Contrôle de santé des équipes de projet


Le contrôle de santé des équipes de projet aide votre projet, mais surtout votre équipe de projet, à avancer aussi efficacement que possible pour que vous puissiez parfaire vos livrables.

UTILISEZ CE CONTRÔLE DE SANTÉ POUR…
  • Comprendre les atouts et les faiblesses de votre équipe de projet.
  • Identifier les scénarios que votre équipe devrait rejouer (et pourquoi).
UTILITÉ DE CE SCÉNARIO

Vous entamez vos projets avec les meilleures intentions du monde et lorsque tout se passe comme prévu, la vie est belle. Votre équipe se compose de bons éléments. Votre équipe est dynamique, avec une culture axée sur la collaboration et l'amélioration continue. De ce fait, vous êtes doué pour abattre le travail.

Mais cela nous est tous arrivé de travailler au sein d'équipes de projet qui ne fonctionnent pas comme elles le devraient. Nous voulons que tous les membres de notre équipe de projet se sentent à la fois investis d'une mission et libres de leurs actions afin qu'ils travaillent au meilleur de leurs capacités, jour après jour. C'est là toute l'utilité du contrôle de santé pour les équipes de projet.

Au fil des ans, nous avons décelé huit caractéristiques communes aux équipes de projet en bonne santé. Ce contrôle de santé donne la possibilité à votre équipe de s'évaluer par rapport à chacune d'elles – de mesurer ses signes vitaux, en quelque sorte. Sur cette base, vous pourrez rejouer d'autres scénarios pour revoir vos méthodes de travail et ainsi corriger vos faiblesses, mais aussi faire des points rapides afin de suivre votre avancement.

QUI PARTICIPE ?

Rassemblez votre équipe de projet principale dans la pièce : le propriétaire du projet, l'approbateur et toutes les personnes qui œuvrent chaque jour à l'aboutissement de votre projet. Les parties prenantes externes et toutes les personnes que vous tenez informées concernant le projet sont exclues : cette session sera façonnée par l'équipe, pour l'équipe.

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People

Your team

Prep time

5 min

Time

1 hr

CONTRÔLE DE SANTÉ EN UN COUP D'ŒIL
  1. Avec votre équipe, lisez à voix haute la définition de chaque caractéristique (voir ci-dessous) commune aux équipes en bonne santé et ultra performantes. À trois, demandez à chacun de noter les performances de l'équipe pour toutes les caractéristiques (pouce vers le haut/vert, pouce de biais/jaune, pouce vers le bas/rouge). Consignez les notes pour chaque caractéristique dans une grille de contrôle de santé.
  2. Choisissez une ou deux des caractéristiques jaunes ou rouges. Sélectionnez des scénarios qui vont permettre de renforcer vos compétences dans ces domaines.
  3. Planifiez votre prochain contrôle de santé (nous recommandons une cadence mensuelle).
PRÉPARATION – Ce dont vous avez besoin pour le scénario Contrôle de santé

Obtenir une grille de contrôle de santé

Une grille de contrôle de santé permet d'enregistrer les notes de l'équipe pour chaque caractéristique. Il est préférable de garder une trace des notes des contrôles précédents pour voir l'évolution des résultats au fil du temps. Vous pouvez dessiner la grille sur un tableau blanc, la télécharger au format PDF ou la configurer comme une page Confluence à l'aide de notre blueprint. Consultez un exemple de grille de contrôle de santé complétée.

Télécharger une grille de contrôle santé vierge au format PDF ou Utiliser le blueprint de grille de contrôle de santé sur Confluence

Vous animez la session ?

Consultez les astuces pour réussir le scénario Contrôle de santé.

ÉTAPE 1

Évaluation de l'état de santé de l'équipe (10 à 40 min)

Lisez à voix haute le nom et la définition de la première caractéristique pour le groupe. 

Pouce vers le haut/vert : « Nous sommes forts dans ce domaine »

Pouce de biais/jaune : « Nous sommes bons, mais un peu fragiles »

Pouce vers le bas/rouge : « Nous ne sommes pas en bonne santé »

Répétez ce processus pour chaque caractéristique.

Numéro de caractéristique1
1 sur 8
Full-time owner

There is one lead who is accountable for the result of this project. This needs to be someone whose time is at least 80% dedicated to it, and who can champion the mission inside and outside of the team.

Numéro de caractéristique2
2 sur 8
Balanced team

Roles and responsibilities are clear and agreed upon. The project has people with the right blend of skill set. Acknowledge that team members can change by stage.

Numéro de caractéristique3
3 sur 8
Shared understanding

The team has a common understanding of why they're here, the problem/need, are convinced about the idea, confident they have what they need, and trust each other.

Numéro de caractéristique4
4 sur 8
Value and metrics

It's clear what success means from a business and user's perspective, and there is a unique value proposition in place for the target users and to the business. Success is defined, with a goal, and how it will be measured.

Numéro de caractéristique5
5 sur 8
Proof of concept

Some sort of demonstration has been created and tested, that demonstrates why this problem needs to be solved, and demonstrates its value.

