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Confianza en la demo


Cuando los equipos del proyecto y de liderazgo actúan en sintonía desde el principio, se fomenta que todos tengan la seguridad de que el trabajo realizado resulta valioso para el cliente y encaja en una estrategia más amplia.

UTILIZA ESTA ESTRATEGIA PARA...

Crear un espacio seguro que propicie el debate abierto y un feedback sincero sobre el proyecto.

Ayudar a los equipos de liderazgo a adaptarse a los diversos proyectos aportando directrices en los momentos cruciales.

Si te plantean problemas los conceptos de percepción común, prueba de concepto o folleto de una página del Monitor de estado, esta estrategia puede serte útil.

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Y... ¿POR QUÉ NECESITO ESTO?

Imagínate la situación siguiente... Tu equipo está metido hasta el cuello en un proyecto. Habéis investigado lo que teníais que investigar. Habéis definido el alcance. Estáis sacando el trabajo adelante, generando un montón de entregas. Entonces, llega la jefa del departamento y hace su aportación. "Un trabajo excelente y muy completo —afirma—. Pero el concepto esencial no encaja con nuestra estrategia global".

Reprime ese sentimiento de fracaso en tu interior.

Todos los proyectos pasan por altibajos, pero hay pocas cosas peores que tener el plazo final a la vuelta de la esquina... y darse cuenta de que has estado siguiendo un camino equivocado. Indudablemente, hay que hallar un equilibrio entre avanzar con rapidez y hacerlo con seguridad. Y es aquí donde intervienen las sesiones de Confianza en la demo.

Te preguntarás por qué querrías hacer una prueba. Queremos que nuestros equipos relaten historias creíbles y recorran todo el trayecto, y que lo hagan de maravilla. Esta combinación ayuda a los equipos a pulir sus ideas y cerciorarse de que solucionan el problema adecuado en el momento preciso.

¿QUIÉN DEBE PARTICIPAR?

Las sesiones de Confianza en la demo deben contar con líderes que conozcan el panorama general y con miembros del equipo del proyecto que comprendan los pormenores de sus áreas de trabajo. Eso sí, todo debe funcionar conforme a los principios "lean".

  • Equipo del proyecto: el propietario a tiempo completo o el líder del proyecto y, además, un contribuidor
  • Grupo de liderazgo: el aprobador del proyecto y 1 o 2 partes interesadas más

Específicamente para los proyectos de software, debe ser un representante de la gestión, la ingeniería y el diseño de productos tanto en el ámbito del proyecto como en el de liderazgo (con un total de seis participantes).

Tres personas sincronizadas
Equipo del usuario
Personas

4-6

Icono de lápiz
Tiempo de preparación

30 min

Reloj de medición
Duración

60 min

Dificultad Moderada
Dificultad

Moderada

Ejecución de la estrategia

No hagas perder tiempo al equipo de liderazgo con una sesión de Confianza en la demo para plantear preguntas abiertas sobre la dirección del proyecto. Preséntales tu mejor idea y dales la oportunidad de ponerla a prueba. Asegúrate de enviarles una agenda de la sesión y cualquier otro material de apoyo con un día de antelación.

Materiales

Portátil

Pantalla grande

Pizarra

Preparación

Haz los deberes (30 min)

EQUIPO DEL PROYECTO

Planifica una sesión de 1 hora y confirma que todo el mundo podrá estar presente durante toda ella. La agenda de la sesión ha de ser concisa en todo momento, con los puntos de debate más importantes en primer lugar de la lista. Transmite con claridad el tipo de feedback que esperas para que la sesión no se te vaya de las manos.

Vincula o integra cualquier perfil, mapa de trayecto, boceto, prototipo, etc., a la página del orden del día de la sesión. Ahora bien, no satures al equipo de liderazgo con los detalles más nimios. Si usas un cartel de proyecto, asegúrate de que esté actualizado (¡no olvides que debe ser tu única fuente de información!).

No pierdas tiempo en crear una presentación de diapositivas para las sesiones de confianza en la demo. Basta con los modelos, los bocetos, los mapas de trayecto, los prototipos, el cartel del proyecto, etc., que tu equipo utiliza cada día. Asegúrate de que la sesión sea un poco rudimentaria y de que conserve la autenticidad.

EQUIPO DE LIDERAZGO

Lee la agenda de la sesión por adelantado y revisa todo el material vinculado con el que todavía no te hayas familiarizado. Toma nota de cualquier cuestión o duda que desees tratar en la sesión.

Búsqueda de contenido
POR EJEMPLO...

A nadie sorprenderá que usemos Confluence para detallar la agenda.

PASO 1

Preparativos (5 min)

Deja claro en qué fase del ciclo de vida del proyecto estáis. ¿Estáis explorando un concepto nuevo? ¿Estáis iterando a partir de algo nuevo que habéis descubierto mientras ejecutabais el proyecto?

Revisa la agenda y permanece abierto a realizar ajustes en ella. ¿Faltan elementos o hay algunos que deberían tener una mayor prioridad? ¡Que no te dé miedo eliminar un elemento de la agenda si todos los presentes ya se sienten cómodos con esa faceta del proyecto!

