人事サービス管理でより優れた従業員サポートを提供
Before you start, this guide covers:
What HR service management means
Key benefits for HR teams and employees
How Jira Service Management supports HR service delivery, case management, onboarding, offboarding, knowledge, and cross-team collaboration
Additional FAQs and learning resources
Service Collection products referenced: Jira Service Management, Rovo
Other Atlassian products referenced: Confluence
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人事サービス管理とは
人事サービス管理は、構造化されたワークフローを使用して、従業員が質問の答えを見つけ、機密性の高いケースを管理し、反復的なプロセスを自動化し、拡張する規模で一貫したサポートを提供できるように支援するプラクティスです。
人事向け Jira Service Management を活用することで、チームは従業員からの問い合わせ、人事ケース、承認、ナレッジ、部門横断的なタスクを、セキュアで従業員中心の 1 つのプラットフォームに集約できます。
従業員は、サポートを求め、回答を見つけ、リクエストを追跡するためのシンプルな場所を利用できます。一方で人事チームは、より効率的に作業するために必要な可視性、自動化、AI を活用したコンテキストを得ることができます。
人事チームにとってサービス管理が重要な理由
人事チームは、オンボーディングから福利厚生に関する質問、休暇申請、ポリシーに関する案内、デリケートな従業員関係のケースに至るまで、従業員ジャーニーにおける最も重要な場面を担っています。しかし、そのような作業は、メール、チャット、スプレッドシート、単発の会話など、分断されたチャンネルを通じて届くことがよくあります。
最新の人事サービス管理により、チームは作業を見失ったり不要な手作業を発生させたりすることなく、パーソナルで一貫したサポートをより確実に提供できるようになります。
Jira Service Management が人事チームをサポートする方法
Jira Service Management は、人事チームが分散した受付や手作業による調整を、連携されたサービス管理エクスペリエンスに置き換えるのに役立ちます。その結果、チームが 1 か所で従業員の質問に回答し、ケースを管理し、従業員のジャーニーを編成できる、セキュアで常時稼働の人事サービス デスクが実現します。
つながる従業員ポータルを作成
従業員は、どのチームが各サービスを担当しているかを知らなくても、適切なヘルプを簡単に見つけられる方法を必要としています。Jira Service Management を使用すると、組織は人事サポートとその他の職場サービスを統合したカスタムの従業員ポータルを作成できます。
従業員は単一のポータルから、トレンドのトピックを閲覧し、リクエストを送信し、会社のシステムにアクセスして、個別のニーズに合わせたヘルプを見つけることができます。これにより、新入社員や既存の従業員は、分散したツールをまたいで検索することなく、サポートを受けやすくなります。
Rovo とナレッジで従業員の質問に回答する
アトラシアンの AI 製品である Rovo は、従業員が承認された社内ナレッジから即座に回答を得られるように支援します。従業員がオフィスに犬を連れてきてもよいかなどの質問をすると、Rovo は関連するポリシーへのリンクを添えて回答できます。
人事チームは、ポリシー、福利厚生、学習と開発、職場のウェルビーイング、キャリア情報、その他の従業員向けリソースのナレッジ ベースとして Confluence を使用できます。チームは追加のナレッジ ソースを接続して権限を管理し、Rovo が関連する承認済みの情報のみを使用するように徹底することもできます。
従業員の質問と人事ケースを一元化
人事リーダーやエージェントは、人事リクエストやケース全体の完了した作業や進行中の作業を表示する要約ダッシュボードから業務を開始できます。チームは、リクエスト タイプ、ステータス、顧客満足度、ワークロードでフィルターをかけて、どこに最も対応が必要かを把握できます。
溢れかえる受信トレイや散在するメッセージに頼る代わりに、Jira Service Management は、人事ポータル、メール、Microsoft Teams、Slack、その他のチャンネルを通じて開始された作業の一元的なビューを人事チームに提供します。
その可視性により、チームは従業員の重要なニーズを優先し、緊急性の高いケースの見落としを防ぐことができます。
AI を使用して、機密性の高い作業や優先度の高い作業を洗い出します。
Rovo は、人事チームがシンプルな自然言語のプロンプトを使用して、対応が必要な作業を見つけるのに役立ちます。例えば、人事リーダーは Rovo に機密としてフラグ付けされたオープンなケースを表示するように依頼できるため、ビジネス、従業員関係、またはコンプライアンス上のリスクを伴う可能性のあるケースに注力しやすくなります。
Jira Service Management は、関係者のみにアクセスを制限することで、機密性の高い人事ケースに対する追加のセキュリティにも対応しています。これにより、人事チームは非公開の従業員情報を保護しながら、安心してコラボレーションすることができます。
より多くのコンテキストで従業員のケースを解決します
人事エージェントがケースを開くと、Rovo は次のステップを提案し、参考として類似のケースを推奨できます。これにより、エージェントは一貫してトリアージを行い、過去に何が効果的だったかを理解し、過去のリクエストを手動で検索することなくケースを進行させることができます。
従業員への返信では、エージェントは承認済みの定型返信と変数を使用して、コミュニケーションを迅速にパーソナライズできます。Rovo は回答の改善やトーンの調整にも役立つため、チームは明確で共感的な、パーソナルなサポートを提供できます。
法務、IT、その他のチームと安全にコラボレーションします。
一部の人事ケースでは、法務、 IT 、施設管理、財務、または従業員のマネージャーからの入力が必要です。Jira Service Management は、そのコラボレーションを元のケースと関連付けたままにするため、チームはコンテキストとトレーサビリティを維持できます。
