnej za zaopatrzenie. Może także przekierować do odpowiedniego zespołu regionalnego wniosek dotyczący infrastruktury w konkretnym biurze.

Krok 5: Lepsze raportowanie i podejmowanie decyzji

Ponieważ zasoby, umowy i wnioski są ze sobą powiązane, zespoły biznesowe mogą skuteczniej tworzyć raporty dotyczące posiadanych zasobów, wykorzystywanych elementów, potrzebnych odnowień oraz lokalizacji wąskich gardeł operacyjnych. Liderzy zyskują lepszy wgląd w sytuację bez proszenia zespołów o ręczne przygotowywanie comiesięcznych raportów.

Taka widoczność daje również możliwość jednoczesnego odnowienia wszystkich umów z jednym dostawcą, co pozwala ograniczyć wskaźnik rezygnacji z odnowień i potencjalnie obniżyć koszty dzięki uzyskaniu wglądu we wszystkie umowy.

Jak wygląda to w praktyce

Jak podejść do wdrożenia

Przy tworzeniu tej funkcjonalności dla działu biznesowego po raz pierwszy zazwyczaj najlepiej sprawdza się podejście etapowe.

1. Zacznij od jednego przepływu pracy o dużym wolumenie, na przykład obsługi wniosków dotyczących infrastruktury, uzupełniania zapasów lub monitorowania odnowień umów.

2. Zdefiniuj minimalny, użyteczny zestaw obiektów, atrybutów i relacji niezbędnych do wsparcia tego przepływu pracy.

3. Użyj Menedżera danych Zasobów, aby oczyścić i uzgodnić rekordy źródłowe przed szerszym wdrożeniem.

4. Dodaj kontekst Zasobów bezpośrednio do przepływów wniosków i zatwierdzeń w narzędziach, z których zespoły już korzystają.

5. Wykorzystaj automatyzację do przypomnień, przekierowywania, uzupełniania oraz aktualizacji etapów cyklu życia.

6. Stopniowo rozszerzaj działalność na sąsiednie obszary, takie jak dostawcy, lokalizacje oraz raportowanie powiązane z usługami.

Prezentacja klienta: Atlassian Williams F1 Team

Naprawdę postrzegamy Zasoby jako sposób na uzyskanie pełnej widoczności wszystkich istotnych dla nas elementów na każdym etapie ich cyklu życia.

Richard Sworder, Kierownik działu własności produktu, Atlassian Williams F1 Team

Obejrzyj webinarium

Często zadawane pytania

Czym jest zarządzanie zasobami w firmie (EAM)?

Zarządzanie zasobami w firmie (EAM) to praktyka polegająca na zarządzaniu całym cyklem życia zasobów fizycznych organizacji — od ich pozyskania i konserwacji po wycofanie z eksploatacji. Pomaga zespołom biznesowym, takim jak zespoły administracyjne i operacyjne, maksymalizować wydajność zasobów, obniżać koszty operacyjne oraz zapewniać bezpieczeństwo i zgodność w całej firmie.

Jaka jest różnica między zarządzaniem zasobami w firmie (EAM) a zarządzaniem zasobami IT (ITAM)?

Podczas gdy ITAM (zarządzanie zasobami IT) koncentruje się wyłącznie na zasobach technologicznych, takich jak laptopy, licencje na oprogramowanie czy serwery, zarządzanie zasobami w firmie (EAM) ma szerszy zakres. EAM obejmuje wszystkie kluczowe dla działalności zasoby fizyczne, takie jak wyposażenie obiektów, pojazdy flotowe, meble biurowe oraz maszyny przemysłowe, zapewniając ciągłość operacyjną w działach niezwiązanych z IT.

W jaki sposób CMDB wspiera zespoły biznesowe?

CMDB (baza danych zarządzania konfiguracją) wspiera zespoły biznesowe, mapując powiązania między zasobami a zapewnianymi przez nie usługami. Zamiast jednowymiarowej listy, CMDB prezentuje zależności, na przykład wskazuje, która umowa z dostawcą obejmuje konkretny sprzęt, co pozwala zespołom szybciej ocenić wpływ problemów.

Czym jest zarządzanie operacjami zasobów (AOM)?

Zarządzanie operacjami zasobów (AOM) to strategiczne podejście, które tworzy łączność między zespołami ds. konserwacji, niezawodności i działań operacyjnych za pomocą wspólnych danych. Dzięki integracji tych funkcji AOM odchodzi od reaktywnych modeli „naprawy po awarii” na rzecz proaktywnych strategii opartych na danych, które zwiększają dostępność zasobów i ogólną wydajność biznesową.