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Demonstrationsvertrauen


Eine zeitige Abstimmung zwischen Projektteam und Führungsteam ist wichtig, weil sie allen Beteiligten Vertrauen in den Nutzen der geleisteten Arbeit für den Kunden vermittelt. Außerdem bleibt das Projekt so besser auf die generelle Strategie des Unternehmens ausgerichtet.

ZWECK DIESES SPIELS

Diese Übung bietet einen sicheren Rahmen für offene Diskussionen und ehrliches Projektfeedback.

Das Führungsteam kann seinen Einsatz bei Projekten besser dosieren, wenn es in dieser entscheidenden Phase hinzugezogen wird.

Dieses Spiel kann euch möglicherweise weiterhelfen, wenn dein Team Probleme in den Bereichen Gemeinsames Verständnis, Proof of Concept oder Überblick auf einer Seite beim Gesundheitscheck hat.

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SINN UND ZWECK DER ÜBUNG

Stell dir Folgendes vor: Dein Team steckt bis zum Hals in einem Projekt. Ihr habt Marktforschung betrieben. Der Projektumfang ist festgelegt. Ihr arbeitet nach eurem Plan und erbringt die entsprechenden Leistungen. Irgendwann sieht sich die Abteilungsleiterin das Projekt an: "Alles gut und schön, aber euer grundlegendes Konzept passt nicht zu unserer Gesamtstrategie."

Du fällst natürlich aus allen Wolken.

Jedes Projekt hat Höhen und Tiefen, aber es gibt kaum Schlimmeres, als wenn das Ende schon in Sicht ist und du dann feststellst, dass ihr die falsche Richtung eingeschlagen hattet. Um dies zu verhindern, ist ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Schnelligkeit und Sicherheit nötig. An diesem Punkt setzt das Demonstrationsvertrauen an.

Warum eine "Demo"? Wir möchten, dass unsere Teams glaubwürdige und interessante Geschichten erzählen und die gesamte Customer Journey erfolgreich begleiten können. Die Kombination erleichtert es den Teams, ihre Ideen auszuarbeiten und Probleme jeweils zur passenden Zeit zu lösen.

BETEILIGTE

An Demonstrationsvertrauen sollten zum einen Mitglieder der Unternehmensführung beteiligt werden, die das große Ganze im Blick haben, und zum anderen Mitglieder des Projektteams, die mit den Details ihres Arbeitsgebiets vertraut sind. Allzu viele Beteiligte sollten es jedoch nicht sein.

  • Projektteam: Projektzuständiger oder -leiter und ein Teammitglied
  • Vertreter der Unternehmensführung: der Genehmiger des Projekts und ein bis zwei Verantwortliche

Speziell bei Softwareprojekten sollten sowohl das Projektteam als auch die Unternehmensführung jeweils einen Vertreter der Teams für Produktmanagement, Entwicklung und Design stellen (insgesamt also sechs Personen).

Drei Personen im Einklang
Team-Symbol
Mitarbeiter

4–6

Stift-Symbol
Vorbereitungszeit

30 Minuten

Uhr-Symbol
Zeit

60 Minuten

Schwierigkeitsgrad Mittel
Schweregrad

Mittel

Durchführung

Offene Fragen zur Richtung deines Projekts, die zu langen Diskussionen führen, sind beim Demonstrationsvertrauen fehl am Platz. Das Führungsteam hat dafür keine Zeit. Stelle stattdessen deine beste Idee vor und gib den Vertretern des Führungsteams die Möglichkeit, sich dazu zu äußern. Denke daran, ihnen die Agenda und eventuell benötigtes Material zum Projekthintergrund einen Tag vor dem Termin zukommen zu lassen.

Materialien

Laptop

Großer Bildschirm

Whiteboard

Vorbereitung

Vorbereitung (30 Minuten)

PROJEKTTEAM

Plane eine einstündige Sitzung ein und vergewissere dich, dass alle Beteiligten die gesamte Zeit anwesend sein können. Halte die Agenda kurz und setze die wichtigsten Themen ganz oben auf die Liste. Formuliere klar, welche Art von Feedback du benötigst, damit die Sitzung nicht in eine andere Richtung läuft.