PASO 2

Probad, debatid y decidid (50 min)

EQUIPO DEL PROYECTO

Debéis probar lo que estáis concibiendo o lo que ya estéis ejecutando. Podría tratarse de una estrategia, una funcionalidad del producto o un nuevo programa: cualquier cosa que puedan llegar a consumir los clientes internos o externos. El objetivo principal de esta sesión es mostrar (sí: de hecho, mostrar físicamente mediante prototipos, mapas de trayecto, etc.) lo que pretendéis crear, así que resistid la tentación de desgranar en detalle demasiada información. Cuando hayáis compartido el panorama general y el trayecto integral, debéis demostrar cómo lo descompondréis en entregas progresivas que aporten valor al cliente.

Asimismo, aseguraos de demostrar por qué consideráis que es importante para la empresa o resulta valioso para el cliente. ¿Cuáles son las ventajas? ¿Qué sacrificáis en favor de otras cosas? ¿Cómo se verá afectada la experiencia el cliente?

EQUIPO DE LIDERAZGO

Debéis cuestionar la demostración y ponerla a prueba y, además, aportar la orientación y el feedback adecuados para que el proyecto se mantenga encaminado en la dirección adecuada. ¿El proyecto se alinea con las estrategias más generales? ¿El concepto es claro y sencillo?

Cuidado con los solapamientos con otros equipos o proyectos. ¿Hay algún equipo o alguien que debieran estar al tanto? ¿Hay algún ámbito en el que distintos equipos del proyecto puedan aunar sus fuerzas para matar dos pájaros de un solo tiro? ¿Hay alguna área en la que dos equipos del proyecto estén haciendo el mismo trabajo dos veces?

TODO EL GRUPO

Todas las decisiones sobre cualquier corrección de gran calado del curso marcado deben estar basadas en el debate. No obstante, no hay que entrar en demasiado detalle (salvo en el caso de los intercambios de ideas o de debates en mayor profundidad dentro del equipo del proyecto).

Antipatrón

Haces pruebas del trabajo prácticamente terminado o de un prototipo de alta fidelidad.

Esta es una señal de que deberías poner en práctica la estrategia de Confianza en la demo antes. Aun así, llévala a cabo. Ya sabes, "más vale tarde que nunca". Ahora bien, ten en cuenta que incorporar al proyecto el feedback del grupo de liderazgo puede conllevar un reprocesamiento considerable que, a su vez, retrase los plazos o reduzca el alcance del proyecto.

paso 3

Sométete a una moción de confianza (5 min)

Todos deben evaluar su confianza en el proyecto a partir del trabajo compartido y las decisiones tomadas. Es pertinente usar una escala del 1 al 4 porque esta fuerza a la gente a expresar una opinión real y evita que el personal se lave las manos con una puntuación intermedia y equidistante que no refleje ningún posicionamiento real.

Si sobra tiempo, pide a cada uno de los participantes que explique brevemente su puntuación para que el equipo del proyecto pueda comprender mejor los aspectos en los que ha acertado y en los que hay que seguir trabajando.

Recapitula

Registra todos los aspectos de los que haya que realizar un seguimiento en la página del orden del día de la sesión o en el cartel del proyecto. Otra opción es planificar otra sesión en un plazo de 2-4 semanas, en función del alcance del proyecto.

CUÁNDO DEJAR DE CONVOCAR SESIONES DE CONFIANZA EN LA DEMO

Debéis llevar a cabo sesiones periódicas hasta que estéis listos para ejecutar lo que hayáis probado. Si el nivel de confianza del grupo es alto después de la primera sesión, puede que no necesitéis ninguna más.

Sabréis que estáis listos para pasar a la acción si...

  • El cartel del proyecto está terminado y el grupo de liderazgo está de acuerdo con su contenido.
  • Se acuerda todo el trayecto y este se desglosa en entregas progresivas.
  • Los participantes de la sesión de Confianza en la demo se sienten seguros con la experiencia del cliente y con la forma en que esta encaja en el panorama general.
  • Se acuerdan los criterios para determinar el éxito.

Si faltan estos elementos, pregúntate qué más os falta por saber o hacer para conseguir esa seguridad. ¿Falta algo? ¿Hay que llevar a cabo algún experimento? ¿Conviene realizar un estudio de mercado en mayor profundidad?

Una vez dispuestos todos estos elementos, hay que ponerse manos a la obra y llevar a cabo la estrategia Debate de intercambio de ideas con el equipo del proyecto tantas veces como sea preciso. Si el proyecto conlleva mucho riesgo e incertidumbre, plantéate mantener la dinámica de confianza en la demo para que el equipo de liderazgo pueda seguir orientándote a medida que vayan surgiendo problemas nuevos.

Recapitula

Registra todos los aspectos de los que haya que realizar un seguimiento en la página del orden del día de la sesión o en el cartel del proyecto. Otra opción es planificar otra sesión en un plazo de 2-4 semanas, en función del alcance del proyecto.

¿Lo has clavado?

Asegúrate de llevar a cabo una sesión o un control del Monitor de estado por completo con tu equipo para ver si estáis mejorando.

Seguimiento

Ten a mano este "encadenamiento" de preguntas. Resulta muy útil para reflexionar al respecto, así como para comprobar si el proyecto avanza en la dirección adecuada. Por ejemplo, ¿seguís intentando solucionar el problema que acordasteis cuando llegáis a mitad del proyecto?

Plasma el problema en un lienzo de experiencias o en el cartel del proyecto, en caso de que uséis alguno. Escribe el problema abordado en la sección "Problema" y úsalo como apoyo para crear el resto del lienzo o cartel.

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