例えば、人事エージェントは Rovo を使用して、機密性の高いケースを要約し、十分な情報が収集されているかを確認して、法務部門向けのリンクされたタスクを作成できます。その後、法務は人事とコラボレーションしつつ、人事チームは進捗と次のステップを継続して把握できます。
部門間のオンボーディングとオフボーディングを自動化
オンボーディングは、人事チームが管理する最も部門横断的なプロセスの 1 つです。Jira Service Management は、施設、 IT 、人事、イネーブルメントなどのチームや従業員のマネージャー向けのタスクを作成することで、オンボーディング作業の自動化を支援します。
ジャーニーを使用すると、チームは部門をまたいでタスク、依存関係、コミュニケーション、およびリクエストを定義できます。例えば、候補者がオファーを受諾したときに、Workday はオンボーディングプロセスをトリガーできます。
Jira Service Management はその後、背景チェックのリクエストを行い、結果が完了すると、次の一連のオンボーディングタスクを自動的に開始できます。これにより、作業の抜け漏れを防ぎ、手作業でのフォローアップを減らし、新入社員によりスムーズな初期体験を提供できます。
Jira Service Management は、人事チームが作業項目からオフボーディングをトリガーして、IT、施設、セキュリティ、人事の各部門間で必要なタスクを調整するのにも役立ちます。引き継ぎを自動化し、進捗を追跡することで、チームはビジネスリスクを軽減し、期限の厳しい作業をより迅速に完了できます。
人事チームが IT 部門の多大なサポートなしでワークフローを改善できるようにします
Jira Service Management は、人事チームが独自のサービス エクスペリエンスを管理および改善するための直感的な方法を提供します。
チームは、高度な技術的スキルや継続的な開発サポートを必要とせずに、ポータルの調整、ジャーニーの定義、アンケートの作成、AI エージェントの設定、ワークフローの改善を行うことができます。
その柔軟性により、人事・カルチャーチームは変化する従業員のニーズに対応しつつ、すべてのプロセス改善における IT への依存関係を軽減できます。
カスタマー スポットライト: Vuori
オンボーディングに関して、私たちは 1 つのことを目指しています。それは「完璧さ」です。通常、IT の分野で「完璧」という言葉を使うのは避けるべきですが、私が「完璧」と言うときは、ノート パソコンが用意され、メール アドレスが設定され、すぐに業務に取り掛かるために必要なアクセス権が付与されている状態を指します。
Vuori Clothing、Director of Workplace Technology、Alex Stillings 氏
結果: オンボーディング、オフボーディング、従業員の異動において、100 営業日を削減しました。
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よくある質問
人事サービス管理とは
人事サービス管理とは、サービス管理のプラクティスを使用して、従業員の質問、人事ケース、承認、ナレッジ、オンボーディング、オフボーディング、およびチーム横断的なワークフローを、構造化された追跡可能な方法で管理することです。
Jira Service Management は人事チームをどのように支援しますか。
Jira Service Management は、人事チームが従業員からのリクエストを一元化し、機密性の高いケースを保護し、オンボーディングとオフボーディングを自動化し、他の部門とコラボレーションし、AI を使用して作業を要約および優先順位付けし、サービスのパフォーマンスを測定するのに役立ちます。
人事チームは従業員サービス管理に AI を使用できますか？
はい。Rovo は、人事チームによる機密性の高いケースや優先度の高いケースの検索、ケースの詳細の要約、次のステップの提案、類似リクエストの推奨、従業員への回答の改善、承認された会社のナレッジを使用した従業員の質問への回答を支援します。
Jira Service Management は、オンボーディングとオフボーディングを自動化できますか。
はい。Jira Service Management は、人事、IT、施設管理、セキュリティ、マネージャー、およびその他のチーム間で、オンボーディングとオフボーディングのタスクを調整できます。ジャーニーでは、タスク、依存関係、コミュニケーション、リクエストを定義して、作業を自動的に進めることができます。
Jira Service Management は、機密性の高い人事ケースをどのように保護しますか。
Jira Service Management は、機密性の高い人事ケースへのアクセスを制限できるため、適切な担当者のみが閲覧してコラボレーションすることができます。これにより、人事チームはケースを解決するために必要なコンテキストとトレーサビリティを保持しながら、プライバシーを維持できます。
HRIS と人事サービス管理の違いは何ですか。
HRIS は主に、従業員データや、給与計算、福利厚生、従業員記録などの主要な人事プロセスのための記録システムです。人事サービス管理は、リクエスト、ケース、ナレッジ、ワークフロー、およびチーム間の連携を通じて、従業員サポートを提供することに重点を置いています。
HRSM 機能は別途購入する必要がありますか。
いいえ。人事サービス管理機能は Jira Service Management に含まれており、個別の製品やアドオンを購入する必要はありません。組織ですでに Jira Service Management ライセンスをお持ちの場合は、本日から人事業務でご利用いただけます。人事プロジェクトをセットアップしてポータルを設定するだけで、すぐに従業員のリクエストの管理を開始できます。
Jira Service Management はサードパーティ製の人事ツールと連携できますか。
はい。Jira Service Management は、 Workday、 Slack、 Microsoft Teams などの人気の人事およびビジネスツールと連携します。たとえば、新入社員が内定を受諾するといった Workday のトリガーにより、Jira Service Management でオンボーディングジャーニーを自動的に開始できます。チームは、メール、チャット、その他の受付チャネルを接続して、発生元に関係なく従業員のリクエストを記録および追跡することもできます。