Alle benötigten Informationen zum Kundentyp, Karten zur Customer Journey, Skizzen, Prototypen etc. sollten auf der Seite mit der Agenda verlinkt oder eingebettet sein. Du musst das Führungsteam jedoch nicht bis ins kleinste Detail informieren. Wenn du mit einem Projektposter arbeitest, halte es unbedingt immer auf dem aktuellen Stand, da es als zentrale Informationsquelle dient.

Für Demonstrationsvertrauen musst du keine Präsentation erstellen. Die Modelle, Skizzen, Karten zur Customer Journey, Prototypen, Projektposter und anderen Materialien, mit denen dein Team täglich arbeitet, reichen völlig aus. Die Sitzung soll spontan und authentisch sein.

FÜHRUNGSTEAM

Lest die Agenda im Vorfeld durch. Wenn dort euch unbekanntes Material verlinkt ist, seht es euch an. Notiert euch konkrete Fragen oder Bedenken, die ihr in der Sitzung ansprechen wollt.

Inhaltssuche
BEISPIEL

Selbstverständlich ist unsere Beispielagenda in Confluence erstellt.

SCHRITT 1

Einführung (5 Minuten)

Stelle klar, an welcher Stelle im Projektzyklus ihr euch befindet: Befasst ihr euch gerade mit einem neuen Projekt? Arbeitet ihr mit Iterationen auf der Grundlage von neuen Erkenntnissen aus der Projektumsetzung?

Überprüfe noch einmal die Agenda und passe sie bei Bedarf an. Fehlen Punkte oder sollten bestimmte Themen eine höhere Priorität erhalten? Scheue dich auch nicht, einen Punkt aus der Agenda zu streichen, wenn sich alle Teilnehmer bereits über den entsprechenden Aspekt des Projekts einig sind.

SCHRITT 2

Demo, Diskussion, Entscheidung (50 Minuten)

PROJEKTTEAM

Demonstriert, was ihr euch vorstellt oder woran ihr bereits arbeitet. Dabei kann es sich beispielsweise um eine Strategie, ein Produktfeature oder ein neues Programm handeln – etwas, das interne oder externe Kunden nutzen können. In dieser Sitzung sollt ihr vor allem euer Ziel vorzeigen (im wörtlichen Sinne, d. h. anhand von Prototypen, Karten zur Customer Journey etc.). Verliert euch daher nicht in endlosen Informationen. Wenn ihr den Gesamtzusammenhang und den gesamten Projektablauf vorgestellt habt, demonstriert die Aufteilung in einzelne Leistungen, die Kunden einen Nutzen bringen.

Legt auch dar, weshalb das Projekt für das Unternehmen und/oder den Kunden wichtig und nützlich ist. Wo liegen die Vorteile? Welche Kompromisse geht ihr ein? Wie wirkt sich dies auf das Benutzererlebnis aus?

FÜHRUNGSTEAM

Hinterfragt die Demo und gebt nur so viele Hinweise und Feedback wie nötig, um das Projekt in die richtige Richtung zu lenken. Passt das Projekt zu euren generellen Strategien? Ist das Konzept klar und nachvollziehbar?

Achte auch auf Überschneidungen mit anderen Teams und Projekten. Sollten weitere Teams oder Personen informiert werden? Könnt ihr an bestimmten Punkten mit anderen Projektteams zusammenarbeiten und so zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen? Gibt es Bereiche, an denen zwei Projektteams unnötigerweise gleichzeitig arbeiten?

GESAMTE GRUPPE

Auf Grundlage des Besprochenen kannst du über grundlegende Kurskorrekturen entscheiden. Verliere dich jedoch nicht in Details – diesen kannst du dich bei der Ideenkonfrontation oder bei eingehenderen Diskussionen im Projektteam widmen.

So besser nicht

Du führst eine Demo für ein nahezu abgeschlossenes Projekt oder einen weit fortgeschrittenen Prototypen durch.