Numéro de caractéristique6
6 sur 8
One-pager

The project is summarized in a one-pager and shared with anyone so that they understand the purpose of the project, and its value.

Numéro de caractéristique7
7 sur 8
Managed dependencies

Clear understanding of complexity, infrastructure involved, risks, resources, effort, and timeline. Clear understanding of who we depend on, and who depends on us

Numéro de caractéristique8
8 sur 8
Velocity

The team is making incremental progress by shipping concrete iterations to stakeholders (and even better to production), learning along the way, and implementing lessons learned, resulting in greater success. 

Notez le nombre de points de contrôle rouges, jaunes et verts. Attribuez ensuite une note et consignez-la dans la grille de contrôle de santé. Misez sur la concision et n'essayez pas de résoudre les problèmes pour le moment. Efforcez-vous simplement de comprendre pourquoi de telles notes ont été attribuées.

Au fil du temps, votre grille de contrôle de santé pourrait ressembler à ce qui suit :

ÉTAPE 2

Prochaine étape : choisir des scénarios pour renforcer les points jaunes et rouges

Voici quelques suggestions de scénarios pour vous améliorer dans chaque domaine. Ne les considérez pas comme des obligations ! Vous connaissez votre équipe mieux que quiconque, donc étudiez-les, explorez d'autres scénarios et prenez les mesures qui vous semblent les plus appropriées.

Responsable à temps plein

ÉTAPE 3

Planifier votre prochain contrôle de santé

Les contrôles de santé sont plus efficaces lorsqu'ils sont menés régulièrement. Les résultats changeront au fil de l'évolution du projet. La plupart des équipes organisent des sessions de contrôle de santé tous les mois. Si le rouge domine dans votre équipe, envisagez des sessions hebdomadaires ou tous les quinze jours jusqu'à ce que les notes s'améliorent. Les points de contrôle hebdomadaires peuvent être rapides (15 à 30 minutes), étant donné que votre équipe dispose déjà d'une base de travail.

Conseils pour animer un scénario Contrôle de santé

Définir le contexte

L'objectif du scénario Contrôle de santé est d'évaluer la collaboration au sein de votre équipe. La clé : une parfaite honnêteté. Mais ne vous laissez pas abattre : vous vous pencherez aussi sur les aspects positifs – une occasion de faire quelques « high fives » entre collègues…

Vous évaluerez votre état de santé dans le cadre du projet qui vous occupe. Il n'y aura ni bonne ni mauvaise réponse, et tous les avis auront leur importance.

Pendant le scénario

Si votre équipe est constituée de huit membres ou plus, vous devriez peut-être la diviser en sous-groupes et demander à chacun d'eux de s'attribuer des notes pour chaque caractéristique. Ensuite, rassemblez-vous et accordez-vous sur les notes de toute l'équipe. 

S'il s'agit de votre premier contrôle de santé, il est utile d'afficher le nom et la description des huit caractéristiques sur un écran, afin que l'équipe puisse s'y référer facilement.

Votre perception des différentes couleurs (rouge, jaune, vert) est propre à votre équipe. Suivez votre intuition et ne vous préoccupez pas d'établir des critères standardisés pour chacune. Vous risqueriez de perdre le fil de votre discussion.

Veillez à ce que chaque participant ait son mot à dire et puisse contribuer à l'évaluation en groupe avant de passer à la discussion avec toute l'équipe.

Si les membres de votre équipe ont tendance à « ne pas trop se fouler » ou à dire que tout est « OK » alors que ce n'est pas le cas, attribuez la couleur rouge par défaut à chaque caractéristique et invitez les groupes à justifier leur choix d'attribuer du vert.

Résistez à la tentation de vouloir résoudre les problèmes et concentrez-vous simplement sur les observations.

Étapes suivantes

Certaines équipes intègrent des points de contrôle à leurs rituels existants, comme leurs réunions hebdomadaires. D'autres remplacent parfois des rituels comme des rétrospectives de sprint ou des stand-ups par un point de contrôle. Mais rien ne vous empêche de programmer ces points séparément s'il le faut.

Pour faire le point, munissez-vous de votre grille Contrôle de santé. Invitez toute l'équipe à s'évaluer par rapport à chaque caractéristique en utilisant le même code couleur.

Accordez une attention particulière aux caractéristiques sur lesquelles vous avez choisi de vous concentrer pendant toute la session Contrôle de santé. Lorsque la couleur verte est attribuée à une caractéristique, fixez-vous un nouvel objectif et recherchez des scénarios qui pourront vous aider. Gardez à l'esprit que les scénarios constituent une manière différente d'examiner votre travail quotidien ; vous pouvez donc les rejouer même lorsque vous ne rencontrez pas de difficultés particulières.

Vous n'êtes pas sûr que tout cela soit fait pour vous ?

Pas de panique. Dans ce billet de blog ingénieux, nous avons répondu aux questions les plus courantes des utilisateurs sur le contrôle de santé. 

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