Dies weist darauf hin, dass du das Demonstrationsvertrauen schon früher hättest nutzen sollen. Führe ihn dennoch durch – besser spät als nie! Sei dir jedoch bewusst, dass zum Umsetzen des Projektfeedbacks aus der Führungsetage möglicherweise größere Nacharbeiten nötig sind. Dadurch kann sich die Fertigstellung des Projekts verzögern oder der Projektumfang muss reduziert werden.

Schritt 3

Vertrauensabstimmung (5 Minuten)

Jeder Teilnehmer bewertet sein Vertrauen in das Projekt anhand der vorgestellten Arbeiten und der getroffenen Entscheidungen. Eine Skala von 1 bis 4 eignet sich gut, weil die Teilnehmer dann konkret Stellung beziehen müssen, statt einfach eine "mittlere" Bewertung abzugeben.

Wenn es die Zeit zulässt, sollen alle Teilnehmer ihre Bewertung kurz erklären, damit das Projektteam genauer erfährt, welche Punkte gut waren und welche noch verbessert werden müssen.

Abschluss

Sollten sich im Gespräch Aufgaben zur Nachbereitung ergeben, halte diese auf der Seite mit der Agenda oder auf dem Projektposter fest. Je nach Umfang des Projekts kannst du bei Bedarf eine weitere Sitzung zwei bis vier Wochen nach dem ersten Termin ansetzen.

WANN SOLLTE DAS DEMONSTRATIONSVERTRAUEN ENDEN?

Haltet immer wieder Sitzungen ab, bis ihr für die Umsetzung des Projekts bereit seid. Wenn die Gruppe schon nach dem ersten Termin viel Vertrauen in das Projekt setzt, sind vielleicht keine weiteren Sitzungen nötig.

Ihr seid für die Umsetzung bereit, wenn folgende Kriterien erfüllt sind:

  • Das Projektposter ist vollständig und die Vertreter des Führungsteams sind mit seinem Inhalt einverstanden.
  • Die gesamte Customer Journey wurde vereinbart und in einzelne Arbeitsergebnisse unterteilt.
  • Die Demonstrationsvertrauen-Teilnehmer sind vom Kundenerlebnis überzeugt und glauben, dass es sich gut in den Gesamtzusammenhang einfügt.
  • Die Erfolgskriterien wurden vereinbart.

Wenn nicht alle Kriterien erfüllt sind, fragt euch, was euch noch zum Vertrauen fehlt. Wurde etwas ausgelassen? Sollte ein Experiment durchgeführt werden? Ist noch mehr Marktforschung nötig?

Wenn alle Kriterien erfüllt sind, könnt ihr euch der Umsetzung widmen und bei Bedarf die Ideenkonfrontation mit dem Projektteam durchführen. Falls das Projekt mit großen Risiken oder Unsicherheiten verbunden ist, könnt ihr das Demonstrationsvertrauen fortführen, damit die Unternehmensführung das Team bei neuen Problemen gleich beraten kann.

Abschluss

Sollten sich im Gespräch Aufgaben zur Nachbereitung ergeben, halte diese auf der Seite mit der Agenda oder auf dem Projektposter fest. Je nach Umfang des Projekts kannst du bei Bedarf eine weitere Sitzung zwei bis vier Wochen nach dem ersten Termin ansetzen.

Alles klar?

Denke daran, einen ausführlichen Gesundheitscheck oder einen Checkpoint mit deinem Team zu absolvieren, um euren Fortschritt zu überprüfen.

Nachbereitung

Behalte eure Fragestellung immer im Hinterkopf. So kannst du immer wieder darüber nachdenken und prüfen, ob ihr mit eurem Projekt auf dem richtigen Weg seid. Vergewissere dich beispielsweise nach der Hälfte des Projekts, ob ihr immer noch an der Lösung des ursprünglich vereinbarten Problems arbeitet.

Wenn du eine Erfahrungsleinwand oder ein Projektposter verwendest, trage das Problem dort ein. Notiere es im Abschnitt "Problem" und baue darauf den Rest der Leinwand oder des Posters auf.

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